Le rôle du chef de projet ne se limite pas à la gestion de l'exécution des tâches et des ressources. Il exige également de plus en plus une bonne compréhension des dynamiques métiers.
Le concept de « business acumen », ou parfois appelé « sens des affaires », devient une compétence clé pour les chefs de projet modernes afin de réussir dans un environnement de plus en plus complexe et orienté valeur et résultats stratégiques.
Dans les lignes à suivre, nous allons voir plus en détail ce sujet.
À commencer par ce qu'est le Business Acumen et pourquoi est-ce essentiel pour un chef de projet. Ensuite les compétences clés et stratégies pour développer le business acumen.
Et enfin, le rôle des organisations dans le développement du business acumen.
Qu'est-ce que le Business Acumen ?
C’est un terme anglo-saxon un peu compliqué à traduire en français.
On peut néanmoins le décrire comme étant une compréhension globale des principes économiques, financiers et opérationnels qui régissent une entreprise.
Certains le traduiraient par « sens des affaires », mais cela peut avoir une connotation commerciale ou de négociation trop forte. Ce n’est pas seulement cela.
C’est en fait être capable de comprendre comment fonctionne l’entreprise, quelles sont les dynamiques du secteur d’activité dans lesquelles s’exécute un projet.
Voici quelques exemples de Business Acumen :
1) Alignement des projets sur les objectifs stratégiques
Un chef de projet travaille sur le développement d'une nouvelle application mobile pour une entreprise du secteur bancaire.
Il identifie que l'objectif stratégique de sa société est d'atteindre de nouveaux segments de clientèle jeunes.
Il propose alors des fonctionnalités spécifiques répondant aux besoins de ces segments, comme une interface simplifiée et une intégration avec des réseaux sociaux, optimisant la portée et le succès de l'application sur le marché ciblé.
2) Prise de décision basée sur la valeur commerciale
Lorsqu'un chef de projet est confronté à un dépassement de budget sur un projet d'infrastructure IT, il évalue l'impact de réduire certains aspects du projet versus l'impact stratégique financier d'une augmentation budgétaire.
En utilisant des données sur le retour sur investissement et les priorités des parties prenantes, il décide quels ajustements permettront de maximiser la valeur tout en minimisant les impacts.
3) Anticipation et gestion proactive des risques
Un chef de projet organise régulièrement des réunions avec les directeurs de l'entreprise pour discuter des risques liés à l'implantation d'une nouvelle stratégie numérique.
Identifiant une augmentation des coûts des fournisseurs comme une possibilité, il travaille en collaboration avec le département des achats pour négocier des contrats à long terme, protégeant ainsi le budget global de l'initiative.
Pour illustrer de manière concrète l’importance du Business Acumen dans l’évaluation d’un incident technique en apparence banal, voici deux situations révélatrices :
Exemple 1 : "Le système est un peu lent aujourd’hui, et alors ?"
En fonction du contexte, cela peut être une catastrophe.
Un système d’enregistrement des bagages lents pour une compagnie aérienne signifie que la file du check-in s’allonge. Et que très rapidement, elle sort du bâtiment de l'aéroport et s’étend sur les trottoirs !
Sans compréhension du « Business », ce genre de problème peut être considéré comme mineur.
Exemple 2 : "Une imprimante défectueuse, est-ce grave ?"
Si c’est une imprimante destinée à l’impression des factures, cela implique souvent une file de camions qui attendent pour charger ou décharger, chose qui devient rapidement critique !
Avec ce genre d’approche, le chef de projet devient un contributeur de l’augmentation de valeur de l’entreprise.
Il perçoit son projet comme une partie de la stratégie et non simplement comme un ensemble de livrables.
Autrement dit, le Business Acumen est directement lié à la notion de Valeur.
Pourquoi le Business Acumen est essentiel pour un chef de projet ?
Depuis quelques années, la gestion de projet évolue en donnant de plus en plus d’importance à la valeur apportée par les projets.
Dans le manifeste agile, vous avez par exemple :
- « Un logiciel fonctionnel plutôt qu’une documentation exhaustive »
- « La collaboration avec le client plutôt que la négociation contractuelle »
En d’autres termes, une approche pragmatique dont l’objectif est de livrer quelque chose de fonctionnel et utile.
De plus, le concept de PMO s’enrichit de plus en plus de la notion de Valeur, devenant même un VMO (Value Management Office).
Prendre cela en compte, c’est renforcer son « Business Acumen ».
Ainsi, un chef de projet qui développe cette compréhension du métier obtient plusieurs bénéfices :
- L’alignement stratégique : Assurer que les projets soutiennent les objectifs généraux de l'entreprise.
- La gestion des ressources : Comprendre les compromis financiers et opérationnels pour une utilisation optimale des ressources.
- La communication efficace avec les parties prenantes : comprendre les priorités et les difficultés pour transmettre des rapports pertinents et adaptés au langage des décideurs.
- L'anticipation des impacts commerciaux : Être capable de déterminer les conséquences d'une décision sur les revenus, la rentabilité et le positionnement sur le marché. C’est-à-dire savoir optimiser la livraison de valeur.
- La prise de meilleures décisions : Être capable de mieux arbitrer, définir des priorités, en fonction de critères liés au contexte métier et non simplement et uniquement au contexte projet.
Lorsque vous comprenez les enjeux qui existent derrière les livrables de votre projet, vous êtes plus à même de prendre des bonnes décisions lorsqu’il y a des arbitrages à faire. Mais aussi à définir les priorités.
Vous aurez une meilleure communication avec les parties prenantes, car vous comprendrez mieux leur réalité métier.
Quelles sont les compétences clés du Business Acumen ?
On pourrait commencer par :
- La finance : dominer les concepts de CapEx/OpEx, apprendre à lire des bilans financiers, maîtriser le budget d’un projet.
- La compréhension des modèles commerciaux : Comprendre les sources de revenus de l’entreprise, les principaux clients. Comprendre la décomposition des prix en fonction des coûts, des marges, etc.
- La vision stratégique : Connaître le domaine industriel, de service ou commercial dans lesquels évoluent les projets.
- La connaissance approfondie de l'industrie : Comprendre les tendances, les concurrents et les évolutions du secteur.
- Les compétences en communication : Expliquer les concepts financiers et stratégiques en termes simples aux parties prenantes diverses plus particulièrement aux membres de l’équipe.
En fait, à la base, pour développer son Business Acumen, il faut faire preuve de curiosité, avoir envie d’en savoir toujours plus, que ce soit pour mieux comprendre le contexte industriel ou commercial ou pour renforcer des compétences annexes telles que la finance ou la logistique.
Quelles stratégies pour développer le Business Acumen ?
Il devient donc assez évident que le Business Acumen est une qualité nécessaire pour un chef de projet.Vous allez donc poser la question : mais comment la développer ?
1) Expérience sur le terrain
J’avoue que c’est ma méthode préférée pour mieux comprendre et connaître le business : allez sur le terrain !
Accompagnez vos sponsors, vos clients.
Visitez des usines, des points de vente.
Passez quelques heures dans un centre d’appel, dans un département financier !
Mettez-vous à la place des clients des produits ou services que vous livrez en tant que chef de projet.
Vous allez voir, cela vous fera voir vos projets avec un autre angle. Vous comprendrez mieux les enjeux métiers.
Et certaines particularités, certains détails auront ensuite plus d’importance pour vous !
2) Formation et apprentissage continu
C’est une méthode classique, conventionnelle, qui a du bon :
- Suivez des formations en finance, en stratégie d'entreprise et en économie.
- Explorez les certifications qui mettent l'accent sur le leadership et la planification stratégique, comme la PMI-PBA (Professional in Business Analysis) du PMI. Non seulement vous apprendrez des choses, mais en plus, vous enrichirez votre CV.
3) Analyse des projets existants
Dans le cadre de la clôture d’un projet, il y a toujours une étape de leçons apprises, « lessons learned ».
Profitez-en pour ajouter un retour d’expérience, des réflexions sur ces mêmes projets :
- Examiner les études de cas de projets réussis pour comprendre leur impact stratégique.
- Mener des audits après projet pour analyser leur contribution à la croissance commerciale.
- Cherchez à comprendre les améliorations apportées aux processus et aux organisations
4) Salons et conférences métiers
Une autre manière, plus décontractée, est de visiter régulièrement des salons professionnels, d’assister à des webinaires.
Cela permet d’accompagner les tendances du marché, de mieux comprendre les défis du contexte économique.
Assistez à des conférences, des présentations, il y a toujours quelque chose de nouveau, de différent qui peut vous donner des idées, créer un autre point de vue.
Discutez avec vos pairs, avec les fournisseurs, les partenaires et même les concurrents de votre entreprise.
Cela permet de mieux comprendre le contexte et d’être ensuite plus efficace dans la gestion du projet.
4) Collaboration avec les parties prenantes
Accompagner les parties prenantes dans leurs activités
En parallèle avec l’expérience sur le terrain, accompagnez les parties prenantes dans leurs réunions.
Essayez de comprendre les défis et priorités des autres départements comme la finance, le marketing, les achats.
Créer des moments d’échanges informels
Et pourquoi ne pas déjeuner avec vos « clients préférés » ?
Pendant les repas, les conversations sont plus informelles. Chacun parle de son quotidien, de ses satisfactions, de ses défis, de ses difficultés.
C’est une excellente opportunité pour mieux comprendre « Les Métiers », les personnes pour qui vous livrez les projets.
C’est à la fois du développement de Business Acumen, et également du relationnel.
Et en contrepartie, vous pouvez également parler de votre quotidien, sensibilisant ces parties prenantes à vos propres difficultés.
5) Développement d’une mentalité stratégique
Pour avoir une approche plus générale, développez votre Business Acumen en faisant évoluer votre manière de penser :
- Développez le sens de l’analyse et apprenez à poser les bonnes questions.
- Informez-vous régulièrement des tendances du secteur et intégrez cette connaissance dans la prise de décision.
L’idée ici est de « sortir la tête du guidon » et avoir une vue plus globale de votre projet comme faisant partie du tout.
Quel est le rôle des organisations dans le développement du Business Acumen ?
Les organisations doivent inciter tous les collaborateurs, et plus particulièrement les chefs de projet, à développer ce Business Acumen.
Quelques pistes :
- Investir dans des programmes de formation ciblés pour les chefs de projet. Soit en promouvant plus d’expertise en gestion de programme, de portefeuille (PgMP et PfMP du PMI), soit en Business (PMI-PBA du PMI et les certifications de IIBA (International Institute of Business Analysis))
- Encourager la mobilité interne entre les différentes fonctions (finance, marketing, opérations, etc.).
- Promouvoir une culture axée sur les résultats stratégiques avec des initiatives de partage des connaissances. En particulier, mettre en place des indicateurs de suivi de projets comme les KPI (Key Performance Indicator) et des OKR (Objectives & Key Results).
- Proposer des ateliers pratiques pendant lesquels les collaborateurs « échangent » leurs postes pendant quelques heures. L’idée ici serait pendant quelques heures de : prendre la place ou travailler en binôme avec une personne Support client, accompagner un vendeur dans sa visite client, travailler quelques heures au département logistique.
Conclusion
Dans un monde dans lequel la concurrence et les attentes des parties prenantes augmentent, un chef de projet efficace doit non seulement maîtriser les outils et méthodes de gestion, mais également développer un sens des affaires aiguisé.
En adoptant une approche proactive pour enrichir leur « business acumen », les chefs de projet peuvent accroître leur valeur au sein de leur organisation et avoir un impact significatif sur la réussite des entreprises.
Notez que la notion de valeur, le Business Acumen sont des caractéristiques essentielles pour faire évoluer sa carrière vers des rôles tels que Portfolio Manager ou responsable de PMO.
