Cahier des charges projet : 6 composantes indispensables et modèle à télécharger

cahier des charges projet

Savez-vous qu’une définition claire du besoin et du périmètre de projet est l’une des tops trois critères de réussite d’un projet ?

Effectivement, les résultats de plusieurs études ont révélé à l’unanimité que l’énoncé clair du cahier des charges de projet et son périmètre font partie des premiers facteurs clés de réussite des projets.

En effet, prendre en charge et gérer un projet sans énoncé ou cahier des charges clair, c’est essayer d’atteindre un objectif sans avoir de point de référence, et après, ça revient à tenter de tirer dans une cible les yeux fermés.

Réussir le projet dans ce cas de figure ne peut être que résultat d’hasard!

A travers cet article, je vise à vous fournir une meilleure compréhension des tenants et aboutissants des cahiers des charges projet, leurs raisons d’être, les bonnes pratiques à adopter. Avant de finir par la présentation d’un exemple de modèle de cahier des charges à télécharger et à adapter pour vos projets.

Sans tarder, allons-y et bonne lecture.

Pourquoi un cahier des charges projet ?


Gérer un projet est un acte rationnel qui consiste à éliminer des prises de décision impulsives, les rêveries des parties prenantes et les spéculations de l’équipe de projet.

Gérer un projet est une activité complexe qui ne tolère pas l’approximation.

Pour discipliner les réflexions des parties prenantes, quoi de plus mieux que d’encadrer les comportements et les attentes par des processus et un document de référence pour l’ensemble des acteurs ?

Vous ne pouvez pas gérer un projet sans documenter les besoins métiers et seul ce qui est explicite peut-être mis en œuvre et mesuré.
Un cahier des charges métier est l’antidote à l’ambiguïté, il oblige à être clair sur les concepts et les attentes vagues. 

L’absence d’un énoncé clair des besoins à travers un cahier des charges projet et des spécifications métiers, ne peut qu’à mener à un dérapage ou une dérive de périmètre.

En effet, la plupart des projets semblent souffrir d’une dérive de périmètre, ainsi, les équipes de projet et les parties prenantes en sont constamment frustrées.

Dérive du périmètre (Scope Sreep en Anglais) : C'est l’expansion non contrôlée du contenu du produit ou du périmètre du projet, sans ajustement des délais, du coût ou des ressources.

Lorsqu’une dérive de périmètre se produit dans un projet, elle devient une source considérable de gaspillage de l’argent et d’insatisfaction.

Une dérive de périmètre pourrait facilement priver le projet de produire le bénéfice et le résultat attendu.

C’est quoi au juste un cahier des charges projet ?

Le cahier des charges est le recueil des exigences fonctionnelles et non-fonctionnelles, demandées par la maîtrise d’ouvrage. Il exprime la demande en termes de besoins à satisfaire et de résultats ou services attendus du projet.

Il décrit des règles de gestion et de traitement dans le langage du métier (vue externe du système, c’est la vision utilisateur).

En effet, un cahier des charges projet bien fait exprime un besoin métier: 

  • Nécessaire : Le cahier des charges indique tous les paramètres requis pour la conception et réalisation du projet.
  • Réalisable : Le cahier des charges exprime un besoin réaliste et qui est techniquement et financièrement réalisable dans le cadre du planning du cahier des charges, et des moyens disponibles.
  • Clair, cela veut dire que l’idée ou le besoin que le cahier des charges projet exprime n’est pas susceptible d’être interprété différemment de ce que pense le maître d’ouvrage.
  • Vérifiable, l’équipe de projet ou l’AMOA doit s’assurer qu’il existe des moyens de vérifier ce qui est requis.
  • Cohérent : le cahier des charges projet doit exprimer des besoins qui ne se contredisent pas entre eux.

Attention : un cahier des charges est une description du besoin (le quoi) et ne pas de la solution (le comment). Ainsi, lors du montage du cahier des charge, concentrez-vous sur ce qu’il faut faire plutôt que comment il faut le faire !

A cet effet, il est fortement recommandé de se poser la question pourquoi ? à chaque affirmation d’une exigence pour éviter de décrire un produit ou des mises en œuvre au lieu d’exprimer un besoin métier.

Le risque, entre autres, quand on décrit un produit au lieu d’exprimer des besoins, est de croire que tous les besoins sont couverts par le produit indiqué.

Le cahier de charge (CDC) sera utilisé en interne par l’équipe projet. Mais sera aussi utilisé en externe lors d’interventions éventuelles de tierce parties, pour définir de manière détaillée le cadre de leur mission.

Le CDC ne peut donc laisser la place à aucune interprétation qui pourrait négativement influencer le budget ou le résultat final : il doit décrire en détail tous les éléments dont il faudra tenir compte lors de la réalisation du projet.

Quand intervient le cahier des charges de projet ?

En début de phase Planification,  vous avez rencontré les bénéficiaires du projet et documenté l’Expression des besoins.

Vous avez donc maintenant une bonne idée des attentes fonctionnelles du projet ainsi que de certaines contraintes, exigences, et risques identifiés lors des réunions et interviews.

Cette expression des besoins est la base du cahier des charges.

Le schéma ci-après décrit le positionnement du cahier des charges projet dans le cycle de vie type d’un projet.

cahier des charges projet

En savoir plus sur le cycle de vie de projet.

En effet, le cahier des charges du projet s’appuie sur les activités de recueil et d’analyse des besoins et des exigences métiers.

Ces deux activités comprennent les tâches suivantes:

  • Spécifier et modéliser les exigences: décrit un ensemble de spécifications métiers ou plans en détail.
  • Vérifier les exigences: s’assurer que l’ensemble des exigences ou de conceptions retenues pour le projet sont suffisamment développées pour être utilisables par la maîtrise d’œuvre.
  • Valider les exigences: vérifier que les exigences retenues pour le projet offrent une valeur à l’organisation et soutiennent les objectifs. Par la suite, faire valider ces exigences par les parties prenantes concernées.
  • Définir l’architecture des exigences: structurer toutes les exigences et conceptions afin qu’ils soutiennent l’objectif du projet et qu’ils fonctionnent efficacement comme un ensemble cohérent.

En s’appuyant sur le cahier des charges, la maîtrise d’œuvre analyse et compare les différentes options, pour identifier et recommander la solution de mise en œuvre, qui offre la plus grande valeur à l’organisation.

Attention : les spécifications fonctionnelles détaillées ou les plans d’exécutions, sont élaborées par la maîtrise d’œuvre après réception et analyse du cahier des charges projet.

Les spécifications fonctionnelles détaillées est la traduction du cahier des charges projet en termes plus techniques (données en entrée, données en sortie, …) dont le but est de décrire de façon détaillée comment les exigences métiers du projet vont être implémentées dans la solution.

Les techniques d’élaboration d’un cahier des charges projet 

Dans cette section, je vous cite quelques outils et techniques de référence pour mener à bien le travail d’élaboration du cahier des charges de projet.  

1- Observations

2- Entretiens individuels

  • Questionnaires;
  • Entretien directif ou semi-directif.

3- Réunions de réflexion collective

  • Brainstorming;
  • Ateliers de travail ou workshop;
  • Groupe de discussion ou focus group.

4- Analyses

  • Analyse des données : revue documentaire ou autre;
  • Benchmark;
  • Présentation de maquettes;
  • Tests utilisateurs exploratoires.

Les composantes d’un cahier des charges projet

Dans cette section, et pour vous faciliter la structuration de votre cahier des charges projet, je vous propose les 6 composantes principales à intégrer absolument dans votre cahier des charges projet.

L’exemple traité ici dans cette section porte sur un projet informatique de mise en place d’un nouveau système.  

Par la suite, je vous propose un modèle de cahier des charges à télécharger et adapter à vos projets spécifiques.

En effet, les six composantes indispensables à prévoir dans un cahier des charges projet sont les suivantes :

1. Description de l’état actuel (Contexte)

Pour avoir une bonne vue d’ensemble, l’équipe de projet ou le représentant du maître d’ouvrage doit s’assurer de décrire le fonctionnement général de l’entreprise et des processus métiers couverts par le projet; ainsi que les équipements et les systèmes actuellement utilisés.

Cela permettra de mieux comprendre l’importance du nouveau système ainsi que l’ampleur du changement pour l’organisation.

2. Les spécifications non fonctionnelles

Une exigence non-fonctionnelle est une exigence qui caractérise une propriété ou qualité intrinsèque désirée du système telle que sa performance, sa sécurité sa convivialité, sa maintenabilité, etc.

Une exigence non-fonctionnelle peut porter, aussi, sur le plan préconisé de management de projet, le niveau de support attendu après la mise en place du système et autres exigences vis-à-vis de la maîtrise d’œuvre.

Attention : l’ensemble des exigences doit être vérifiables, à défaut elles ne sont que des buts.

3. les spécifications fonctionnelles

Une exigence fonctionnelle, comme déjà vu plus tôt dans cet article, est une exigence définissant une fonction du système à développer.

L’utilité d’une solution est déterminée par ses exigences fonctionnelles et ses caractéristiques non-fonctionnelles.

L’ensemble des fonctionnalités n’est pas utilisable sans certaines caractéristiques non fonctionnelles.

4. Les ressources

Maintenant que vous avez défini les objectifs, sous-objectifs et livrables, vous pouvez estimer de manière plus fine les besoins en ressources.

Une première estimation des ressources a été faite lors de la création de la Charte du Projet.

En savoir plus sur la charte de projet. 

Grâce aux informations fonctionnelles et techniques récoltées, vous pouvez maintenant répondre à certaines questions restées ouvertes lors de l’initialisation du projet.

  • Les compétences internes sont-elles suffisantes ?
  • Avez-vous besoin d’aide externe et laquelle ?
  • Les estimations de la charte correspondent-elles aux besoins maintenant détaillés ?
  • Qui va faire quoi et quand ?

Ce dernier point est important : le besoin en ressources va évoluer en fonction de la charge du projet et de la phase en cours.

Pour cela, vous allez travailler en parallèle à la planification du projet en ajoutant aux livrables les ressources nécessaires à leur réalisation.

5. Les délais

En fonction des assignations de ressources aux différents livrables, vous pouvez confirmer ou corriger les estimations ayant servi à l’établissement de la Charte Projet.

La marge d’erreur acceptée sera fortement réduite, car vous pouvez maintenant travailler avec un niveau d’information beaucoup plus proche de la réalité.

En effet, vous connaissez maintenant les besoins, les contraintes et les exigences de manière détaillée.

6. Les besoins financiers et le budget

Grâce à le définition des besoins, du calcul des ressources et du plan détaillé, vous pouvez maintenant estimer de manière plus précise le budget.

Et ce en répondant aux questions suivantes :

Investissements:

  • Quels matériels, logiciels ou équipements devez-vous acheter et quel est leur prix ?
  • Quels amortissements appliquer ? (règles légales et spécifiques à l’entreprise)

Ressources:

  • Le coût journalier de chaque ressource impliquée dans le projet (y compris chef de projet) multiplié par le nombre de jours nécessaires et le grand total.
    Ce montant peut aussi faire part des investissements;
  • Ressources externes (consultants, experts métier, installateurs etc…)
  • Coût opérationnel, (Quels sont les coûts récurrents? ) : Maintenance, réseau, licences, location locaux ou matériel, etc…

Modèle de cahier des charges 

Je vous propose ce modèle de cahier des charges, que vous pouvez adapter ou vous en inspirer.

Télécharger ce modèle de cahier de charge projet


Conclusion


Enfin, j’espère que vous avez saisi les tenants et les aboutissants du cahier des charges projet, et que la nuance entre l’expression du besoin métier et la conception de la solution est claire.

Aussi, il est important de noter que le Cahier des Charges est utilisé en interne comme en externe si vous faites appel à des prestataires de services.

Le Cahier des Charges devra être approuvé officiellement par le sponsor (maître d’ouvrage) et par les commanditaires/bénéficiaires principaux de votre projet lors d’un comité de direction projet.

Par ailleurs, si vous avez encore des questions ou des besoins d’éclaircissement, n’hésitez pas à me le faire savoir en commentaire.

Bon courage dans l’élaboration ou la revue de votre prochain cahier des charges projet.

Mohammed Amellah

A propos de l'auteur

Mohammed Amellah, +13 ans d’expérience en gestion de projet, certifié PMP®, IPMA® et Scrum Master, et je suis toujours en perpétuel apprentissage. J’ambitionne de faire bénéficier la communauté des intéressés par la gestion de projet de mon expérience et de mes connaissances.

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