Contrat de projet : les types de contrats pour gérer les approvisionnement en gestion de projet

Un projet commence par une charte de projet qui définit rapidement le périmètre et le contexte du projet. 

Dans la majorité des cas, le chef de projet devra piloter des intervenants extérieurs qui fourniront des produits et services. 

Une des clés du succès du projet est la bonne élaboration et gestion des contrats associés.

Nous allons voir ici plus en détail ce qu’est un contrat, quels sont les principaux types de contrat et quelques conseils pour les choisir et préparer au mieux.

Qu'est-ce qu'un contrat de projet ?

1) Définition

Un contrat de projet est un accord légal entre deux ou plusieurs parties, qui définit les obligations, les responsabilités et les droits de chaque partie impliquée dans un projet.

Il sert de cadre pour la gestion des relations entre le vendeur (ou prestataire de services) et l'acheteur (ou client), en précisant les produits, services ou résultats à fournir, ainsi que la contrepartie financière ou autre à recevoir.

Les contrats sont essentiels pour garantir que toutes les parties comprennent clairement leurs rôles et les attentes, minimisant ainsi les risques de litiges et assurant une exécution efficace du projet.

Le contrat est un outil essentiel pour la gestion efficace d'un projet, faisant partie des enjeux de la collaboration délocalisée, qui demande un suivi rigoureux.

En effet, il peut parfois devenir une source de difficulté s’il n’est pas correctement conçu et rédigé.

Si les termes du contrat sont mal interprétés, ou si une des parties ne respecte pas ses obligations contractuelles, cela peut engendrer des tensions et des désaccords.

2) Quelques points essentiels

Voici cinq points d'attention lors de la gestion des contrats de projet :

1. Clarté des termes et conditions : Assurez-vous que tous les termes et conditions contractuelles sont clairement définis et compris par toutes les parties. Cela inclut les livrables, les délais, les coûts, et les critères de performance.
2. Gestion des risques : Identifiez et évaluez les risques associés au contrat, et mettez en place des stratégies pour les atténuer. Cela peut inclure des clauses de limitation de responsabilité ou des assurances.
3. Conformité légale : Vérifiez que le contrat respecte toutes les lois et réglementations applicables. Idéalement, tout contrat devrait être validé par un département ou une consultation juridique pour s'assurer qu’il est valide.
4. Suivi et contrôle : Établissez des mécanismes de suivi et de contrôle pour surveiller la performance du contrat et s'assurer que toutes les obligations sont respectées. Cela peut inclure des rapports réguliers et des audits.
5. Gestion des modifications : Préparez-vous à gérer les modifications du contrat, qui peuvent survenir en raison de changements dans le projet ou l'environnement externe. Ayez des procédures en place pour traiter les demandes de modification et les négociations.

3) Les contrats internationaux

Une attention particulière est à donner aux contrats entre entreprises de pays différents.

En effet, en cas de désaccord il est bon de prendre en compte certains points pour assurer une exécution réussie et éviter les complications juridiques.

Voici quelques points d'attention :

• Compréhension des lois locales : Chaque pays a ses propres lois et réglementations qui peuvent affecter la validité et l'exécution d'un contrat. Plus particulièrement les lois relatives à la protection des données, aux droits des consommateurs et aux obligations fiscales. Par exemple, les lois de protection des données en Europe (RGPD).
• Clauses de juridiction et de règlement des différends : il est essentiel de définir clairement quelle juridiction s'appliquera en cas de litige et comment les différends seront résolus. Ces clauses sont essentielles pour éviter des conflits prolongés et coûteux.
• Langue de rédaction : Le document devra être rédigé dans une langue compréhensible par toutes les parties et envisager d'inclure des traductions officielles si nécessaire. Il est courant de le rédiger en deux langues.
• Gestion des devises et des paiements : Les fluctuations des taux de change peuvent affecter la valeur des paiements dans les contrats internationaux. Prévoyez des clauses pour gérer les risques liés aux devises, comme l'utilisation d'une devise stable ou des mécanismes de couverture. N’oubliez pas de mentionner clairement les taxes et impôts associés aux processus d’importation (Biens ET Services), dans le cas de paiements internationaux.
• Conformité aux normes internationales : Assurez-vous que le cadre contractuel respecte les normes internationales pertinentes, telles que celles de l'Organisation mondiale du commerce (OMC) ou d'autres organismes de normalisation. Cela peut inclure des normes de qualité, de sécurité ou environnementales.

Ici aussi, une préparation minutieuse et une consultation juridique appropriée sont nécessaires pour établir des relations commerciales solides et durables.

Les contrats à prix fixe ou forfaitaire - FFP

Dans ce cas, un tarif total fixe est prédéfini pour un produit ou un service à fournir.

Les prestataires et/ou vendeurs sont légalement tenus d’honorer ces contrats, sous peine de subir d'éventuelles pénalités en cas d’échec.

Pour l’acheteur, la responsabilité est de définir parfaitement au départ ce qu’il attend des prestataires.

Coût, risque et marge :

L’utilisation d’un contrat au forfait a ses avantages et ses inconvénients.

Par définition, le prestataire utilisera une « marge », en incluant la provision pour risque plus importante. 

En effet en cas de difficulté, de retravail, il n’y aura pas de coût supplémentaire. Par contre, si tout se passe bien, le contrat en question aura une marge confortable.

Dans la « vraie vie » :

• On choisit souvent un contrat au forfait lorsque le périmètre est clair et net, et que le prestataire possède l’expertise nécessaire
  
• C’est une manière d’éviter les surprises budgétaires
  

Néanmoins il faut garder en tête les points suivants :

• En cas de problème, bien qu’ayant une maîtrise budgétaire, on peut avoir de sérieux impacts sur le planning
  
• En cas de gros problèmes, il est toujours préférable de trouver des solutions raisonnables. Suffoquer un prestataire avec un contrat au forfait n’est, à long terme, jamais une bonne solution.
  
  Les contrats forfaitaires sont de 3 types :

1) Contrats à prix forfaitaire (ou prix fixe ferme) - FFP

C’est le plus sûr des contrats : dès le départ le prix du produit ou service est fixé et ce contrat n’est pas sujet à modifications, sauf si la nature du produit ou du service évolue.

Gardons en tête que toute modification des spécifications des approvisionnements, peut provoquer une augmentation des coûts pour l’acheteur.

Mais si le prestataire/vendeur avait mal évalué la durée de réalisation, il doit aller au terme de l’effort à fournir, même si cela s’avère moins rentable pour lui que prévu.

Les Directions des Achats affectionnent particulièrement ce type de contrat.

En effet, c’est un cadre contractuel simple à gérer et pour lequel la plus grande responsabilité se trouve du côté du prestataire.

2) Contrats à prix fixe avec intéressement (Prix fixe avec incitation) - FPIF

Ce type de contrat est un peu plus flexible que le précédent.

Il y a certes un prix fixe au départ mais également des clauses spécifiques d’intéressement, liées à la réalisation de métriques convenues.

L’intéressement est lié aux coûts, au respect de jalons, ou à la performance technique du prestataire.

Les valeurs cibles de performance sont établies dès le départ et le prix contractuel final est établi après l’achèvement du travail sur la base de la performance du vendeur et/ou du prestataire.

Il ne faut pas oublier que dans ce cadre contractuel, le plafond est fixé et tous les coûts dépassant ce prix plafond sont supportés par le vendeur ou le prestataire, qui est toujours dans l’obligation d’achever le travail.

Exemple de contrat FPIF :

Imaginons un contrat pour développer une nouvelle plateforme de gestion des stocks.

Détails :

Prix fixe de base : 500 000 € pour le développement complet de la plateforme.

Objectifs d'incitation :

• Livraison anticipée : Si la solution est livrée deux mois avant la date limite convenue, une prime de 50 000 € sera accordée.
  
• Performance du système : Si la plateforme atteint une performance de 20% supérieure aux spécifications initiales (par exemple, en termes de vitesse de traitement des transactions), une prime supplémentaire de 30 000 € sera accordée.
  
• Taux de bugs : Si le taux de bugs critiques est inférieur à 1% lors des tests finaux, une prime de 20 000 € sera accordée.
  

Scénario de réalisation :

La plateforme a été livrée un mois avant la date limite, et atteint une performance de 25% supérieure aux spécifications initiales, et le taux de bugs critiques était de 0,8%.

En conséquence, le résultat sera le suivant :

• Prime de livraison anticipée : 50 000 € (non atteinte car livraison un mois avant, pas deux).
  
• Prime de performance : 30 000 €.
  
• Prime de qualité (taux de bugs) : 20 000 €.
  

Le total payé sera donc de : 500 000 € (prix fixe de base) + 30 000 € (performance) + 20 000 € (qualité) = 550 000 €.

3) Contrats à prix fixe avec indexation des prix (Prix fixe avec ajustement économique) - FP-EPA

Ce type de contrat doit être utilisé pour des relations clients/fournisseurs de long terme, pour lesquels le prix pourra être ajusté en fonction de certains indices économiques.

La clause d’indexation des prix doit se rapporter à un indice financier fiable, qui est utilisé pour ajuster avec précision le prix final.

Ce cadre contractuel protège l’acheteur ainsi que le vendeur et/ou prestataire de l’influence de facteurs externes indépendants de leur volonté.

Exemple de contrat FP-EPA :

Une entreprise de construction a été engagée par le gouvernement brésilien pour construire une série de bâtiments publics.

Le projet est essentiel pour améliorer l'infrastructure urbaine et est prévu sur une durée de trois ans.

Détails :

• Durée : 3 ans.
  
• Prix fixe de base : 10 millions BRL pour la construction complète des bâtiments.
  
• Ajustement économique : Le prix du contrat est ajusté tous les six mois en fonction de l'indice de prix à la consommation (IPC) publié par l'Institut brésilien de géographie et de statistique (IBGE). Si l'IPC augmente de plus de 5% par rapport à la période précédente, le prix est ajusté proportionnellement pour refléter l'augmentation des coûts des matériaux et de la main-d'œuvre.
  

Scénario de réalisation :

Au cours des trois années du projet, l'inflation au Brésil a été volatile, avec des augmentations de l'IPC allant jusqu'à 8% tous les six mois.

Grâce au mécanisme d'ajustement économique, le prix a été ajusté pour couvrir les coûts supplémentaires liés à l'inflation, garantissant ainsi la viabilité financière du projet.

• Ajustement après 6 mois : IPC augmente de 6%, ajustement du prix à 10.6 millions BRL.
  
• Ajustement après 12 mois : IPC augmente de 7%, ajustement du prix à 11.342 millions BRL.
  
• Ajustement après 18 mois : IPC augmente de 5%, ajustement du prix à 11.909 millions BRL.
  
• Ajustement après 24 mois : IPC augmente de 8%, ajustement du prix à 12.861 millions BRL.
  
• Ajustement après 30 mois : IPC augmente de 6%, ajustement du prix à 13.633 millions BRL.

Contrat à remboursement des coûts - CR

Ces contrats impliquent le paiement des coûts réels encourus par le vendeur, plus une rémunération représentant le profit du vendeur.

Ils sont souvent utilisés lorsque le périmètre du projet n'est pas bien défini.

Des clauses dans ce type de contrat peuvent prévoir l’intéressement pour les cas où le vendeur dépasserait ou au contraire n’atteindrait pas les objectifs définis en termes de coûts, de délais et de qualité.

Les contrats de projet à coûts remboursables sont de 3 types :

1) Contrats en régie avec honoraires fixes Coût plus frais fixes (CPFF)

Le vendeur est remboursé pour tous les coûts autorisés pour l’exécution du travail et reçoit des honoraires calculés sous forme de pourcentage de l’estimation initiale des coûts du projet.

Les honoraires ne sont versés que lorsque le travail est achevé et ne changent pas en raison des performances du vendeur.

A moins que le contenu du projet ne change, les montants des honoraires ne changent pas.

2) Contrats en régie avec intéressement - Coût plus frais d'incitation (CPIF)

Le vendeur est remboursé de tous les coûts autorisés pour l’exécution du travail du contrat et reçoit une prime d’intéressement prédéterminée basée sur des objectifs de performance définis dans le document.

Dans ce cadre contractuel, si les coûts finaux sont inférieurs ou supérieurs aux coûts prévus initialement, l’acheteur partage avec le vendeur les écarts sur la base d’une formule préalablement négociée, par exemple un partage 80/20.

3) Contrat en régie avec prime au mérite Coût plus prime d'encouragement (CPAF)

Le vendeur est remboursé pour tous les coûts légitimes.

L’essentiel des honoraires repose sur la libre appréciation de l’acheteur quant aux performances du vendeur et/ou du prestataire.

Les critères subjectifs de performance sont définis dans le document. Le vendeur et/ou le prestataire ne peut pas contester.

C’est un cadre contractuel aujourd’hui très peu utilisé, décrit pour référence.

Les contrats en Régie - Contrats de temps et matériaux (T&M)

Avec ce type de contrat, le client paie le fournisseur en fonction du temps passé et des matériaux utilisés pour réaliser un projet.

Il est souvent utilisé lorsque le périmètre du projet n'est pas clairement défini (ou définissable …) ou lorsque le projet nécessite une flexibilité pour s'adapter aux changements en cours de route.

Analysons plus en détails :

• Flexibilité : permet d'ajuster le travail en fonction des besoins changeants du projet. Utile dans les environnements dynamiques où les exigences peuvent évoluer rapidement.
  
• Paiement basé sur ce qui est réellement utilisé : Le client paie pour le temps passé par les professionnels et pour les matériaux utilisés.
• Risque partagé : Le risque est partagé entre le client et le fournisseur. Le client contrôle son budget, tandis que le fournisseur est assuré d'être payé pour le travail effectué.
• Transparence : il est nécessaire d’avoir des systèmes de gestion et de reporting détaillés pour garantir que toutes les parties prenantes sont informées des progrès et des coûts.
• Adaptabilité : autant faire se peut, le fournisseur s’adaptera aux besoins du projet en fournissant professionnels et matériaux nécessaires au bon déroulement du projet.

Il va sans dire que la notion de « risque partagé » est à double tranchant pour le client, car il existe un risque réel de dérive.

En effet, le concept de productivité n’entre pas vraiment en compte et il peut être de l’intérêt du fournisseur de faire durer le contrat.

C’est pour cela qu’il est bon de définir des limites en termes de valeur et de délais pour éviter une envolée exponentielle des coûts.

Contrat de livraison indéfinie quantité indéfinie - IDIQ

Il est utilisé principalement par les gouvernements et les grandes organisations pour fournir une flexibilité dans l'acquisition de biens ou de services.

Il permet de passer des commandes multiples sur une période donnée sans spécifier à l'avance la quantité exacte de biens ou de services à livrer.

Les contrats IDIQ sont particulièrement utiles lorsque les besoins exacts ne peuvent pas être déterminés au moment de la signature du document, offrant ainsi une adaptabilité aux fluctuations de la demande.

• Flexibilité : permet aux acheteurs de commander des quantités variables de biens ou de services en fonction des besoins réels, sans être limités par une quantité prédéfinie. Cela est particulièrement avantageux dans des environnements où la demande peut changer rapidement.
• Durée et limites : généralement, la période pendant laquelle les commandes peuvent être passées, ainsi qu'une limite inférieure et supérieure pour les quantités ou les valeurs des commandes sont spécifiées. Cela garantit que le fournisseur est prêt à répondre à des besoins variables tout en ayant une idée des volumes potentiels.
• Type d’utilisation : services de construction, d'ingénierie, ou de technologie de l'information, où les besoins peuvent fluctuer en fonction des projets ou des conditions économiques.
• Procédures de commande : Les commandes individuelles sont passées au fur et à mesure des besoins, souvent par le biais de bons de commande ou de demandes spécifiques. Cela permet une gestion efficace des ressources et des coûts.
• Avantages pour les fournisseurs : Les fournisseurs bénéficient de la possibilité de planifier leurs capacités de production ou de service en fonction des commandes prévues, tout en ayant la sécurité d'un contrat à long terme.

Ce cadre contractuel est particulièrement utile dans des environnements dynamiques où les besoins peuvent évoluer rapidement, garantissant ainsi une continuité des opérations et une optimisation des coûts.

Exemple de contrat IDIQ :

Une agence gouvernementale souhaite moderniser ses systèmes informatiques en développant plusieurs applications logicielles sur une période de cinq ans.

Cependant, en raison de l'évolution rapide des technologies et des besoins changeants, elle ne peut pas déterminer à l'avance le nombre exact d'applications ou les fonctionnalités spécifiques requises.

Détails :

• Durée : 5 ans.
  
• Limites du contrat : Il spécifie une valeur minimale de 1 million € et une valeur maximale de 10 millions € pour l'ensemble des commandes passées pendant la durée du contrat.
  
• Procédures de commande : l’agence peut passer des commandes individuelles pour le développement de chaque application ou pour des services spécifiques tels que la maintenance, la mise à jour, ou l'intégration de nouvelles technologies. Chaque commande est émise sous forme de bon de commande détaillant les exigences spécifiques et les délais.
  

Scénario de réalisation :

Au cours des cinq années, le client identifie progressivement ses besoins en fonction des priorités stratégiques et des avancées technologiques.

Par exemple, la première année, il passe une commande pour développer une application de gestion des ressources humaines pour 500 000 €.

La deuxième année, une commande est passée pour une application de gestion des finances pour 750 000 €.

Les commandes continuent d'être passées au fur et à mesure que les besoins se précisent, jusqu'à atteindre la limite maximale du contrat.

Comment choisir ?

Et oui, cela fait beaucoup ! Et maintenant, me direz-vous, comment choisir ?

Gardant en tête que les deux types les plus courants sont le contrat de type régie et le contrat de type forfait, voici un résumé des types de contrats avec leur dénomination en anglais et l’acronyme associé.

On peut ébaucher un arbre de décision pour choisir le bon contrat en fonction du contexte :

Conclusion

Pour un projet aujourd’hui, le ou les contrats associés sont des piliers qui soutiennent le chef de projet.

Ils comportent des éléments liés au périmètre, au budget, à la gestion des parties prenantes, à la conformité et à l’échéancier entre autres.

Il est essentiel de porter une attention particulière à la clarté des termes, à la gestion des risques, à la conformité légale, au suivi et contrôle, et à la gestion des modifications pour garantir le succès du projet.

Ce sont des documents qui doivent être écrits, révisés et gérés par plusieurs personnes ou départements : achats, juridique, experts techniques, la responsabilité finale demeurant avec le chef de projet.

Donner l’attention nécessaire à leur rédaction au départ, les accompagner consciencieusement et savoir les utiliser correctement permet de prévenir les conflits, optimiser la performance du projet, et atteindre les objectifs fixés.