Découvrir RationalK, un outil pratique de gestion de portefeuille de projets

La gestion de projet est une activité passionnante, qui peut toutefois devenir vite laborieuse, surtout quand il s’agit de gérer plusieurs projets imbriqués ou liés. C’est bien souvent le cas, notamment dans un portefeuille.

Pour se donner tous les moyens de réussite, il est recommandé de s’orienter vers un outil efficace.

C’est cet objectif que s’est fixé RationalK : un outil évolutif et adaptatif de gestion de portefeuilles de projets, que j’ai récemment découvert.

Cet article est un partage d’expérience sur cet outil que je vous invite à découvrir.

Présentation de RationalK

L'éditeur est apparu, depuis 2016, dans la sphère des outils de gestion de projet

Il est vrai qu’il existe aujourd’hui plusieurs logiciels et plateformes de gestion de projet ; mais l'éditeur vient avec une touche particulière.

Sa particularité réside dans sa capacité d’adaptation dans l’environnement même du projet, c’est-à-dire dans le système d’information du maître d’ouvrage ou du maître d’œuvre.

A titre d'exemple, il peut s’interfacer avec un logiciel de comptabilité comme Sage, pour faciliter le suivi comptable des projets.

La solution a été conçue pour aider tous les acteurs intervenant dans la hiérarchie de gestion de projet : les gestionnaires de portefeuille, les chefs d’équipe, ainsi que tous les autres membres du projet.

Je partage avec vous quelques-unes de mes expériences sur cet outil intéressant, qui est toutefois encore peu connu.

10 fonctionnalités clés et avantages de RationalK

L'éditeur offre les fonctions de base d’un outil de gestion de projet, et propose aussi plusieurs fonctionnalités qui le distinguent des autres outils. J’en ai étudié quelques-unes que je propose :

10 avantages de RationalK
  • Le suivi de la mise à disposition des prérequis au succès du projet
  • En amont au début du projet, la plateforme permet de définir les prérequis nécessaires au démarrage du projet, et même au succès du projet, pendant son cycle de vie
  • Il donne la possibilité de préciser les responsabilités et les délais pour la mise à disposition de ces prérequis
  • Cette fonctionnalité permet également d’inscrire toutes les lignes du cahier de charges, pour rester conforme aux spécifications du résultat attendu
  • L’intégration à d’autres outils tiers dans le système d’information d’entreprise
  • L’une des forces de la solution, et pour moi qui le distingue vraiment dans cet écosystème des outils de gestion de projet, est son intégration dans un système d’information d’entreprise.
  • Elle peut inter-opérer avec les différentes composantes d’une infrastructure informatique. Il s’agit par exemple de :
  • la base de données existante des comptes utilisateurs qui peut être réutilisée pour définir les profils des personnes qui devront accéder au logiciel
  • les logiciels métiers spécialisés utilisés dans l’entreprise : logiciel comptable, logiciel de gestion de stock, logiciel de gestion des ressources humaines, etc.
  • Le suivi des tâches et de l’échéancier :
  • Comme tout logiciel de gestion de projet digne de ce nom, la solution permet aussi le suivi des tâches du projet
  • Comme valeur ajoutée, il permet de visualiser sur une seule interface les interactions entre les tâches de plusieurs projets appartenant à un portefeuille
  • Cette visualisation permet d’anticiper sur les tâches en retard et de rester focus sur le succès des projets
  • Chaque membre de l’équipe projet peut saisir directement son temps de travail dans le logiciel, et spécifier le niveau d’avancement des tâches qui lui sont confiées
  • Le suivi du budget : 
  • RationalK permet d’enregistrer et de suivre l’exécution des lignes budgétaires du projet
  • Par exemple, une fois les lignes relatives aux ressources humaines saisies dans le logiciel, le suivi de leurs exécutions est mis à jour automatiquement, chaque fois qu’un acteur enregistre son temps de travail effectif
  • Le suivi de l’exécution du budget est ainsi dynamiquement mis à jour pour les parties prenantes. Et cela est présenté dans les tableaux de bord de conduite de projet
  • La gestion des documents et livrables du projet :
  • Le logiciel n’intègre pas une gestion électronique de documents en tant que tel, mais permet de référencer et d’indexer tous les documents fournis par les différentes parties pendant l’exécution du projet
  • Il permet de suivre, au fil de l’eau, la mise à disposition des documents du projet et des livrables attendus par les parties prenantes
  • Ce référencement peut pointer sur toute autre source de données : dossiers partagés sur un serveur local, Dropbox, Google Drive, etc.
  • La gestion des risques inhérents au projet : 
  • La solution permet de saisir le contenu de la cartographie des risques des projets d’un portefeuille
  • Cela permet d’avoir une vue générale sur tous les risques inhérents à l’ensemble des projets d’un portefeuille, et de les suivre de près pour éviter que des facteurs exogènes ou endogènes n’entravent les travaux relatifs au projet
  • La facilitation de la collaboration et de la communication :
  • Il est connu qu’un projet est avant tout un travail d’équipe, et cela nécessite de collaborer et communiquer efficacement
  • La plateforme offre des modules qui facilitent le partage d’informations et de contenus entre les différents acteurs du projet
  • Parmi ces modules, il y a par exemple la mise à disposition d’un forum d’échanges pour suivre le fil des discussions sur un sujet précis. Cela permet de rester focus sur un élément donné du projet, dans un même fil ; ce qui n’est pas toujours évident avec les mails classiques
  • Cette collaboration ne se limite pas seulement aux membres de l’équipe projet. On peut l’étendre à d’autres acteurs externes tels que les fournisseurs, les consultants externes, les clients, etc. Il suffit de leur créer un compte avec un type de profil déjà prédéfini par l’outil
  • De plus, la solution permet de définir la matrice RACI du projet, et de l’enregistrer sur la plateforme pour une application directe
  • La génération des tableaux de bord et autres éléments relatifs au reporting : La plateforme propose plusieurs vues de statistiques qui peuvent s’avérer très pratiques à plusieurs niveaux:
  • au niveau des ressources humaines : par personne et équipe
  • au niveau des ressources matérielles et financières : par catégorie comptable
  • au niveau du suivi de l'échéancier: par jour, semaine et mois
  • La gestion de portefeuilles et programmes de projets :
  • La plateforme permet d’avoir de la hauteur sur tous les projets appartenant à un programme donné, ou à un portefeuille spécifique
  • Cette hauteur permet de mieux suivre les échéanciers, la mise à disposition des ressources, et le suivi des lignes budgétaires pour garantir le succès de chaque projet.
  • Elle permet ainsi d’avoir une vie en diagramme de Gantt d’un ensemble de projet, et aussi une vue sous forme de Kanban.
  • Le respect du Règlement Général de la Protection des Données (RGPD) :
  • RationalK est une entreprise basée en Suisse, et c’est là que sont hébergés les serveurs qui proposent les services en ligne.
  • De ce fait, il est soumis au RGPD. Et cela est précisé dans le contrat d’engagement entre l’entreprise éditrice du logiciel et ses clients.

A ces fonctionnalités, il y en d’autres aussi intéressants que vous pouvez aller découvrir, comme à titre d'exemple :

  • l’intégration d’une base de connaissances pour conserver les bonnes actions qui ont contribué à l’avancement du projet, et à la résolution des problèmes
  • la mise à disposition d’un annuaire des contacts utiles de tous les intervenants sur le projet
  • le suivi des performances des ressources du projet, tant les ressources humaines que les ressources matérielles