Cahier des charges : les 6 points clés pour le rédiger, avec modèle

Le cahier des charges ou périmètre détaillé du projet est le recueil des exigences fonctionnelles et non-fonctionnelles, demandées par la maîtrise d’ouvrage. Il exprime la demande en termes de besoins à satisfaire et de résultats ou services attendus du projet.

A travers cet article, je vise à vous fournir une meilleure compréhension des tenants et aboutissants des cahiers des charges projet, leurs raisons d’être, les bonnes pratiques à adopter.

Avant de finir par la présentation d’un exemple de modèle à télécharger et à adapter pour vos projets.

Sans tarder, allons-y et bonne lecture.

Pourquoi un cahier des charges projet ?

La rédaction d'un cahier des charges en gestion de projet est une étape clé dans la phase de planification de projet. 

En fait, il est unanimement admis que la définition claire du cahier de charges de projet est l’une des tops trois critères de réussite d’un projet.

En voici les raisons :

  • Gérer un projet sans énoncé clair, c’est essayer d’atteindre un objectif sans avoir de point de référence, et après, ça revient à tenter de tirer dans une cible les yeux fermés
  • Gérer un projet est une activité complexe qui ne tolère pas l’approximation
  • Un cahier des charges métier est l’antidote à l’ambiguïté, il oblige à être clair sur les concepts et les attentes vagues.
  • Il sert à "discipliner" les réflexions des parties prenantes. Il permet d'encadrer les comportements et les attentes par des processus et un document de référence pour l’ensemble des acteurs
  • L'absence d'un énoncé clair peut mener à un dérapage ou une dérive de périmètre (scope creep)

Plus de détail sur la gestion de contenu du projet.

Guide du chef de projet efficace DB
Guide du chef de projet efficace Mobile

Résumé en infographie :

pourquoi rédiger un cahier des charges
Kit management de projet
Kit Management Projet

Qu'est-ce que la dérive du périmètre du projet ?

Le manque de clarté dans la rédaction d'un cahier des charges fonctionnel et technique, conduit le plus souvent à la dérive du périmètre du projet.

La dérive du périmètre (Scope Sreep en Anglais) est l’expansion non contrôlée du contenu du produit ou du périmètre du projet, sans ajustement des délais, du coût ou des ressources.

En réalité, la plupart des projets semblent souffrir d’une dérive de périmètre, ainsi, les équipes de projet et les parties prenantes en sont constamment frustrées.

Lorsqu’une dérive de périmètre se produit dans un projet, elle devient une source considérable de gaspillage de l’argent et d’insatisfaction.

Cette dérive pourrait facilement priver le projet de produire le bénéfice et le résultat attendu. 

C’est quoi au juste un cahier des charges ?

Le cahier des charges ou périmètre détaillé du projet est un document qui décrit les règles de gestion et de traitement dans le langage du métier.

Il exprime un besoin métier qui est à la fois : 

  • Nécessaire : indique tous les paramètres requis pour la conception et réalisation du projet
  • Réalisable : exprime un besoin réaliste et qui est techniquement et financièrement réalisable dans le cadre du planning, du périmètre détaillé du projet et des moyens disponibles
  • Clair : cela veut dire que l’idée ou le besoin exprimé n’est pas susceptible d’être interprété différemment de ce que pense le maître d’ouvrage ou commanditaire du projet
  • Vérifiable : l’équipe de projet ou l’AMOA doit s’assurer qu’il existe des moyens de vérifier ce qui est requis
  • Cohérent : il doit exprimer des besoins qui ne se contredisent pas entre eux

Attention : Il s'agit d'une description du besoin (le quoi) et non pas de la solution (le comment). Ainsi, lors du montage de cahier des charges, concentrez-vous sur ce qu’il faut faire plutôt que comment il faut le faire !

Quand rédiger le cahier des charges ?

Le cahier des charges est rédigé en début de phase planification.

En effet, à ce stade, vous avez rencontré les bénéficiaires du projet et documenté l’expression des besoins.

Découvrez plus sur l'expression des besoins.

Vous avez donc maintenant une bonne idée des attentes fonctionnelles du projet ainsi que de certaines contraintes, exigences, et risques identifiés lors des réunions et interviews.

Cette expression des besoins est la base du périmètre détaillé du projet.

Le schéma ci-après décrit son positionnement dans le cycle de vie type d’un projet.

cahier des charges projet

En savoir plus sur le cycle de vie de projet.

Ainsi, le cahier des charges projet s’appuie donc sur les activités de recueil et d’analyse des besoins ou exigences métiers.

Ces deux activités comprennent les tâches suivantes :

  • Spécifier et modéliser les exigences : décrit un ensemble de spécifications métiers ou plans en détail
  • Vérifier les exigences : s’assurer que l’ensemble des exigences ou de conceptions retenues pour le projet sont suffisamment développées pour être utilisables par la maîtrise d’œuvre
  • Valider les exigences : vérifier que les exigences retenues pour le projet offrent une valeur à l’organisation et soutiennent les objectifs. Par la suite, faire valider ces exigences par les parties prenantes concernées
  • Définir l’architecture des exigences : structurer toutes les exigences et conceptions afin qu’ils soutiennent l’objectif du projet et qu’ils fonctionnent efficacement comme un ensemble cohérent.

Que faire du cahier des charges projet ?

En s’appuyant sur le cahier des charges, la maîtrise d’œuvre analyse et compare les différentes options, pour identifier et recommander la solution de mise en œuvre, qui offre la plus grande valeur à l’organisation.

Attention : les spécifications fonctionnelles détaillées ou les plans d’exécutions, sont élaborées par la maîtrise d’œuvre après réception et analyse du périmètre détaillé du projet

Les spécifications fonctionnelles détaillées consistent à traduire le cahier des charges projet en termes plus techniques (données en entrée, données en sortie, …). 

Le but étant de décrire de façon détaillée comment les exigences métiers du projet vont être implémentées dans la solution.

Kit Management de Projet
Le Kit Management de Projet

Comment rédiger un cahier des charges ?

Pour rédiger votre cahier des charges, je vous suggère de :

  • Commencer par définir le contexte ainsi que les objectifs de votre projet, et identifier son périmètre
  • Dresser ensuite ses aspects fonctionnels et techniques
  • Définir, sur la base de ces derniers, les besoins en ressources, en temps et en budget pour délivrer votre projet

Pour ce faire, voici quelques techniques utiles pour préparer votre rédaction :

1) Entretiens individuels

  • Questionnaires
  • Entretien directif ou semi-directif

2) Réunions de réflexion collective

  • Brainstorming
  • Ateliers de travail ou workshop
  • Groupe de discussion ou focus group

3) Analyses

  • Analyse des données : revue documentaire ou autre
  • Benchmark
  • Présentation de maquettes
  • Tests utilisateurs exploratoires.
le cahier des charges

Modèle de Cahier des Charges 

Avec une étude de cas concrète

Que contient un cahier des charges ?

Voici ci-après les 6 constituants essentiels d'un cahier des charges.

L’exemple du cahier des charges traité dans cette section porte sur un projet informatique de mise en place d’un nouveau système.  

Les 6 composantes sont :

  • Contexte du projet
  • Spécifications non fonctionnelles
  • Spécifications fonctionnelles
  • Ressources
  • Délais
  • Besoins financiers et budget

Voyons chaque constituant de plus près :

1. Description de l’état actuel (Contexte)

Pour avoir une bonne vue d’ensemble, l’équipe de projet ou le représentant du maître d’ouvrage doit s’assurer de décrire le fonctionnement général de l’entreprise et des processus métiers couverts par le projet; ainsi que les équipements et les systèmes actuellement utilisés.

Cela permettra de mieux comprendre l’importance du nouveau système ainsi que l’ampleur du changement pour l’organisation.

2. Les spécifications non fonctionnelles

Une spécification non-fonctionnelle est une exigence qui caractérise une propriété ou qualité intrinsèque désirée du système telle que sa performance, sa sécurité sa convivialité, sa maintenabilité, etc.

Une exigence non-fonctionnelle peut porter, aussi, sur le plan préconisé de management de projet, le niveau de support attendu après la mise en place du système et autres exigences vis-à-vis de la maîtrise d’œuvre.

Attention : l’ensemble des exigences doit être vérifiables, à défaut elles ne sont que des buts.

3. Les spécifications fonctionnelles

Une exigence fonctionnelle, comme déjà vu plus tôt dans cet article, est une exigence définissant une fonction du système à développer.

L’utilité d’une solution est déterminée par ses exigences fonctionnelles et ses caractéristiques non-fonctionnelles.

L’ensemble des fonctionnalités n’est pas utilisable sans certaines caractéristiques non fonctionnelles.

4. Les ressources

Maintenant que vous avez défini les objectifs, sous-objectifs et livrables, vous pouvez estimer de manière plus fine les besoins en ressources.

Une première estimation des ressources a été faite lors de la création de la Charte du Projet.

Grâce aux informations fonctionnelles et techniques récoltées, vous pouvez présentement répondre à certaines questions restées ouvertes lors de l’initialisation du projet.

  • Les compétences internes sont-elles suffisantes ?
  • Avez-vous besoin d’aide externe et laquelle ?
  • Les estimations de la charte correspondent-elles aux besoins maintenant détaillés ?
  • Qui va faire quoi et quand ?

Ce dernier point est important : le besoin en ressources va évoluer en fonction de la charge du projet et de la phase en cours.

Pour cela, vous allez travailler en parallèle à la planification du projet en ajoutant aux livrables les ressources nécessaires à leur réalisation.

5. Les délais

En fonction des assignations de ressources aux différents livrables, vous pouvez confirmer ou corriger les estimations ayant servi à l’établissement de la Charte Projet.

La marge d’erreur acceptée sera fortement réduite, car vous pouvez maintenant travailler avec un niveau d’information beaucoup plus proche de la réalité.

En effet, vous connaissez maintenant les besoins, les contraintes et les exigences de manière détaillée.

6. Les besoins financiers et le budget

Grâce à le définition des besoins, du calcul des ressources et du plan détaillé, vous pouvez maintenant estimer de manière plus précise le budget.

Et ce en répondant aux questions suivantes :

Investissements:

  • Quels matériels, logiciels ou équipements devez-vous acheter et quel est leur prix ?
  • Quels amortissements appliquer ? (règles légales et spécifiques à l’entreprise)

Ressources:

  • Le coût journalier de chaque ressource impliquée dans le projet (y compris chef de projet) multiplié par le nombre de jours nécessaires et le grand total.
    Ce montant peut aussi faire part des investissements;
  • Ressources externes (consultants, experts métier, installateurs etc…)
  • Coût opérationnel, (Quels sont les coûts récurrents? ) : Maintenance, réseau, licences, location locaux ou matériel, etc…

Je vous propose ce modèle gratuit de cahier des charges, que vous pouvez adapter ou vous en inspirer.

Télécharger ce modèle gratuit du cahier de charge projet


Conclusion

Enfin, j’espère que vous avez saisi les tenants et les aboutissants du cahier des charges projet, et que la nuance entre l’expression du besoin métier et la conception de la solution est claire.

Aussi, il est important de noter que ce document est utilisé en interne comme en externe si vous faites appel à des prestataires de services.

Il devra être approuvé officiellement par le sponsor et par les commanditaires/bénéficiaires principaux de votre projet lors d’un comité de direction projet.

Par ailleurs, si vous avez encore des questions ou des besoins d’éclaircissement, n’hésitez pas à me le faire savoir en commentaire.

Kit management de projet
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Mohammed Amellah

A propos de l'auteur

Mohammed Amellah, +15 ans d’expérience en gestion de projet, certifié PMP®, IPMA® et Scrum Master, et je suis toujours en perpétuel apprentissage. J’ambitionne de faire bénéficier la communauté des intéressés par la gestion de projet de mon expérience et de mes connaissances.

Les autres articles du dossier

  • Ousmane Tawel CAMARA dit :

    Cher Mohammed, je conclus que expression des besoins+ analyses des besoins = Cahier des charges. Merci d’avance.

  • Merci infiniment pour tous les efforts effectués pour l’amélioration de nos niveaux de connaissances en matière de gestion de projet.

  • Marius EZIAN dit :

    Un grand merci pour cet article

  • Merci infiniment monsieur, c’est un trésor que vous nous faites découvrir.

    • Bonjour, Merci à vous et bienvenue parmi la communauté des gestionnaires de projet.

  • Nathalie dit :

    Bonjour Mohammed, en quoi le cahier de charges est différent de la charte projet?

    Merci

    • Bonjour Nathalie,
      La charte de projet est le document émis, en phase d’initialisation (démarrage de projet) par le commanditaire ou sponsor du projet, qui confirme formellement l’existence du projet.
      Le cahier des charges, lui, intervient dans la phase de planification. C’est le recueil des exigences fonctionnelles et non-fonctionnelles, demandées par la maîtrise d’ouvrage pour exprimer les besoins à satisfaire et résultats attendus du projet.

  • Alassane M. THIAM dit :

    Merci Mohamed, pour le partage. Documents trés utiles.

  • Amel NEHDI BOULARES dit :

    MERCI BEAUCOUP POUR TOUTES CES INFORMATIONS QUI SONT TRES

    INTERRESSANTES POUR MES ETUDES SUPERIEURS EN MASTER DE

    RECHERCHE EN MANAGEMENT .

    MERCI

      • Moussa Aboubacar CAMARA dit :

        Bonjour M.Mohamed,
        document bien reçu et je vous en remercie.

  • Bassirou dit :

    Bonjour M. Mohamed

    Document bien reçu
    Merci pour le renforcement des capacités

  • BONJOUR!
    Merci bien Mr Mohammed trés ravi de vous

  • Merci Moh ! un document précieux qui m’aidera avec mes élèves.

  • Guy LOUNDOU dit :

    Bonjour et merci, Mr MOHAMMED !
    Chaque jour et à chaque session j’en apprends un peu plus.Vous êtes d’une aide très précieuse.
    Merci et à très vite

  • Abdou ndiaye dit :

    C’est hyper important
    Merci

  • Je vous le chapeau M. Mohamed et merci infiniment

  • sidiki camara dit :

    Je suis super satisfait de tous vos documents mis en ligne.

  • Justin Masrabaye dit :

    Merci beaucoup à toi Mohammed pour ces éclairages. En tant que chef des projets, j’ai reçu un plus.

  • Merci pour le partage de tes connaissances et expériences que Dieu te bénisse.

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