Il est important que les entreprises continuent d’investir dans les projets. Ce besoin ne va faire que s’accentuer.
Le nombre de projets augmente pour répondre aux défis actuels, et il n’est plus suffisant de se lancer dans un projet sans prendre en considération les autres projets, le contexte et la stratégie de l’entreprise.
Et bien que la gestion de projet soit indispensable pour la réussite de chaque projet, pour dépasser le plafond de 70% de projets réussis, elle n’est pas suffisante.
En effet, lorsque l’on fait plusieurs projets dans un département ou dans une entreprise, il est important de raisonner en portefeuille. Et c’est là que la gestion du portefeuille de projets intervient.
Elle est le plus efficace aux mains d’un PMO ou d’un Portfolio Manager qui peut être un responsable de département.
Cette gestion de portefeuille de projet, permet une vue d’ensemble, une stratégie et une priorisation efficace et optimale.
Nous allons détailler pourquoi une bonne gestion de portefeuille est essentielle, comme elle peut transformer vos résultats et étapes clés.
Pourquoi mettre en place une bonne gestion de portefeuille ?
Un projet a lieu d’être lorsqu’il apporte de la valeur.
Cela signifie que sans vision globale et gestion de portefeuille efficace, le projet peut ne pas apporter de valeur ajoutée réelle pour l'entreprise.
Cela engendre des retards et des dépassements de budget.
C’est aussi une concurrence entre projets pour les ressources.
Et souvent sans critères de sélection, c’est peut-être à celui qui crie le plus fort ou à celui qui paraît le meilleur.
Or, sans données d’analyses mises à jour, il est compliqué de prendre des décisions incluant tous les paramètres.
La Gestion de Portefeuille de Projet (GPP) ou en anglais Portfolio and Project Management (PPM), consiste à regrouper, prioriser et gérer les projets pour maximiser la valeur alignée avec la stratégie de l’entreprise.
Bien sûr, la condition sine qua non est que l’entreprise ait une stratégie bien claire avec des objectifs bien identifiés et un plan pour atteindre ces objectifs !
1) Qui est responsable de la gestion de portefeuille de projets ?
La Gestion de Portefeuille de Projets assure donc que tous les projets contribuent efficacement à la vision globale.
Elle est gérée au niveau d’un département ou d’une business unit par le PMO portefeuille ou par le directeur du département ou de portefeuille.
La personne est de préférence expérimentée. Elle peut ainsi avoir le recul nécessaire pour centraliser, et accompagner les chefs de projet et le comité exécutif.
Elle est celle qui va permettre la remontée d’alertes ou la priorisation.
La gestion de portefeuille s'appuie bien évidemment sur une bonne gestion de projet.
Il est important que chaque chef de projet apporte ses éléments du projet tels que la progression, le budget et le planning ainsi que les risques et obstacles rencontrés.
Ainsi, plutôt que de subir les imprévus projet par projet, l’organisation peut mettre en place une approche qui va permettre d’optimiser les projets.
Exemple :
Prenons l’exemple d’un portefeuille de projets dans le cadre d’une transformation digitale.
Voici 3 projets qu’elle gère :
- Migration vers le Cloud
- Développement d’une application mobile
- Mise en conformité de réglementations RGPD
En suivant les KPI tels que les coûts, les dérives de délais, et les risques avec une approche de gestion de portefeuille.
Des observations utiles peuvent être relevées telles que :
- Surcharges des équipes IT entraînant retard et baisse de productivité
- Solution : réajuster les plannings
- Risque de dépassement budgétaire : prestations cloud en forte augmentation
- Solution : renégocier les contrats
- Conflit stratégique entre 2 projets : Le projet de développement de l’application et la conformité nécessitent tous deux des ajustements des bases de données.
- Solution : le projet prioritaire qui est la conformité doit être fait en premier, on décale l’application.
2) Prendre des décisions éclairées grâce à une vision globale
En ayant cette vision, on a les bons arguments pour prioriser les projets de manière efficace et prendre des décisions éclairées.
Les comités directionnels ou exécutifs ont alors devant leurs yeux les bons indicateurs pour décider.
C’est ce qui fait défaut dans plusieurs entreprises ou les décisions sont prises à celui qui crie le plus fort ou c’est un jeu d’influence qui peut mettre en péril l’entreprise et sa croissance.
Quels sont les piliers d’une bonne Gestion de Portefeuille Projet ?
Nous en avons déjà abordé les principaux.
1) Aligner les projets sur la stratégie
Cela inclut :
- Définir quels sont les objectifs prioritaires, ce qui nous permettra d’en conclure les critères de priorisation.
- Bien évidement, bien maîtriser les paramètres de chaque projet pour s’assurer qu’ils répondent bien à la vision et la stratégie.
- Créer le tableau de bord de portefeuille avec les vues adaptées au KPI, Critères et Paramètres.
- S’assurer que la direction valide et confirme que c’est ce qui importe pour la stratégie. Veiller à ce que les chefs de projets, comprennent et y adhèrent, car ce sont eux qui alimentent le tableau de bord.
1.1) Priorisation selon le contexte de l'entreprise
Dans une société qui va être rachetée, sa priorité est l’efficience économique.
Ce sont les projets les plus rentables ou économiques qui seront privilégiés.
Si dans les 3 prochaines années, la stratégie est à l’innovation ou l’investissement, ce seront d’autres projets avec différents KPI qui seront priorisés.
Les KPI peuvent être le ROI de chaque projet et pourront utiliser l’EVA (Earned Value Analysis).
Le moindre écart remontera une alerte et sera analysé.
On peut aussi ajouter un KPI ou Critère : Euros économisés sur le budget initial (par exemple en négociant ou changeant de fournisseur).
Le tableau de bord adapté permettra de voir au premier regard si les projets vont dans la bonne direction, s’il faut changer de cap et s’adapter au contexte du marché.
1.2) Rôle stratégique du PMO
Le PMO ou celui qui gère le portefeuille a un recul dû à sa position.
Il n’a pas la main dans le cambouis, il ne suit pas les projets, n’est pas dans l’opérationnel.
Il n’est pas non plus à la tête de l’entreprise s’occupant de la stratégie, des marchés financiers ou des actionnaires.
C’est pour cela que cette position correspond aussi à quelqu’un d’assez expérimenté.
2) Faire une bonne priorisation de projets
Avec les KPI définis, le tableau de bord mis à jour, les bonnes décisions pour favoriser un projet par rapport à un autre seront prises.
On peut le faire en utilisant des outils simples comme le ROI.
Cela peut être un critère surtout si l’un des objectifs de l’entreprise est d’avoir des gros bénéfices comme dans l’exemple précédent.
Si sur un projet, on a besoin de plus de ressources, on peut, en analysant le tableau avec le conseil de celui qui gère le portefeuille, prendre des décisions avisées.
On peut aussi utiliser la Matrice d’Eisenhower.
2.1) Utiliser la matrice d’Eisenhower
Tout d’abord faire la liste de tous les projets : Pour chaque projet, identifier les objectifs, parties prenantes et les contraintes (budget, délais, ressources).
Puis évaluer chaque projet suivant deux critères Urgent et Important.
Attribuer un score à chaque projet de 1 à 5 pour son importance et son urgence.
Finalement, placer sur les quadrants les coordonnées en importance et en urgence.
2.2) Faire le suivi des projets en continu
Pour cela, faire une mise à jour au moins une fois par mois.
Faire également une revue mensuelle avec la direction et suivre les KPI (par exemple le taux de respect des délais).
Avec cette méthode, vous pourrez éliminer le superflu et vos projets seront alignés avec les objectifs.
3) Bien allouer les ressources en est aussi un pilier
Il faut éviter la surcharge et bien répartir les ressources financières ou humaines en ayant les priorisations en tête.
Une mauvaise gestion peut entraîner des retards, des surcharges ou des dépassements budgétaires.
Voici quelques clés du succès :
Identifier avec la matrice d’Eisenhower, les projets les plus stratégiques et leur allouer les meilleures ressources.
Les projets de faible importance peuvent, quant à eux, être repoussés ou externalisés.
Il est important d’être transparent, et de communiquer au mieux le planning des ressources.
Aussi, en ayant cette vision centralisée, on pourra mieux comprendre quand certaines ressources seront libérées ou utilisées.
On voit souvent le planning d’un projet comme un Tetris des ressources dans les plannings.
Par exemple, pour certains experts techniques ou développeurs.
4) Avoir en vue la santé du portefeuille et des projets
Au-delà d’un projet en bonne santé, le tableau de bord portefeuille permettra de rapidement remonter de manière regroupée la santé des projets.
Il permettra aussi de voir si le portefeuille au global est sur la bonne trajectoire par rapport à la stratégie déterminée.
S’il y a la même tendance sur plusieurs projets, regarder au niveau portefeuille et analyser permettront de trouver les causes et les raisons de certaines déviations.
Exemple :
On peut prendre l’exemple sur 4 projets du portefeuille qui sont tous en hors budget, avec des déviations bien expliquées par le chef de projet de chaque projet.
En analysant, on peut se rendre compte que pour tous ces projets, c'était le même commercial qui a obtenu le contrat.
Il s’avère, lorsqu’il fait ses propositions, il sous-estime les complexités du projet.
En ayant identifié cela, il sera possible de mettre en place les solutions adéquates.
4.1) Impacts liés aux besoins et au marché
Un changement du marché et des besoins de clients peuvent aussi impacter la réussite de plusieurs projets du portefeuille.
Ils se sont appuyés sur les mêmes hypothèses et stratégies.
En voyant plusieurs projets et en analysant le portefeuille, on peut conclure que l’on doit changer de cap pour éviter que tous les projets n’échouent.
En gestion de portefeuille, il vaut mieux arrêter les frais plus tôt et arrêter un projet en cours s’il n’apporte plus de valeur est la meilleure décision.
Découvrez dans cet article quand et comment reprioriser, reporter ou annuler un projet dans un portefeuille.
5) Établir un processus de suivi clair
Via notamment un tableau de bord mis à jour régulièrement et suivi par rapport à des KPI pertinents pour la stratégie de l’entreprise.
Un processus de suivi bien défini permet d’anticiper les risques et d’ajuster rapidement.
En voici les étapes principales :
- Étape 1 : Définir les indicateurs de suivi et les KPI
- Étape 2 : Structurer un reporting régulier au moins mis à jour une fois par mois
- Étape 3 : Assurer un suivi rigoureux des risques et des écarts
- Étape 4 : Engager les parties prenantes dans le suivi
- Étape 5 : Améliorer en continu le processus de suivi
En réunissant la direction une fois par mois ou par trimestre, vous vous assurez que les décisions sont prises sur une bonne base avec les bons critères et KPI qui correspondent bien à la stratégie.
Conclusion
Le succès d’une gestion de portefeuille ne repose pas uniquement sur des outils, mais plutôt sur une culture d’entreprise tournée vers la priorisation stratégique et la transparence.
Cela pourrait être perçu comme une contrainte, mais c’est avant tout une opportunité d’exercer un leadership éclairé.
Comment les soft skills et le leadership peuvent-ils renforcer les synergies entre les projets ?
C’est une question qui mérite d’être posée.
