Plan de projet : comment le définir en 6 étapes avec modèle à télécharger

Avant de se lancer dans la réalisation des produits ou services attendus par le projet, il convient de définir tous les axes principaux du projet, et comment il sera mené. 

Ce document initial, nommé plan projet ou encore plan de management de projet (PMP), fournit les premiers livrables en gestion de projet.

Nous allons voir de près ce qu'est un plan de projet, sa structure et aussi des conseils et astuces d'expert pour le réussir.

Qu’est-ce qu’un plan de projet ?

Pa définition, le plan projet est avant tout un document qui constitue l’un des premiers livrables dans la gestion du projet.

C’est la feuille de route du chef de projet et ses collaborateurs directs. Il présente les lignes directrices de la conduite du projet, dans une approche plus opérationnelle que stratégique.

Un plan projet efficace se doit donc de décrire, de façon objective et exhaustive, tous les aspects clés de la gestion du projet, dont les plus notables ont été cités en introduction.

Le plan de projet est décliné à partir de la charte du projet, qui est une forme de carte d’identité du projet.

Qui fait le plan projet et quels acteurs impliquer ?

Le plan de management de projet doit être élaboré sous la conduite du chef du projet, ou maître d’œuvre, en tant que responsable principal de l’implémentation du projet.

Pour ce faire, ce dernier doit s’appuyer sur toutes les ressources projet compétentes identifiées pour réaliser le projet.

En effet, la rédaction d’une bonne planification de projet se tire du principe qu’on a :

• une bonne compréhension de la charte du projet 
• suffisamment de recul pour définir en amont les sillons que vont emprunter les équipes projet 
• tiré parti des expériences ultérieures (erreurs, opportunités d’amélioration, etc.) 
• une bonne maîtrise des résultats attendus à l’issue du projet

D’une façon concrète, la rédaction du plan peut suivre la logique suivante :

• Recevoir la charte de projet du maître d’ouvrage ou du sponsor du projet
• Élaborer le plan et ses parties connexes (présentées plus bas dans l’article)
• Faire valider le plan de projet par les autres parties prenantes, et surtout par les représentants au plus haut niveau de la maîtrise d’ouvrage

Il est très important de faire valider le plan du projet, avant son implémentation, au risque de s’exposer à des litiges dans le déroulement du projet.

Quand rédiger le plan projet ?

Le plan de management de projet est une boussole pour le cycle de vie du projet.

Il doit être réalisé, au premier plan, dans la phase d’organisation et de planification.

En réalité, c’est ce plan qui est implémenté dans la suite de la réalisation du projet.

3 erreurs à éviter dans la rédaction du plan projet

Il est important de comprendre que le plan projet est différent de la charte du projet.

La charte de projet présente, de façon succincte, les éléments clés du projet et peut être d’ailleurs considérée comme une lettre de mission du maître d’ouvrage qui certifie le lancement effectif du projet.

Le plan de projet, quant à lui, vient comme la première réponse de la maîtrise d’œuvre à la maîtrise d’ouvrage, dans la gestion du projet.

Aussi les erreurs majeures à éviter dans la rédaction d’un plan de projet sont :

1) Manquer de détails

Le plan de projet doit fournir tous les détails possibles de la planification du projet.

Il doit être clair sans prêter le flanc aux velléités d’interprétation.

2) Travailler en aparté dans la rédaction du plan

Même si un premier draft du plan peut être rédigé par le chef de projet, il est nécessaire d’y associer toutes les autres compétences intervenant dans le projet.

Le plan de management de projet est un résultat qui doit être issu d’un travail collégial de toute l’équipe projet.

3) Démarrer le projet sans un plan validé

Le plan projet n’est pas un document interne et réservé à l’équipe projet.

Il engage toutes les parties prenantes pour s’assurer du succès du projet.

Il est donc important de le faire relire et valider par l’ensemble des acteurs du projet.

Comment faire un plan projet en 6 étapes

Pour faire un plan de management de projet, vous devez prévoir les 6 éléments suivants :

• Les objectifs et le périmètre du projet
• Le plan de gestion des risques
• L'identification des tâches et de leur échéancier d’exécution
• L'organisation du projet : Rôles et responsabilités
• La gestion des ressources
• Le plan de communication

Voyons chacune de ces composantes une par une :

1) Objectifs et périmètre du projet

Un projet peut très vite aller dans tous les sens, selon les goûts et les inspirations des acteurs et des parties prenantes.

C’est pourquoi ce livrable doit préciser les différents périmètres à prendre en compte dans le projet.

Ces périmètres sont dérivés des objectifs du projet et des termes de référence, exprimant les besoins des parties prenantes.

2) Gestion des risques

Les risques inhérents au projet doivent être identifiés et traités dans une politique de gestion des risques.

Pour certains projets à caractère sensible ou dangereux, la cartographie des risques devrait être une exigence à établir avant le début effectif des travaux.

3) Planification des tâches

Les tâches sont les actions qui constituent l’exécution proprement dite du projet.

Généralement, le projet est d’abord découpé sur un aspect macro en étapes.

Par exemple : étape de conception, étape de réalisation, étape de tests, etc.

Et ensuite, pour chaque étape, on définit les tâches à exécuter et les jalons.

4) Organisation du projet

L’organisation des ressources humaines dans la gestion du projet s’articule autour de rôles prédéfinis. 

Des outils tels que la matrice RACI et la matrice des compétences vous seront très utiles pour l'organisation de vos ressources.

D'autre part, si elle n'a pas été définie auparavant en phase d'initialisation, la gouvernance du projet doit également être précisée en détails. 

Généralement, deux comités distincts sont prévus à minima :

• Le comité de pilotage
• Le comité de projet

5) Gestion des ressources

Une bonne gestion de projet passe aussi par une gestion optimale des ressources matérielles et financières.

Une planification du projet efficace doit donc présenter le plan de mise à disposition des ressources selon le planning du projet.

Il s’agit d’anticiper sur les besoins du projet, afin de réduire les points de blocage.

La planification projet doit prendre en compte les contraintes logistiques, et les autres facteurs exogènes qui pourraient impacter le bon déroulement du projet.

6) Plan de communication

Le plan de communication projet est un élément important du plan de management de projet.

Il définit les différents moyens de communication pendant le projet (téléphone, mails, réunions de travail, etc.) et donne un aperçu de la fréquence de ces communications.

Ce plan définit aussi les flux de communication entre les acteurs du projet (dans l’organisation interne du projet) et avec les autres parties prenantes (organisation élargie du projet).

Nous mettons à votre disposition un exemple de plan projet sur Word que vous pouvez adapter à vos projets.

Conclusion

Le plan projet est un document important pour le succès du projet.

Il sert de boussole dans la conduite du projet, du début à la fin.

De ce fait, il nécessite la participation active de toutes les parties prenantes afin de s’accorder sur les différents points.

Il est d’ailleurs important de prendre tout le temps nécessaire pour le définir.

Le risque majeur d’un plan mal défini est qu’on s’expose à des contentieux à résoudre sur des points de désaccord qui n’auront pas été cadrés.

Je vous invite à partager vos avis et expériences sur ce livrable très important.