Dans le cadre de votre projet, vous allez avoir besoin de gérer les approvisionnements. En fonction des besoins du projet, vous pouvez être amené à gérer une relation contractuelle entre votre société et celles de vendeurs et/ou de prestataires.

Plusieurs types de contrats existent et vous devez vous adapter aux contraintes spécifiques à votre projet.

Les contrats forfaitaires

Pour les contrats forfaitaires, un tarif total fixe est pré-défini pour un produit ou un service à fournir. Vos prestataires et/ou vendeurs sont légalement tenus d’honorer ces contrats, sous peine de subir d’éventuels dommages et intérêts  en cas d’échec.  Vous, en tant qu’acheteur, avez la responsabilité de définir parfaitement au départ ce que vous attendez de vos prestataires.

Les contrats forfaitaires sont de 3 types :

– contrats à prix forfaitaire : le plus sécurisé des contrats car vous fixez dès le départ le prix du produit (marchandises, …) ou du service et ce contrat n’est pas sujet à modifications, sauf si la nature du service évolue. Toute modification des spécifications des approvisionnements peut provoquer une augmentation des coûts pour vous, en tant qu’acheteur. Mais si le prestataire/vendeur avait mal évalué la durée de réalisation, il doit aller au terme de l’effort à fournir, même si cela s’avère moins rentable pour lui que prévu. Ce contrat est idéal pour démarrer une collaboration avec un nouveau prestataire et ainsi le tester dans son respect du délai et de la qualité de réalisation. Les Directions des Achats affectionnent particulièrement ce type de contrat.

– contrats à prix fixe avec intéressement : c’est un contrat un peu plus flexible que le précédent. Il y a certes un prix fixe au départ mais aussi des clauses spécifiques d’intéressement, liées à la réalisation de métriques convenues. L’intéressement est lié aux coûts, au respect de jalons, ou à la performance technique du prestataire. Dans ce contrat, les valeurs cibles de performance sont établies dès le départ et le prix contractuel final est établi après l’achèvement du travail sur la base de la performance du vendeur et/ou du prestataire. Dans ce type de contrat, le plafond est fixé et tous les coûts dépassant ce prix plafond sont supportés par le vendeur ou le prestataire, qui est dans l’obligation d’achever le travail.

–  contrats à prix fixe avec indexation des prix. Ce type de contrat doit être utilisé pour des relations clients/fournisseurs de long terme.

En effet, il est utilisé lorsque la période de performance du vendeur s’étend sur un nombre considérable d’années, comme souhaité lors de nombreuses relations à long terme. Il s’agit d’un contrat à forfait, avec une clause souple permettant des révisions finales prédéfinies du prix contractuel en raison de la modification des conditions initiales (inflation, variation des prix des matières premières, etc …)

La clause d’indexation des prix doit se rapporter à un indice financier fiable, qui est utilisé pour ajuster avec précision le prix final. Ce type de contrat vous protège en tant qu’acheteur ainsi que votre vendeur et/ou prestataire de l’influence de facteurs externes indépendants de votre volonté.

Les contrats à coûts remboursables

Les contrats à coûts remboursables prévoient des remboursements des coûts réels légitimes encourus pour  le travail fourni, majoré d’honoraires représentant le bénéfice du vendeur. Des clauses dans ce type de contrat peuvent prévoir l’intéressement pour les cas où le vendeur dépasserait ou au contraire n’atteindrait pas les objectifs définis en terme de coûts, de délais et de qualité.

Les contrats à coûts remboursables sont de 3 types :

– Contrats en régie avec honoraires fixes. Le vendeur est remboursé pour tous les coûts autorisés pour l’exécution du travail et reçoit des honoraires calculés sous forme de pourcentage de l’estimation initiale des coûts du projet. Les honoraires ne sont versés que lorsque le travail est achevé et ne changent pas en raison des performances du vendeur. A moins que le contenu du projet ne change, les montants des honoraires ne changent pas.

– Contrats en régie avec intéressement. Le vendeur est remboursé de tous les coûts autorisés pour l’exécution du travail du contrat et reçoit une prime d’intéressement prédéterminée basée sur des objectifs de performance définis dans le contrat. Dans ce type de contrat, si les coûts finaux sont inférieurs ou supérieurs aux coûts prévus initialement, vous partagez en tant qu’acheteur avec votre vendeur  les écarts sur la base d’une formule préalablement négociée, par exemple un partage 80/20.

– Contrat en régie avec prime au mérite. Le vendeur est remboursé pour tous les coûts légitimes. L’essentiel des honoraires repose sur la libre appréciation de l’acheteur quant aux performances du vendeur et/ou du prestataire. Les critères subjectifs de performance sont définis dans le contrat. Le vendeur et/ou le prestataire ne peut pas contester.

Les contrats pièces et main d’œuvre

Ce sont des contrats hybrides incluant certains aspects contractuels des  contrats à coûts remboursables et d’autres aspects des contrats forfaitaires. Ils sont utiles pour recruter rapidement, pour acquérir des experts et obtenir de l’assistance externe, à un stade du projet où l’on ne peut pas encore décrire de manière détaillée les travaux attendus.

Les contrats pièces et main d’œuvre ressemblent aux contrats à coûts remboursables en ce qu’ils peuvent rester indéterminés et faire l’objet d’une augmentation de coût pour vous, en tant qu’acheteur. La valeur totale de la prestation ou la quantité de produits à livrer n’étant pas connue au départ, elle est donc susceptible de changer au cours du projet. Toutefois, sur les contrats pièces et main d’œuvre, on définit des limites en terme de valeur et de délais pour éviter une envolée exponentielle des coûts.

Par ailleurs,  sur ce type de contrat, on retrouve des similitudes avec les contrats forfaitaires car parfois des paramètres sont spécifiés dans le contrat : par exemple la fixation de taux unitaires de main d’œuvre ou de matériau.

Claire Cornic, article inspiré du guide PMBok

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