Comment bien budgétiser un projet?

Bien calculer son budget de projet

Pré-requis : vous devez avoir déjà fait au moins un planning initial de votre projet, savoir de combien de jours vous avez besoin pour mener à bien votre projet, de quelles ressources humaines et matérielles vous avez besoin et combien de jours pour chaque ressource humaine avant de penser au budget de projet.

Découvrez comment faire un planning de projet

Une fois que vous avez terminé ce planning prévisionnel de projet, vous allez pouvoir vous lancer dans l’étape suivante qui est l’estimation initiale du coût prévisionnel de votre projet.

En effet, il est temps de budgéter votre projet. Comment faire alors un bon budget de projet?

Votre Direction peut à l’issue de cette budgétisation vous donner ou non le feu vert pour vous lancer dans la phase d’exécution de votre projet ou vous faire revoir à la baisse le budget.

C’est donc une étape particulièrement sensible … 

Quels sont les coûts de mon projet?

Pour établir un budget prévisionnel qui se base sur votre planning prévisionnel, vous devez lister les coûts directs et indirects de votre projet.

Les coûts directs du projet

La première partie du budget de projet est les coûts directs.

Ici, comptabilisez :

  1. 1
    La somme des salaires des ressources humaines internes à votre organisation de votre projet au prorata du nombre d’heures où vous avez prévu qu’elles travaillent pour votre projet. Ne vous oubliez pas, vous faites partie des ressources qui ont un coût direct dans votre projet! Quand on parle de salaire, on parle en fait de coût salarial complet pour l’entreprise c’est à dire salaire brute + charges salariales et patronales.
    Exemple : Vous-même coûtez 35 € de l’heure et vous avez estimé votre charge de travail sur ce projet à 150 heures, donc vous allez coûter 5250 € en coût direct. L’une de vos ressources, Diane coûte 25 € de l’heure et vous avez estimé avec elle sa charge de travail à 120 heures de travail, en accord avec les taches du projet qui lui incombent. Cela fait donc un coût total direct pour elle de 3000 €. Donc pour deux ressources directes, on obtient déjà pour votre projet 5250 + 3000 soit 8250 euros.
  2. 2
    Si votre projet fait appel à de la main d’œuvre externe (consultants, intérimaires, auto-entrepreneurs, freelances …), multipliez le prix d’un jour homme (j/h) de chaque type de ressource externe par la somme des j/h nécessaires à votre projet.
    Exemple : vous avez besoin d’un consultant technique pendant 10 jours. Il coûte 650 euros par jour, il faudra donc ajouter 650*10 soit simplement 6500 euros de consulting.
  3. 3
    le coût des achats ou de la location de matériel spécifique à votre projet (ex: papier, serveur de test, location d’une salle de formation, rétro-projecteur …)
  4. 4
    Les frais éventuels de déplacement

Les coûts indirects du projet

Quand certaines de vos ressources sont allouées à plusieurs projets et ne sont pas exclusivement réservées à votre projet, on parle de coûts indirects pour ces ressources. c

Ceux là constituent la deuxième partie du budget de projet.

  • Les frais généraux comme par exemple la location des locaux où se trouvent entre autres la partie internet de votre équipe projet, mobilier utilisé par ces mêmes personnes, l’amortissement de leurs ordinateurs, le coût de l’espace de travail dont la/les salles de réunion,
  • Les frais de gestion : salaires des services transverses à l’entreprise (service juridique, service comptable, …)

Pour obtenir le coût des frais indirects pour chaque ressource humaine, il est très probable que le service contrôle de gestion de votre entreprise ait calculé le ratio des frais généraux au prorata des salaires. 

Vous pouvez vous procurer auprès de ce service ces ratios ou bien calculer un taux de main d’œuvre pondéré qui impute un taux de coûts indirects sur chaque ressource.

Exemple : supposons que pour vous, le taux de coûts indirects est de 45%. Vous coûtez 35 euros de l’heure dont en réalité 35 euros + 45%*35 soit 50,75 euros de l’heure.

Ce taux de 45% inclut donc votre part de dépenses dans les coûts indirects de l’entreprise pour vous (l’espace de travail, votre ordinateur et téléphone …)

Comment présenter le budget prévisionnel de mon projet?

Il y a différentes manières de présenter le budget de projet (votre plan financier de projet).

Vous pouvez par exemple présenter dans un tableau excel en colonne l’intitulé des grandes phases de votre projet, en ligne les mois et à l’intersection les coûts consolidés pour chaque étape, mois par mois. Il vous sera alors facile de faire la somme pour obtenir le budget prévisionnel total.

Consultez aussi notre article détaillé sur le Management du budget d’un projet.

Et vous, combien de temps prenez-vous pour budgétiser votre projet?

Claire

A propos de l'auteur

Claire Cornic est certifiée Prince2® et Agile PM®. Elle a travaillé comme MOA et comme gestionnaire de projets informatiques pour différents secteurs d'activité (constructeur informatique, secteur bancaire, gestion de patrimoine...)

Les autres articles du dossier

  • Merci beaucoup pour votre aide.

  • SoumayaEL dit :

    Bonjour,

    je vous remercie pour cet article fort intéressant qui m’a éclairé les idées sur la notion du budget .bon courage

  • Bonjour,

    Je profite de ce blog fort intéressant pour soumettre une question concernant le calcul d’un projet et la présentation d’un devis. J’exerce dans une branche professionnelle où toutes ces notions sont bien floues et où nous sommes peu formés à l’exercice de réalisation de devis. Nous avons un gros problème de compétitivité qui à mon sens est dû au calcul en jour homme que nous faisons systématiquement, et nous restons donc englués dans cette notion dans notre comptabilité analytique et on ne s’en sort pas. Existe-t-il une alternative à ce type de calcul en jour homme? Nous vendons effectivement des prestations scientifiques et, dans les faits, des jour homme, accompagné de forfaits d’analyses, de frais de déplacement et d’hébergement, etc. Je pense qu’une autre méthode de calcul nous permettrait d’être plus souples dans nos devis, donc plus compétitifs. De même plutôt qu’une comptabilité analytique à l’échelle d’une prestation, on pourrait lisser tout cela à l’échelle de l’ensemble des prestations réalisées sur l’année.
    Je ne sais pas si tout ce que je raconte est très clair. En tout cas, ce calcul en jour homme me paraît être une grosse contrainte.
    En vous remerciant pour les pistes éventuelles que vous pourrez me suggérer.
    D.

  • MAMDOUHE Mehdi dit :

    Bonjour,
    Tout d’abord je tiens a vous féliciter Claire pour votre blog. Plein de bons sens.
    Je trouve cet article très bien écrit et contenant l’essentiel. Pour ma part j’étendrais le scope de ce sujet à la partie P&L (Profit and Loss) pour avoir une idée sur la marge dégagée d’un projet pour en valider le lancement auprès de la direction.
    Bonne continuation et encore une fois bravo pour votre blog
    Mehdi

  • Bonjour,
    Chez un client, grand groupe international, où j’assurais le contrôle des couts et des délais sur des projets, les coûts direct étaient achat de prestation, contrat de contruction, fourniture d’équipements et les coûts indirect étaient : heures d’études internes, supervision de chantier, frais de déplacement, soit l’inverse de ce que vous présentez.
    Il y a évidement plusieurs approches différentes, mais laquelle est la plus pertinentes et pourquoi?
    Question subsidiaire : quels ration interessant peut-on exploiter à partir de ces données?

  • Bonjour et meilleurs voeux à vous tous pour tout ce que vous nous avez appris concernant les projets en 2012. Néanmoins, j’ai une question, je veux savoir si cest possible d’assurer l’évaluation d’un projet à l’aide du logiciel MS Project, si oui comment s’y prendre?
    merci

  • Bonjour,

    article intéressant qui n’aide pas seulement dans la planification de projet mais qui peut aussi servir pour les études de coûts d’un client.
    Les planifications de budget et de rentabilité ont fait partie de mes premiers boulots.

    J’ai réalisé une chose importante qui n’est jamais pris en compte lors d’une planification de coût d’un projet : les délais.
    la prises en compte de ce détail peut drastiquement changer le coût d’un projet.

    Exemple typique (et un peu caricatural): vous affectez une personne à temps plein sur un projet, celle-ci tombe malade et pof ! Deux semaines de perdues.

    Ce que j’aime beaucoup, c’est la précision sur les coûts transverses qui sont aussi souvent oubliés lors d’une étude; un manager se concentrant surtout sur son service.

    Ici je donne un peu de mon expérience dans ce domaine:http://www.berichcorp.com/mener-une-etude-de-cout-sur-un-client-partie-2/

    Il n’y rien de pire que de se retrouver à court de budget pour terminer son projet !

  • Boubacar dit :

    Bonjour Claire et toute ton équipe,

    Je ne fais pas d’études de gestion de projet mais je dirige une association qui intervient dans le domaine humanitaire (l’éducation,santé et insertion socio-professionnelle). Je trouve très intéressant ce que vous faites. Je vous encourage et vous en félicite pour tout ce que vous faites pour nous jeunes sortants et qui n’ont aucune expérience dans la gestion des projets.

    Merci!

  • Bonjour, Oui vous pouvez le faire avec un fichier excel composé de plusieurs onglets. Un onglet permettra par exemple de suivre le planning consolidé avec des diagrammes de Gantt, et les projets les uns en dessous des autres, un deuxième onglet avec le suivi du budget consolidé avec le Coût ressources humaines, le Coût ressources matérielles et le coût de la sous traitance et les achats, et ce pour chaque projet avec les critères de prévision et de réalisé et un troisième pour l’évaluation des projets avec plusieurs critères (respect des objectifs en terme de livrables, de planning et de budget) et un autre pour le respect de la méthode (Comité de pilotage, Equipe projet, chef de projet) et pour chaque critère une notation entre 1 et 3, 1 pour mauvais et 2 pour moyen et 3 pour bon.

    • Article intéressant, mais…. un exemple de fichier Excel permet de mieux comprendre en particulier les liens entre onglet.

      Auriez-vous un lien pour cela?

      Merci beaucoup,

      Cdlt,

      Titus

  • Fabienne dit :

    Bonjour Claire,

    Je viens d’integrer une MOA comme chargé d’organisation. Je dois,travailler a l élaboration d un tableau de bord Visant à faire un suivi multi projets (ressources, conflits et interactions entre projets, coût ……).
    Pensez vous qu excel me permette la réalisation de celui ci, si oui pouvez vous me donner quelques conseils ?

    Merci beaucoup pour votre aide.

  • Bonjour Mohamed,
    Vous êtes des milliers à venir sur le blog et nous fournissons de l’information pour tous. Mais bien sûr, nous n’avons pas le temps de traiter les projets individuellement, de chacun d’entre vous, vous restez seul pilote de votre projet. C’est logique!
    Claire

  • J’aimerais ouvrir une Ecole de formation en informatique pouvez vous m’aider pour rédiger le projet? Merci pour un exemplaire

  • Par exemple, voici un exemple que j’ai connu pour le développement d’un logiciel comptable simple :
    – un développeur informatique, dénommé maîtrise d’œuvre
    – une maîtrise d’ouvrage qui fait le lien entre la maîtrise d’œuvre et l’utilisateur final du logiciel, qui réalise le cahier des charges fonctionnel et qui teste que l’application développée répond bien à la demande de l’utilisateur
    – un utilisateur qui est comptable par exemple

    Éventuellement, le suivi de projet est réalisé par la ressource maîtrise d’ouvrage qui prend alors aussi la casquette de chef de projet ou pour des projets plus gros on mettra en plus un chef de projet qui suivra les délais, le budget consommé, la planification …

  • DOUIJI Yasmina dit :

    j’aimerais avoir un exemple de ressource humaines (compétences) nécessaires dans un projet informatique, développement de logiciel par exemple.

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