Aujourd'hui nous allons voir de près ce qu'est un plan de projet, sa structure et aussi des conseils et astuces d'expert pour le réussir.
Un projet est avant tout une initiative qui vise à mettre en œuvre une idée ou un produit précis.
Cela passe par une démarche qui est l’objet principal de la gestion de projet.
Cependant avant même le lancement du projet, il convient de définir tous les axes principaux du projet, et comment il sera mené.
Ce document initial, plan projet, précise les points principaux de la gestion de projet que sont :
Cependant, il est primordial de comprendre le positionnement du plan de projet dans la gestion globale du projet, ce que nous allons voir ensuite.
Qu’est-ce qu’un plan de projet ?
Un plan projet est avant tout un document qui constitue l’un des premiers livrables dans la gestion du projet.
C’est la feuille de route du chef de projet et ses collaborateurs directs. Il présente les lignes directrices de la conduite du projet, dans une approche plus opérationnelle que stratégique.
Un plan projet efficace se doit donc de décrire, de façon objective et exhaustive, tous les aspects clés de la gestion du projet, dont les plus notables ont été cités en introduction.
Le plan de projet est décliné à partir de la charte du projet, qui est une forme de carte d’identité du projet.
En savoir plus sur la charte de projet.
Qui fait le plan projet et quels sont les acteurs à impliquer ?
Le plan de projet doit être élaboré sous la conduite du chef du projet, ou maître d’œuvre, en tant que responsable principal de l’implémentation du projet.
Pour ce faire, ce dernier doit s’appuyer sur toutes les personnes ressources compétentes identifiées pour réaliser le projet.
En effet, la rédaction d’une bonne planification de projet se tire du principe qu’on a :
D’une façon concrète, la rédaction du plan de projet peut suivre la logique suivante :
- 1Recevoir la charte de projet du maître d’ouvrage ou du sponsor du projet;
- 2Elaborer le plan projet et ses parties connexes présentées dans le chapitre 6 de l’article;
- 3Faire valider le plan de projet par les autres parties prenantes, et surtout par les représentants au plus haut niveau de la maîtrise d’ouvrage.
Il est très important de faire valider le plan du projet, avant son implémentation, au risque de s’exposer à des litiges dans le déroulement du projet.
À quelle étape du projet doit-on effectuer son plan de projet ?
Le plan projet est une boussole pour le cycle de vie du projet.
Il doit être réalisé, au premier plan dans la phase d’organisation et de planification.
En réalité, c’est le plan de projet qui est implémenté dans la suite de la réalisation du projet.
Quelles erreurs à éviter dans la rédaction du plan de projet ?
Il est important de comprendre que le plan projet est différent de la charte du projet.
La charte de projet présente, de façon succincte, les éléments clés du projet, et peut être d’ailleurs considérée comme une lettre de mission du maître d’ouvrage qui certifie le lancement effectif du projet.
Le plan de projet, quant à lui, vient comme la première réponse de la maîtrise d’œuvre à la maîtrise d’ouvrage, dans la gestion du projet.
Aussi les erreurs majeures à éviter dans la rédaction d’un plan projet sont :
Structure du plan de projet
Un plan projet est composé à minima des six éléments suivants :
- 1Les objectifs et le périmètre du projet.
- 2Le plan de gestion des risques.
- 3L'identification des tâches et de leur échéancier d’exécution.
- 4L'organisation du projet : Rôles et responsabilités.
- 5La gestion des ressources.
- 6Le plan de communication.
1. Comment cadrer et définir les objectifs et le périmètre de son projet?
Un projet peut très vite aller dans tous les sens, selon les goûts et les inspirations des acteurs et des parties prenantes. C’est pourquoi le plan projet doit préciser les différents périmètres à prendre en compte dans le projet.
Ces périmètres sont dérivés des objectifs du projet et des termes de référence, exprimant les besoins des parties prenantes.
Découvrez plus en détail le périmètre du projet.
2. Comment identifier et prévenir les risques du projet ?
Les risques inhérents au projet doivent être identifiés et traités dans une politique de gestion des risques.
Pour certains projets à caractère sensible ou dangereux, la cartographie des risques devrait être une exigence à établir avant le début effectif des travaux.
Découvrez comment identifier les risques et construire une matrice de gestion des risques et allez en profondeur dans la gestion des risques projet.
3. Comment définir et planifier les tâches, les sous-tâches et les jalons ?
Les tâches sont les actions qui constituent l’exécution proprement dite du projet.
Généralement, le projet est d’abord découpé sur un aspect macro en étapes.
Par exemple : étape de conception, étape de réalisation, étape de tests, etc. Et ensuite, pour chaque étape, on définit les tâches à exécuter et les jalons.
En savoir plus sur comment définir et utiliser un macro-planning du projet, et aussi comment construire son planing.
En savoir plus sur les jalons et les points de contrôle pour le suivi de projet.
4. Comment organiser les ressources humaines et les rôles dans le projet ?
L’organisation des ressources humaines dans la gestion du projet s’articule autour de rôles prédéfinis. Généralement, deux comités distincts sont prévus :
Je vous invite à en apprendre davantage sur la gestion des ressources humaines et à en savoir sur le pilotage du projet et la composition d’une équipe projet.
5. Comment organiser la mise à disposition des ressources matérielles dans le projet ?
Une bonne gestion projet passe aussi par une gestion optimale des ressources matérielles et financières.
Une planification du projet efficace doit donc présenter le plan de mise à disposition des ressources selon le planning du projet.
Il s’agit d’anticiper sur les besoins du projet, afin de réduire les points de blocage.
La planification projet doit prendre en compte les contraintes logistiques, et les autres facteurs exogènes qui pourraient impacter le bon déroulement du projet.
En savoir plus sur la maîtrise des coûts dans la planification du projet.
6. Comment définir le plan de communication entre les acteurs ?
Le plan de communication est un élément important du plan projet.
Il définit les différents moyens de communication pendant le projet (téléphone, mails, réunions de travail, etc.) et donne un aperçu de la fréquence de ces communications.
Ce plan définit aussi les flux de communication entre les acteurs du projet (dans l’organisation interne du projet) et avec les autres parties prenantes (organisation élargie du projet).
En savoir plus sur la communication efficace lors d’un projet
Template du plan de projet
Nous mettons à votre disposition un modèle de plan projet que vous pouvez adapter et utiliser.
Télécharger ce modèle de plan projet
Conclusion
Le plan projet est un document important pour le succès du projet.
Il sert de boussole dans la conduite du projet, du début à la fin.
De ce fait, il nécessite la participation active de toutes les parties prenantes afin de s’accorder sur les différents points.
Il est d’ailleurs important de prendre tout le temps nécessaire pour le définir.
Toutefois, le risque majeur d’un plan projet mal défini est qu’on s’expose à des contentieux à résoudre sur des points de désaccord qui n’auront pas été cadrés.
Je vous invite également à partager vos avis et expériences sur le plan projet.
