Reprise d’un projet en difficulté : les 5 vérifications essentielles à faire avant de s’engager

Un bateau fait avec un billet de 20 euros coule

Votre patron vous propose de reprendre un projet en tant que chef de projet. Passé le légitime sentiment d’honneur procuré par cette annonce, sachez débusquer les 5 pièges pour savoir où vous mettez les pieds avant d’accepter la mission.

1. Vérifiez la motivation de l’équipe

Par des entretiens individuels avec chaque membre de l’équipe vous devez estimer la motivation résiduelle des personnes de l’équipe. Sont-ils prêts à continuer ? A tout recommencer sur de nouvelles bases ? Demandez-leur ce qui à leurs yeux n’a pas fonctionné, ce qu’il aurait fallu faire pour éviter l’état actuel du projet, si ils pensent que la situation est rattrapable. Vous serez étonné par la richesse de la matière apportée par ces réponses.

Vérifiez les heures d’arrivée et de départ. Lorsqu’on est plus motivé, lorsqu’on n’y croit plus, les horaires ont naturellement tendance à se raccourcir.

Consolidez ensuite le tout en réunion plénière avec toute l’équipe en montrant ainsi que vous avez compris et pris en compte leurs messages. Il est aussi très important à ce stade d’écarter définitivement toute personne « cramée ». Vous détecterez une personne « cramée » à des phrases comme : « On n’y arrivera pas », « C’est mort », « Impossible », « Je ne supporte plus … (ce client, ce chef de projet, cette façon de travailler) ».

2. Faites un audit de l’état réel du projet

Il est important que vous vous fassiez votre opinion qui sera basée sur des faits. Attention de ne pas mêler l’affect lors de cette phase. Pour cela, vous étudierez la mise à jour régulière des instruments de pilotage du projet : le projet a-t-il été régulièrement suivi ? de façon sérieuse ?, l’état de la documentation, la réutilisabilité de ce qui a été produit jusqu’à maintenant (faut-il tout jeter et repartir de zéro ?). Lors des interviews de l’équipe, challenger les derniers reste-à-faire du chef du projet. Il est évident que si vous n’arrivez pas à avoir un état des lieux factuels, la reprise sera compliquée.

3. Evaluez l’état d’esprit du client

Le client est-il toujours constructif, a-t-il un réel besoin de son projet (n’a-t-il pas déjà activé un plan B ?), est-il prêt à faire table rase du passé ? Est-il prêt à participer à l’effort de reprise ? Reconnait-il une partie de la responsabilité de l’échec ? Voilà un ensemble de questions qui vont pouvoir vous aider à mesurer l’implication et l’envie du client à continuer. Vous devrez aussi détecter les éventuelles personnes « cramées » coté client et tenter autant que possible de les sortir du projet. Beaucoup plus délicate à mener et à exprimer, cette enquête doit se faire discrètement. Vous pourrez vous appuyer sur votre hiérarchie qui contactera la hiérarchie équivalente coté client si nécessaire. Il est important de ne pas vous brûler les ailes tout de suite, donc si vous avez un doute, ne faites rien.

4. Vérifiez ce qu’en pensent vos responsables

De même que vous avez vérifié l’état d’esprit du client, vous devez vérifier celui de vos responsables. Ont-ils accepté la situation, ont-ils fait leur deuil des pertes passées ? Sont-ils prêts à vous soutenir ? Qui est jugé responsable de la situation actuelle selon eux ? Les réponses à ces questions vous permettront de juger de la fiabilité de votre hiérarchie et du degré de confiance que vous pouvez mettre en eux.

Tentez aussi de vérifier que vous n’êtes pas un simple choix par défaut parce-que « personne n’en veut ».

5. Trouver les « origines du mal »

Par un questionnement adapté et principalement composé de « pourquoi », vous allez tenter de remonter le plus en amont possible des difficultés et d’en déterminer les causes. La méthode des 5 pourquoi vous permettra de trouver les causes origines (cf. https://blog-gestion-de-projet.com/comment-utiliser-la-methode-des-5p/).

Cherchez principalement dans les causes connues d’échec des projets :

  • Une mauvaise communication,
  • La mauvaise estimation initiale,
  • Un sujet non maîtrisé,
  • La non maîtrise des changements,
  • Une équipe non adaptée,
  • Un planning irréaliste.

Pour en savoir plus, voyez les causes de dérive des projets.

Par votre questionnement, essayez de retracer la suite des décisions ou événements qui ont conduit à la situation actuelle. Pour chacune, trouvez quels signaux faibles n’ont pas été détecté à temps et quelles auraient pu être les actions pour éviter le désastre. Vous aurez ainsi de la matière pour mettre en place des indicateurs (KPI) vous permettant de réellement piloter votre projet.

Conclusion

Effectuer ces 5 étapes correctement avant la reprise d’un projet en difficulté vous permettra de savoir où vous mettez les pieds avant de vous engager (même si vous n’avez pas forcément le choix en fait …). Les premières actions les plus importantes et urgentes à mettre en place seront d’autant plus évidentes à l’issue de cette étape d’analyse de la reprise.

N’oubliez jamais que vous partez à priori avec un capital confiance important : vous avez le rôle du sauveur si vous acceptez le poste. Et quoi de plus valorisant que de pouvoir se targuer d’avoir redressé un projet en difficulté ?!

 

Et vous ?  Avez-vous déjà été confronté à une reprise de projet délicate ? Racontez vos expériences pour enrichir ce post !

Jean-Marc Colin

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Image credit: michelangelus / 123RF Banque d’images

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Comments (9)

  1. antoine 4 novembre 2013
  2. Alain 27 novembre 2013
    • Jean-Marc 28 novembre 2013
  3. Albert 8 janvier 2014
    • Jean-Marc 8 janvier 2014
      • Albert 8 janvier 2014
        • Jean-Marc 12 janvier 2014
  4. Pierre 30 janvier 2014
    • Jean-Marc 1 février 2014

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