En gestion de projet, un jalon projet est un évènement important qui marque la fin d'une étape du cycle de vie d'un projet. Il se matérialise par une réalisation concrète de livrables qui prennent la forme de résultats et de documents marquant l'évolution du projet.
Dans cet article, nous parlons des jalons projet, de la différence entre eux et entre les points de contrôle.
Nous vous expliquons également en quoi consiste la méthode Stage-Gate (Phase-Porte) ainsi que ses bénéfices pour votre projet. Aussi, comment cette méthode peut-elle aider l’entreprise à prendre de meilleures décisions et à maximiser la création de valeur en fonction des objectifs stratégiques.
Qu'est-ce qu'un jalon projet?
Les jalons projet, milestones en anglais, dans le cadre de la gestion de projet, marquent la fin d'une étape, la fin d'un travail. Ils peuvent être des éléments constitutifs d'un projet.
Un exemple de jalon projet peut être une date ou un événement important, comme la signature d'un contrat, le lancement d'un produit, etc.
Des exemples de principaux jalons d'un projet peuvent être :
- L'approbation de la charte
- L'approbation du plan détaillé et cahier des charges
- L'approbation utilisateurs-clé
- La validation de l’environnement productif
- Le PV Accusé de Réception
- La réunion de clôture
Les milestones marquent donc les moments importants de votre projet, comme les jalons marquent une route.
Ils marquent souvent un ou plusieurs livrables projet ou un groupe d’activités.
C’est un moment important du projet, car il marque la fin d’une étape du projet et ainsi le début d’une nouvelle étape importante dans la réalisation de votre projet.
Un moment qui doit être marqué dans le temps et reconnu par l’équipe projet et le comité de pilotage.
Il permet de s’assurer que l'on avance dans la bonne direction, tel que les jalons sur les routes nous indiquent le kilométrage parcouru jusque-là.
Sans eux, comme sur une route, on aura du mal à situer l’état d’avancement du projet.
La définition des jalons de projet s'effectue de la part du chef de projet, en travaillant conjointement avec le planificateur projet.
Différence entre jalons projet et points de contrôle
Contrairement au jalon de projet qui est un évènement venant marquer la fin d'une étape, le point de contrôle, lui, est une réunion intermédiaire organisée afin de faire un contrôle de qualité sur le travail exécuté jusque-là.
Cette réunion a lieu habituellement entre deux phases, mais peut parfois être organisée parce que le projet rencontre des difficultés.
Pour cela, on dresse un tableau précis de l’état du projet, des dépenses par rapport au budget et à l’état d’avancement, des délais, des risques et opportunités et une recommandation sur la voie à suivre.
On présente aussi l’état des indicateurs de performance (KPI) prévus dans la charte de projet, puis dans le cahier des charges.
Ces indicateurs vont influencer les décisions.
Le point de contrôle est donc une réunion de décision : continuer, arrêter le projet ou le mettre en attente.
On peut aussi décider d’augmenter les ressources ou le budget, et éventuellement accepter un changement des délais.
Ces décisions sont prises conjointement par le sponsor, les parties prenantes clés du projet et le chef de projet.
Ces décisions peuvent être influencées par des circonstances extérieures au projet, comme un changement de stratégie, une coupe budgétaire, une chute de ventes, et ne sont donc pas toujours le fruit de l’état d’avancement du projet.
Le point de contrôle et le jalon projet sont donc deux choses différentes, mais liées à des moments-clés du projet.
Les jalons projet vont marquer la fin d'étapes, plus ou moins importantes, les points de contrôle eux sont des moments de décision à chaque grande phase du projet et qui marquent un jalon majeur.
Ces jalons majeurs ou points de contrôle ou « portes » vont souvent de pair avec la méthodologie Stage-Gate.
La méthodologie Stage-Gate
On doit la méthode Stage-Gate (Phase-Porte) à Robert G. Cooper qui la présente en 1988 dans un article paru au « Journal of Marketing Management ».
Au départ, cette méthode s’appliquait au lancement de nouveaux produits. Elle a été adaptée et est aujourd’hui appliquée à de nombreux projets.
A l’origine, elle s’appliquait au marketing de nouveaux produits et comportait cinq phases :
- La phase d’évaluation pendant laquelle on définira le périmètre, où l’on vérifiera sa pertinence et son intérêt par rapport au marché et la concurrence. Cette phase est bien sûr à comparer à la phase d’Initiation d’un projet
- La phase de création d’un Business Case : on peaufine les détails, on recueille les besoins de parties prenantes (client, utilisateur final,…), on positionne le produit ou service et enfin on établit un planning du projet. Cette phase est à comparer avec la phase de planification d’un projet
- La phase de développement où l’on conçoit le nouveau produit et on fait les premiers tests avec les clients potentiels et on élabore un plan de mise en place et de lancement. Cette phase est à comparer avec la phase de réalisation d’un projet
- La phase de test et de validation pendant laquelle des tests sont réalisés (en laboratoire, à l’usine, avec les clients, …) suivant une stratégie de test, et les hypothèses de lancement validées. Cette phase est à comparer avec la phase de contrôle d’un projet.
- La phase de lancement où l’on passe en réel. Cette phase est à comparer avec la phase de clôture d’un projet.
Entre chaque phase, les « portes » (ou points de contrôle) servent de « contrôle qualité ».
Ces réunions intermédiaires permettent de dresser un tableau précis de l’état du projet en appréciant les coûts, les délais actuels et futurs, les risques éventuels, le contrôle qualité ainsi que l’implication des équipes.
On comprend que cette approche s’applique très bien aux grands projets des entreprises.
C’est pourquoi elle est souvent intégrée à la méthodologie, car lorsque l’entreprise a un portfolio des projets en parallèle, cette méthode permet de prendre des décisions importantes à intervalles réguliers pour la stratégie d’affaires.
En Stage-Gate, les points de contrôle s’appellent donc des « portes ».
Conclusion
Les jalons projet – et leurs marquages – sont des éléments extrêmement importants d’un plan de projet.
Ils marquent la distance parcourue jusque-là par l’équipe projet et reconnaissent le travail accompli.
On peut ainsi marquer des groupes de livrables, des groupes d’activités ou des achèvements majeurs qui prennent une place primordiale dans la réalisation du projet.
On marque bien sûr également marquer la fin des phases. Ce sont alors des milestones majeurs pour lesquels beaucoup de projets intègrent alors des points de contrôle ou « portes ».
Ces « portes » ont pour but de partager avec le Comité de Direction Projet une photo figée et détaillée du projet à ce stade.
Elles permettent de reconnaître ce qui a déjà été achevé, de reconnaître la qualité des livrables et de se mettre d’accord sur la marche à suivre.
On va se mettre d’accord pour passer à la phase suivante en ajustant si nécessaire les ressources humaines ou financières, confirmer le plan ou l’ajuster.
Dans certaines grandes entreprises qui ont de gros portfolios de projets, ces portes peuvent servir à revérifier l’adéquation du projet aux stratégies de la société.
Il peut arriver qu’un projet ou l’autre soit « gelé », que l’on revoie les priorités ou que l’on décide d’annuler un projet.
On le voit, certaines décisions sont parfois prises en fonction d’autres paramètres que ceux du/des projets.
Il est d’autant plus important d’effectuer ces contrôles de qualité, de marquer les jalons et de démontrer l’intérêt de votre initiative, le travail accompli et ses avantages.
