Vous venez de recevoir un nouveau projet à piloter pour lequel les équipes sont localisées dans plusieurs pays différents, parlant des langues différentes et réparties sur plusieurs fuseaux horaires !
Comment gérer au mieux cette situation, en maintenant une dynamique de réunions et de communication efficace ?
Plusieurs dimensions méritent une attention particulière :
- la prise en compte des différences culturelles,
- le multilinguisme qui façonne les échanges quotidiens,
- la coordination entre des fuseaux horaires éloignés,
- la préparation et l’animation de réunions qui mobilisent réellement l’ensemble des participants.
L’article qui suit propose des repères concrets pour aborder chacune de ces dimensions.
L’approche multiculturelle
Évidemment, l’un des points essentiels est de se préparer à la communication en milieu multiculturel.
Il existe également des modèles et des sites qui peuvent vous aider :
Il ne faut cependant pas surestimer cet aspect !
Il existe des différences, mais vous trouverez également des similarités.
Vous vous trouverez parfois plus aligné avec un collègue à l’autre bout du monde qu’avec un autre dans la salle voisine.
Cela dit, attention aux stéréotypes, aux idées reçues !
Vous devez être efficace dans la conduite de réunions multiculturelles, c’est une histoire de personnes.
Votre expérience en gestion de projets, en analyse des parties prenantes, en communication et en gestion des conflits constitue déjà un socle solide pour y parvenir.
Rappelons les points essentiels :
1) Analyse des parties prenantes
C’est un sujet à traiter dans tous les projets.
Dans le cas d’un projet international, il est important d’y apporter plus d’attention, plus de détails.
Ajoutez des informations telles que :
- Les langues parlées et leur niveau de maitrise
- L’expérience à l’international
- L’endroit où se trouve le local de travail : usine, bureau, etc. ainsi que quelques éléments concernant le rythme de travail
- Les principaux jours fériés et les périodes de vacances
- La manière dont les décisions sont habituellement prises
2) Plan de communication
Outre les informations classiques d’un plan de communication : type de communication, fréquence, médias, il est bon de confirmer quelles seront les langues de travail, dans le cas où la langue écrite est différente de la langue d’échange orale.
Il est également important d’informer les limites de travail de chacun, comme le droit à la déconnexion en Europe par exemple.
Notez que ce concept pourra paraître étrange pour certains, les envois d’email pendant le W-E pouvant être considérés comme normaux.
N’oubliez pas également que dans certains pays, WhatsApp est un moyen de communication incontournable, alors qu’en France, il existe parfois des réticences.
3) Mise en place d’un système collaboratif de gestion de documents et d’activités
Dans la mesure où la fenêtre d’horaires communs peut être réduite à quelques heures par semaine, il est essentiel d’avoir un endroit pour stocker les documents de projets accessibles à tous, à n’importe quelle heure.
Rien de pire que de devoir attendre qu’un collègue arrive au bureau le matin pour travailler sur un document, surtout s'il y a 6 heures de décalage horaire !
Pour éviter ces pertes de temps, il est essentiel de structurer l’espace documentaire à l’aide d’une nomenclature claire : noms de fichiers explicites, versions datées, arborescence logique partagée. C’est une base pour gagner en efficacité et limiter les frictions.
Le multilinguisme
À partir du moment où votre équipe est disséminée dans le monde, la probabilité qu’elle soit composée de personnes de langues maternelles différentes est grande.
En rappelant que la gestion de projet est constituée d’au moins 50% de communication, le sujet de la langue est donc essentiel.
1) L’anglais – un outil de travail plus qu’une langue ?
Comme je l’ai déjà écrit dans un billet, en reprenant une formule de l’explorateur Jean-Louis Etienne, l’anglais est aujourd’hui plus un outil de travail, de communication qu’une langue.
En effet, la plupart des gens apprennent l’anglais pour communiquer, pour des raisons professionnelles, plus que pour la culture ou la littérature anglo-saxonne.
Et il est important de distinguer plusieurs niveaux de maîtrise de l’anglais :
- Niveau 1 : Être réellement « fluent » ou bilingue. C’est s’exprimer sans effort dans la langue de Shakespeare, interagir sans problème avec des natifs, qu’ils viennent du Texas, de la Nouvelle-Zélande ou même de Singapour.
- Niveau 2 : Avoir un Anglais courant et être habitué à dialoguer efficacement avec d’autres personnes, le plus souvent non natifs eux-mêmes
- Niveau 3 : Avoir un anglais plutôt qualifié de scolaire. Une réunion d’une heure en anglais vous laisse à plat et vous avez une forte tendance à rechercher vos mots. Des accents Indiens ou de certains états des USA restent encore peu compréhensibles !
Dans le troisième cas, « so sorry » si j’ose dire, mais cela sera très difficile d’animer correctement des réunions et piloter un projet :
- Le manque d’aisance, le manque de maîtrise dans la communication entraîne immanquablement un manque de crédibilité.
- Le risque d’erreur de communication est grand, ce qui peut avoir des connaissances non négligeables
- L’énergie dépensée pour chaque interaction épuise rapidement.
En conclusion, soit vous investissez sérieusement dans la maîtrise de l’anglais, soit vous vous tournez vers le pilotage de projet dans une langue que vous maitrisez.
Dans le premier cas, "so far, so good", l’aisance existe et un monde d’opportunité s’ouvre à vous, en sachant que l’on peut constamment progresser.
Dans le second cas, il est important de se sentir à l’aise même si l’on n’est pas complètement bilingue. Les autres ne le sont pas non plus !
Il faut donc en profiter pour s’améliorer, enrichir son vocabulaire pour s’orienter petit à petit vers le deuxième scénario !
2) La ou les langues de travail
Lorsque vous travaillez dans une multinationale, dans l’immense majorité des cas, la langue "officielle" est l’anglais.
Toutefois, vous pouvez avoir à gérer un projet dans une région ou la langue commune aux membres de l’équipe est différente : espagnol, portugais, français, arabe ou autre.
Dans ce cas, un conseil : utilisez une langue pour les échanges oraux, et une autre pour l’écrit et les comptes-rendus !
Le cas de l’Amérique du Sud
Pour des raisons sans doute linguistiques, et également culturelles, les Brésiliens, parlant nativement le portugais, comprennent « naturellement » l’espagnol à 60-70 %.
L’inverse n’est pas vrai pour les hispaniques. De ce fait, il est très courant que les réunions se fassent dans un espagnol, parfois assez proche du portunhol (mélange d’espagnol et de portugais), de manière efficace.
Ensuite, les comptes-rendus s’écrivent en anglais, facilitant à la fois la confirmation de la compréhension et la divulgation à d’autres personnes.
3) Les outils de transcription et les apports de l’IA
Comme vous le savez tous, la plupart des outils d’audio et de visioconférence proposent des outils de transcription. Ou vous pouvez également utiliser des outils annexes.
Toujours est-il qu’aujourd’hui, il est possible d’obtenir une transcription écrite, dans plusieurs langues, d’une interaction orale ou visuelle.
De nombreux avantages :
- La possibilité, pour l’organisateur de la réunion, de se concentrer sur l’animation des échanges, sans avoir à prendre des notes ou désigner un "scribe".
- La possibilité de transcrire la réunion dans la langue de son choix.
- L’utilisation conjointe d’outils d’IA qui peuvent extraire très rapidement les points essentiels de la réunion, les décisions prises et les actions à réaliser.
N’oubliez pas de demander l’autorisation aux participants de transcrire la réunion, de la même manière que cela se fait pour un enregistrement.
4) Les nouveaux outils de traduction
Aujourd’hui, Zoom, Google Meet, WebEx, Microsoft Teams proposent des fonctionnalités de traduction audio en temps réel.
Autrement dit, vous parlez en français et votre interlocuteur vous écoutera dans la langue de son choix.
C’est assez bluffant !
Il est encore tôt pour avoir un retour d’expérience complet, néanmoins prenez en compte les points suivants :
- C’est évidemment un outil qui facilite la communication entre les humains et crée des possibilités d’inclusion. Il n’est plus nécessaire de maîtriser une ou plusieurs langues pour interagir avec d’autres nationalités.
- Faites en sorte, dans un tel contexte, de parler de manière objective et précise, évitant les tournures colloquiales, les plaisanteries ou les jeux de mots. En effet, il n’est pas garanti que cela sera traduit correctement
- Continuez à reformuler, à vérifier que le ou les messages sont bien passés.
- Validez les échanges par des comptes-rendus dans une langue commune, voire multilingue
- Appuyez-vous sur des supports visuels (slides, schémas).
- Utilisez des outils de traduction ou de sous-titrage.
La gestion des fuseaux horaires
Lorsque les équipes sont réparties aux quatre coins du monde, la gestion des fuseaux horaires devient un enjeu incontournable.
Pour les habitants des USA, c’est assez logique, évident, leur pays étant découpé en 4 fuseaux sur le continent.
Sans parler des Russes qui vivent avec 11 fuseaux horaires !
Pour la Communauté Européenne, c’est moins évident, malgré son étendue territoriale, n’a essentiellement qu’un fuseau, à l’exception du Royaume-Uni, de l’Irlande, du Portugal et de l’Islande.
1) Organiser la coordination entre plusieurs zones horaires
La coordination commence par une cartographie précise des fuseaux horaires de chaque membre de l’équipe.
On ne travaille pas dans la supposition.
Chaque ville à son fuseau, et également son horaire d’hiver/d’été, nous y reviendrons plus tard.
Ensuite, utilisez des outils tels que World Time Buddy, time.is, time zone ninja ou every time zone.
Une fois cette cartographie réalisée, vous pouvez vous appuyer sur les principaux codes horaires standards :
Code | Signification | Décalage UTC | Heure locale | Villes principales |
|---|---|---|---|---|
CEST | Central European Summer Time (Paris) | UTC+2 | 2025-09-08 06:40:37 | Paris, Berlin, Rome |
PDT | Pacific Daylight Time (Ouest USA) | UTC-7 | 2025-09-07 21:40:37 | Los Angeles, San Francisco, Seattle |
MDT | Mountain Daylight Time (Rocheuses USA) | UTC-6 | 2025-09-07 22:40:37 | Denver, Calgary, Salt Lake City |
CDT | Central Daylight Time (Centre USA) | UTC-5 | 2025-09-07 23:40:37 | Chicago, Dallas, Winnipeg |
EDT | Eastern Daylight Time (Est USA) | UTC-4 | 2025-09-08 00:40:37 | New York, Toronto, Atlanta |
UTC | Temps Universel Coordonné | UTC+0 | 2025-09-08 04:40:37 | Reykjavik, Accra, Dakar |
BST | British Summer Time (Royaume-Uni) | UTC+1 | 2025-09-08 05:40:37 | Londres, Manchester, Birmingham |
MSK | Moscow Standard Time | UTC+3 | 2025-09-08 07:40:37 | Moscou, Saint-Pétersbourg, Minsk |
IST | India Standard Time | UTC+5.5 | 2025-09-08 10:10:37 | New Delhi, Mumbai, Bangalore |
JST | Japan Standard Time | UTC+9 | 2025-09-08 13:40:37 | Tokyo, Osaka, Hiroshima |
CST | China Standard Time | UTC+8 | 2025-09-08 | Shanghai, Beijing, Guangzhou |
Quelques commentaires :
- UTC+0 correspond à un fuseau horaire à l’ouest du Royaume uni, suivi par l’Islande et certains pays d’Afrique de l’Ouest.
- Attention aux dénominations américaines : MDT/MST : Mountain Daily Time et Mountain Standard Time : Heure d’été / Heure D’hiver.
- Il existe quelques ambiguïtés dans cette codification comme CST : China Standard Time ou Central Standard Time, particulièrement en hiver.
Notez qu’en Inde, vous avez des "demi" fuseaux horaires.
Heure d’été, Heure d’hiver / Hémisphère nord et Hémisphère sud !
Attention, la plupart des pays, mais pas tous, utilisent le concept d’horaire d’été et d’horaire d’hiver.
Conséquences :
- À des dates différentes, certains de vos interlocuteurs vont changer d’heure.
- Dans l’hémisphère nord, cela ira dans un sens, dans l’hémisphère sud dans l’autre, ce qui pourra créer 2 heures de différences supplémentaires entre certaines personnes ou au contraire deux heures de moins.
La principale conséquence de ces changements est une belle confusion dans les agendas de chacun.
En effet, l’heure de ladite réunion reste la même dans le calendrier de l’organisateur, mais se décale dans celui des autres, créant en général des conflits avec d’autres réunions existantes.
Voici des exemples de changement d’heure utilisant World Time Buddy :
- Changement d’heure Paris : dimanche 26 octobre 2025
- Pas de changement d’heure à Brasilia
- Changement d’heure New-York : le dimanche 2 novembre 2025
- Pas de changement d’heure à Bangkok
- Changement d’heure Santiago : dimanche 7 septembre 2025
Une réunion organisée par une personne de Paris le mardi 2 septembre.
Une réunion organisée par une personne de Paris le mardi 9 septembre.
Santiago a changé d’heure.
Étant dans l’hémisphère sud, c’est une heure de moins.
Une réunion organisée par quelqu’un de Paris le mardi 21 octobre
Même chose que le 9 septembre
Changement d’heure en Europe le 26 octobre
La réunion a toujours lieu à 14 h 00 à Paris, mais une heure plus tard dans les autres pays
New-York change d’heure le 2 novembre. La réunion en question revient bien à 8 h 00.
2) Adapter les réunions aux écarts horaires extrêmes
Des écarts horaires importants exigent une planification souple, en alternant les horaires de réunion selon les préférences de chacun et les règles locales de travail.
Prenons le tableau ci-dessus :
Si vous avez quelqu’un basé à Los Angeles en PDT, un autre à Paris (CEST) et un dernier à Tokyo (JST), vous avez une étendue de -7 ⇾ +9, c'est-à-dire 16 heures de différence avec une personne à peu près au milieu.
Donc impossible d’organiser une réunion sans qu’une personne n’ait soit à se lever très tôt, soit à se coucher tard.
Dans ce cas, plusieurs approches :
- Tout d’abord, vérifiez les politiques RH et les lois du travail : en fonction des pays, des entreprises et des contrats de travail, le fait de travailler en dehors des horaires commerciaux est possible ou pas.
- Ensuite, vérifiez auprès des membres de l’équipe les préférences : certains sont lève-tôt, d’autres acceptent facilement de travailler en fin de soirée.
- Et enfin, pour que cela ne soit pas toujours les mêmes ; prévoyez un "roulement" des horaires de réunion pour répartir l’effort entre tous. Par exemple, si c’est une réunion hebdomadaire, la faire deux fois par mois à un horaire, deux fois par mois à un autre.
3) Favoriser les échanges asynchrones
Quand la zone horaire commune est réduite, il faut réserver ce créneau aux échanges essentiels en direct et transférer le reste en mode asynchrone.
Ensuite, chacun travaille « dans son coin ».
Pour que la communication continue à être efficace, il faut donc privilégier les échanges asynchrones, essentiellement l’e-mail ou les messages vocaux, voire vidéos.
Mettez également à disposition des environnements documentaires partagés et incitez à travailler sur des documents communs plutôt que sur des annexes email.
La préparation et l'animation des réunions
On l’oublie parfois, mais une réunion doit être préparée et animée de manière structurée.
Encore plus en contexte multiculturel.
Rappelons dans les lignes à suivre ces principes.
1) Préparation
Revenons à la base :
- Définir clairement le sujet et les objectifs de la réunion
- Choisir soigneusement les participants de la réunion
- Définir correctement l’heure de la réunion, en fonction des disponibilités de chacun (voir le chapitre à ce sujet)
- Envoyer les documents de support
- Confirmer la ou les langues d’échanges ainsi que la langue de transcription
2) Animation inclusive
Plus que dans un contexte classique, il faut faire en sorte que chacun puisse s’exprimer.
La timidité est augmentée lorsque l’on ne maîtrise pas bien la langue d’échange.
De plus, certaines cultures ne favorisent pas la prise de parole en public, même au sein d’un petit comité.
Quelques astuces :
- Structurez les tours de parole.
- Choisissez des ice breakers adaptés aux cultures.
- Recueillez du feedback régulièrement.
- Autorisez les échanges dans d’autres langues lorsque cela facilite la compréhension, permet d’obtenir plus de détails, en ayant certains membres de l’équipe jouant le rôle de traducteur.
- Favorisez un climat de sécurité psychologique pour que chacun ose partager ses idées, condition essentielle pour libérer la créativité collective.
Attention aux "Oui" et aux approbations "superficielles"
Dans certaines cultures, il est considéré comme indélicat, voire mal poli de dire non ou de montrer son désaccord. Vos interlocuteurs vous diront donc « oui », et vont paraître d’accord avec vous.
En fait, le « oui » signifie seulement que le message est reçu ou compris, mais pas obligatoirement qu’il est accepté !
N’oubliez donc pas de reformuler, de confirmer plus tard la compréhension, l’accord pour éviter les malentendus. Il y a parfois un travail de décryptage à effectuer.
Si vous avez un doute, et considérez que certaines personnes devraient participer plus, qu’elles ont de la valeur à apporter aux échanges, n’hésitez pas à les contacter APRÈS la réunion pour obtenir leur point de vue.
3) Envoi d’une synthèse post-réunion avec actions
Cela paraît une évidence, mais cela n’est pas toujours fait : un compte rendu de réunion clair et précis dans la langue commune, avec plan d’action en définissant des objectifs et responsables.
C’est une opportunité pour chacun de confirmer sa compréhension et son accord sur le contenu de la réunion.
C’est également une opportunité d’apporter des informations et commentaires supplémentaires.
Conclusion
L’animation de réunions en contexte multiculturel est une des facettes de cette passionnante aventure que sont les projets internationaux.
Cela reste de la gestion de projet, donc des interactions avec des hommes et des femmes, en utilisant des techniques et des procédures qui font partie des méthodologies connues, en ajoutant une composante culturelle pour mieux tirer parti de cette richesse qu’est la diversité !
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