Répondre à un appel d’offres : 3 points clés pour réussir votre préparation, avec modèle

Pour la mise en œuvre d’un projet important, les organisations veulent s’assurer d’avoir le meilleur accompagnement possible ou le prestataire qui peut produire la meilleure solution.

L’une des démarches efficaces pour y arriver est l’appel d’offres.

Cet article va vous présenter une démarche efficace pour répondre à un appel d’offres, en montant le Dossier de Réponse à l’Appel d’Offre (DRAO).

Définition d’un appel d’offres

Un appel d'offre est une démarche optée par une organisation pour sélectionner la bonne entreprise qui pourra mieux réaliser un projet donné. 

Le projet est l’élément sur lequel porte l’appel d’offre.

Un appel d’offre peut être assimilé à un concours pour sélectionner le meilleur candidat qui va exécuter une mission donnée.

Par exemple, si l’État veut construire un pont, il peut recourir à un appel d’offres pour identifier et évaluer les capacités des entreprises qui peuvent réaliser ce projet. 

Une entreprise qui va répondre à un appel d’offres est appelée « soumissionnaire ».

Quelles sont les étapes d’un appel d’offres

D’une façon générale, une procédure d’appel d’offre suit 5 étapes qui sont présentées ci-après.

Étape 1 : Rédaction du Dossier d’Appel d’Offres

Le Dossier d’Appel d’Offre, en abrégé DAO, est l’élément de référence de la procédure d’appel d’offres. 

Il décrit tous les points que doivent développer les soumissionnaires pour répondre à l’appel d’offre.

Le DAO est rédigé par le donneur d’ordre (ou maître d’ouvrage) et est constitué à minima du cahier des charges, et des documents constitutifs du dossier : administratifs et financiers notamment.

Les 2 composantes du dossier d'appel d'offres

1) Le cahier des charges

Il décrit les missions attendues du soumissionnaire dans l’exécution du projet. 

Concrètement, il s’agit de la description des spécifications techniques et fonctionnelles du produit ou service attendu. 

Le Cahier des Charges, abrégé en CdC, présente aussi les exigences de tous les autres contours relatifs à l’exécution du projet : méthodologie, profil des membres de l’équipe projet, planning, etc.

2) Les documents constitutifs du dossier de réponse à l’appel d’offres

Le Dossier d’Appel d’Offres définit la constitution du dossier de réponse à l’appel d’offres : les documents administratifs et financiers et les éléments attendus dans l’offre technique. 

Étape 2 : Lancement du Dossier d’Appel d’Offres

Une fois le dossier constitué, il est lancé et diffusé auprès des potentiels candidats qui viendront soumettre leur réponse à l’appel d’offres. 

Le type de diffusion dépend parfois du modèle d’appel d’offres.

En fait, il y a plusieurs types d’appels d’offres dont les plus notables sont : appel d’offre ouvert, consultation restreinte, etc.

Étape 3 : Réponses des soumissionnaires

Les soumissionnaires ont un délai pour répondre à un appel d’offres. 

Ce délai est précisé dans le dossier d’appel d’offres ou dans la lettre de diffusion de ce dernier.

Les soumissionnaires sont invités à répondre correctement au dossier dans les délais impartis.

La démarche à suivre est présentée plus bas.

Étape 4 : Analyse des offres

Une fois les offres déposées, elles sont soumises à l’analyse du maître d’ouvrage.

En général, une commission d’analyse est constituée en amont du DAO.

L’analyse des réponses se fait en deux sous-étapes.

Sous-étape 1 : Ouverture et dépouillement des dossiers

Les dossiers soumis sont ouverts par la commission constituée par le maître d’ouvrage.

Le but est d’évaluer dans la forme, la présence de toutes les pièces demandées dans le dossier.

Il arrive que pour des questions de transparence, tous les dossiers soient ouverts en présence de tous les soumissionnaires. 

Le but étant d’évaluer la conformité des pièces administratives, et de faire un premier classement sur la base des propositions financières.

Cette séance est qualifiée de séance d’ouverture et de dépouillement des dossiers. 

Les dossiers non conformes sont systématiquement rejetés, si les pièces administratives sont définies comme éliminatoires. 

Les dossiers concernés ne feront pas l’objet de l’analyse technique. 

C’est pourquoi il est très important de produire l’ensemble des pièces administratives demandées, en marge même des capacités techniques du soumissionnaire.

Sous-étape 2 : Analyse des contenus techniques

C’est l’étape d’analyse de la solution technique apportée par le soumissionnaire aux besoins exprimés par le donneur d’ordre.

Il s’agit d’évaluer les différentes propositions techniques des soumissionnaires sur la base de critères prédéfinis.

Étape 5 : Délibération et publication des résultats finaux

Les dossiers font l’objet d’évaluations techniques et financières avec une attribution de note pour chaque dossier.

Ces notes permettent de faire un classement final pour identifier le meilleur dossier.

Le classement est publié, et le soumissionnaire retenu est notifié pour l’attribution du marché.

Comment répondre à un appel d’offres ?

Pour bien répondre à un appel d’offres, il est important de suivre une démarche pour s’assurer de prendre en compte tous les éléments requis dans le dossier.

Cette démarche suit le processus suivant :

Structure du dossier de réponse à l’appel d’offres : 3 composantes clés

D’une façon générale, les trois composantes clés d’un DRAO sont :

Il n'est pas obligatoire que le dossier final suive cet ordre. 

Vous pouvez commencer par l’offre financière, ou tout autre composant, et terminer par l’un ou l’autre. 

Mais il est intéressant de présenter les aspects coûts à la fin du dossier, après avoir convaincu le donneur d’ordre sur tous les autres aspects.

Dans la suite, je vais décrire la constitution de chacun de ces composants.

1) Documents administratifs

Les documents administratifs constituent la preuve de l’existence juridique de l’entreprise. 

Il est important d’y prêter une attention particulière, parce que cela risque de biaiser la crédibilité du soumissionnaire.

À minima, les documents administratifs sont généralement composés des éléments décrits ci-dessous. 

Les noms présentés peuvent différer d’un pays à un autre, dans la forme, mais dans le fond, il existe des équivalents à adapter au contexte national.

Les documents administratifs se composent des éléments suivants :

1.1) Immatriculation au registre de commerce

C’est le document principal qui présente l’identité juridique du soumissionnaire dans le pays où il est enregistré.

1.2) Déclaration fiscale d’existence

Elle présente le compte contribuable du soumissionnaire et atteste de sa régularité dans ses cotisations fiscales.

1.3) Lettre de soumission signée

C'est une lettre qui exprime l’intention du soumissionnaire de répondre à l’appel d’offres.

Il peut être présenté comme une lettre administrative adressée au top management du maître d’ouvrage.

1.4) Présentation du soumissionnaire

Il s’agit de la fiche commerciale ou marketing qui présente l’entreprise qui soumissionne.

Elle doit être succincte et contenir des informations intéressantes pour capter l’attention des évaluateurs. 

L’entreprise peut présenter son portefeuille de services et le panel de la clientèle qui lui a déjà fait confiance.

2) Offre technique

Répondre à un appel d'offres c'est répondre principalement à l'aspect technique du projet.

En effet, l’offre technique est la moëlle épinière de la réponse du soumissionnaire. 

C’est la réponse à toutes les spécifications attendues du résultat final. 

Elle présente aussi l’approche du maître d’œuvre pour atteindre les objectifs du maître d’ouvrage.

Une bonne offre technique devrait contenir au moins les éléments suivants :

2.1) Compréhension du contexte

Je propose de démarrer la réponse technique avec un résumé du contexte du projet.

Il est recommandé de reprendre la description du projet avec ses propres termes, pour rassurer le donneur d’ordre de sa bonne compréhension des attentes.

2.2) Objectif du projet

A la suite du contexte, l’offre technique doit revenir sur les objectifs généraux, stratégiques et spécifiques du projet.

2.3) Description de la solution technique

C’est l’élément clé du dossier.

Le soumissionnaire doit présenter clairement la solution qu’il propose pour adresser tous les besoins, point par point, exprimés par le donneur d’ordre.

Cette description doit être suffisamment détaillée pour présenter toutes les spécifications de la solution qui sera implémentée.

2.3) Démarche méthodologique de mise en œuvre

Il est également important de présenter la méthode de gestion de projet qui sera déroulée pour réaliser le projet.

Cette démarche certifie du professionnalisme du soumissionnaire. 

La démarche doit présenter toutes les étapes du projet ainsi que les différents livrables prévus pour chacune de ses étapes.

2.4) Composition de l’équipe technique

L’offre technique doit présenter les expertises et compétences des membres de l’équipe projet.

Les Curriculums Vitae de ces derniers peuvent être joints en annexe du dossier.

2.5) Références sur les projets ou marchés similaires

Pour rassurer de ses compétences, il est souhaitable de présenter des références sur des projets similaires déjà réalisés.

C’est une disposition qui va rassurer de l’expérience du soumissionnaire.

Ces références peuvent être prouvées avec des attestations de bonne exécution ou des procès-verbaux de recette de marchés, qui peuvent être en annexe à l’offre.

3) Offre de prix

La proposition financière est le troisième composant clé d’un dossier. Il présente le coût du projet. 

Personnellement, je recommande qu’il soit présenté en structure de coût sur les différents segments du projet.

Par exemple, pour un dossier qui porte sur une acquisition et une installation d’un équipement, la proposition financière doit présenter de façon distincte :

• Les frais relatifs à l’acquisition,
• Les frais relatifs aux prestations d’installation,
• Le coût total hors taxe,
• Le coût intégrant toutes les taxes.

La difficulté avec la proposition financière est qu’il n’est pas toujours évident d’être dans le budget prévu pour le projet.

Et la structure des coûts peut aider dans les éventuelles négociations de remise sur le devis.

Conclusion

Répondre à un appel d’offres est en soit un projet qui doit être bien préparé, et bien réalisé. 

Le but de cet article est de vous préparer à mieux soumissionner à un appel d’offres, pour vous donner toutes les chances de remporter un marché.

Un exemple de réponse à un appel d'offre reprenant tous les composants est disponible.

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