Comment ces trois verbatims résonnent en vous ?
- "J’ai l’impression de me heurter à un mur à chaque fois que je demande un retour de leur part. Ils ne veulent pas coopérer."
- "Je comprends qu’ils ont leurs propres priorités, mais comment faire avancer mon projet si les chefs ne jouent pas le jeu ?"
- “C’est frustrant de voir que malgré tous mes efforts, certains managers continuent de bloquer l’avancement du projet. Comment les faire collaborer ?"
C’est le quotidien de nombreux chefs de projet que je rencontre, amenés à gérer au sein de leurs projets des parties prenantes seniors qui ne leur rapportent pas hiérarchiquement.
Parfois, ces chefs de projet sont hiérarchiquement positionnés dans un rang inférieur à ces cadres séniors dans la hiérarchie de l’entreprise.
Le chef de projet se sent dans une posture bien délicate et bancale et a du mal à trouver sa place.
Comment alors prendre pleinement sa place de chef de projet et favoriser la collaboration et une communication fluide avec ces managers peu coopératifs ?
Je développerai cet article autour de 3 axes, en vous proposant quelques outils activables facilement, ou avec de l’entrainement.
Astuce 1 - Comprendre les raisons et enjeux de la résistance des cadres séniors
La première chose que je vous propose est de vous mettre dans une posture d’empathie.
Essayez de vous mettre à la place de cette personne peu coopérative.
Cela vous permettra d'imaginer et de comprendre les raisons sous-jacentes de sa résistance.
Cela peut provenir :
- De sentiments de menace face au changement
- D'une surcharge de travail
- De priorités conflictuelles
Peut-être même que la personne n’a pas bien compris les objectifs et enjeux du projet et les liens avec la stratégie de l’entreprise ?
Faire ce pas de côté, et observer, permet déjà de décrisper votre relation et d’assouplir les tiraillements que vous observez.
Forcément, votre pas de côté aura un impact sur la personne concernée également.
1) Recueillir les besoins et attentes par des entretiens individuels
Bien souvent, l’observation et ce pas de côté ne suffisent pas.
Je vous propose également d’avoir recours à des entretiens individuels réguliers, et ce, dès la phase d’organisation du projet pour recueillir leurs besoins, leurs attentes, et prendre la mesure de leurs enjeux.
Si vous n’avez pas encore initié ces rendez-vous, il est toujours temps de le faire, où que vous en soyez dans la vie du projet.
2) Utiliser des sondages anonymes pour identifier les préoccupations
Vous pouvez aussi avoir recours, au sein de cette population, à des sondages anonymes, en proposant toutefois qu'ils signent le questionnaire s’ils le souhaitent.
Cela peut vous aider à identifier leurs préoccupations spécifiques.
L’outil Google Forms est très adapté pour cela.
Ces deux méthodes vous permettent d’obtenir un retour direct de leur part.
Et cela va créer un espace dans lequel ils se sentiront entendus et respectés.
Prendre le temps de comprendre leurs motivations et décrypter leurs émotions en lien avec le projet est une des premières étapes pour désamorcer les tensions.
Astuce 2 : Adapter votre style de communication
Une fois les causes de la résistance identifiées, il est essentiel d’adapter votre communication pour mieux coopérer.
Ici, la Programmation Neuro-Linguistique (PNL) peut être un allié puissant.
La PNL repose sur l'idée que notre façon de communiquer influence grandement notre relation aux autres et à nos projets.
Nous parlons bien entendu de la communication verbale et non verbale.
En appliquant quelques-uns de ses principes, vous pouvez mieux comprendre vos parties prenantes et ajuster votre style de communication pour qu’il résonne avec eux.
1) Adapter la communication au profil sensoriel de l'interlocuteur
Par exemple, en identifiant le profil sensoriel (visuel, auditif, kinesthésique) de vos interlocuteurs grâce à la PNL, vous pouvez choisir :
- Les outils de communication visuelle comme des tableaux de bord partagés ou des diagrammes de Gantt pour ceux qui sont plus visuels,
- Des discussions plus verbales pour ceux qui préfèrent l’auditif.
C’est le genre de signaux, parfois discrets, qu’il est possible de repérer lors de votre entretien individuel.
Soyez ainsi attentif à la manière dont communique votre interlocuteur et à la manière dont il perçoit le monde.
2) Pratiquer l’écoute active
L’écoute active est un autre pilier de la PNL sur lequel vous devez vous appuyer dans vos projets et dans votre relation avec ces managers.
Il s’agit de faire un effort conscient pour entendre les mots qu’ils prononcent, mais aussi comprendre l’intégralité de leur message.
Cela implique une concentration totale ainsi qu’une attention aux détails, y compris à leur posture physique.
Votre réponse doit également être appropriée et formulée avec une intention de non-jugement.
3) Organiser des réunions collaboratives
Les réunions de travail collaboratives et participatives sont également efficaces pour clarifier les objectifs communs et aligner les équipes fonctionnelles.
En vous plaçant dans une posture de facilitateur (et non plus de chef de projet), vous pouvez mieux montrer l’importance de leur collaboration pour la réussite du projet.
Par exemple :
J'utilise le template du Speed Boat, qui permet de réaligner les équipes sur la vision du projet et ses objectifs.
Astuce 3 : Créer un environnement de coopération et de reconnaissance
Pour transformer la résistance en coopération et en cohésion au sein du projet, il est crucial de créer un environnement où les managers fonctionnels se sentent valorisés et inclus.
1) Encourager le feedback et les rétrospectives
Vous pouvez utiliser et encourager le feedback sur votre projet.
Vous pouvez organiser également des réunions de rétrospectives régulières, en prenant le temps de célébrer et partager les succès et de discuter ouvertement des points d’amélioration.
Cela crée des ancrages positifs puissants pour affronter ensemble les moments plus difficiles ou stressants.
Cela permet aussi de créer un contexte de confiance, et de responsabiliser chacun.
2) Valoriser la reconnaissance et les efforts
Pensez à communiquer également au sujet du projet, et à saluer les efforts de chacun des cadres séniors.
Chaque individu selon la pyramide de Maslow a besoin de satisfaire des besoins.
La reconnaissance est un élément clé qui vient nourrir l’estime de soi, qui est au 4ᵉ niveau de la pyramide.
Elle peut se loger parfois dans des choses très symboliques.
Par exemple :
- Offrir un petit Goodies à l’équipe projet et aux managers les plus sollicités sur le projet.
- Célébrer un jalon projet en apportant au sein du Comité de pilotage du projet des douceurs à partager tous ensemble.
- Prendre tout simplement le temps d’exprimer de la gratitude et dire merci à ces cadres qui entourent, supportent, voire sponsorisent votre projet.
Conclusion
Vous voilà maintenant dotés de quelques clés concrètes à expérimenter au sein de votre projet pour améliorer la coopération avec les managers et créer plus d’engagement sur votre projet.
C’est en les expérimentant à plusieurs reprises, en vous formant, et en vous entraînant à les activer dans des contextes différents que vous vous ferez votre propre expérience et avis sur celles-ci.
Et pour finir, pensez à demander régulièrement du feedback à ces managers sur votre posture de chef de projet.
C’est également très apprenant pour vous, d’avoir leur regard de manager senior sur la manière dont vous pilotez le projet.
