La survie et la croissance d’une entreprise sont inhérentes à sa capacité à mener à bien les différents projets qu’elle initie.
Les décideurs prennent de plus en plus conscience de la nécessité d’adopter une culture gagnante de la gestion de projet. Des processus et des outils qui tiennent compte des réalités intrinsèques et extrinsèques de leur entreprise afin d’accroître leurs chances de réussite.
Dans cet article, je vous propose des statistiques sur les facteurs d'échec et de réussite des projets en entreprise.
Tendances générales
- 15 % des organisations pensent que la qualité du livrable est le premier critère d'évaluation pour le succès d'un projet
- 18 % des organisations considèrent le respect du budget comme le principal facteur de réussite
- Tandis que 19% prennent le respect des délais pour le facteur principal
- 60 % des projets accusent de retard
- 70 % des organisations admettent avoir eu un échec de projet
- 77 % des organisations avec un bon système de gestion de projet atteignent leurs objectifs, contre 56 % des entreprises qui n’en possèdent pas
- Les projets agiles ont 28 % de plus de succès que les projets gérés par la méthode classique (cycle en V)
- 39% des organisations considèrent le changement des priorités comme étant la principale cause d'échec de projet
Pourquoi la gestion de projet est si importante ?
Les chefs de projet sont chargés de veiller à ce qu'un projet soit achevé dans les délais, dans le respect des coûts et du périmètre.
C'est ce que l'on appelle la triple contrainte.
Maîtriser ces trois éléments est vital pour réussir la gestion de projet.
Ces éléments sont liés et, d’une manière ou d’une autre, une altération d’un de ces piliers affectent les autres et par ricochet le projet dans son ensemble.
1) La contrainte du périmètre
C’est la principale contrainte à prendre en compte dans votre gestion de projet.
Le périmètre couvre les objectifs à atteindre, les limites et l’étendu du travail à réaliser.
Il est établi avec les parties prenantes et doit être scrupuleusement documenté pour éviter les écarts.
Voici six processus recommandés dans le PMBOK® pour une gestion efficace du périmètre :
- Plan de gestion de périmètre
- Collecte des exigences
- Définition du périmètre
- Création du WBS
- Validation du périmètre
- Contrôle du périmètre
D'après un rapport de PWC, 15 % des entreprises estiment que la qualité du livrable (respect du périmètre) est la importante pour un projet réussi.
2) La contrainte du délai
Par définition, un projet est un objectif à atteindre dans un délai de temps bien spécifié.
Les délais doivent être appliqués à chaque composante du projet, depuis les petites tâches aux grands jalons.
Pour gérer convenablement cette contrainte, vous pouvez vous servir d’outils tels que le WBS et le diagramme de PERT.
Les processus à suivre selon le PMBOK® sont :
- Plan de gestion de planning
- Définition des activités
- Séquencement des activités
- Estimation des durées des activités
- Définition du planning
- Contrôler le planning.
Le respect des délais est le premier critère d’évaluation du succès d’un projet pour 19% des organisations d'après le rapport PWC.
3) La contrainte du coût
Le coût englobe les ressources à mobiliser pour l’accomplissement des tâches du projet, les matériaux à utiliser et les frais nécessaires à l’aboutissement du projet dans son ensemble.
Les quatre processus préconisés par le PMBOK® :
- Plan de gestion de coût
- Estimation du coût
- Détermination du budget
- Contrôle du coût
D'après la même source, pour 18 % des entreprises, rester dans le budget défini est le facteur principal pour déterminer le succès du projet.
Les causes du retard d’un projet
Saviez-que seulement 40 % des projets sont réalisés dans les délais ? C’est ce que rapporte l’étude The State of Project Management Survey 2018 de Welligntone.
Autrement dit, 60 % des projets accusent de retard.
Comment expliquer le retard d’un projet ?
Voici quelques facteurs qui allongent le temps nécessaire à l’atteinte de l’objectif fixé :
- Objectifs et exigences peu clairs
- Manque d'implication et de soutien de la part de la direction
- Mauvaise communication
- Ressources inadéquates
- Dépendances vis-à-vis d'autres projets ou équipes
- Manque de clarté des rôles et des responsabilités
- Modification de la portée ou des exigences.
Il est important de planifier et de gérer soigneusement vos projets, en fixant les attentes et des délais réalistes.
Les causes d'échec
D'après l'étude Pulse of the profession 2020, 11,4 % des investissements de projets sont perdus à cause de mauvaise performance dans la gestion de ces derniers.
Pourquoi les projets échouent ?
Chaque projet étant unique, ce serait une gageure de vouloir donner des causes universelles pour l’échec des projets. Surtout quand on sait que 70 % des entreprises admettent avoir eu un échec dans l’un de leurs projets, selon un sondage de KPMG.
Toutefois, nous pouvons nous appuyer sur des statistiques de l’échec des projets pertinents pour identifier quelques facteurs clés.
D’après un sondage de Pulse of the Profession 2018 de PMI®, voici les principales causes d’échec des projets pour les entreprises questionnées :
- Changement des priorités de l'organisation - 39 %
- Changement des objectifs du projet - 37 %
- Collecte imprécise des exigences - 35 %
- Vision ou objectif inadéquat pour le projet - 29 %
- Communication inadéquate / mauvaise - 29 %
- Les opportunités et les risques n'ont pas été définis - 29 %
- Estimations des coûts inexactes - 28 %
- Mauvaise gestion du changement - 28 %
- Soutien insuffisant du sponsor - 26 %
- Dépendance à l'égard des ressources - 26 %
- Estimation inexacte de la durée des tâches - 25 %
- Gestionnaire de projet inexpérimenté - 22 %
- Ressources limitées/imposées - 21 %
- Prévision inadéquate des ressources - 18 %
- Procrastination des membres de l'équipe - 13 %
- Dépendance des tâches - 12 %
Les critères de réussite d’un projet
Maintenant que nous avons identifié les causes les plus communes de l’échec des projets, voyons comment un chef de projet peut mettre toutes les chances de son côté afin de finir avec un projet réussi.
1. Bien définir le périmètre du projet : vous devez savoir exactement vos responsabilités et les résultats attendus. C’est l’occasion pour le chef de projet de bien négocier dans le but de ne pas se retrouver sans les moyens pour mener à bien sa mission.
2. Créer un plan de projet clair : un plan bien conçu fournira une feuille de route à toutes les personnes concernées et permettra d'éviter toute surprise en cours de route.
Modèle de plan de projet
Avec une étude de cas concrète
D'après l'étude Pulse of the Profession PMI® 2020, 77 % des entreprises avec un bon système atteignent leurs objectifs contre 56 % des entreprises qui n’en ont pas.
3. Constituer la bonne équipe : en ayant une vision claire et en attribuant les bons rôles et responsabilités dès le départ, vous vous assurez que votre projet a les meilleures chances de succès.
4. Rester organisé et communiquer efficacement : en gardant de bons canaux de communication ouverts, vous permettrez à toutes les parties prenantes de se tenir au courant de l'avancement du projet et de tout changement ou problème qui pourrait survenir. D'après l'étude de PWC, 77 % des équipes les plus performantes utilisent un logiciel de gestion de projet pour mieux s’organiser.
5. Être proactif, flexible et disposé à s’adapter : quelle que soit votre planification, il y aura toujours des circonstances imprévues. La flexibilité et la volonté d'adapter vos plans en conséquence vous aideront à faire avancer les choses, même en cas de difficultés. C’est cette flexibilité qui fait que les projets agiles ont 28 % de plus de succès que les projets traditionnels.
6. Bien anticiper et gérer les risques et incertitudes : l'identification précoce des risques et la mise en place de plans d'atténuation peuvent permettre de gagner du temps et de l'argent en fin de compte.
7. Suivre et bien documenter les progrès : la dernière pièce du puzzle est le suivi régulier de l'avancement du projet, avec des corrections de trajectoire si nécessaire, afin de maintenir le projet sur la bonne voie.
Il est important de noter qu'une bonne résilience des organisations face aux chocs est primordiale également, pour prévenir les futurs échecs et découvrir les perspectives d'apprentissage et de croissance.
Les taux de succès des projets : classiques vs agiles
Il existe de nombreuses façons de gérer un projet.
Les deux méthodes les plus populaires sont la méthode classique en cascade et l'approche agile.
Toutes deux ont leurs propres avantages et inconvénients, et il peut être difficile de décider laquelle convient le mieux à votre projet.
La méthode en cascade consiste à achever chaque phase du projet avant de passer à la suivante. Cette approche linéaire peut fonctionner correctement pour les projets dont les exigences sont bien définies.
En savoir plus sur le modèle en cascades.
L'approche agile, en revanche, adopte une approche plus souple.
Plutôt que de réaliser chaque phase du projet de manière séquentielle, les équipes agiles travaillent par cycles courts ou "sprints".
Cela permet une plus grande souplesse et permet aux membres de l'équipe de s'adapter rapidement à l'évolution des besoins.
Ce mode de management se justifie en présence d'exigences client ambiguës ou lorsque les solutions techniques envisagées sont complexes pour pouvoir prédire la solution finale.
Le rapport CHAOS Report (2018) de Standish Group conclut que les projets agiles ont statistiquement 2x plus de chances de réussir et 1/3 moins de risques d'échouer que les projets gérés par la méthode classique.
Les tendances en gestion de projet
S’il y a bien une discipline qui est en constante évolution, c’est la gestion de projet.
Voici 5 tendances clés qui prennent de plus en plus d’importance et qui influenceront plus ou moins notre manière de travailler :
- L’explosion du travail hybride (mixte entre télétravail et présentiel) : 66% des décideurs affirment que leurs entreprises prennent les dispositions nécessaires pour s’adapter à cette forme de travail
- Plus d’importance aux soft skills : Le rapport Pulse of the Profession 2018 conclut que 4/5 des participants reconnaissent l’importance croissance des soft skills parmi les compétences requises
- Des méthodes de gestion de projet mixtes : il sera plus courant de combiner plusieurs méthodes de travail afin de bénéficier des forces de chacune d’elles.
- L’intelligence Artificielle au profit d’une meilleure gestion : 81 % des acteurs des projets déclarent que leur entreprise est impactée par des technologies de l'IA.
Conclusion
Les échecs de projets sont des pertes considérables pour les entreprises.
Les principales raisons de l'échec des projets sont dues à une mauvaise gestion des objectifs et des priorités, à une planification inadéquate, à une mauvaise communication et à un manque d'engagement.
En étant conscient de ces facteurs et en prenant des mesures pour les éviter, vous pouvez augmenter considérablement les chances de réussite des projets dont vous aurez la responsabilité.
