Plan de projet (Plan de Management de Projet) : méthode, structure et modèle avec exemple

Avant de se lancer dans la réalisation des produits ou services attendus par le projet, il convient de définir tous les axes principaux du projet, et comment il sera mené. 

Ce document initial, nommé plan projet ou encore plan de management de projet (PMP), fournit les premiers livrables.

Nous allons voir de près le contenu de ce livrable clé, sa structure et aussi des conseils et astuces d'expert pour le réussir.

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Définition

Par définition, le plan de projet est avant tout un document qui constitue l’un des premiers livrables dans la gestion du projet.

C’est la feuille de route du chef de projet et ses collaborateurs directs, y compris le planificateur de projet, qui joue un rôle important dans l'ajustement de ce plan.

Il présente les lignes directrices de la gestion globale, dans une approche plus opérationnelle que stratégique.

Il se doit donc de décrire, de façon objective et exhaustive, tous les aspects clés de la gestion du projet, dont les plus notables ont été cités en introduction.

Il est décliné à partir de la charte du projet, qui est une forme de carte d’identité du projet.

Plan de projet : exemple

Nous mettons à votre disposition un exemple de plan de projet Word que vous pouvez adapter à votre contexte.

Télécharger ce modèle gratuit du PMP

Qui fait le plan projet et quels acteurs impliquer ?

Le plan de management de projet doit être élaboré sous la conduite du chef du projet, ou maître d’œuvre, en tant que responsable principal de l’implémentation du projet.

Pour ce faire, ce dernier doit s’appuyer sur toutes les ressources compétentes identifiées pour réaliser le projet.

En effet, la rédaction d’une bonne planification se tire du principe qu’on a :

  • une bonne compréhension de la charte du projet 
  • suffisamment de recul pour définir en amont les sillons que vont emprunter les équipes projet 
  • tiré parti des expériences ultérieures (erreurs, opportunités d’amélioration, etc.) 
  • une bonne maîtrise des résultats attendus 

D’une façon concrète, la rédaction du plan peut suivre la logique suivante :

  • Recevoir la charte du maître d’ouvrage ou du sponsor
  • Élaborer le plan et ses parties connexes (présentées plus bas dans l’article)
  • Faire valider le plan de projet par les autres parties prenantes, et surtout par les représentants au plus haut niveau de la maîtrise d’ouvrage

Il est très important de faire valider le PMP, avant son implémentation, au risque de s’exposer à des litiges dans le déroulement du projet.

Quand rédiger le plan projet ?

Le plan de management de projet est une boussole pour le cycle de vie du projet.

Il doit être réalisé, au premier plan, dans la phase d’organisation et de planification.

quand rédiger un plan projet

En réalité, c’est ce plan qui est implémenté dans la suite de la réalisation du projet.

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3 erreurs à éviter dans la rédaction du plan projet

Il est important de comprendre que le plan projet est différent de la note de cadrage ou charte.

Cette dernière présente, de façon succincte, les éléments clés du projet et peut être d’ailleurs considérée comme une lettre de mission du maître d’ouvrage qui certifie le lancement effectif du projet.

Le PMP, quant à lui, vient comme la première réponse de la maîtrise d’œuvre à la maîtrise d’ouvrage, dans la gestion du projet.

Voici les erreurs majeures à éviter dans la rédaction d’un plan de projet :

1) Manquer de détails

Le plan de projet doit fournir tous les détails possibles de la planification.

Il doit être clair sans prêter le flanc aux velléités d’interprétation.

2) Travailler en aparté dans la rédaction du plan

Même si un premier draft du plan de projet peut être rédigé par le chef de projet, il est nécessaire d’y associer toutes les autres compétences impliquées.

C'est un résultat qui doit être issu d’un travail collégial de toute l’équipe projet.

3) Démarrer le projet sans un plan validé

Le PMP n’est pas un document interne et réservé à l’équipe projet.

Il engage toutes les parties prenantes pour s’assurer de l'atteinte des bénéfices escomptés.

Il est donc important de le faire relire et valider par l’ensemble des parties prenantes.

Comment élaborer un plan de projet ?

Voici les 6 éléments clés d'un bon PMP :

  • Les objectifs et le périmètre
  • Le plan de gestion des risques
  • L'identification des tâches et de leur échéancier d’exécution
  • L'organisation : Rôles et responsabilités
  • La gestion des ressources
  • Le plan de communication

Voyons chacune de ces composantes une par une :

Etape 1 : Objectifs et périmètre du projet

Un projet peut très vite aller dans tous les sens, selon les goûts et les inspirations des acteurs et des parties prenantes.

C’est pourquoi ce livrable doit préciser les différents périmètres à prendre en compte.

Ces périmètres sont dérivés des objectifs et des termes de référence, exprimant les besoins des parties prenantes.

Etape 2 : Gestion des risques

Les risques doivent être identifiés et traités dans une politique de gestion des risques.

Pour certains projets à caractère sensible ou dangereux, la cartographie des risques devrait être une exigence à établir avant le début effectif des activités.

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Etape 3 : Planification des tâches

Les tâches sont les actions qui constituent l’exécution proprement dite du projet.

Ce dernier est généralement, d'un point de vue macro, en étapes.

Par exemple : étape de conception, étape de réalisation, étape de tests, etc.

Et ensuite, pour chaque étape, on définit les tâches à exécuter et les jalons.

Etape 4 : Organisation du projet

L’organisation des ressources humaines s’articule autour de rôles prédéfinis. 

Des outils tels que la matrice RACI et la matrice des compétences vous seront très utiles pour l'organisation de vos ressources.

D'autre part, si elle n'a pas été définie auparavant en phase d'initialisation, la gouvernance du projet doit également être précisée en détails. 

Généralement, deux comités distincts sont prévus à minima :

Etape 5 : Gestion des ressources

Une bonne gestion passe aussi par une gestion optimale des ressources matérielles et financières.

Une planification efficace doit donc présenter le plan de mise à disposition des ressources selon le planning initial.

Il s’agit d’anticiper sur les besoins prédéfinis, afin de réduire les points de blocage.

La planification doit prendre en compte les contraintes logistiques, et les autres facteurs exogènes qui pourraient impacter le bon déroulement du projet.

Etape 6 : Plan de communication

Le plan de communication est un élément important du plan de projet.

Il définit les différents moyens de communication nécessaires (téléphone, mails, réunions de travail, etc.) et donne un aperçu de la fréquence de ces communications.

Ce plan définit aussi les flux de communication entre les acteurs (dans l’organisation interne) et avec les autres parties prenantes (organisation élargie).

Conclusion

Le plan de projet est un document important pour le succès du projet.

Il sert de boussole dans la gestion globale, du début juqu'à la fin.

De ce fait, il nécessite la participation active de toutes les parties prenantes afin de s’accorder sur les différents points.

Il est d’ailleurs important de prendre tout le temps nécessaire pour le définir.

Le risque majeur d’un plan mal défini est qu’on s’expose à des contentieux à résoudre sur des points de désaccord qui n’auront pas été cadrés.

Je vous invite à partager vos avis et expériences sur ce livrable très important.

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Guillaume Sigui

A propos de l'auteur

Guillaume SIGUI est ingénieur de conception en informatique de formation. Après plusieurs postes occupés dans la direction et la gestion de projet, il veut partager ses expériences avec vous dans la conduite de projet, et vous aider à faire face aux exigences de ce métier passionnant.

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  • AFFROUMOU TANOH BLAISE dit :

    Très bon document merci :;

  • Abdelilah SAKHI dit :

    Merci pour l’effort. c’est très intéressant

  • Merci c'est intéressant dit :

    Merci c’est intéressant

    • Mamadou Dian Diallo dit :

      C’est très intéressant

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