Resource Management Officer : ses rôles, missions et compétences clés

Pour savoir tirer le meilleur parti de leurs ressources, les entreprises peuvent compter sur les compétences d’un Resource Management Officer (RMO), qui supervise au quotidien les activités sur le lieu de travail. De l’organisation d’événements au maintien de la cohésion d’équipe, il contribue en effet à l’efficacité de vos troupes, de nombreuses façons.

À l’âge où la tendance est à la prestation de services et à l’intérim, il faut absolument s’assurer que l’on ait en permanence les ressources nécessaires et suffisantes pour mener à bien toutes les activités de l’entreprise et le RMO a d’autant plus sa raison d’être.

Nous allons dans cet article vous expliquer les rôles essentiels de ce métier ainsi que son intérêt pour une entreprise de l’établir.

Qu'est ce que le Resource Management ?

Le resource management fait référence à la planification, l'allocation, l'utilisation et le contrôle des ressources disponibles dans une organisation ou une entreprise. Les ressources peuvent inclure des personnes, des finances, des équipements, des fournitures et des technologies, entre autres.

La gestion des ressources implique de trouver un équilibre entre les ressources disponibles et les besoins de l'organisation pour atteindre ses objectifs et ses résultats souhaités. Cela peut inclure la gestion des budgets, l'attribution des tâches, la planification des horaires, la gestion des projets et la surveillance de la performance.

Qui est le Resource Management Officer ?

Le Resource Management Officer que l’on peut traduire en français par gestionnaire de ressources est au service de tous les départements. Il organise ce qui est en rapport avec tous les types de ressources, humaines ou matérielles. 

On peut appréhender ce rôle de deux façons :

  • Pour les ressources humaines, il s’agit de faciliter et d’organiser le travail des collaborateurs pour qu’ils soient le plus performant pour l’entreprise
  • Pour les ressources matérielles, il s’agit de bien équiper et de mettre à disposition tous les équipements et toutes les fournitures dans les espaces de travail de l’entreprise

Il peut s’aider de logiciels gestionnaires de ressources d’entreprise (ERM). 

Personne n’est plus proche des ressources qui exécutent des projets et des tâches au quotidien que les gestionnaires de ressources. Cela accroît l’importance et la responsabilité de ce rôle.

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Les missions du Resource Management Officer

Le RMO a un rôle central au sein de l’entreprise. Afin de veiller au bon fonctionnement d’un établissement, il est un interlocuteur privilégié de la direction, des responsables hiérarchiques et du personnel.

Pour mieux appréhender la fiche de poste de ce métier, voici des exemples de ses missions :

  • Mettre en place la matrice des compétences pour connaitre les compétences des collaborateurs et les axes de formation, de suivi et d’accompagnement
  • Centraliser le besoin des ressources et faire une répartition/recrutement le cas échéant.
  • Projeter le nombre de ressources requises sur les prochains semestres
  • S’assurer que les équipes ont le matériel nécessaire pour travailler et collaborer 
  • Organiser le télétravail et fournir le matériel et les outils adéquats. Le RMO a en charge le budget de tout le matériel et la fourniture des bureaux. Exemple des salles de conférences bien équipées
  • S’assurer de la cohérence d’appartenance et mettre en place les moyens lorsqu’il y a plusieurs bureaux dans plusieurs endroits différents
  • Organiser des événements en prévoyant les déplacements  et communiquer avec la direction 
  • Superviser les déplacements des collaborateurs
  • Aider la direction de la succursale à trouver des moyens efficaces d'introduire et de gérer le changement, c.-à-d. processus, outils et politiques
  • Surveiller les progrès et travailler à la préparation de documents clés tels que le plan de mise en œuvre informatique, le plan de mise en œuvre RH, les principaux faits saillants financiers, et les notes d'information
  • Contribuer à la gestion des informations de l'unité en servant d'administrateur du site SharePoint 
  • Assister aux réunions de planification, aux réunions des directeurs et assurer la liaison entre les départements dans le but d'améliorer la cohérence, la coordination et l'efficacité des initiatives et des priorités de l'entreprise
  • Entreprendre des études spéciales, des projets et des affectations qui peuvent être complexes, sensibles au facteur temps ou « politiquement » sensibles 
  • Mettre à jour les descriptions de travail génériques pour les postes et analyser les problèmes administratifs et financiers liés à l'environnement interne de l’entreprise.

Modèle de la Matrice des compétences

Identifiez l'adéquation besoin/ressources

Pourquoi avoir besoin d’un RMO ?

Le poste de Resource Management Officer se justifie lorsque les besoins suivants sont exprimés :

1) Déléguer des activités opérationnelles quotidiennes 

Derrière une entreprise, ayant pleins de projets et d’opérations, il y a une énorme quantité de tâches.

Il est fastidieux, voire impossible, de laisser aux chefs de projet ou aux responsables d’unités de bien planifier les ressources sachant qu’ils n’ont pas de visibilités sur les autres projets ou départements. 

Faire appel à un RMO permet de centraliser et de coordonner toutes les activités en étant l’unique interface de tous départements et collaborateurs.

2) Déléguer la gestion pratique du bureau 

Le mobilier, les fournitures de bureau et autres équipements de base utilisés quotidiennement sont essentiels à la réussite de vos équipes.

Ces éléments doivent non seulement être commandés en temps et en heure, mais ils doivent aussi être bien entretenus. Un RMO peut se charger de l’organisation de ces ressources matérielles.

3) Favoriser une culture d’entreprise positive

La culture de votre entreprise est primordiale. C’est elle qui crée un sentiment d’unité et d’identité parmi vos employés.

Elle met en avant les valeurs et les principes qui forgent votre business et donnent à chacun une direction commune.

Le RMO organise les événements d’entreprise et sait prévenir et réagir aux mauvais environnements de travail.

4) Maintenir ou améliorer la satisfaction client

Grâce à ses multiples compétences, le Resource Management Officer joue un rôle dans le développement d’un bureau à la fois efficace et professionnel. Les clients noteront cette amélioration en sa présence.

Plus concrètement, il suit les opérations de façon que l’expérience du client soit optimale en termes de qualité.

Cela peut être indirectement lié à l’attention qu’il accorde à vos employés : leur moral étant plus haut, leurs interactions avec les clients ont donc toutes les chances d’être meilleures.

5) Superviser les ressources humaines

Il est une nouvelle source d’information en ce qui concerne les questions relatives aux ressources humaines.

Il assumera les responsabilités liées à l’application des règles à suivre par le personnel et sera la personne de référence à contacter en cas de problème.

6) Mieux accompagner la mise en place de nouvelles politiques

Il centralise et institutionnalise également la gestion des ressources afin de promouvoir l’acceptation et l'adhésion de toutes les parties prenantes aux nouvelles politiques

En tant que point d’escalade, le RMO doit modérer et gérer les conflits et les goulets d’étranglement et est responsable de leur détection précoce.

Le guide de la gestion des conflits
Démarche de gestion des conflits

Il est également le point de contact pour la direction, les opérations et la GPP, en plus d’agir comme interface avec les RH pour soutenir le développement du personnel et le recrutement.

L'illustration ci-après récapitule les raisons pour lesquelles on pourrait avoir besoin d'un RMO :

Pourquoi avoir besoin d'un RMO

Quels sont les livrables que doit fournir le RMO ?

Voici quelques exemples de livrables du gestionnaire des ressources :

  • La matrice de compétence et le plan de formation des ressources 
  • Le planning des différentes ressources et l’endroit où ils travaillent (s’il y a plusieurs sites, du télétravail, etc) 
  • Une plateforme pour équiper correctement les espaces de travail et salles de conférence et assurer leur changement, le cas échéant 
  • Une matrice des risques : pour identifier les risques potentiels liés à la gestion des ressources et mettre en place des plans d'atténuation pour minimiser les impacts négatifs 
  • L’évaluation des performances pour évaluer la performance de chaque membre de l'équipe et fournir des commentaires pour aider à améliorer l'efficacité et la qualité du travail 
  • Un ERP reprenant le permettant de générer des rapports sur l'utilisation des ressources.

Que doivent contenir les rapports sur l'utilisation des ressources ?

Ces rapports fournissent des informations sur la façon dont les ressources humaines sont utilisées dans l'entreprise. Ils peuvent inclure des données sur le temps de travail, les tâches effectuées, les projets en cours, etc.

Voici quelques exemples :

  • Un rapport sur la productivité fournissant des informations sur la productivité des employés et des équipes. Il peut inclure des données sur les objectifs atteints, les projets terminés, les performances individuelles, etc.
  • Un rapport sur les coûts fournissant des informations sur les coûts associés à la gestion des ressources humaines. Il peut inclure des données sur les salaires, les avantages sociaux, les dépenses liées à la formation, etc.
  • Un rapport sur les compétences fournissant des informations sur les compétences des employés. Il peut inclure des données sur les compétences techniques, les compétences interpersonnelles, les certifications, etc.
  • Des rapports sur les effectifs fournissant des informations sur la taille et la composition de l'effectif de l'entreprise. Il peut inclure des données sur les embauches, les départs, les promotions, etc.

En quoi le RMO diffère du PMO ?

Le PMO ou Project Management Officer s’occupe de la bonne conduite des projets dans les délais et les budgets alloués. Il suit leurs évolutions et s’assure qu’ils sont alignés sur la stratégie d’entreprise en respectant les processus de la gestion de projet

Cependant, lorsqu’il y a des projets, il y a aussi des ressources humaines qui sont impliquées et ce n’est pas le rôle du PMO de chercher, mettre en place et suivre les ressources qui sont utilisées dans leur projet. 

Les tâches et responsabilités du RMO sont similaires à celles du PMO : agir en tant qu’entité neutre dans l’intérêt de l’entreprise et soutenir les chefs d’équipe et de projet dans l’allocation la plus efficace des ressources disponibles.

Dans beaucoup d’entreprises encore, on fonctionne beaucoup plus en mode production, opération et non en mode projets. C’est dans ces entreprises qu’un gestionnaire des ressources prend plus de sens qu’un PMO.

Lorsqu’il y a beaucoup de projets, le PMO devient incontournable, mais il manque toujours le rôle de gestion des ressources d’un RMO. Même si le PMO s’occupe en partie des ressources des projets, il ne s’occupe que d’une dimension limitée du management des ressources telles que la montée en compétence ou le bon déroulé de sa mission dans les projets.

On s’aperçoit souvent que le fait garder les deux postes n’entre pas dans le budget et n’est pas indispensable. Il faut faire évoluer le rôle de PMO vers un rôle hybride entre les deux.

Comment peut-on pratiquer le resource management ?

Comme pour la gestion de projet, une certification existe.

Bien sûr, les connaissances ne sont pas encore assez mures. Mais il existe bien un Resource Management Institute avec une certification professionnelle. Resource Management Certified Professional (RMCP)® Certification Process.

N’ayant pas de formation scolaire pour ce métier, les gestionnaires des ressources ont souvent eu comme formation de base la gestion des entreprises ou l'assistance de direction. Mais ce n’est pas le seul moyen d’y parvenir.

Le fait d'avoir ces formations de base, de l'expérience et de connaître la gestion de projet en plus, amène vers le rôle de RMO.

De même, un chef de projet ou PMO peut basculer vers ce métier. Ils peuvent même suivre la certification, mais comme elle n'est pas encore connue, ils peuvent avec de l'expérience, du recul, et leur base en gestion de projet, devenir RMO.

Ceci étant, voici les voies conventionnelles et opportunités qui se présentent pour ce métier :

1) Formation en ressources humaines

Étant donné les missions et les responsabilités qui lui sont confiées, le gestionnaire de ressources doit suivre une formation spécifique en ressources humaines, et doit avoir de l’expérience.

Il peut compléter sa formation par une certification de gestion de projet ou une certification qui certifie spécifiquement les RMO.

Il n’y a pas de formation particulière, mais avoir une expérience dans les RH semble approprié pour faire ce métier.

2) Formation en gestion des entreprises

On peut y parvenir par une autre branche, celle de l’assistance de direction, puisque dans ces rôles, on a la connaissance globale de l’entreprise et des ressources.

Les formations peuvent être les suivantes :

  • Un BTS assistant de gestion PME-PMI 
  • Un BTS comptabilité 
  • Un DUT gestion des entreprises et de l’administration (GEA).
  • Un parcours universitaire, tel que les licences et les masters spécialisés en management et en gestion d’entreprise, sont préconisés.

Il faut aussi avoir eu une certaine expérience après cela, car cela s’étend au-delà de la simple assistance de direction.

3) Autres opportunités

Ce métier a besoin d’une expérience et de recul. Il peut être très stratégique ; un manager ou un directeur peut devenir RMO, selon l’intérêt qu’aura le poste pour lui.

On a vu aussi qu’un PMO pour être plus complet peut évoluer vers un rôle hybride et si le rôle de ce dernier n’est plus nécessaire (tous les projets sont en mode production), il peut naturellement devenir le RMO.

Les compétences à avoir pour être un bon RMO 

Afin de pouvoir décrocher un emploi au plus vite, il est important de s’attarder sur les compétences appréciées pour ce poste. La profession d’office manager est faite pour vous si vous présentez les qualités suivantes :

  1. Un grand sens de l’organisation
  2. Une excellente adaptabilité pour jongler entre différentes missions, parfois dans une même journée
  3. Une maîtrise des outils numériques
  4. Un sens du relationnel et de la hiérarchie
  5. Une bonne autonomie
  6. Un recul et une bonne analyse de la stratégie
  7. La résolution de conflit

Ce sont des qualités, qui s’acquièrent au fil de l’expérience et un profil senior peut mieux appréhender ce poste.

Conclusion

Pour gérer un environnement continu de pénuries de compétences et de main-d’œuvre, il faut identifier et prévoir les besoins en compétences et hiérarchiser la façon dont ils sont acquis ou acquérir une autre entreprise.

Cela ne peut pas être fait efficacement dans les moyennes et grandes organisations sans un certain degré de centralisation, d’où la nécessité du Resource Management.

Ces gestionnaires des ressources sont essentiels aux stratégies "d'engagement des employés" et prennent une part importante du bien-être au travail. Les employés cherchent souvent des accréditations pour le bien-être au travail. 

Le RMO, s’il effectue bien ses missions, augmente les chances de l'entreprise pour être éligible aux diverses certifications existantes actuellement et dans l’ère du temps. Il est parfois difficile d’employer et de fidéliser le collaborateur ; avoir une certification et en respecter les principes accroît l’attractivité de l’entreprise. 

Ces gestionnaires des ressources deviendront la norme dans la plupart des opérations de services centrées sur le capital humain, et sont sur un pied d'égalité avec les PMO.

La montée en puissance de la prestation et des sociétés de services fera de la capacité à bien gérer les Ressources, un enjeu primordial. Maîtriser un approvisionnement stratégique en ressources fluides permettra donc une efficience et une fluidité dont découleront une rentabilité de l’entreprise ainsi optimisée.

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Mirvet Mtimet

A propos de l'auteur

Chef de Projet et PMO certifiée PMP®, a une expérience solide en gestion de projet, en tant que manager ensuite responsable de département dans diverses industries telles que les transports, l’informatique, la banque, le luxe ou les télécom. Elle n’hésite pas à faire part de son expérience et de son recul autant pour les professionnels débutants ou expérimentés que les entreprises.
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