Gestion des Equipes

La gestion d'équipe est une compétence clé qui détermine l'efficacité et la performance d'un manager.

En effet, le Management d'équipe efficace nécessite de bien la constituer au départ, de guider et motiver ses membres et les accompagner pour obtenir de bons résultats.

Voyons dans cet article les piliers d'une bonne gestion d'équipe ainsi que les erreurs à éviter.

Qu'est-ce qu'une équipe ?

Un groupe de personnes possédant un ensemble de compétences complémentaires requises pour mener à bien une tâche, un travail ou un projet.

Une équipe devient plus qu'un simple ensemble de personnes lorsqu'un fort sentiment d'engagement mutuel crée une synergie, générant ainsi des performances supérieures à la somme des performances de ses membres.

Dans une équipe la formule 2+2=4 n'est pas correcte, c'est plutôt la formule 2+2 >5 qui l'est.

Les 6 piliers de la gestion d'équipe

1) Choisir les bonnes personnes

Il est très important de savoir bien choisir les membres de l'équipe qu'on va gérer dans le cadre d'un projet, et ce, pour une meilleure fluidité du travail et de meilleurs résultats.

Que ce soit dans le cadre d'une équipe projet, ou d'un nouveau recrutement, les managers sont tenus à respecter certaines règles.

Dans le cadre d'un projet, un chef de projet doit :

• Définir au préalable l'ensemble des objectifs qui seront menés par son équipe projet
• Penser aux priorités et aux durées de réalisation pour définir ensuite ses besoins en ressources humaines et en compétences
• Allier les compétences d'un manager pour assurer la gestion efficace et rigoureuse de son projet, tout en incarnant celles d'un leader pour susciter l'adhésion de son équipe

Actuellement, un défi fréquent consiste à diriger des équipes aux compétences variées et d'origines culturelles diverses, tout en maintenant une livraison efficace des résultats des projets.

2) Motiver votre équipe

Un des rôles du manager est de faire progresser les membres de son équipe et les aider à obtenir de meilleurs résultats aussi bien dans l’opérationnel quotidien que dans les projets qu'il gère.

La motivation d'équipe, conjuguée à une vision positive et à des attentes élevées, peut déclencher l'effet Pygmalion, inspirant chaque membre à se surpasser pour atteindre des objectifs collectifs exceptionnels.

Pour favoriser un esprit d'équipe solide, il est crucial que chaque membre puisse non seulement s'ouvrir aux autres, mais aussi partager et échanger des idées de manière constructive.

Il est en effet très important de motiver son équipe au quotidien car leur réussite est la vôtre.

Soyez le catalyseur de votre équipe.

3) Guider votre équipe

Par définition, une équipe doit travailler pour un même objectif.

Définir clairement des objectifs et clarifier la ligne directrice du travail, instaure un climat positif et mène à de meilleurs résultats. 

N'oubliez pas que vos objectifs doivent toujours être SMART pour une meilleure performance.

Assurez-vous de guider votre équipe et de donner un sens à leur travail.

4) Résoudre les conflits

C'est normal que des conflits surgissent de temps à autre dans une équipe, et ce, pour de multiples raisons.

Une gestion d'équipe efficace reconnaît l'importance des différences culturelles.

Elle adopte des pratiques qui favorisent la compréhension mutuelle, la communication ouverte et la résolution proactive des conflits d'équipes locales ou multiculturelles.

Votre rôle en tant que manager est de résoudre ces conflits et de ne pas les laisser impacter le rythme de travail.

5) Évaluer la performance

Soutenez votre équipe au quotidien et offrez-leur la possibilité de se développer continuellement.

Évaluer leurs performances périodiquement permet de déceler les problèmes et de les résoudre, c'est l'occasion aussi de détecter les lacunes et de dresser des plans de développements pour y remédier.

Dans ce contexte, le modèle de Tuckman est très efficace.

Il permet d’avoir des clés essentielles pour transformer un groupe d'individus en une équipe performante.

6) Avoir les bons outils de gestion d'équipe

La gestion d’équipe peut être parfois très complexe.  

Chaque humain étant unique avec une éducation, une culture, des principes et des émotions diverses, les réunir pour une vision commune demande de bien s’équiper.  

Le manager a, heureusement, accès à des outils et méthodes pour l’aider dans ce défi. 

1) Le calendrier collaboratif pour la gestion du temps

Lorsque vous réunissez une équipe autour d’un projet, l’une de vos ressources les plus importantes est votre temps. 

Il est indispensable que chaque membre de l’équipe soit informé des délais et des dates importantes. 

Le manager d’équipe ainsi que les autres collaborateurs doivent pouvoir consulter aisément la disponibilité de chacun.

Vous pourrez vous en servir pour gérer la charge de travail de chacun.

Vous avez des solutions telles que Google Calendar, Doodle, Outlook Calendar qui sont très efficaces pour votre gestion du temps. 

2) Un gestionnaire de tâches approprié

En gestion d’équipe, votre outil de gestion des tâches doit être synchronisé avec votre calendrier.

Il clarifie pour chaque membre de votre équipe, ses tâches, les délais, les ressources, les livrables et facilite le suivi. 

L’outil à utiliser dépendra de la taille de votre équipe, des ressources nécessaires et des besoins de votre équipe. 

Assurez-vous de le garder simple et compréhensif pour chaque membre de votre équipe. 

La majorité des solutions de gestion de projet telles que Trello, Project Manager, Monday, Asana intègrent cet outil. 

3) Un cloud pour les ressources

On ne compte plus le nombre de fois où un projet a été ralenti parce qu’une ressource a été perdue par un collaborateur. 

Pour éviter ce genre de situation, le rôle du manager est d’intégrer efficacement une solution pour héberger les ressources dans le cloud. 

Généralement, ces solutions permettent aussi de synchroniser automatiquement certains types de documents.

Ainsi, on évite la confusion avec plusieurs versions d’un même document. 

Parmi les solutions de cloud les plus utilisées, vous avez Google Drive, OneDrive, Dropbox, Sync, pCould. 

4) Les outils de communication appropriés

Une gestion d'équipe efficace se base sur une communication interpersonnelle solide.

Quand faut-il préférer un mail ou un tchat à un appel téléphonique ? 

Ici, le rôle du manager est de bien définir les canaux de communication à utiliser selon le contexte et l’information à passer. 

Vous pouvez par exemple privilégier les canaux écrits (mail, tchat) pour les conversations qui doivent être traçables.

Pour un échange plus rapide, un appel direct ou un face à face sera plus efficace. 

N’hésitez pas à consulter votre équipe afin d’établir ensemble des processus de communication avec lesquels ils seront à l’aise et productif. 

3 pièges à éviter pour bien gérer une équipe

1) Négliger la qualité de vie au travail

C’est une évidence, mais souvent négligée par certains managers dans leur gestion d’équipe.

Si vous souhaitez que votre équipe soit impliquée et productive, veillez à les mettre dans de bonnes conditions de travail. 

Vous pouvez travailler sur l’amélioration de ces 9 éléments pour améliorer votre gestion d’équipe, grâce à : 

• une bonne relation entre tous les membres de l’équipe
• un plan de communication clair
• un bon rapport de confiance
• des ressources et outils de travail appropriés
• un cadre de travail confortable et inspirant
• des activités de team building
• une bonne organisation interne
• la possibilité d’évoluer professionnellement pour chaque membre
• un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

Donnez à chaque membre le respect et démontrez la reconnaissance qu’il mérite. Vous éviterez ainsi les frustrations et les rancœurs. 

Ce faisant, vous minimisez les risques de frustrations et de rancœurs qui peuvent, à terme, mener au burnout. 

Podcast - Prévenir et surmonter un burnout

Dans ce podcast, nous abordons cette dynamique plus en détail, en mettant l'accent sur les déclencheurs d'un burnout ainsi que les stratégies de prévention :

2) Avoir des attentes irréalistes

En tant que manager, vous devez éviter de créer un stress inutile dans votre équipe. 

Comme recommandé précédemment, vos objectifs doivent être SMART et donc réalistes. 

3) Ne pas montrer l'exemple

Vous êtes le leader dans votre équipe et comme on le dit : «  La charité bien ordonnée commence par soi-même ».

Si vous réclamez la ponctualité à votre équipe, soyez toujours ponctuel. Si vous exigez le professionnalisme, soyez le plus professionnel de l’équipe. 

Dans ce contexte, il est important de noter que vos équipes changent de profil, car il y a une nouvelle génération qui les alimente.

Ne pas savoir comment engager, motiver et retenir cette génération constitue également une erreur à éviter lors de votre gestion d'équipe.

Conclusion

La gestion d’équipe prend en compte de nombreux aspects. 

Le rôle du manager est de commencer par bien choisir les membres de l’équipe, savoir les motiver suffisamment, les guider quand il est nécessaire, résoudre les éventuels conflits entre les membres et les évaluer régulièrement. 

Dans cet exercice, des outils et méthodes tels que le calendrier collaboratif, le gestionnaire de tâches, le cloud, les outils de communication vous seront d’une grande utilité. 

Toutefois, même avec les outils les plus efficaces, le manager peut fausser la gestion de son équipe s’il ne développe pas une bonne qualité de vie sûre au travail. 

Vos attentes doivent être réalistes et vous devez être le premier à inspirer les autres membres en montrant le bon exemple.