Matrice Eisenhower : comment en faire un outil de performance et productivité, avec exemples

La matrice d’Eisenhower a été déployée à la suite de cette déclaration célèbre d’Eisenhower : « J’ai deux sortes de problèmes : ceux qui sont urgents et ceux qui sont importants. Les urgents sont rarement importants et les importants sont rarement urgents ».

Dès ce moment-là, elle n’a jamais cessé de gagner en notoriété en tant qu’outil de gestion des priorités, d'organisation du travail, de délégation de pouvoirs, et de prise de décision.

Dans cet article, nous allons vous faire découvrir ce qu’est le principe d’Eisenhower, les bénéfices qu’il procure dans moult situations, les champs dans lesquels vous pouvez l’utiliser à bon escient, exemples à l'appui.

Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

Elle représente, de certitude, un excellent moyen d’analyse et de gestion des priorités.

C’est également un outil très utile de gestion de temps et d’organisation du travail.

Comment l'appliquer à votre activité ?

Concevoir votre propre matrice de gestion des priorités est d’une simplicité incroyable.

Il vous suffit de classer toutes vos tâches et activités à entreprendre, après les avoir toutes listées au préalable (votre « to do list »), en fonction de deux variables :

• Leur degré d’importance, à traiter sur l’axe vertical
• Et leur niveau d’urgence, à étudier sur l’axe horizontal

De la sorte, vous allez vous retrouver face à quatre quadrants distincts que nous allons nommer respectivement A, B, C et D.

Voici comment remplir votre matrice :

1) Quadrant A

Dans cette section, vous rangez toutes vos activités qui sont simultanément importantes et urgentes.

Il s’agit de tâches et projets à accomplir :

• Sur-le-champ et,
• Par vous-même.

Il est question ici de vos affaires les plus prioritaires à mettre à exécution.

Elles revendiquent de votre part non seulement une attention particulière mais aussi et surtout une action rapide voire immédiate.

Ce sont, évidemment, toutes les activités ou bien les paramètres qui :

• Qui ont un impact élevé sur la réalisation de vos objectifs,
• Qui ont de l’influence directe sur la progression de vos projets les plus importants,
• Qui sont en ligne avec les orientations clés de la stratégie de l’entreprise,
• Qui vous permettent de résoudre les problèmes qui ralentissent l’accomplissement de vos gros plans ou,
• Qui représentent, en quelque sorte, une excellente opportunité qui va vous faire gagner en efficacité et en performance.

2) Quadrant B

Dans ce quadrant, vous mettez en place toutes vos tâches de caractère important et peu urgent.

Il est question, en fait, d’activités à :

• Programmer et,
• À effectuer par vous-même, conformément à votre plan.

Ce sont là toutes vos activités primordiales qui sont planifiées à l’avance et que vous effectuez presque, au quotidien.

Néanmoins, leur niveau de priorité vient juste après celui de vos affaires de la zone A.

Il est à mentionner dans cette section toutes vos tâches et projets qui :

• Peuvent attendre un peu en termes d’échéance mais qui reflètent, en parallèle, un haut niveau d’importance à l’égard de vos objectifs, vos responsabilités, vos collaborateurs et votre entreprise.
• Qui peuvent être programmés ultérieurement, à court ou à moyen termes.
• Qui correspondent à de nouveaux plans d’action ou projets qui s’imposent, en cours de route, et qui revêtent de l’importance en matière de gain en efficience et en productivité.
• Qui sont en rapport avec la formation, le coaching et le développement des équipes ou,
• Qui nécessitent davantage de temps de réflexion et/ou d’exécution.

3) Quadrant C

Dans cette partie, vous classez toutes vos activités de genre peu important et urgent.

Ce sont, en vérité, des tâches et projets à :

• Déléguer à vos collaborateurs et,
• Vos collaborateurs doivent s’en occuper au plus vite.

Il s’agit ici de vos services et missions qui ne peuvent pas attendre.

En revanche, leur niveau d’importance, pour vous et votre entreprise, est minime.

C’est la raison pour laquelle, il est judicieux de les faire exécuter par vos collaborateurs.

Vous pouvez lister dans ce champ les points suivants :

• Appels, mails, courrier et messages variés,
• Sollicitations diverses émanant de certains collègues, partenaires, prestataires pour des actions d’aide, conseil, demandes d’informations…
• Activités non importantes pour vous mais importantes pour les autres ou,
• Toute activité pouvant être aisément effectuée par autrui.

D’où l’importance de procéder à la délégation de ce genre de tâches.

Ce qui va vous permettre d’apprendre à déléguer, de gagner du temps, d’être productif et mieux organisé.

4) Quadrant D

Dans cette section, vous casez toutes vos affaires de type peu important et peu urgent.

Ce sont, alors, des missions et actions improductives dont il faut :

• Vous en débarrasser et
• Tout de suite

Il s’agit là de certaines de vos tâches infructueuses qui vont vous faire perdre inutilement du temps et d’énergie.

C’est pourquoi, vous devez immédiatement en tourner le dos.

Plusieurs exemples illustrant cette situation :

• Tous vos moments de distraction pendant le travail : notifications diverses reçues et lues, conversations mondaines au-delà de vos horaires de pause, navigations injustifiées sur internet…
• Vos focalisations sur des points inhérents au travail et sur lesquels vous n’avez ni pouvoir ni contrôle,
• Tous vos moments de dispersion : traitement de certains détails en lien avec le projet sans pour autant vous concentrer sur l’essentiel,
• Quand vous hésitez longuement, au-delà des normes, en matière de prise de décisions ou d’initiatives ou,
• Certaines de vos réunions ou rapports sans objectifs clairs ou agendas précis…

Quelle est la différence entre important et urgent ?

Avant d’aborder les concepts d'urgence et d'importance d'une tâche, prenez d’abord conscience des embûches à contourner en matière d’instauration de votre propre matrice.

1) Les pièges à éviter

Dans votre processus d’élaboration de votre matrice d’Eisenhower, il est des écueils qu’il vous faut impérativement éviter pour gagner en rationalité dans l’évaluation d’importance et d’urgence de toute activité inscrite dans votre « to do list ».

1.1) Ne pas se laisser guidé par sa subjectivité

Il se trouve, des fois, que c’est le ressenti d’une personne envers la tâche qui prend le dessus en termes de jugement de l’importance et l’urgence de celle-ci.

Il est clair que le ressenti d’une personne peut résulter de certaines composantes de sa personnalité, son niveau de compétences (par rapport à l’accomplissement de la tâche) et aussi son niveau de stress…

1.2) Faire à ses pulsions et tendances

Certaines de vos élans et pulsions, plus ou moins naturels, peuvent vous amener à vous concentrer uniquement sur le caractère urgent de l’activité en oubliant d’en évaluer son niveau d’importance.

Il est des fois, sans nous en rendre compte, rien qu’en entendant :

« C’est urgent ! »,

Ça sonne faussement dans nos esprits :

« Prioritaire ! ».

Que l’on fasse garde !

1.3) Ne pas se laisser mener par le manque de graduation

Oui, en fait, vous pouvez vous retrouver devant deux activités évaluées importantes ou urgentes.

Néanmoins, quand vous prenez le temps d’y réfléchir de près, vous constatez que l’une d’entre elles est moins importante ou moins urgente que l’autre.

Devant deux tâches prioritaires à mettre à exécution de suite, veillez à hiérarchiser la priorité :

Par exemple :

• Tâche 1 : priorité n°2, à réaliser en second lieu
• Tâche 2 : priorité n°1, à effectuer immédiatement

1.4) Prendre garde à certaines envies et sollicitations

Les envies personnelles, qui n’en a pas ?

Des sollicitations émanant de certaines personnes agréables ou encore certaines choses plaisantes, c’est du quotidien.

Moralité : Ne vous laissez pas embarquer par ces envies et sollicitations. 

2) Les concepts "importance" et "urgence"

La première des choses à garder gravée dans vos esprits est que :  « Le concept d’importance d’une activité l’emporte amplement sur celui de l’urgence ! » Ainsi, à chaque fois que vous serez amené à évaluer une tâche ou activité, commencer d’abord par examiner son niveau d’importance et ensuite son degré d’urgence.

À ce stade, déjà, vous êtes certains d’être sur la bonne voie.

2.1) Concept de l'importance

L’importance d’une tâche fait référence, en réalité, à l’impact qu’elle aura sur la réalisation de vos objectifs, l’accomplissement des projets importants à effectuer, la productivité personnelle et collective, l’efficacité et performance qu’elle procure et les valeurs qu’apporte son aboutissement.

2.1) Concept de l'urgence

L’urgence d’une activité renvoie à l’attention particulière qu’elle requiert et à la rapidité d’exécution qu’elle sollicite.

7 bonnes raisons pour utiliser la matrice d’Eisenhower

Nombreux sont les avantages livrés par cette fameuse matrice de gestion des priorités.

1) Priorisation des tâches

La méthode présente le mérite de vous autoriser à bien hiérarchiser vos activités.

Ainsi, vous allez pouvoir disposer :

• D’un ordre de jour pour toutes les missions à exécuter immédiatement, et
• D’un plan d’actions, à court et moyen termes, pour tout ce qui est à accomplir ultérieurement

Par conséquent, le gros de votre temps, efforts et argent sera investi dans l’essentiel et rien que dans l’essentiel.

Vous allez donc pouvoir être organisé et plus productif.

Exemple :

Voici, une parabole célèbre qui illustre nettement cette moralité. Elle a été exprimée, en séance plénière, lors d’une formation assurée par Michèle, consultante et coach de vie :

À un certain moment de cette formation, Michèle prend un grand bocal vide et transparent, le place sur le pupitre devant l’assistance et se met à le remplir, à ras bord, de cailloux de diamètre variant de 3 à 5 centimètres.

• Une fois fait, elle demande si le récipient est rempli. 
• L’audience répond que c’est oui.
• Michèle s’accapare ensuite d’un sachet, assez consistant, renfermant du gravier. 
• Puis, elle commence à en verser jusqu’au bord supérieur du bocal. 
• Elle demande, une seconde fois, à son public si c’est rempli. Le public répond que oui. 
• Michèle prend alors du sable dans un sachet et s’attèle à le verser dans le récipient. 
• Le sable, bien entendu, parvient à remplir tout l’espace qui restait disponible. De ce fait, le bocal s’est complétement rempli.

À ce moment-là, Michèle enchaine :

« Vous savez, les gros cailloux représentent les sujets et affaires, assurément, importants et primordiaux de votre vie personnelle et professionnelle.

Ainsi, même si vous ne pouvez pas traiter les autres sujets et affaires qu’il vous reste à faire, ce n’est pas grave.

L’essentiel aurait été fait. Les gravillons illustrent les points moins importants, mais non essentiels de votre vie.

Les grains de sable reflètent tous les événements et actions futiles de votre existence.

Si vous commencez à remplir votre bocal par les grains de sable, vous manquerez d’emblée de place pour le gravier et à fortiori pour les cailloux. C’est peine perdue.

Focalisez-vous d’abord sur les gros cailloux, prenez-en soin.

C’est le gros, l’essentiel, voire les priorités de votre vie personnelle et professionnelle. »

2) Organisation des tâches

Cette bonne manière de pouvoir ranger, classer et hiérarchiser vos tâches et projets va vous accorder les bénéfices suivants :

• Une meilleure distribution et répartition de vos différentes activités en fonction du temps : heures et dates d’implémentation
• Une allocation de certaines de vos prérogatives à vos collègues et subordonnées, en termes de délégation des tâches

Du coup, vous allez pouvoir optimiser vos actions de planification et d’organisation du travail.

3) Gestion du temps

La denrée la plus précieuse dont dispose l’être humain est le temps.

Le temps est, en vérité, un bien plus précieux que les autres ressources de l’Homme. Parce qu’il est limité et épuisable.

La matrice d’Eisenhower constitue un excellent outil de gestion du temps.

Elle vous permet de fructifier remarquablement votre temps productif et réduire considérablement votre temps improductif.

En conséquence, vous allez gagner du temps, et en conséquence gagner en productivité et efficience.

Exemple : 

Voici, une belle illustration de gestion du temps qui nous est parvenue, à travers cette conversation avec soi-même, de l’illustre philosophe, dramaturge et homme d’État romain Lucilius Sénèque, né en l’an 4 avant J.C. et mort en l’an 65 après J.C. :

« Oui, c’est cela, mon cher Lucilius, revendique la possession de toi-même.
Ton temps, jusqu’à présent, on te le prenait, on te le dérobait, il t’échappait.
Récupère-le et prends-en soin. La vérité, crois-moi, la voici : notre temps !

On nous en arrache une partie, on nous en détourne une autre et le reste nous coule entre les doigts. Pourtant, il est encore plus blâmable de le perdre par négligence.

Et, à bien y regarder, l’essentiel de la vie s’écoule à mal faire, une bonne partie à ne rien faire, toute la vie à faire autre chose que ce qu’il faudrait faire. »

Le temps, en fin de compte, c’est la vie ! prenez-en soin ! Quelle belle leçon de vie !

4) Délégation des tâches

Le type de projets à déléguer à vos collaborateurs est clairement mentionné sur la matrice d'Eisenhower.

Ce sont, tout compte fait, toutes les tâches listées sur le quadrant C.

5) Prise de décision

C’est un autre gros avantage de la méthode.

Elle vous permet de décider :

• Des tâches à faire maintenant
• Ceux à réaliser ultérieurement
• Des tâches à faire faire par autrui, et
• Des tâches auxquelles il vous faut renoncer

6) Gestion du stress

La matrice d'Eisenhower légitime vos choix pour tout ce qui essentiel.

C’est pourquoi :

• Vous allez être à l’aise dans tout ce que vous faites
• Vous n’allez pas vous distraire
• Vous savez ce que vous voulez, vous le faites comme il se doit et quand il le faut

De la sorte, vous allez exceller en gestion de stress.

7) Gain en efficacité et performance

Avec tous ces bénéfices invoqués, vos affaires et vous-même vont gagner en efficacité, performance et productivité.

Qu'en est-il de la matrice de criticité ?

La matrice de criticité présente des analogies avec celle d’Einsenhower, c’est pourquoi il est important de s’y attarder.

En matière de gestion de risques d’un projet, d’une activité ou d’un événement donné, la mesure des risques est le collectif des démarches visant à calculer la criticité des défaillances, incidents ou dangers, leur pertinence et leur gravité.

La criticité est, en vérité, une dimension de calcul de l’impact d’une défaillance, incident ou danger bien défini sur le projet, activité ou événement.

Autrement dit, la criticité vise à déterminer le niveau d’acceptabilité d’un risque bien déterminé.

Il y a deux critères principaux qui régissent le concept de la criticité. Il s’agit de :

• la probabilité de survenue du risque
• la gravité du risque

Matrice de criticité, Canvas

• Axe vertical : Probabilité de survenue : Fréquent, Occasionnel, Rare, Très rare.
• Axe horizontal : Gravité du risque ou importance du risque : Faible, Moyenne, Grave, Très grave.

Légende explicative :

• Cases rouges : réduction du risque nécessaire
• Cases jaunes : réduction du risque non nécessaire

Quiz de compréhension

Conclusion

De par sa pertinence, son aspect pratique et sa facilité d’utilisation, la matrice d’Eisenhower constitue bel et bien un excellent procédé qui vous habilite à prioriser vos tâches, faire de bons choix, gagner du temps, apprendre à déléguer, être mieux organisé et plus productif aussi bien dans votre vie active que dans votre vie privée.