Le tableau de bord de projet donne une vue claire et concise de toutes les activités, ressources et jalons importants d’un projet. Cela facilite la prise de décisions éclairées et vous aide à rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.
Outil de pilotage de projet très efficace, le tableau de bord est aussi un moyen de communication privilégié avec votre comité de pilotage.
Dans cet article, nous allons découvrir ce qu’est un tableau de bord de projet, en explorant ses avantages, son fonctionnement et ses limites ainsi que les outils pour le créer.
Définition du tableau de bord
Votre projet et la plupart des projets sont très importants pour la stratégie et le succès de l’entreprise.
Il y aurait tant de choses à dire sur votre projet.
Et pourtant, ces informations n’ont pas toutes un intérêt majeur pour comprendre où nous en sommes ou comment prendre des décisions.
Pour communiquer plus efficacement avec vos acteurs-clés et vous aider à prendre des décisions informées, inutile de les inonder d’informations.
Apprenez à résumer votre projet en quelques indicateurs de performance (KPI's – Key Performance Indicators), que vous présenterez de manière synthétique et graphique sur une page.
Ce résumé des indicateurs de performance est appelé Tableau de bord de projet, ou Project Dashboard en anglais.
Mieux qu’un long discours, le tableau de bord de projet aide toutes les parties prenantes à comprendre l’état d’avancement du projet, à visualiser les points à améliorer et donc à prendre les bonnes décisions.
Et bien sûr, le/la chef de projet est la première personne à en bénéficier.
Comment et quand établir un tableau de bord ?
Il est bon de créer un tableau de bord de projet dès la phase d’initialisation du projet, et au moins dès la phase de planification.
En effet, lors de la phase de planification, nous allons établir un plan de communication de projet.
Ce plan de communication, qu’il soit très simple ou plus complexe, va définir ce que l’on veut communiquer, quand et comment.
On va s’apercevoir que les indicateurs de performance vont prendre une bonne place dans les informations à communiquer.
Et ces indicateurs de performance sont pour les acteurs-clés des informations indispensables pour comprendre les enjeux et les bénéfices de chaque projet de l’entreprise.
On va donc les rassembler en une vue simplifiée, un tableau de bord, simple à comprendre et permettant de contrôler le projet comme un tableau de bord de voiture présente toutes les informations essentielles à la bonne marche du véhicule.
Ainsi, il faut veiller à produire un tableau de bord simple, concis et lisible pour ne pas compromettre la maîtrise de votre projet.
Le tableau de bord de projet est donc un outil de gestion.
Un outil partagé avec tous les décideurs : de la DG aux chefs de services ou chefs d’équipes faisant partie du projet.
Une partie importante de la communication donc, même si son audience est relativement limitée.
Dès la phase de planification, nous allons définir quels sont les indicateurs que nous allons partager grâce à notre tableau de bord de projet.
Cela fait également partie de l'effort pour bien communiquer et adapter au mieux le message de communication, aidant ainsi à dissiper les résistances.
Quels sont ces indicateurs de performance ?
1. Triangle d'or
Tout d’abord, le triangle d’or ou triple contrainte, sont des indicateurs incontournables :
Un tableau de bord sans ces trois indicateurs serait tout-à-fait incomplet.
Ensuite, il convient de faire un résumé des activités passées et à venir.
Modèle d'un tableau de bord de projet
Pilotez l'avancement général des activités de votre projet
2. Synthèse des activités passées et à venir
Un résumé des activités majeures passées et à venir prend alors tout son intérêt.
Ici nous parlerons non seulement des activités du projet tel que planifié, mais aussi des activités résultant des actions/décisions prises lors du dernier comité de pilotage.
Ce résumé des activités nous permettra ainsi de faire part du besoin de nouvelles actions et décisions pour la prochaine période.
3. Étapes jalons délivrées et à venir
Les nouvelles actions et décisions pour la prochaine période, vous servira de base pour les étapes jalons délivrées et à venir.
4. Problèmes et les risques les plus importants
Enfin, nous allons résumer les problèmes et les risques les plus importants, en les accompagnant d’actions planifiées ou proposées – et qui va s’en charger.
Tous les indicateurs ci-dessus sont indispensables à un tableau de bord de projet.
Ils forment un tableau de bord qui peut être partagé avec la majorité des parties prenantes.
Télécharger ce modèle gratuit de Tableau de bord de projet
D’autres KPIs à choisir ?
Bien sûr, le tableau de bord que l’on va partager avec le comité de pilotage et/ou le comité de direction peut contenir bien plus d’informations, plus confidentielles.
On a par exemple défini des KPI lors de l’établissement de la charte du projet.
Des informations que l’on ne souhaite pas toujours partager avec l’ensemble du personnel, comme le/la :
- Retour sur investissement
- Réduction du personnel
- Réduction de la maintenance
- Etc.
Modèle de Suivi de Budget
Suivez les écarts de coûts et de délais
Des indicateurs du projet qui ne concernent que le comité de pilotage, par exemple le/la :
- Coût réel
- Coût final estimé
- Valeur acquise
- Écarts de délais
- Écarts de coûts
- Etc.
Et aussi :
- Le respect de la qualité
- L'état des ressources
- Etc.
Vous l'avez compris, les indicateurs vont varier d'une entreprise à l'autre.
On choisit les indicateurs en fonctions des besoins, de l’objectif du projet et de l’audience.
Télécharger ce modèle gratuit de suivi de budget
On aura défini ces besoins lorsque l’on aura défini son approche de la communication.
Découvrez ici les 10 types de rapports en gestion de projet qu'un chef de projet doit avoir.
Quelles sont les limites du tableau de bord ?
Même si le tableau de bord est un outil très prisé des décideurs, il a deux désavantages :
- C'est une photo figée
- Il ne contient que peu de détails
Les membres de l’équipe ont besoin, eux, de bien plus d’informations pour faire le travail.
Et si le comité de pilotage a des questions bien précises, le tableau de bord n’a pas toujours les réponses adaptées.
On ne fait donc pas de comité de pilotage mensuel avec l’unique tableau de bord.
On construit une présentation beaucoup plus détaillée pour ce comité, à l'aide d'annexes, afin d’avoir le matériel nécessaire pour répondre aux questions.
Pour ce qui concerne la photo instantanée et figée qui suffit souvent, une réponse peut être trouvée dans certains outils disponibles sur le marché et qui permettent une mise à jour des indicateurs en temps réel.
Quels outils choisir ?
On l’a vu, Microsoft Excel est un très bon outil pour les photos instantanées, tout comme PowerPoint.
Il suffit de se créer un modèle.
Pour ceux qui veulent automatiser la mise à jour des KPIs et des tableaux de bord, il y a aujourd’hui de nombreux outils.
Capterra par exemple vous propose une sélection d’outils.
Capterra - comparatif des outils de création de tableau de bords
Ces outils sont intéressants mais évidemment payants.
Pour de gros projets, cet investissement peut valoir la chandelle car l’aide apportée peut être énorme.
Pour ceux dont les budgets sont malgré tout serrés, il existe aujourd’hui d’autres outils de tableau de bord en « open source ».
Grâce à votre Pack Office ou grâce aux références ci-dessus, vous devriez trouver l’outil qui vous convient.
Et nous avons mis à votre disposition quelques versions vous permettant de démarrer dès maintenant.
Conclusion
Le tableau de bord est avant tout très intéressant pour le/la chef de projet et le comité de pilotage.
La raison principale étant le fait qu'il montre une vue synthétique des indicateurs principaux d’un projet.
On pourra donc facilement comprendre l’état d’avancement du projet et les décisions à prendre.
Il est possible d’en faire des versions simplifiées (Flash report / Flash Dashboard) ou un peu plus complexes en fonctions des besoins et/ou de l’audience.
Nous avons mis à votre disposition plusieurs modèles vous permettant de vous familiariser avec les concepts.
Le tableau de bord Excel ou Powerpoint est une photo instantanée.
Si votre projet a besoin d’indicateurs en temps réels, nous vous conseillons de choisir un des excellents outils disponibles et assez faciles à mettre en place.
Même sans ces outils, n’hésitez pas à créer votre tableau de bord et à le maintenir.
C’est un petit effort comparé aux nombreux avantages qui vous permettent de visualiser plus vite un risque ou problème à résoudre, et donc à augmenter vos chances de succès.
Bonne chance !
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