Les organisations modernes sont souvent confrontées à des défis complexes qui nécessitent une coordination et une collaboration accrues entre différents départements et fonctions.
C'est dans ce cadre que l'organisation matricielle trouve sa place. Elle offre une structure où les équipes et les projets dépendent de multiples lignes hiérarchiques et fonctionnelles.
En tant que chef de projet, le management transversal devient un enjeu clé pour naviguer dans cette complexité, en veillant à aligner les priorités et les actions entre plusieurs parties prenantes.
Cet article propose des conseils pratiques pour gérer efficacement en mode transversal et collaborer dans une organisation matricielle.
Qu'est-ce qu'une organisation matricielle et un mode de management transversal ?
Une organisation matricielle se distingue par une structure particulière.
Les employés et les équipes y sont supervisés par plusieurs responsables.
Ces gestionnaires proviennent de différentes fonctions, comme les métiers, la direction des systèmes d’information, ou encore les ressources humaines.
Par exemple :
Dans un projet IT, un développeur peut relever à la fois d’un chef de projet technique (CP MOE - maîtrise d’œuvre) et d’un responsable métier (CP MOA - maîtrise d’ouvrage).
Ce modèle permet une meilleure flexibilité et une utilisation optimale des ressources.
Mais, il peut aussi générer des tensions liées aux priorités divergentes des différentes fonctions impliquées.
Le mode transversal, quant à lui, implique une gestion qui dépasse les frontières des départements ou des équipes.
Il s'agit de travailler de manière collaborative avec des personnes provenant de différentes fonctions, afin de coordonner les efforts pour atteindre un objectif commun.
Cela nécessite des compétences en influence, gestion des relations et communication pour obtenir des résultats sans s'appuyer uniquement sur une autorité hiérarchique directe.
Comment gérer efficacement en mode transversal ?
Pour réussir en management transversal, il est essentiel de suivre plusieurs principes clés :
1) Clarifier les rôles et responsabilités
Le premier principe pour gérer efficacement en mode transversal dans une organisation matricielle est de clarifier les rôles et responsabilités.
Les zones d'ombre dans les attributions peuvent entraîner des chevauchements de compétences, des tensions ou des inefficacités.
Chaque acteur du projet (Product Owner, chef de projet MOA, chef de projet MOE, responsable métier, DSI, etc.) doit comprendre clairement ce que l'on attend de lui et jusqu'où s'étend sa responsabilité.
Pour faciliter cela, il est utile d’adopter des outils comme la matrice RACI (Responsable, Autorité, Consulté, Informé).
Cet outil simple, mais puissant, permet de définir pour chaque tâche :
- Qui est responsable (R)
- Qui a l’autorité de décision (A)
- Qui doit être consulté (C)
- Et qui doit être simplement informé (I)
Cela permet d'éviter les malentendus et de s'assurer que toutes les parties prenantes comprennent leur rôle et celui des autres.
Exemple :
Dans un projet de mise en place d'un nouveau logiciel, le CP MOA sera responsable des besoins fonctionnels tandis que le CP MOE sera en charge de la réalisation technique.
Chacun sait où se situent ses responsabilités, mais aussi les moments où il doit consulter ou informer les autres acteurs.
2) Encourager la communication ouverte et fluide
Dans une organisation matricielle, la communication est importante car elle permet d'éviter les silos.
Les chefs de projet doivent veiller à instaurer un climat où les échanges sont fréquents et transparents.
L’utilisation d’outils collaboratifs tels que Microsoft Teams, Jira ou Confluence facilite la circulation des informations et centralise les échanges.
Mettre en place des réunions régulières adaptées au projet permet aussi de maintenir l’alignement entre les différentes équipes.
Des comités de pilotage ou des points quotidiens (daily stand-ups) peuvent aider à lever rapidement les obstacles ou à réajuster les priorités.
Il est important de favoriser un dialogue constructif, où les équipes partagent à la fois leurs réussites et leurs difficultés, sans crainte de jugement.
Cela renforce la confiance et permet de résoudre les problèmes plus efficacement.
Par exemple, un chef de projet peut organiser des points hebdomadaires avec toutes les équipes métiers et IT pour discuter de l’avancement des projets, des risques identifiés et des ajustements nécessaires.
3) Soutenir la collaboration interfonctionnelle
Le succès en mode matriciel repose sur une collaboration interfonctionnelle solide.
Il est essentiel de créer des objectifs communs qui dépassent les intérêts individuels des différentes fonctions et de constituer des équipes pluridisciplinaires capables de traiter l’ensemble des problématiques (métier, technique, utilisateur final).
Ces équipes doivent travailler ensemble en mode projet pour garantir une vue d'ensemble et une prise de décision éclairée.
Les chefs de projet doivent également veiller à l'utilisation d'outils de gestion de projet collaboratif.
Cela permet de garantir une transparence sur l’avancement des tâches et d'identifier rapidement les obstacles.
Exemple :
Lors d’un projet de refonte d’une application, les responsables métiers, les développeurs et les équipes qualité peuvent travailler ensemble dans des sprints pour livrer régulièrement des fonctionnalités testées et validées par toutes les parties prenantes.
4) Gérer les conflits d'intérêts
Les organisations matricielles sont sujettes aux conflits d’intérêts, car les départements peuvent avoir des priorités différentes.
La gestion proactive de ces conflits est essentielle pour maintenir l’harmonie et l’efficacité du projet.
Pour cela, il est utile de mettre en place des processus clairs d’arbitrage, comme l’établissement d’un comité de direction ou la nomination d’un sponsor qui peut trancher en cas de blocages.
Un chef de projet doit aussi encourager un dialogue basé sur les faits et sur les objectifs organisationnels globaux pour dépasser les divergences et trouver des compromis.
Exemple :
Si un conflit survient entre la DSI et les équipes métiers concernant les délais de mise en production d’une nouvelle fonctionnalité, le chef de projet peut réunir les deux parties.
Il peut ensuite s'appuyer sur des données concrètes (impact business, faisabilité technique) pour trouver une solution équilibrée.
5. Développer une culture de l’agilité
Les méthodes agiles, telles que Scrum et Kanban, s'avèrent extrêmement efficaces dans une organisation matricielle.
Elles permettent de gérer des priorités évolutives tout en maintenant un rythme de travail soutenu.
Le Product Owner (PO) joue un rôle clé en priorisant les tâches selon les besoins métiers.
Les équipes fonctionnelles et techniques, quant à elles, collaborent dans des sprints pour livrer des fonctionnalités incrémentales.
Cette approche itérative permet de tester, ajuster et valider les solutions de manière continue, offrant une grande flexibilité face aux changements.
Le chef de projet doit donc promouvoir une culture de l’agilité, en encourageant des cycles de travail courts et réguliers, avec des feedbacks rapides pour ajuster le cap.
Exemple :
En introduisant des sprints de deux semaines, une équipe IT peut livrer une première version d’une fonctionnalité et la tester avec les équipes métiers.
Elle peut ensuite l’améliorer en fonction des retours, tout en évitant les blocages ou les délais excessifs.
6) Favoriser le leadership transversal
Dans une organisation matricielle, le chef de projet doit développer un leadership transversal, qui lui permet d’influencer sans autorité hiérarchique directe.
Cela signifie convaincre les autres de la pertinence des décisions prises, en s’appuyant sur des compétences en influence, et non en imposant des choix.
Il est également important d’encourager l’autonomie des équipes, tout en restant à leur disposition pour les guider.
Cela responsabilise les acteurs opérationnels, renforce leur engagement et fluidifie la prise de décision.
Exemple :
Plutôt que de dicter les priorités à une équipe technique, un chef de projet peut expliquer les objectifs stratégiques.
Il laisse ensuite l’équipe décider de la meilleure manière d’y parvenir, tout en restant disponible pour trancher en cas de besoin.
7) Faire un suivi des KPIs partagés
Enfin, le suivi des KPIs (indicateurs de performance clés) partagés permet de mesurer objectivement la performance et les progrès des projets dans une organisation matricielle.
Ces KPIs doivent être transversaux, alignés avec les objectifs globaux et accessibles à toutes les parties prenantes.
Un tableau de bord centralisé aide à suivre l'avancement et à ajuster les priorités en fonction des résultats obtenus.
Exemple :
Un tableau de bord projet pourrait suivre des KPIs tels que le taux d’adoption des nouvelles solutions par les utilisateurs, le respect des délais et la qualité des livrables.
Tous les départements peuvent ainsi suivre en temps réel les progrès du projet et réagir en conséquence.
Conclusion
Gérer en mode transversal dans une organisation matricielle est un exercice d’équilibre délicat, mais essentiel pour maximiser l’efficacité et l’innovation.
En clarifiant les rôles, en favorisant une communication ouverte, en soutenant la collaboration interfonctionnelle, et en adoptant des méthodes agiles, les chefs de projet peuvent surmonter les défis inhérents à cette structure.
Avec un leadership transversal fort et un suivi rigoureux des performances, il est possible de transformer les complexités de la matrice en opportunités de succès pour toute l’organisation.
