Agile est une approche de gestion de projet qui s'appuie sur des délais de livraison de fonctionnalités courts, l'adaptabilité des équipes et l'itération.
L’approche agile s’adapte donc rapidement aux changements et tend à maximiser l’efficacité du travail d’équipe.
Dans le cadre Scrum, le rôle de chef de projet n’est pas prévu dans le framework.
Pourtant, de nombreuses entreprises conservent ce rôle pour des besoins stratégiques comme la gestion des parties prenantes et l’alignement des objectifs.
Comment alors s’articule la collaboration avec l’équipe Scrum, notamment avec le Scrum Master, sans chevauchement ?
Cet article examine les rôles et qualités du chef de projet dans des contextes hybrides, où pratiques agiles et traditionnelles coexistent.
Le chef de projet dans un contexte agile
Même si le rôle d’un chef de projet dans un contexte agile peut prêter à confusion, il est essentiel de bien le définir.
Traditionnellement, le chef de projet s’occupe du projet du début à la fin en planifiant, organisant, dirigeant et contrôlant la bonne exécution.
Ce qui est un peu contraire à la philosophie d’un projet agile où les équipes sont autonomes.
Dans un contexte agile ou hybride, le rôle du chef de projet doit évoluer pour ne pas faire le même travail qu’un Scrum Master.
Prenons par exemple le guide Scrum : le terme “chef de projet” n’est pas spécifiquement utilisé.
Le choix de ne pas utiliser le terme “chef de projet” dans Scrum ou dans les projets agiles en général est délibéré.
Il vise à favoriser l’autonomie des équipes et la collaboration entre les différents membres.
Le fait d’avoir un chef de projet dans un contexte agile ou hybride reste intéressant.
À condition tout d’abord de bien définir les différents rôles pour éviter le chevauchement avec le Scrum Master ou d’autres rôles Agile.
En délimitant les différents rôles entre chef de projet et Scrum Master, nous pouvons dire que :
Le Scrum Master :
- Travaille sur le cadre Scrum en le facilitant et en assurant que l’équipe suit bien les bonnes pratiques agiles.
- Peut aussi résoudre les problèmes de tous les jours entre les membres de l’équipe
Le Chef de projet :
- Assure un rôle plus stratégique en se concentrant sur les aspects externes du projet. Par exemple : la gestion des ressources, la communication et l’alignement avec les objectifs définis par le Top management de l’entreprise
Les rôles d’un chef de projet agile
Maintenant que nous avons défini et compris le rôle d’un chef de projet dans un contexte agile, voyons ce qu’un chef de projet peut faire différemment d’un Scrum Master :
1) Communiquer avec les parties prenantes
L’un des principaux rôles d’un chef de projet Agile est de communiquer avec les parties prenantes.
L’impact de la communication est parfois minimisé dans les projets aux dépens de tâches plus techniques.
Mais avoir un climat de confiance au sein de l'équipe permet à chaque membre de se sentir à l’aise pour partager ses idées et préoccupations.
Le chef de projet devra :
- Identifier les parties prenantes : créer une cartographie des parties prenantes, qui sont-elles ? Quels sont les intérêts de chacun et leur niveau d’influence. Ceci permettra au chef de projet de créer la matrice intérêt-pouvoir
- Définir un plan de communication : en déterminant les messages clés à transmettre ainsi que le choix des canaux de communication les plus adaptés en fonction de la matrice des parties prenantes
- Organiser les réunions régulières : telles que les réunions de lancement pour présenter le projet et recueillir les attentes. Ou alors les réunions de suivi pour faire le point et répondre aux interrogations des parties prenantes. L’organisation de la réunion de clôture fait partie aussi des tâches du chef de projet.
2) Faire monter en compétences l’équipe
Visionnaire et fédérateur, le chef de projet possède une vision plus globale du projet.
Il pourra alors anticiper les efforts de formation à venir en fonction des compétences des uns et des autres.
En collaborant avec le Scrum Master, le chef de projet va pouvoir identifier les forces et les faiblesses des membres de l’équipe Agile.
Le chef de projet devra soutenir les initiatives de formation, en facilitant l’accès à la formation et en proposant des sessions de coaching qu’il pourra animer.
Il pourra également demander le renforcement de l’équipe par des compétences nécessaires à la réussite du projet.
La responsabilité de la montée des compétences doit se faire en adéquation avec le Scrum Master et en se partageant les responsabilités.
3) Encourager la prise de décision
Avec la mise en place par le chef de projet d’une communication transparente et d’un climat de confiance, les équipes seront encouragées à s'auto-organiser.
Et c'est l’un des principes des équipes agiles.
Le chef de projet doit utiliser son style de leadership plutôt que son style de direction pour définir le cadre général des décisions à prendre.
Il doit également aligner les objectifs de l’équipe avec ceux de l’organisation.
Le chef de projet doit aussi faciliter la prise de décision et prendre lui-même les décisions stratégiques qui ont un impact significatif.
Il ne faut pas oublier de célébrer les réussites pour reconnaître et valoriser les initiatives de prise de décisions.
4) Coordination inter-équipes
La coordination entre les différentes équipes est essentielle surtout si le projet est complexe.
Dans ce contexte, le chef de projet joue un rôle de facilitateur pour mettre en place un mécanisme de collaboration efficace.
Cela inclut des pratiques telles que le travail asynchrone ou le partage d’informations nécessaires à la bonne exécution du projet.
Le chef de projet, en tant que chef d’orchestre, doit assurer la coordination entre les différentes parties du projet pour aller dans la même direction.
La coordination des équipes comprend aussi la gestion d’éventuels conflits.
Ainsi, le chef de projet devra identifier les sources du conflit, favoriser la communication et trouver les solutions.
Les qualités d’un chef de projet agile
Un chef de projet agile n’est pas là pour relever les compteurs.
Le chef de projet doit avoir des qualités essentielles à la réussite de ses projets.
Au-delà des connaissances techniques de la méthodologie agile, le chef de projet doit avoir des qualités interpersonnelles et organisationnelles (Soft Skills).
1) Ouverture d’esprit
Le chef de projet ne doit pas être rigide.
Le chef de projet doit pouvoir accepter de nouvelles idées pour le projet, ainsi que des perspectives ou de nouvelles méthodes de travail.
Ainsi, il favorise l’environnement de travail collaboratif indispensable à la réussite du projet.
L’acceptation du changement est un pilier de la gestion des projets Agile.
Découvrez dans cet article les stratégies pour surmonter la résistance face à une transformation Agile..
2) Leadership
Diriger une équipe n’est pas considéré comme du leadership.
Le leadership est une inspiration de confiance qui va automatiquement motiver les membres de l’équipe.
Le chef de projet doit être présent et se positionner en première ligne lors des difficultés.
Mais il devra aussi savoir quand s’éclipser pour laisser l’équipe rayonner.
Un chef de projet devra également gérer les conflits.
Enfin, il lui arrivera de prendre des décisions difficiles, parfois dans l’intérêt du projet.
3) Communication
Souvent oublié, mais la communication est fondamentale pour le chef de projet agile.
Savoir communiquer, c'est savoir écouter tout d’abord.
Ensuite, il faut savoir répondre pour transmettre de manière claire et précise les informations relatives au projet.
Une bonne communication du chef de projet permet de prévenir les malentendus et d’assurer que le projet se déroule selon les attentes des différentes parties prenantes.
4) Analyse
Savoir analyser les données et les informations du projet d’une manière permanente permettra au chef de projet d’instaurer de l’amélioration continue.
En mettant en place les KPI nécessaires, le chef de projet pourra mesurer le succès du projet et s’aligner avec les objectifs.
L’approche analytique permet au chef de projet de prendre des décisions informées et d'ajuster la stratégie du projet en temps réel.
Conclusion
Dans un contexte de projet agile, une collaboration efficace entre le chef de projet et le Scrum Master est donc essentielle pour garantir la réussite du projet.
C'est aussi nécessaire pour que le chef de projet n’ait pas un rôle de doublon du Scrum Master.
En collaborant ensemble, le chef de projet et le Scrum Master doivent avoir la même vision claire des objectifs du projet, ainsi que la connaissance du rôle de chacun.
Le Scrum Master est un facilitateur et un coach agile qui doit se concentrer sur l’équipe et le processus agile.
Le chef de projet, quant à lui, se concentre sur l’objectif stratégique.
En définissant la vision et en gérant les parties prenantes et les risques, le chef de projet agile se positionne comme un véritable pilote de la stratégie projet.
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