Définir son plan de projet : modèle avec 6 points clés

Plan de projet

Aujourd'hui nous allons voir de près ce qu'est un plan de projet, sa structure et aussi des conseils et astuces d'expert pour le réussir.

Un projet est avant tout une initiative qui vise à mettre en œuvre une idée ou un produit précis.

Cela passe par une démarche qui est l’objet principal de la gestion de projet.

Cependant avant de se lancer dans la réalisation des produits ou services attendus par le projet, il convient de définir tous les axes principaux du projet, et comment il sera mené.

Ce document initial, nommé plan projet, traite les points principaux de la gestion de projet que sont :

  • les objectifs du projet ;
  • le périmètre du projet ;
  • l’organisation des acteurs du projet;
  • les risques inhérents au projet et le plan de gestion des risques ;
  • les tâches, leur coûts et échéancier d’exécution ;
  • le plan de communication;

Il est primordial de comprendre le positionnement du plan de projet dans la gestion globale du projet, ce que nous allons voir ensuite.

Qu’est-ce qu’un plan de projet ?

Un plan projet est avant tout un document qui constitue l’un des premiers livrables dans la gestion du projet.

C’est la feuille de route du chef de projet et ses collaborateurs directs. Il présente les lignes directrices de la conduite du projet, dans une approche plus opérationnelle que stratégique.

kit management de projet

Un plan projet efficace se doit donc de décrire, de façon objective et exhaustive, tous les aspects clés de la gestion du projet, dont les plus notables ont été cités en introduction.

Le plan de projet est décliné à partir de la charte du projet, qui est une forme de carte d’identité du projet.

En savoir plus sur la charte de projet.

Qui fait le plan projet et quels sont les acteurs à impliquer ?

Ce document doit être élaboré sous la conduite du chef du projet, ou maître d’œuvre, en tant que responsable principal de l’implémentation du projet.

Pour ce faire, ce dernier doit s’appuyer sur toutes les ressources projet compétentes identifiées pour réaliser le projet.

En effet, la rédaction d’une bonne planification de projet se tire du principe qu’on a :

  • une bonne compréhension de la charte du projet ;
  • suffisamment de recul pour définir en amont les sillons que vont emprunter les équipes projet ;
  • tiré parti des expériences ultérieures (erreurs, opportunités d’amélioration, etc.) ;
  • une bonne maîtrise des résultats attendus à l’issue du projet.

D’une façon concrète, la rédaction du plan peut suivre la logique suivante :

  1. 1
    Recevoir la charte de projet du maître d’ouvrage ou du sponsor du projet;
  2. 2
    Elaborer le plan et ses parties connexes (présentées plus bas dans l’article);
  3. 3
    Faire valider le plan de projet par les autres parties prenantes, et surtout par les représentants au plus haut niveau de la maîtrise d’ouvrage.

Il est très important de faire valider le plan du projet, avant son implémentation, au risque de s’exposer à des litiges dans le déroulement du projet.

plan de projet

Modèle du Plan de Projet

Avec une étude de cas concrète

À quelle étape du projet doit-on effectuer son plan?

Le plan est une boussole pour le cycle de vie du projet.

Il doit être réalisé, au premier plan dans la phase d’organisation et de planification.

Position du plan projet dans la gestion projet

En réalité, c’est ce plan qui est implémenté dans la suite de la réalisation du projet.

Quelles erreurs à éviter dans la rédaction du plan de projet ?

Il est important de comprendre que le plan est différent de la charte du projet.

La charte de projet présente, de façon succincte, les éléments clés du projet, et peut être d’ailleurs considérée comme une lettre de mission du maître d’ouvrage qui certifie le lancement effectif du projet.

Le plan de projet, quant à lui, vient comme la première réponse de la maîtrise d’œuvre à la maîtrise d’ouvrage, dans la gestion du projet.

Aussi les erreurs majeures à éviter dans la rédaction d’un plan projet sont :

  • Ne pas être généraliste : ce document doit fournir tous les détails possibles de la planification du projet. Il doit être claire sans prêter le flanc aux velléités d’interprétation ;
  • Travailler en aparté dans la rédaction du plan : même si un premier draft du plan peut être rédigé par le chef de projet, il est nécessaire d’y associer toutes les autres compétences intervenant dans le projet.
    Le plan projet est un résultat qui doit être issu d’un travail collégial de toute l’équipe projet ;
  • Démarrer le projet sans un plan validé : le plan de projet n’est pas un document interne et réservé à l’équipe projet. Il engage toutes les parties prenantes pour s’assurer du succès du projet.
    Il est donc important de le faire relire et valider par l’ensemble des acteurs du projet.

Structure du plan

Un plan projet est composé à minima des six éléments suivants :

  1. 1
    Les objectifs et le périmètre du projet.
  2. 2
    Le plan de gestion des risques.
  3. 3
    L'identification des tâches et de leur échéancier d’exécution.
  4. 4
    L'organisation du projet : Rôles et responsabilités.
  5. 5
    La gestion des ressources.
  6. 6
    Le plan de communication.
kit management de projet

1. Comment cadrer et définir les objectifs et le périmètre de son projet?

Un projet peut très vite aller dans tous les sens, selon les goûts et les inspirations des acteurs et des parties prenantes. C’est pourquoi ce livrable doit préciser les différents périmètres à prendre en compte dans le projet.

Ces périmètres sont dérivés des objectifs du projet et des termes de référence, exprimant les besoins des parties prenantes.

Découvrez plus en détail le périmètre du projet.

2. Comment identifier et prévenir les risques du projet ?

Les risques inhérents au projet doivent être identifiés et traités dans une politique de gestion des risques.

Pour certains projets à caractère sensible ou dangereux, la cartographie des risques devrait être une exigence à établir avant le début effectif des travaux.

3. Comment définir et planifier les tâches, les sous-tâches et les jalons ?

Les tâches sont les actions qui constituent l’exécution proprement dite du projet.

Généralement, le projet est d’abord découpé sur un aspect macro en étapes.

Par exemple : étape de conception, étape de réalisation, étape de tests, etc. Et ensuite, pour chaque étape, on définit les tâches à exécuter et les jalons.

En savoir plus sur comment définir un macro-planning du projet, et comment construire un planning détaillé

4. Comment organiser les ressources humaines et les rôles dans le projet ?

L’organisation des ressources humaines dans la gestion du projet s’articule autour de rôles prédéfinis. 

Des outils tels que la matrice RACI et la matrice des compétences vous seront très utiles pour l'organisation de vos ressources.

D'autre part, si elle n'a pas été définie auparavant en phase d'initialisation, la gouvernance du projet doit également être précisée en détails. 

Généralement,  deux comités distincts sont prévus à minima:

  • le comité de pilotage;
  • le comité projet.

Je vous invite à en apprendre davantage sur la gestion des ressources humaines et sur la composition d’une équipe projet.

5. Comment organiser la mise à disposition des ressources matérielles dans le projet ?

Une bonne gestion projet passe aussi par une gestion optimale des ressources matérielles et financières.

Une planification du projet efficace doit donc présenter le plan de mise à disposition des ressources selon le planning du projet.

Il s’agit d’anticiper sur les besoins du projet, afin de réduire les points de blocage.

La planification projet doit prendre en compte les contraintes logistiques, et les autres facteurs exogènes qui pourraient impacter le bon déroulement du projet.

6. Comment définir le plan de communication entre les acteurs ?

Le plan de communication projet est un élément important du plan projet.

Il définit les différents moyens de communication pendant le projet (téléphone, mails, réunions de travail, etc.) et donne un aperçu de la fréquence de ces communications.

Ce plan définit aussi les flux de communication entre les acteurs du projet (dans l’organisation interne du projet) et avec les autres parties prenantes (organisation élargie du projet).

En savoir plus sur la communication efficace lors d'un projet

Nous mettons à votre disposition un modèle de plan projet que vous pouvez adapter à vos projets.

Télécharger ce modèle gratuit du plan projet


Conclusion

Le plan projet est un document important pour le succès du projet.

Il sert de boussole dans la conduite du projet, du début à la fin.

De ce fait, il nécessite la participation active de toutes les parties prenantes afin de s’accorder sur les différents points.

Il est d’ailleurs important de prendre tout le temps nécessaire pour le définir.

Le risque majeur d’un plan mal défini est qu’on s’expose à des contentieux à résoudre sur des points de désaccord qui n’auront pas été cadrés.

Je vous invite à partager vos avis et expériences sur ce livrable très important.

kit management de projet

Guillaume Sigui

A propos de l'auteur

Guillaume SIGUI est ingénieur de conception en informatique de formation. Après plusieurs postes occupés dans la direction et la gestion de projet, il veut partager ses expériences avec vous dans la conduite de projet, et vous aider à faire face aux exigences de ce métier passionnant.

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  • AFFROUMOU TANOH BLAISE dit :

    Très bon document merci :;

  • Abdelilah SAKHI dit :

    Merci pour l’effort. c’est très intéressant

  • Merci c'est intéressant dit :

    Merci c’est intéressant

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