L'élaboration d'un budget prévisionnel pour un projet est une étape cruciale dans la gestion de projet.
Il permet d'anticiper les coûts et de planifier les ressources nécessaires pour mener à bien le projet.
Cependant, son élaboration peut présenter des difficultés, notamment dans l'identification et l'estimation des coûts.
Dans cet article, nous explorons trois points clés pour construire un budget prévisionnel de projet : les prérequis, les coûts à considérer et la présentation du budget.
Budget prévisionnel : Définition
Un budget prévisionnel est une estimation financière qui englobe les coûts directs et indirects liés à un projet.
Véritable outil pour gérer les ressources et planifier efficacement, il est conçu en phase de planification du projet.
Ses atouts majeurs ?
- Il guide les décisions de gestion
- Il éclaire le chemin à prendre lors de la conception d'un projet.
Quels prérequis pour élaborer un budget prévisionnel ?
Avant d'élaborer un budget prévisionnel, il y a quelques prérequis indispensables :
1.1. Planification initiale du projet
Avant même de penser au budget, vous devez avoir établi un planning initial pour votre projet.
Il est essentiel de déterminer combien de jours seront nécessaires à sa réalisation, quelles ressources humaines et matérielles seront requises et pour combien de jours chaque ressource sera engagée.
1.2. Estimation des coûts
Une fois le planning prévisionnel du projet terminé, il est temps de passer à l'étape suivante : l'estimation des coûts prévisionnels du projet.
Cette étape vous permet de budgéter votre projet et de prévoir les dépenses qui seront nécessaires à sa réalisation.
1.3. Validation du budget
La budgétisation du projet est une phase cruciale. Sur la base de cette estimation, votre direction décidera ou non de donner le feu vert pour lancer la phase d'exécution du projet.
Il se peut qu'elle vous demande de réviser votre budget à la baisse si les coûts estimés sont jugés trop élevés.
C'est donc une étape délicate qui nécessite une attention toute particulière et une gestion prudente des ressources.
Vidéo tutorielle
Vous pouvez également voir ce tutoriel pour estimer et présenter un projet :
Comment calculer un budget prévisionnel ?
Afin de calculer le budget prévisionnel de votre projet, vous devez prendre en compte deux types de coûts :
- Les coûts directs, qui correspondent aux dépenses directement liées à votre projet. Cela inclut les ressources humaines et matérielles dédiées à votre projet
- Les coûts indirects, qui sont les dépenses partagées entre plusieurs projets ou les frais généraux. Cela peut inclure des coûts comme la location des locaux, les services juridiques ou comptables, etc.
1) Les coûts directs du projet
La première partie du budget de projet est les coûts directs.
1.1. Coûts de ressources humaines internes
Cette partie du budget prévisionnel présente le cumul des salaires des membres de votre équipe, au prorata des heures consacrées au projet.
Pensez à vous inclure également.
En parlant de salaire, on considère le coût salarial complet pour l'entreprise, c'est-à-dire le salaire brut plus les charges salariales et patronales.
Exemple : Si votre coût horaire est de 35 € et que vous estimez passer 150 heures sur le projet, votre coût direct sera de 5250 €.
Si une autre ressource, disons Diane, coûte 25 € de l'heure pour 120 heures de travail, son coût total direct sera de 3000 €.
Ainsi, pour ces deux ressources directes, le coût total sera de 5250 + 3000 = 8250 euros.
1.2 Coûts de main-d'œuvre externe
Si votre projet nécessite des consultants externes, intérimaires, auto-entrepreneurs ou freelances, calculez le coût en multipliant le tarif journalier de chaque type de ressource externe par le nombre de jours nécessaires à votre projet.
Exemple : Si vous avez besoin d'un consultant technique pendant 10 jours à un tarif de 650 euros par jour, cela ajoutera 6500 euros de frais de consultation à votre budget.
1.3. Coûts de matériel
Il faut également considérer les coûts des achats ou de la location de matériel spécifique à votre projet, comme du papier, un serveur de test, une salle de formation, un rétroprojecteur, etc.
1.4. Frais de déplacement
N'oubliez pas d'inclure les frais éventuels de déplacement.
2) Les coûts indirects du projet
Lorsque certaines de vos ressources sont utilisées pour plusieurs projets et ne sont pas entièrement dédiées au vôtre, elles sont considérées comme des coûts indirects.
Ces coûts font partie de la deuxième catégorie du budget de projet.
Il s'agit principalement des :
2.1. Les frais généraux
Ils incluent la location des espaces de travail (par exemple, où votre équipe projet se trouve), le mobilier qu'ils utilisent, l'amortissement de leur matériel informatique, et le coût d'utilisation des salles de réunion.
2.2. Les frais de gestion
Ils englobent les salaires des services qui traversent l'entreprise, comme le département juridique ou comptable.
2.3. Calcul des coûts indirects
Pour déterminer le coût des frais indirects pour chaque ressource humaine, le service de contrôle de gestion de votre entreprise pourrait avoir établi un ratio.
Ce ratio est basé sur les frais généraux en proportion des salaires.
Vous avez deux options pour obtenir ces informations :
- Vous pouvez obtenir ces ratios directement auprès de ce service.
- Vous pouvez calculer un taux de main d'œuvre pondéré. Ce taux attribue un pourcentage de coûts indirects à chaque ressource.
Exemple : Si le taux de coûts indirects pour vous est de 45% et que vous coûtez 35 euros de l'heure, votre coût réel sera de 35 euros + 45%*35, soit 50,75 euros de l'heure.
Ce taux de 45% inclut votre part de dépenses dans les coûts indirects de l'entreprise pour vous (l'espace de travail, votre ordinateur, téléphone, etc.).
Comment présenter le budget prévisionnel d'un projet ?
Il y a différentes manières de présenter le budget prévisionnel d'un projet :
- Par ressources : Les salariés et consultants affectés au projet
- Par phases du projet : en regroupant les coûts estimatifs de chaque étape pour établir le budget global
1) Chiffrage par ressources
La présentation du budget par ressources souligne l'importance des ressources requises pour le projet.
Elle implique l'identification des coûts et prix de vente pour chaque profil, ainsi que la répartition des jours de travail tout au long de l'année.
On calcule ensuite les coûts et revenus en multipliant les jours travaillés par les coûts et prix correspondants.
En y intégrant les coûts indirects, tels que les formations et licences, on obtient le budget total, qui représente la somme de tous les coûts.
Voici en image le résultat du budget détaillé :
2) Chiffrage par phases du projet
Pour structurer le budget de votre projet par phases, il faut découper le projet en différentes étapes clés et estimer les coûts associés à chaque étape.
Il s'agit de prendre en compte non seulement les ressources nécessaires, mais aussi la durée de chaque phase et les dépenses possibles.
Ces coûts sont ensuite additionnés pour obtenir le budget prévisionnel total du projet.
Cette approche nécessite une compréhension approfondie de chaque phase du projet.
Découvrez ici comment suivre le budget par phases du projet, avec template.
Conclusion
En conclusion, l'élaboration d'un budget prévisionnel de projet nécessite une bonne préparation, une compréhension détaillée des coûts et une présentation claire.
En maîtrisant ces trois aspects, vous serez en mesure de prévoir avec précision les dépenses de votre projet et d'assurer sa réussite financière.
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Merci beaucoup pour votre aide.
Bonjour,
je vous remercie pour cet article fort intéressant qui m’a éclairé les idées sur la notion du budget .bon courage
Bonjour,
Je profite de ce blog fort intéressant pour soumettre une question concernant le calcul d’un projet et la présentation d’un devis. J’exerce dans une branche professionnelle où toutes ces notions sont bien floues et où nous sommes peu formés à l’exercice de réalisation de devis. Nous avons un gros problème de compétitivité qui à mon sens est dû au calcul en jour homme que nous faisons systématiquement, et nous restons donc englués dans cette notion dans notre comptabilité analytique et on ne s’en sort pas. Existe-t-il une alternative à ce type de calcul en jour homme? Nous vendons effectivement des prestations scientifiques et, dans les faits, des jour homme, accompagné de forfaits d’analyses, de frais de déplacement et d’hébergement, etc. Je pense qu’une autre méthode de calcul nous permettrait d’être plus souples dans nos devis, donc plus compétitifs. De même plutôt qu’une comptabilité analytique à l’échelle d’une prestation, on pourrait lisser tout cela à l’échelle de l’ensemble des prestations réalisées sur l’année.
Je ne sais pas si tout ce que je raconte est très clair. En tout cas, ce calcul en jour homme me paraît être une grosse contrainte.
En vous remerciant pour les pistes éventuelles que vous pourrez me suggérer.
D.
Bonjour,
Tout d’abord je tiens a vous féliciter Claire pour votre blog. Plein de bons sens.
Je trouve cet article très bien écrit et contenant l’essentiel. Pour ma part j’étendrais le scope de ce sujet à la partie P&L (Profit and Loss) pour avoir une idée sur la marge dégagée d’un projet pour en valider le lancement auprès de la direction.
Bonne continuation et encore une fois bravo pour votre blog
Mehdi
Bonjour,
Chez un client, grand groupe international, où j’assurais le contrôle des couts et des délais sur des projets, les coûts direct étaient achat de prestation, contrat de contruction, fourniture d’équipements et les coûts indirect étaient : heures d’études internes, supervision de chantier, frais de déplacement, soit l’inverse de ce que vous présentez.
Il y a évidement plusieurs approches différentes, mais laquelle est la plus pertinentes et pourquoi?
Question subsidiaire : quels ration interessant peut-on exploiter à partir de ces données?
Bonjour et meilleurs voeux à vous tous pour tout ce que vous nous avez appris concernant les projets en 2012. Néanmoins, j’ai une question, je veux savoir si cest possible d’assurer l’évaluation d’un projet à l’aide du logiciel MS Project, si oui comment s’y prendre?
merci
Bonjour,
article intéressant qui n’aide pas seulement dans la planification de projet mais qui peut aussi servir pour les études de coûts d’un client.
Les planifications de budget et de rentabilité ont fait partie de mes premiers boulots.
J’ai réalisé une chose importante qui n’est jamais pris en compte lors d’une planification de coût d’un projet : les délais.
la prises en compte de ce détail peut drastiquement changer le coût d’un projet.
Exemple typique (et un peu caricatural): vous affectez une personne à temps plein sur un projet, celle-ci tombe malade et pof ! Deux semaines de perdues.
Ce que j’aime beaucoup, c’est la précision sur les coûts transverses qui sont aussi souvent oubliés lors d’une étude; un manager se concentrant surtout sur son service.
Ici je donne un peu de mon expérience dans ce domaine:http://www.berichcorp.com/mener-une-etude-de-cout-sur-un-client-partie-2/
Il n’y rien de pire que de se retrouver à court de budget pour terminer son projet !
Bonjour Claire et toute ton équipe,
Je ne fais pas d’études de gestion de projet mais je dirige une association qui intervient dans le domaine humanitaire (l’éducation,santé et insertion socio-professionnelle). Je trouve très intéressant ce que vous faites. Je vous encourage et vous en félicite pour tout ce que vous faites pour nous jeunes sortants et qui n’ont aucune expérience dans la gestion des projets.
Merci!
Bonjour, Oui vous pouvez le faire avec un fichier excel composé de plusieurs onglets. Un onglet permettra par exemple de suivre le planning consolidé avec des diagrammes de Gantt, et les projets les uns en dessous des autres, un deuxième onglet avec le suivi du budget consolidé avec le Coût ressources humaines, le Coût ressources matérielles et le coût de la sous traitance et les achats, et ce pour chaque projet avec les critères de prévision et de réalisé et un troisième pour l’évaluation des projets avec plusieurs critères (respect des objectifs en terme de livrables, de planning et de budget) et un autre pour le respect de la méthode (Comité de pilotage, Equipe projet, chef de projet) et pour chaque critère une notation entre 1 et 3, 1 pour mauvais et 2 pour moyen et 3 pour bon.
Article intéressant, mais…. un exemple de fichier Excel permet de mieux comprendre en particulier les liens entre onglet.
Auriez-vous un lien pour cela?
Merci beaucoup,
Cdlt,
Titus
Bonjour Claire,
Je viens d’integrer une MOA comme chargé d’organisation. Je dois,travailler a l élaboration d un tableau de bord Visant à faire un suivi multi projets (ressources, conflits et interactions entre projets, coût ……).
Pensez vous qu excel me permette la réalisation de celui ci, si oui pouvez vous me donner quelques conseils ?
Merci beaucoup pour votre aide.
Bonjour Mohamed,
Vous êtes des milliers à venir sur le blog et nous fournissons de l’information pour tous. Mais bien sûr, nous n’avons pas le temps de traiter les projets individuellement, de chacun d’entre vous, vous restez seul pilote de votre projet. C’est logique!
Claire
J’aimerais ouvrir une Ecole de formation en informatique pouvez vous m’aider pour rédiger le projet? Merci pour un exemplaire
Par exemple, voici un exemple que j’ai connu pour le développement d’un logiciel comptable simple :
– un développeur informatique, dénommé maîtrise d’œuvre
– une maîtrise d’ouvrage qui fait le lien entre la maîtrise d’œuvre et l’utilisateur final du logiciel, qui réalise le cahier des charges fonctionnel et qui teste que l’application développée répond bien à la demande de l’utilisateur
– un utilisateur qui est comptable par exemple
Éventuellement, le suivi de projet est réalisé par la ressource maîtrise d’ouvrage qui prend alors aussi la casquette de chef de projet ou pour des projets plus gros on mettra en plus un chef de projet qui suivra les délais, le budget consommé, la planification …
j’aimerais avoir un exemple de ressource humaines (compétences) nécessaires dans un projet informatique, développement de logiciel par exemple.