Le travail à distance s’est imposé dans de nombreuses entreprises, qu’il s’agisse d’équipes dispersées géographiquement, de collaborateurs en mission ou d’un fonctionnement hybride.
Si les responsabilités des managers et chefs de projet restent les mêmes qu’en présentiel, le distanciel impose une adaptation des pratiques pour assurer une communication fluide, maintenir la cohésion d’équipe et piloter efficacement les projets.
Comment souder une équipe géographiquement dispersée ? Comment communiquer efficacement en mode distanciel ?
Comment piloter des projets avec des équipes qui n’ont pas encore travaillé ensemble ? Comment accompagner son équipe à distance pour atteindre les objectifs et favoriser son développement ?
Autant de questions auxquelles doivent faire face les managers et chefs de projet.
Cet article explore les bonnes pratiques essentielles pour réussir la gestion d’équipe et le pilotage de projet à distance.
Comment réussir une gestion d'équipe à distance ?
Voici les 6 bonnes pratiques essentielles pour manager efficacement une équipe à distance :
1) Adapter son management au contexte du travail à distance
Selon les entreprises, le distanciel peut recouper des réalités multiples et diverses.
Par exemple, les équipes dispatchées sur des lieux géographiques distants, équipes nomades (en mission), équipes en mode hybride ou full télétravail, qui a d’ailleurs connu une forte progression depuis la crise Covid.
1.1) Les responsabilités et la visibilité en distanciel
Quels que soient les cas :
- Pour le manager ou le chef de projet, les responsabilités envers les collaborateurs sont les mêmes que dans le cadre du présentiel.
- Pour les collaborateurs, il conviendra de rester moteur, motiver dans ces actions, sur les projets
- Et pour l’ensemble, réussir les missions confiées en « restant visible » alors que le présentiel n’est plus la règle
Au final, pour communiquer, mobiliser les équipes, piloter des projets, atteindre les objectifs assignés, la relation est à repenser.
1.2) Les aspects du management d'équipe à distance
Concernant le management d’une équipe, cela implique deux aspects distincts :
- Le management des ressources (recrutement, rémunération, évaluation), qui se fait souvent en collaboration avec les RH.
- Le management opérationnel, qui englobe la fixation des objectifs, l’animation de l’équipe et la gestion des projets.
Si le manager, du fait de son rôle hiérarchique, intervient sur l’ensemble de ces sujets, le chef de projet doit lui aussi adapter ses pratiques pour piloter efficacement en distanciel.
L’un comme l’autre doivent revoir leurs modes d’interaction et de suivi pour assurer la fluidité du travail et l’engagement des collaborateurs.
2) Instaurer un cadre de travail et prévenir les risques psychosociaux
Que l’on soit, ou non, en distanciel, les règles de fonctionnement (horaires, pause, droit à la déconnexion) doivent s’appliquer à l’identique.
Il conviendra alors d’impulser cela auprès des équipes.
Ensuite, il faut s’assurer que les équipements (local, matériel) dont dispose le collaborateur soient adaptés pour travailler, dans des conditions équivalentes à celles offertes par les locaux d’une entreprise.
En complément, le manager devra également avoir une attention toute particulière concernant la prévention des risques psychosociaux (RPS).
En effet, à distance, il est plus complexe de se rendre compte des difficultés qui peuvent en découler.
Pour cela, il devra ne pas hésiter à inciter les collaborateurs à distance à s’exprimer, ouvertement, sur leur état de bien-être ou non.
3) S’appuyer sur des outils collaboratifs adaptés
Les nouvelles technologies sont un atout pour que tous puissent assurer leurs rôles.
Ainsi, les applications de type web permettront de communiquer au travers des visioconférences, et permettront de partager en mode collaboratif.
3.1) Pour les échanges entre collaborateurs
Les collaborateurs pourront également interagir et partager, entre eux, leurs bonnes pratiques en utilisant ce type d’outils.
Les outils asynchrones (exemple mails) sont également un apport complémentaire.
Le manager ou le chef de projet sera alors amené à définir les canaux de communication propre à chacun des besoins qui se présentent dans la vie de l’équipe et des projets.
3.2) Pour le suivi des projets
Enfin, optez pour un logiciel dédié, en mode cloud, pour la gestion de projets.
Cela permettra à chacun de gérer ses tâches, les livrables, en étant informé des délais attendus.
Le chef de projet pourra suivre l’avancement des réalisations, piloter les délais, coûts, et reporter les décisions issues des comités projets.
Et chacun des membres peut également participer en distanciel via les outils collaboratifs.
ProjectChef est conçu pour vous offrir une vision claire et structurée de l’avancement de vos travaux.
L'IA semble prometteuse pour simplifier la mise à jour du projet et soutenir la prise de décision.
Elle pourra être d'autant plus efficace, si les équipes maîtrisent déjà les outils collaboratifs de gestion de projet.
4) Construire la confiance et favoriser l’engagement
Ce qui est indispensable pour performer, à savoir créer de la confiance, donner du sens, prend alors une dimension toute particulière en mode distanciel. Et ce, que ce soit pour le manager ou le chef de projet.
Pour cela, la délégation et l’évaluation au travers de points réguliers (incluant reporting) sont à organiser.
En effet, il ne s’agit pas de penser qu’il faille tout contrôler du quotidien pour l’atteinte des objectifs.
C’est également en aidant les collaborateurs sur « leurs visions des sujets » que cela renforcera les liens nécessaires pour la confiance et donner du sens aux missions.
Cela facilitera également l’appropriation des sujets par le collaborateur, et le fait qu’il se responsabilise pleinement pour la réalisation.
La fréquence des feed-back positifs, comme le fait de valoriser les contributions, d’être dans le participatif pour évoquer de manière constructive les axes d’amélioration, facilitera aussi cette relation malgré le distanciel.
5) Assurer une présence active et une réactivité adaptée
Les points à la machine à café, ou le vis-à-vis au cours de la journée tel qu’ils se pratiquent en présentiel, ne sont plus possibles ainsi en distanciel.
Pour autant, cela ne doit pas donner lieu à l’adage « loin des yeux, loin du cœur ».
Par conséquent, le manager ou le chef de projet doit avoir une attention toute particulière quant aux sollicitations des membres de l’équipe, il doit se montrer joignable, aller également à l’encontre des collaborateurs.
5.1) Maintenir des échanges réguliers et efficaces
Des créneaux horaires peuvent être précisés pour cela.
En cas de difficultés du quotidien ou lors de la réalisation des missions, il devra également gérer et épauler, dans un délai bref, permettant « de gommer » l’aspect distanciel.
Des rendez-vous à distance, qu'ils soient individuels ou collectifs, devront être organisés en fonction des sujets à traiter.
En cas de différences d'impératifs horaires, il sera néanmoins essentiel de planifier des points communs sur des créneaux qui se chevauchent.
Si nécessaire, des « rendez-vous tournants » pourront être mis en place afin de s’adapter aux disponibilités de l’équipe.
6) Gérer la relation client à distance
Dans le cadre de projets à délivrer à des clients, il sera également nécessaire de gérer la relation client.
Et, au-delà du chef de projet, celle-ci nécessite que l’équipe contribue fortement sur ce point selon les livrables à réaliser.
Par exemple :
Dans le cadre du déploiement d’un E.R.P, la gestion de projet va nécessiter d’organiser le kick off meeting, des comités projets en lien avec le client concerné.
Les équipes client sollicitent également un chef de projet client pour la maîtrise d’ouvrage, qui deviendra l’interlocuteur privilégié auprès du chef de projet en maîtrise d’œuvre.
Il représente alors le prestataire.
Les étapes nécessaires pour le déploiement de la solution E.R.P, telles que l’analyse des process, la conception (maquettage/paramétrages...) puis les formations et accompagnement à l’exploitation vont nécessiter des interactions fortes avec les consultants et l’équipe client.
6.1) Organisation du travail et interactions avec le client
La conception, basée sur les analyses, peut se réaliser à distance.
Les étapes amonts (analyse) et aval (formation …) donnent plutôt lieu à des interventions sur le site du client afin d’être au plus près des besoins métiers.
Ce sont les Key Users clients qui seront en interactions avec les consultants en charge du déploiement de l’E.R.P.
De plus, selon les cas, les membres de l’équipe client peuvent également être responsables de la réalisation de certains livrables du projet.
Par exemple, sur l’aspect technique, ils peuvent gérer les exports et imports de données.
Par contre, sur l’aspect fonctionnel, les Key Users peuvent être chargés de dispenser des formations aux End Users.
Les équipes clients sont alors également contributrices durant tout le cycle de vie du projet.
6.2) Stratégies pour faciliter les échanges
On comprend alors que pour ce type de projet qui impacte les process, les organisations, la complexité qui va en découler pour les relations, traiter les sujets donnera lieu à des interactions/échanges intenses entre les équipes. Et ce, pendant plusieurs mois en général.
Les outils et les approches évoquées ci-dessus sont alors un gage permettant de faciliter la démarche et dépasser les limites que représente le distanciel.
C’est à prendre en considération par l’ensemble des participants, au même titre que la méthodologie projet, la définition des rôles et responsabilités identifiés au travers du R.A.C.I.
Le tout servira de cadre aux chefs de projets pour structurer l’approche.
Conclusion
Avec l’aide des outils, l’effet isolement que pourrait créer le mode distanciel, doit être compensé par le manager et le chef de projet qui devront s’investir pleinement au quotidien, avec conviction, pour garder un contact qui s’apparente à de la proximité malgré le distanciel.
Le manager et le chef de projet doivent également instaurer, selon un rythme adapté à l’activité ou à l’avancement du projet, des réunions d’équipes en présentiel.
Ceci permettra de renforcer la cohésion et l’esprit d’appartenance.
Enfin, l’exemplarité du manager ou du chef de projet, dans ses pratiques, sera également un atout indispensable pour que le mode distanciel soit efficace.
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