Management des délais du projet : le planning du projet, de l’estimation à l’optimisation

management des delais du projet

Tous les professionnels de gestion de projet s’accordent pour dire que le plan de management des délais du projet est l’un des livrables les plus critiques pour n’importe quel projet et quel que soit son envergure.

Dans cet article, je vais vous présenter en détail les différents concepts, techniques et outils d’élaboration du plan de management des délais du projet, appelé aussi le plan de management de l’échéancier.

Mais avant de rentrer dans de le vif du sujet, commençons d’abord par la définition du concept général.

Définition de l’échéancier du projet

Le plan de management des délais du projet est une composante du plan de gestion du projet qui regroupe les activités nécessaires à la réalisation opportune du projet.

Le management des délais du projet commence par la construction de l’échéancier ou le planning du projet. Cet échéancier présente un plan détaillé qui indique comment et quand le projet livrera les résultats définis dans le périmètre du projet.

Cet outil facilite la gestion des attentes des parties prenantes et sert, aussi, comme base à la communication des performances tout au long du cycle de vie du projet.  

Pour ce faire, tout d’abord, l’équipe de management de projet choisi une méthode de planification tel que le chemin critique, la chaine critique ou une méthodologie agile.

En savoir plus sur la méthodologie agile.

Par la suite, l’équipe de projet intègre les données spécifiques au projet, comme les activités, les jalons, les durées, les ressources, les dépendances et les contraintes dans d’outil de planification afin de créer un modèle de management des délais du projet. Le résultat est un échéancier du projet

Attention : Pour les projets de petite envergure, la définition des activités et l’établissement de l’échéancier sont si étroitement liés qu’ils sont considérés comme un seul processus. Or, le plan de management des délais du projet est supporté par plusieurs processus dans les projets de grande envergure.

Management des délais du projet : pourquoi en faire une priorité ?

Par définition, les projets sont des initiatives complexes et limitées dans le temps.

A cet effet,un planning détaillé qui illustre les travaux à entreprendre et les liens logiques entre les différentes activités permet au projet d’être simplifié en phases et regroupements d’activités gérables.

L’objectif de l’établissement du planning du projet, est de créer une feuille de route qui précise la manière dont l’équipe de projet livrera les produits, services ou résultat définis dans le périmètre du projet, et le moment où elle le fera.

Je vous invite à consulter l’article du Management du contenu et du périmètre du projet pour plus d’information.

Le plan de gestion de projet équilibre de manière optimale les coûts, les ressources, le périmètre et les performances temporelles avec l’engagement de l’équipe de projet à exécuter le projet conformément au plan.

L’ordonnancement est l’une des exigences de base de la planification et de l’analyse de projets. Le planning en tant que composante principale du plan de management des délais du projet, une fois terminé, devient un outil de planification efficace pour:

  • Une communication engageante,
  • Favoriser une collaboration productive, et
  • Création d’un système de gestion de la performance du projet

Découvrez ces conseils pour réussir votre planning

Le plan de management des délais du projet détaillé sert d’outil pour gérer les activités à réaliser, les communications et les attentes des parties prenantes. Il sert également de base pour les rapports de performance.

Plus généralement, ci-après des exemples qui illustrent comment ce plan de management des délais du projet appuie la réussite et le bon déroulement d’un projet. En effet, le mangement des délais du projet consiste à :

  • Organiser les travaux selon une structure logique et traçable;
  • Déterminer le temps et les efforts nécessaires pour réaliser les produits et livrables d’un projet;
  • Gérer l’échéancier et l’effort de travail pour que l’équipe de projet réalise les livrables au moment le plus opportun;
  • Mobiliser les ressources planifiées de la manière la plus efficace;
  • Coordonner les événements au sein du projet et des autres projets dépendants, le cas échéant;
  • Faciliter la présentation visuelle aux parties prenantes;
  • Permettre la détection précoce des risques, problèmes ou opportunités;
  • Mettre en œuvre les actions pour atteindre les objectifs du projet
  • Analyser les scénarios (what-if) et analyse des écarts;
  • Planifier les coûts; et
  • Prévoir le budget à l’achèvement.

Le plan de management des délais du projet est une composante du plan de management du projet qui produit lors de la phase de la planification.

Mais, est ce que le planning est fait une fois pour toute?

Si vous aussi vous vous posez cette question, je vous rassure que ce soit normal. Moi aussi, je me la suis posée dans le passé et je vous propose plus d’éclaircissements dans le paragraphe suivant.

Pour plus de détail concernant la planification d’un projet, veuillez-vous référer à l’article Apprendre l’art de la planification de projet

Plan de management des délais du projet : un livrable statique ou évolutif ?

Le planning du projet est utilisé pour suivre, prévoir et surveiller les performances du projet tout au long de son cycle de vie.

Par définition, un projet est toujours unique et la nature de son exécution est dynamique.

 Par conséquent, l’exécution d’un projet se déroule souvent différemment des références de base et du plan de management des délais initiaux.

A cet effet, et dans un environnement de projet typique, il s’avère nécessaire d’actualiser et d’affiner le plan de management des délais du projet en raison de:

  • Planification initiale incomplète ou inadéquate;
  • Décomposition future du périmètre;
  • Approbation de modifications importantes des références de base;
  • Changements organisationnels;
  • Changements environnementaux.

Cette évolution est nécessaire pour prédire, reconnaître et traiter ces facteurs et problèmes en évolution qui pourraient potentiellement affecter la performance du projet

Maintenant qu’on a vu l’intérêt d’un plan de management des délais du prjet en général, du planning et de son caractère dynamique, c’est le tour de vous parler des différentes techniques de construction du planning de projet. Notamment, dans le cadre des projets en cascade

Pour la gestion des projets en mode agile, je vous invite à consulter l’article sur les 4 rituels du cadre Scrum .

Je vais maintenant vous présenter quelques techniques et outils de management du planning.

2 Méthodes de construction d’un planning projet

1) Méthode du chemin critique

La méthode du chemin critique est la méthode utilisée pour estimer la durée minimum du projet et déterminer le degré de flexibilité de l’échéancier.

Cette technique porte sur le calcul des dates de début et de fin au plus tôt, et les dates de début et de fin au plus tard de chacune des activités, sans tenir compte des limites des ressources.

Le chemin critique est la séquence d’activités qui représente le chemin le plus long du projet et qui détermine la durée la plus courte possible de ce projet.

Pour plus de détail sur le chemin critique, veuillez-vous référer à cet article.

2- Méthode de la chaîne critique

La méthode de la chaîne critique est une méthode de modélisation de l’échéancier permettant à l’équipe de projet de placer une réserve de temps sur tout chemin de l’échéancier du projet, pour compenser les incertitudes du projet.

Elle est élaborée à partir de l’approche de la méthode du chemin critique et prend en compte les effets de l’allocation des ressources, de l’optimisation des ressources et met de l’incertitude sur la durée des activités critiques.

Pour ce faire, la méthode de la chaîne critique introduit les concepts de tampons et de gestion des tampons.

La méthode de la chaîne critique repose sur des durées d’activités qui ne comportent pas de marges de sécurité, sur les liens logiques et sur la disponibilité des ressources.

Cette méthode détermine des tampons constitués de marges de sécurité consolidées des activités à des points précis de l’échéancier du projet pour tenir compte des contraintes de ressources ou des incertitudes.

Le chemin critique contraint par les ressources est appelé chaîne critique.

Pour maîtriser l’incertitude, la méthode de la chaîne critique ajoute des tampons de durée, intégrés comme des activités sans travail.

Un tampon, placé à la fin de la chaîne critique, comme représenté à la figure ci-après, est appelé tampon du projet et protège la date cible de fin du projet contre les dérapages.

Des tampons supplémentaires, appelés tampons intermédiaires, sont placés sur les chaînes non critiques juste avant leur point de convergence avec la chaîne critique.

Les tampons intermédiaires protègent ainsi la chaîne critique contre les dérapages sur les chaînes non critiques. La dimension de chaque tampon doit tenir compte de l’incertitude sur la durée de la chaîne des activités dépendantes conduisant à ce tampon.

Une fois que les activités tampons de l’échéancier ont été déterminées, les activités prévues sont planifiées sur la base de leurs dates de début et de fin au plus tard.

Par conséquent, au lieu de gérer la marge totale des chemins du réseau, la méthode de la chaîne critique se concentre sur la gestion de la consommation des tampons en fonction des durées restantes des chaînes d’activités

management des délais du projet

Maintenant que vous connaissez les méthodes de construction de planning projet, je vous explique ci-dessous comment vous pouvez optimiser un planning projet.

4 Méthodes d’optimisation d’un planning projet

1) Optimisation des ressources

Parmi les exemples de techniques d’optimisation des ressources qui peuvent être utilisées pour ajuster l’échéancier en raison de la disponibilité des ressources, on peut citer

Nivellement des ressources

Technique par laquelle les dates de début et de fin sont ajustées en fonction des contraintes de ressources, dans le but d’assurer l’équilibre entre le besoin des ressources et leur disponibilité.

Le nivellement des ressources peut être appliqué lorsque les ressources requises pour le projet sont limitées.

Attention : Le nivellement des ressources peut souvent entraîner la modification du chemin critique initial, généralement en l’allongeant.

Lissage des ressources

Technique permettant d’ajuster les activités d’un modèle d’échéancier de telle sorte que les demandes de ressources pour le projet ne dépassent pas certaines limites de ressources prédéfinies.

 Dans ce cas, et contrairement au nivellement des ressources, le chemin critique du projet n’est pas affecté, et la date de fin du projet n’est pas nécessairement retardée.

En d’autres termes, les activités ne peuvent être retardées que dans la limite de leur marge libre et de leur marge totale. Pour cette raison, il est possible que le lissage des ressources ne puisse pas optimiser toutes les ressources.

2) Compression de l’échéancier

Les techniques de compression de l’échéancier sont utilisées pour raccourcir la durée de l’échéancier du projet, sans réduire le contenu du projet, afin de satisfaire les contraintes de l’échéancier, ou d’autres objectifs du projet.

Parmi ces techniques, je cite les deux ci-après.  

3) Compression des délais

Technique utilisée pour réduire la durée de l’échéancier pour un coût minimum, en ajoutant des ressources.

Parmi les exemples de compression de délais sur les activités du chemin critique, on peut citer : l’approbation d’heures supplémentaires, l’apport de ressources supplémentaires ou le paiement d’un supplément pour accélérer une livraison.

La compression des délais ne donne de résultats qu’avec des activités du chemin critique pour lesquelles des ressources supplémentaires permettront de réduire leur durée.

Attention : La compression des délais n’offre pas toujours de solution viable et peut entraîner une augmentation des risques et des coûts.

4) Exécution accélérée par chevauchement

Technique de compression de l’échéancier qui prévoit que des activités, ou des phases, normalement exécutées en séquence, soient exécutées en parallèle, tout au moins sur une partie de leur durée.

Je peux citer à titre d’exemple, le creusement et la construction des fondations d’un bâtiment alors que les plans d’architecte ne sont pas encore terminés.

Attention: L’exécution accélérée par chevauchement peut entraîner une reprise du travail et un accroissement des risques. Cette technique ne donne de résultats que si les activités peuvent se chevaucher afin de raccourcir la durée du projet.

Enfin, j’espère que vous avez saisi les tenants et les aboutissants du management des délais du projet.

Cependant si vous avez encore des questions ou des besoins d’éclaircissement, n’hésitez pas à me le faire savoir en commentaire.

Bon courage dans la planification et le management des délais du projet dans votre organisation.

Merci pour la lecture

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