Chef de projet transverse

Le métier de chef de projet transverse est en plein boom. Il y a plus de 4800 offres d'emploi disponibles sur Indeed en France et 14 000 sur LinkedIn. Pourtant, 75 % des équipes transverses sont dysfonctionnelles, selon Harvard Business Review.

Oui, les projets transverses dé-structurent les organisations. Avec comme conséquence une perte de repère et d'efficacité pour le chef de projet transverse et ses parties prenantes.

Bien que le poste puisse sembler simple, dans la vraie vie, tenir ce rôle peut être une des pires expériences professionnelles ! 

Dans cet article, nous explorerons l'art de la gestion de projet transverse et fournirons des stratégies clés pour réussir face aux difficultés de cette fonction.

Qu'est ce qu'un chef de projet transverse ?

Un chef de projet transverse est chargé de gérer des projets complexes qui impliquent la collaboration de plusieurs équipes ou départements.

Il est responsable de la coordination, de la communication, de la planification, de la gestion des risques et du suivi du projet pour assurer sa réussite.

Pourquoi son rôle est nécessaire mais pas suffisant ?

Le rôle de chef de projets transverses est effectivement très important dans les organisations, car il permet de coordonner et de gérer des projets qui impliquent plusieurs départements ou équipes au sein de l'entreprise.

Cependant, ce rôle n'est pas suffisant en soi pour garantir le succès du projet. Voici 2 raisons  principales pour lesquelles cela est le cas :

1) Chef d'orchestre vs homme-orchestre : Un rôle mal compris

L’adoption des méthodologies de gestion de projet a mis en lumière l’importance du rôle de chef de projet transverse, désigné pour orchestrer une équipe issue de différents services au sein d'une organisation avec des agendas ou des processus contradictoires, qui entravent la performance.

Dans une organisation matricielle, ces contradictions sont particulièrement prononcées, car elles nécessitent une coordination transversale pour maintenir l’efficacité.

Ses responsabilités peuvent inclure :

• La planification
• La création d'un calendrier et d'un échéancier
• Le suivi de l'exécution de chaque phase
• La gestion du budget
• L'animation de groupes de travail
• Le reporting
• La communication entre toutes les parties prenantes.

L'un des principaux problèmes observé est le glissement fonctionnel vers un chef de projet transverse qui cherchera naturellement à "compenser" le manque de disponibilité ou d'engagement, des ressources, voire parfois la fuite de responsabilité de certains.

Il deviendra alors un homme-orchestre vs un chef d'orchestre.

2) Le chef de projet transverse n'est plus un "héros solitaire"

Pour être précis, on devrait aujourd'hui parler d'équipe transverse versus chef de projet transverse.

Car aux côtés du chef de projet, les rôles de sponsor et de référent métier sont primordiaux et c’est une vraie charge, une vraie mission.

Rappelons que la définition du projet s'affine en cours de la réalisation et que seuls les échanges réguliers permettent de faciliter la compréhension mutuelle.

On n’attribue pas le temps, la formation et la rémunération suffisante en particulier pour les référents métiers, parties prenantes des projets transverses.

Sans aller jusqu’à demander d'effectuer un temps plein à votre interlocuteur métier, croire qu'un 1/4 temps sera suffisant est une grande illusion.

Notons que ce sera surtout lors des phases de conception que son temps sera critique.

Concernant le rôle du sponsor, celui-ci est également trop souvent mal compris. C'est celui qui "paye". C'est votre meilleur allié. Vous ne devez pas le surprendre en COPIL/CODIR avec des infos et décisions clés dont il n'aurait pas eu connaissance au préalable.

En résumé, aujourd'hui on parlera donc plus de chefferie de projet. Et pour fonctionner efficacement, celle-ci sera constituée d'un trio : "sponsor + PM + métier" et d'un comité de pilotage qui joue pleinement son rôle. 

Si vous n'avez pas ce casting : "chef de projet + sponsor + métier", inutile d'espérer réaliser une démarche transverse de qualité sans y laisser votre santé.

7 stratégies efficaces pour un chef de projet transverse 

En tant que chef de projet transverse, voici 7 stratégies efficaces que vous pouvez mettre en œuvre pour mener à bien votre projet :

1. Construire la meilleure équipe

• Trouvez un équilibre entre le degré de maîtrise et le degré d'intérêt : dans un contexte de guerre des talents ! Recherchez le bon "mix" entre compétences et envie
• Charge à vous ensuite de faire monter les gens en compétences avec du coaching et du mentorat : nous l'avons évoqué plus haut, dans la constitution de votre équipe, l'important sera de récupérer le meilleur expert métier et qu'il ait vraiment la bande passante. Très souvent, ces profils capables de se projeter pour réinventer leur métier, sont les moins disponibles pour la transformation
• Préférez la bonne coopération versus la bonne entente : deux personnes peuvent en effet bien s’entendre, mais ont-ils la capacité de travailler ensemble ? Sur ce point faites-vous confiance, plus que n'importe quel test de personnalité, votre intuition et l'expérience de projets précédents vous aidera à choisir des binômes efficaces. Si vous avez plus de temps et de moyens, une évaluation du "match" entre les différents talents peut apporter un éclairage très pertinent sur ces questions

2. "Craquer" le problème de l'indécision chronique

Conseil : Utiliser un Kanban des décisions dans un outil de gouvernance.

Les chefs de projets transverses sont particulièrement exposés au virus de l'indécision chronique qui se propage dans les entreprises. Ils sont trop régulièrement bloqués à cause de décisions qui ne sont pas prises voire pire, des 1/2 décisions.

Et si vous aviez accès à toutes les décisions à prendre ainsi qu'à un historique détaillé lors de la réunion de pilotage du projet ?

Utiliser une plateforme de gouvernance partagée ne résoudra pas tout d'un coup de baguette magique mais permettra de ne rien oublier.

Au-delà d'une matrice "RACI" qui définira les responsabilités et évitera toute confusion ou chevauchement, le chef de projet transverse devra établir des protocoles de prise de décision.

C'est à dire qu'il aura à définir clairement comment tel acteur décidera, selon quel processus : majorité, consentement, consensus, autoritaire,...

3. Charter la communication ... Et sanctionner les hors-jeu !

Conseil : Établissez des normes de communication : utiliser les bons canaux et outils de communication ça s'apprend ! 

Vous aurez à définir et à faire respecter des règles claires pour la communication au sein de l'équipe.

Par exemple, établissez des horaires pour les réunions régulières, encouragez la communication ouverte et honnête, et utilisez des outils de communication efficaces.

Assurez le respect des délais par l'équipe en établissant naturellement une collaboration bien pensée.

Si elle n'est pas "pensée", une collaboration entre des équipes transverses peut créer un grand désordre, en particulier lorsque les équipes sont habituées à travailler de manière indépendante. 

La communication collaborative nécessite un changement d'état d'esprit - les membres de votre équipe doivent être en mesure de voir comment l'ouverture de canaux entre les équipes améliorera non seulement les résultats, mais les aidera également à mieux faire leur travail.

Les outils de gestion de projet / portfolio project management et de communication globale peuvent permettre une grande partie de cette collaboration tant que vos équipes savent utiliser chaque outil efficacement. Sur ce point, une charte d’usage fera le job !

Votre objectif sera de maintenir les équipes alignées sur les flux de travail et les priorités.

Pour cela, encourager les canaux de communication ouverts et promouvoir la transparence permettra de s'assurer que tout le monde est informé et aligné.

D'éviter l'effet "je ne savais pas"!

4. Construire la confiance 

Le syndrome de l'imposteur peut être un obstacle majeur au développement d'une culture de confiance et d'acceptation. Ce syndrome peut faire douter les membres de l'équipe de leur propre compétence, ce qui peut entraîner une diminution de la confiance en soi et une peur de l'échec. 

Voici quelques stratégies pour créer une culture qui atténue l'impact du syndrome de l'imposteur :

• Évitez de jargonner IT versus métiers : les concepts doivent être "inclusifs". Lors de la constitution d'équipes transverses, encouragez les membres de l'équipe à reformuler leurs idées en termes généraux plus simples et compréhensibles pour tous les membres de l'organisation. En développant un langage partagé commun, vous pouvez favoriser une collaboration, une confiance et une créativité améliorées
• Favorisez l'empathie : Encouragez les membres de l'équipe à comprendre les défis et les contraintes auxquels les autres membres peuvent être confrontés. Cela les aidera à mieux travailler ensemble et à être plus compréhensifs les uns envers les autres
• Donnez des feedbacks constructifs : Donnez des feedbacks réguliers à chaque membre de l'équipe, afin qu'ils puissent comprendre leurs forces et leurs faiblesses et s'améliorer
• Écoutez respectueusement toutes les idées : allez regarder du côté des meilleures pratiques en termes d'écoute active
• Encouragez le partage des connaissances : Encouragez les membres de l'équipe à partager leurs connaissances et leur expertise pour favoriser une culture d'apprentissage

Au-delà de toutes les recettes de cuisine...On vous transmet l'équation “magique" pour faciliter ce processus : "Respect + Confiance" = engagement collectif !

5. Encourager l'échec ... et célébrer les réussites !

• Utilisez tout échec comme une opportunité d'apprendre : pour améliorer les processus et éviter de futures erreurs. “Fail fast, Fail often” c’est le business plan le plus simple.
• Soyez flexible : Soyez ouvert aux exigences changeantes du projet et adaptez-vous aux circonstances imprévues. Le monde professionnel a en partie basculé dans l'incertitude.

6. Être prêt pour la résolution de conflits et les situations difficiles

85 % des salariés vivent une forme régulière de conflit.

Travailler au sein d'une équipe transverse n'est pas différent. Parfois, gérer des équipes transverses signifie rassembler des équipes traditionnellement cloisonnées.

Pensez aux ventes et au marketing !

Alors que l'alignement des ventes et du marketing se traduit par des campagnes marketing plus efficaces et des ventes améliorées, ces équipes passent souvent plus de temps à se pointer du doigt qu'à trouver des solutions !

La constitution d'équipes transverses peut souvent amener les gens à se bousculer pour le pouvoir, l'influence et des ressources limitées.

En tant que chef de projet, il est important d'être préparé et même d'accepter ce conflit.

Les différences d'opinion ne sont souvent que des opportunités masquées de croissance et de nouvelles idées.

Reconnaissez les comportements à risques !

Votre rôle en tant qu'animateur du processus de travail transverse sera également de garantir un cadre sécurisé.

Face à des comportements agressifs vous devez savoir identifier ceux qu'il faut sanctionner et ceux sur lesquels remédier !

7. Élaborer un plan et un calendrier pour le projet

• Fixez et affichez le cap : Même les plans les mieux conçus peuvent mal tourner sans une visualisation claire de l'endroit où vous allez. Donnez à voir le cap de votre projet du début à la fin avec les bons outils de management visuel
• Utilisez des fiches projet standardisées : un modèle de fiche projet donnera aux équipes transverses un aperçu global des livrables, jalons, des échéanciers, des responsables et des objectifs et ce avec le même modèle sur tous les projets de votre portefeuille !
• Établissez des jalons de projet : décomposez le projet en éléments gérables et définissez des jalons clairs pour suivre les progrès et vous assurer que le projet reste sur la bonne voie. Mesurer le succès d'un projet transverse peut être difficile. L'établissement d'indicateurs de réussite, tels que les jalons du projet, les indicateurs de performance clés et le retour sur investissement, peut vous aider à suivre les progrès, à identifier les domaines à améliorer et à célébrer les succès

Conclusion

"Les projets transverses" font référence à des projets qui impliquent des équipes de différentes fonctions ou départements au sein d'une organisation, travaillant ensemble pour atteindre des objectifs communs.

Bien que ces projets puissent être gratifiants, ils peuvent aussi être extrêmement difficiles !

Il faut le rappeler : sans un alignement clair sur des objectifs communs, les rôles à tenir, les membres de l'équipe auront du mal à coopérer et à collaborer efficacement en transversalité.