Une équipe hautement performante se caractérise par une communication claire et ouverte, une diversité des compétences et une confiance les uns envers les autres.
Elle se distingue également par des objectifs clairs, une compréhension de l’impact de son travail sur l’organisation, et une sécurité psychologique permettant de prendre des risques.
En tant que Scrum Master ou coach agile, vous devez accompagner votre équipe vers la haute performance.
Nous allons vous aider à relever ce challenge en vous proposant d’agir sur 6 leviers.
Chaque levier se décline en deux parties.
La première partie vous sensibilise à l’importance de ce levier et aux bénéfices escomptés.
La deuxième partie est un ensemble de bonnes pratiques pour vous aider à activer ce levier.
Levier 1 : Devenir une équipe auto-dirigée et auto-organisée
Voici les caractéristiques d'une équipe auto-dirigée et auto-organisée.
1) Qu’est-ce qu’une équipe auto-dirigée et auto-organisée ?
Les équipes agiles performantes sont reconnues pour leur flexibilité et leur capacité à répondre rapidement aux changements.
Pour cela, deux qualités sont essentielles.
Elles sont :
- Auto-dirigées : elles ont l’autorité et la responsabilité de prendre des décisions rapides et efficaces concernant leur propre travail.
- Auto-organisées : elles s’organisent et s’adaptent au fur et à mesure qu’elles identifient les meilleures façons d’atteindre leurs objectifs.
Les équipes auto-dirigées et auto-organisées présentent de sérieux avantages :
- Réactivité et rapidité
- Prise de décisions optimisée
- Motivation des employés
- Alignement
Il y a aussi la collaboration, l'innovation et le plaisir au travail.
2) Comment devenir une équipe auto-dirigée et auto-organisée ?
Voici les bonnes pratiques pour mettre en place une équipe auto-dirigée et auto-organisée.
2.1) Faciliter les prises de décisions
Vous garantissez un accès facile aux informations essentielles permettant la prise de décision (vision, roadmap, backlog).
Vous utilisez la technique du « Delegation Poker » pour que votre équipe puisse définir ses propres mécanismes de prises de décisions.
Enfin, vous encouragez votre équipe à décider tout ce qui nécessite un contexte local.
2.2) Créer une charte d’équipe agile
Pour aider votre équipe à déterminer comment elle veut fonctionner, vous animez un atelier pour créer une charte d’équipe agile.
Celle-ci va permettre d’aligner l’équipe sur ses objectifs, ses responsabilités, ses accords de travail et les rôles de chaque membre.
Elle peut ensuite s’y référer au quotidien et la mettre à jour au fil des évolutions de l’équipe.
Levier 2 : Collaborer au sein de l’équipe
La collaboration au sein d'une équipe performante requiert la mise en place d'un environnement inclusif.
1) Qu’est-ce qu’un environnement inclusif ?
Créer un environnement inclusif revient à établir un espace où chaque individu se sent accueilli, valorisé et respecté.
L’inclusivité consiste à intégrer activement des origines, compétences, cultures, modes de pensée, approches de résolution de problèmes et préférences de communication diversifiés.
La collaboration au sein d’une équipe repose sur le travail collectif des individus.
Lorsque nous travaillons ensemble, notre intelligence collective, nos expériences, nos compétences et notre créativité dépassent les capacités de toute personne prise individuellement.
Les membres d’une équipe qui collaborent efficacement communiquent ouvertement, partagent leurs idées, leurs préoccupations et leurs retours sans crainte de jugement.
Ils tirent parti des expertises diverses de l’équipe et résolvent les problèmes de manière collaborative.
2) Comment instaurer un environnement inclusif ?
Voici deux moyens pour mettre en place un environnement inclusif.
2.1) Utiliser le vote à main levée
Une façon de promouvoir un environnement inclusif est de mener une discussion avec votre équipe.
Le but est de définir explicitement des accords de fonctionnement sur la manière dont les membres interagissent entre eux.
Idéalement, ces normes encouragent l’écoute active, le respect des opinions divergentes et l’appréciation des forces individuelles.
Par exemple, le vote à main levée est un outil simple qui permet de vérifier explicitement un consensus.
Avec cette méthode, chaque membre vote pour indiquer son niveau d’accord avec une proposition, une idée ou une décision.
2.2) Utiliser des techniques de facilitation pour structurer les échanges
Préparez vos ateliers en commençant toujours par énoncer les objectifs et posez un cadre structuré pour échanger des informations.
En tant que Scrum Master ou coach agile, vous disposez de plusieurs techniques pour générer et collecter des idées, guider les discussions et prendre des décisions.
Lors du choix de ces techniques, privilégiez celles qui mettent en valeur les forces de chacun tout en ciblant l’objectif souhaité.
Prenez en compte les différentes intentions des techniques de pensée divergente (brainstorming silencieux, tour de table où chacun s’exprime, petits groupes) et convergente (tri des idées, vote par points, 1-2-4-ALL).
Levier 3 : Encourager l’apprentissage continu
Le levier suivant consiste à mettre en place une organisation apprenante.
1) Qu’est-ce qu’une organisation apprenante ?
Devenir une organisation apprenante et adopter une culture d’apprentissage continu sont des éléments clés pour être compétitif.
Cela permet aussi de répondre rapidement aux évolutions du marché et aux opportunités émergentes grâce à des solutions innovantes et optimisées.
Chaque employé acquiert et développe des nouvelles compétences afin que l’organisation puisse se transformer, s’adapter et s’améliorer continuellement.
Bien que le développement des compétences profite à l’organisation et à l’équipe, il bénéficie également aux individus.
Cultiver la maîtrise de ses compétences est un facteur clef de motivation intrinsèque.
La maîtrise personnelle et l’apprentissage en équipe sont deux composantes essentielles des organisations apprenantes :
- La maîtrise personnelle implique un engagement à long terme envers l’apprentissage tout au long de la vie et une recherche active des moyens de contribuer à la croissance et à l’adaptabilité de l’équipe et de l’organisation.
- L’apprentissage collectif consiste à se réunir pour apprendre les uns des autres, échanger des perspectives et approfondir leur compréhension collective. Il favorise une communication ouverte, une résolution collaborative des problèmes et la capacité à s’adapter et innover ensemble.
2) Comment devenir une organisation apprenante ?
Voici les bonnes pratiques à mettre en place.
2.1) Anticiper les besoins en compétences
Avec votre Product Owner, revoyez régulièrement la roadmap pour identifier les compétences nécessaires à l’avenir et détecter d’éventuelles lacunes.
Engagez votre équipe dans une réflexion stratégique pour se préparer activement à ces nouveaux besoins bien en amont.
2.2) Justifier l’investissement dans l’apprentissage
Mettez en avant la valeur de l’expansion des compétences en reliant l’apprentissage individuel et collectif aux besoins organisationnels.
Par exemple, l’amélioration du flux de travail : augmentation de la capacité à faire, résolution d’un goulot d’étranglement.
2.3) Planifier des activités d’apprentissage
Prévoyez et coordonnez des activités de formation et de développement dans certaines itérations.
Pour renforcer les compétences de l’équipe, encouragez l’apprentissage collectif à travers :
- Le binômage
- Le « swarming » (collaboration de plusieurs membres sur une tâche)
- Le « mobbing » (travail collectif de toute l’équipe sur une problématique).
2.4) Développer les communautés de pratiques
Favoriser l’apprentissage à l’échelle de l’organisation passe aussi par le développement des communautés de pratiques.
Les membres d’une communauté de pratiques proviennent de différentes entités de l’organisation, mais partagent un intérêt commun.
Ils se réunissent régulièrement pour apprendre, échanger des connaissances et collaborer.
2.5) Viser l’amélioration sans relâche
L’apprentissage continu et l’amélioration continue sont étroitement liés.
L’apprentissage permet aux améliorations de se diffuser plus largement.
Encouragez les membres de votre équipe à appliquer les connaissances acquises pour maximiser les bénéfices de cette dynamique d’apprentissage collectif.
Levier 4 : Discerner et gérer les dysfonctionnements d’une équipe
Cela commence par identifier les dysfonctionnements communs au sein d'une équipe.
1) Quels sont les 5 dysfonctionnements d’une équipe ?
Dans « Les 5 dysfonctionnements d’une équipe », Patrick Lencioni identifie les domaines dans lesquels les équipes rencontrent généralement des difficultés.
Le dysfonctionnement d’une équipe commence souvent par un manque de confiance.
En tant que Scrum Master ou coach agile, vous avez la responsabilité d’aider l’équipe à identifier les signes de dysfonctionnement et à traiter les causes sous-jacentes.
Lorsque plusieurs dysfonctionnements sont présents, il est généralement préférable de commencer par la base de la pyramide : l’absence de confiance.
Les comportements positifs développés à ce niveau permettent d’en soutenir d’autres par la suite.
S’attaquer aux dysfonctionnements d’une équipe peut être un défi complexe, mais avec courage et persévérance, le jeu en vaut la chandelle.
En aidant votre équipe à cultiver la confiance, le dialogue, l’engagement, la responsabilité et l’orientation résultats, vous les guiderez vers une haute performance durable.
Une équipe hautement performante adopte en général les 5 comportements clés suivants :
- Se concentrer sur les résultats : les résultats sont examinés à la fin de chaque itération à travers la Sprint Review. Les User Stories présentées sont celles qui sont terminées en respectant la qualité requise.
- Se tenir mutuellement responsables : l’implication des parties prenantes, une pression positive entre pairs et des revues régulières des résultats renforcent la responsabilité individuelle et collective.
- S’engager : les équipes prennent et respectent des engagements communs, tant entre elles qu’envers les parties prenantes externes. Elles adhèrent aux décisions importantes, même en cas de désaccord initial.
- Accepter le conflit : les membres de l’équipe n’hésitent pas à exprimer leurs désaccords et à se remettre en question dans un esprit de recherche des meilleures solutions et de prise de décisions solides.
- Établir la confiance : les membres de l’équipe se sentent en sécurité pour commettre des erreurs, demander de l’aide et donner/recevoir du feedback. Ils croient en la capacité de leurs coéquipiers à livrer un travail de qualité.
2) Comment intervenir face aux comportements dysfonctionnels ?
Voici comment réagir face à ces dysfonctionnements.
2.1) Instaurer la confiance en s’ouvrant aux vulnérabilités
De nombreuses personnes ont appris à ne jamais montrer de vulnérabilité au travail, ce qui crée des barrières entre collègues.
En tant que Scrum Master ou coach agile, vous pouvez aider l’équipe à s’ouvrir en montrant l’exemple :
- Admettez vos erreurs
- Faites savoir lorsque vous ne savez pas quelque chose
- Et demandez de l’aide lorsque nécessaire
2.2) Encourager les conflits sains et productifs
Un Scrum Master ou coach agile doit permettre aux conflits nécessaires et sains de se dérouler plutôt que de les éviter.
Notre recommandation est de dépersonnaliser les conflits, de se concentrer sur le problème et d’encourager l’expression de chacun.
2.3) Favoriser un engagement sincère
La notion d’engagement est intégrée dans le Sprint Planning.
Lors de cet événement, veillez à ce que chaque voix soit entendue et que les désaccords soient reconnus et traités avant l’engagement final.
Les équipes doivent également s’engager à expérimenter, accepter les erreurs et les considérer comme des opportunités d’apprentissage.
2.4) Instaurer une culture de responsabilité collective
Utilisez la réunion quotidienne pour partager les blocages.
Agissez comme médiateur si nécessaire, tentez de promouvoir une culture où le feedback est perçu comme un cadeau.
Définissez les responsabilités de chaque membre et organisez des célébrations collectives.
2.5) Garder le cap sur la qualité et les résultats
Travaillez avec le Product Owner et l’équipe pour vous assurer que la qualité est au cœur des pratiques.
Définissez une DoD (Definition of Done) claire et faites-la respecter.
Levier 5 : Travailler avec d’autres équipes
Un autre levier de performance est la capacité à collaborer avec d'autres équipes.
1) Pourquoi travailler avec d’autres équipes ?
Les solutions informatiques qui résolvent des problèmes complexes, nécessitent l’alignement de plusieurs équipes autour d’objectifs communs et une exécution coordonnée.
Le succès collectif dépend donc de la capacité des équipes à travailler ensemble.
Se focaliser uniquement sur l’accélération de sa propre livraison ou bien manquer des opportunités clés de collaboration inter-équipes, sont des comportements en silos qui nuisent à la qualité de la solution globale.
Ces comportements sont d’autant plus probables, lorsque les membres de l’équipe ne comprennent pas l’importance de travailler avec d’autres équipes.
Favoriser l’interaction et la collaboration inter-équipes est donc une responsabilité essentielle du Scrum Master ou du coach agile.
2) Comment favoriser la collaboration avec d’autres équipes ?
Voici les bonnes pratiques pour une bonne collaboration inter-équipes.
2.1) Identifier le type d’interaction nécessaire
Lorsqu’une équipe doit coordonner son travail avec une autre équipe, il est utile de clarifier la nature de cette interaction.
Dans « Team Topologies », Matthew Skelton et Manuel Pais identifient 3 types d’interactions courantes entre les équipes :
- Collaboration : les équipes travaillent ensemble pour développer tout ou partie d’une solution,
- X-as-a-Service : une équipe fournit une capacité ou un service à une autre équipe,
- Facilitation : une équipe soutient, forme et aide une autre équipe à progresser.
Le Scrum Master ou coach agile peut aider son équipe à reconnaître quel type d’interaction est pertinent et comment l’optimiser.
2.2) Tirer parti des événements agiles pour favoriser l’interaction
Encouragez votre équipe à assister aux démonstrations d’itérations des autres équipes.
Cela permet d’assurer la transparence, de détecter les ajustements nécessaires et de maximiser l’efficacité des échanges.
2.3) Faciliter les réunions inter-équipes
Une autre façon d’aider les équipes à mieux collaborer est d’agir en tant que facilitateur lors des réunions de travail entre équipes.
En tant que Scrum Master ou coach agile, vous pouvez :
- Optimiser la structure des réunions pour qu’elles soient productives.
- Appliquer des techniques de collaboration pour générer et affiner les idées.
- Donner la parole à tous les participants
- Gérer les conflits.
- Mettre en évidence et adresser rapidement les obstacles qui freinent la collaboration.
Levier 6 : Établir la confiance avec les parties prenantes
Le dernier levier consiste à mettre en place un climat de confiance avec les parties prenantes.
1) Pourquoi la confiance est-elle essentielle ?
Lorsqu’elles font confiance aux équipes, les parties prenantes sont plus disposées à accepter leurs idées innovantes et à les aider à obtenir les ressources nécessaires pour les concrétiser.
4 éléments clés permettent d’instaurer une relation de confiance dans un environnement professionnel :
- Crédibilité : l’équipe est perçue comme experte et capable de réaliser le travail nécessaire. Les membres savent communiquer leur expertise et rassurer les parties prenantes en montrant qu’ils comprennent et partagent leurs objectifs.
- Fiabilité : l’équipe tient ses engagements. Les parties prenantes savent que l’équipe respectera ses promesses et livrera ce qui a été convenu.
- Intimité : les interactions de l’équipe inspirent confiance, que ce soit en interne ou avec l’extérieur. Les parties prenantes se sentent écoutées et en sécurité, sans crainte que leurs retours soient ignorés ou mal utilisés.
- Orientation vers les autres : l’équipe se concentre sur les besoins des parties prenantes, et pas uniquement sur ses propres objectifs. Moins une équipe est centrée sur elle-même, plus elle est perçue comme digne de confiance.
Quand cette dynamique est en place, les parties prenantes deviennent les ambassadeurs du travail de l’équipe, ce qui bénéficie à la fois au client et à l’entreprise.
2) Comment établir la confiance ?
L’établissement d’une relation de confiance commence par une communication saine et transparente.
2.1) Instaurer des échanges clairs et réguliers
Assurez-vous que l’équipe et les parties prenantes ont des attentes partagées et alignées sur la vision.
Facilitez la circulation des mises à jour importantes pour éviter toute mauvaise surprise.
2.2) Encourager les démonstrations régulières
Coachez l’équipe à présenter régulièrement des éléments concrets du produit, plutôt que de se limiter à un simple rapport d’avancement.
Rendez ces démonstrations interactives pour impliquer les parties prenantes et favorisez un dialogue constructif.
Enfin, encouragez l’équipe à préparer une liste de questions pertinentes.
2.3) Recueillir et exploiter le feedback
Aidez l’équipe à accepter et utiliser le feedback comme un levier de progression, même lorsque celui-ci est difficile à entendre.
Incitez l’équipe à échanger avec les parties prenantes en dehors des événements formels et à solliciter activement des retours.
2.4) Le meilleur moyen de bâtir la confiance : tenir ses engagements !
La confiance repose sur la capacité à livrer de la valeur de manière prévisible.
Supprimez les obstacles et suivez les progrès pour garantir l’atteinte des objectifs à chaque itération.
Aidez l’équipe à comprendre l’importance des échanges avec les parties prenantes sur la valeur livrée et la prévisibilité.
Plus la relation de confiance se renforce, plus l’équipe et les parties prenantes se soutiennent mutuellement pour délivrer un maximum de valeur !
Conclusion
En rendant votre équipe auto-dirigée et auto-organisée, vous l’avez aidée à optimiser la prise de décisions afin de gagner en réactivité.
Par ailleurs, en créant un environnement inclusif, vous avez amélioré la collaboration au sein de votre équipe.
Votre équipe est devenue compétitive et en capacité à répondre rapidement aux évolutions du marché grâce à une culture d’apprentissage continu.
De plus, en s’attaquant aux dysfonctionnements de votre équipe, vous lui avez appris à cultiver la confiance, le dialogue, l’engagement, la responsabilité et l’orientation résultats.
Votre équipe a compris l’importance de travailler avec d’autres équipes pour résoudre des problèmes complexes.
Enfin, vous avez établi un soutien mutuel entre votre équipe et ses parties prenantes en renforçant la confiance.
Au final, vous avez activé 6 leviers pour accompagner votre équipe vers la haute performance !
À ce stade, vous pouvez considérer que vous êtes un Scrum Master avancé !
