Maître d’ouvrage : Étude de cas et recueil des bonnes pratiques

sponsor projet

Selon le rapport de Pulse of the Profession 2018 de PMI, un soutien inadéquat du maître d’ouvrage est la principale cause d’échec des projets pour une moyenne de 26 % des organisations en général et pour 41 % des PME ayant une faible maturité en gestion de projet.

Malgré la criticité du rôle du maître d’ouvrage, appelé aussi sponsor projet ou commanditaire du projet, il est clair que de nombreuses entreprises ont du mal encore à intégrer convenablement cet aspect dans la gestion de projet.

Pourquoi le rôle du maître d’ouvrage est-il autant important que celui du chef de projet?

Sais-tu comment t’y prendre pour garder le sponsor projet engagé et investi tout au long du projet ?

Dans cet article, je vais aborder dans un premier temps la définition et les missions du maître d’ouvrage ou sponsor projet.

Dans un deuxième temps, je vous propose un recueil des meilleures pratiques à mettre en place pour une gestion efficace et efficiente de la relation avec le maître d’ouvrage.

Sans trop tarder, je te souhaite une très bonne lecture.

Le maître d’ouvrage, c’est qui ?

Définition du maître d’ouvrage

La plupart des dictionnaires que j’ai consultés s’accordent pour définir le sponsor comme étant une entreprise qui soutient une personne, un organisme ou une action d’intérêt général (culture, santé, social, etc.), non pas dans un but de bienfaisance comme pour le mécénat, mais à des fins commerciales.

Cette activité de support matériel (appelée sponsoring) se fait en vue d’en tirer un bénéfice en contreparties comme la promotion des produits et services de l’entreprise sponsor, ainsi que sa notoriété et son image de marque.

Certainement tu te poses la question sur le lien entre le sponsoring des évènements et le management des projets.

Le parallèle avec la gestion d’un projet au sein d’une organisation est tout aussi juste. Dans le cas d’un projet:

  • l’organisateur d’événement est le chef de projet;
  • Le sponsor ou maître d’ouvrage est le manager ou l’entité qui engage ou s’assure que les moyens sont bien déployés pour la réussite du projet.

En effet, le commanditaire est le premier à parler du projet, à donner des orientations, des éléments de contexte, les besoins à l’origines du projet et les gains que ce projet est sensé obtenir.

Le PMBOK définit le sponsor comme une personne ou un groupe qui fournit les ressources et soutient un projet, un programme ou un portefeuille de projets et qui en facilitent la réussite.

Missions du sponsor projet

Le sponsor projet (commanditaire, donneur d’ordre ou maître d’ouvrage) est la personne ou l’entité porteuse du besoin, définissant l’objectif du projet, son calendrier et le budget dédié à ce projet.

Le commanditaire ou le sponsor projet est celui qui commande le produit, le service ou le résultat du projet. Son rôle essentiel est de fixer formellement les objectifs du projet à réaliser en termes de « coût, délai et performance » :

  • le sponsor projet (donneur d’ordre) est celui qui exprime et formalise le besoin à satisfaire et les caractéristiques du produit ou service qui lui permettront de satisfaire son besoin ;
  • sur le plan budgétaire, il est celui qui paie l’ouvrage à construire (ex. un logiciel dans un projet informatique, un bâtiment dans un projet de construction);
  • sur le plan échéancier du projet, il est celui qui juge de l’opportunité du projet par rapport à son calendrier, lance sa réalisation, et le clôt en prononçant la réception.

Il appartient à la maîtrise d’ouvrage (sponsor projet) :

  • de vérifier la faisabilité et de l’opportunité du projet envisagé avant son lancement;
  • de vérifier la faisabilité et de l’opportunité du projet envisagé avant son lancement;
  • d’élaborer ou de superviser l’élaboration de la charte de projet,
  • de désigner le chef de projet;
  • d’arrêter l’enveloppe financière prévisionnelle du projet et d’en assurer le financement ;
  • et de valider les livrables de projet.

Faute de temps ou de compétences, le sponsor projet ou le donneur d’ordre peut confier les études nécessaires à l’étude d’opportunité, la charte de projet, la validation des livrables du projet, l’approbation des changements à une partie tierce.

Dans ce cas de figure, la tierce partie est appelée maitrise d’ouvrage déléguée (MDD) ou assistance à maitrise d’ouvrage (AMOA).

Veuillez-vous référer à l’étude de cas de l’article Les 4 phases de gestion de projet par la pratique : Etude de cas pour apprendre plus sur le rôle du commanditaire dans un projet de construction.

Sponsor projet vs client

Attention : Ne pas confondre le sponsor projet et le client. La personne qui achète le produit fini, le service ou les résultats du projet n’est pas nécessairement celle qui a été à l’origine du projet et a investi dans son développement.

Prenons l’exemple d’un éditeur de logiciels qui développe une solution commerciale standard avant de la vendre aux clients.

Le client obtient et déploie les modules de la solution une fois que le projet de développement est complété.

Bien que, comme partie prenante, le client pourrait avoir une influence sur le projet de développement, mais ce n’est pas lui qui investit et définit le produit et les projets pour maintenir et faire évoluer le produit standard.  

Cependant, lorsque cette entreprise fait un développement spécifique d’une fonctionnalité sur mesure, alors le client devient aussi le commanditaire, puisqu’il finance ce petit projet.

Pour les autres projets de développement, c’est le directeur général de l’entreprise ou son représentant (une direction interne) qui en est le commanditaire ou le sponsor projet.

Enfin, le maître d’ouvrage est le donneur d’ordre ou le propriétaire de l’ouvrage tandis que le client et l’utilisateur de cet ouvrage.

Maître d’ouvrage : étude de cas  

Souvent, le terme sponsor de projet évoque l’image d’un cadre dirigeant déconnecté du déroulement d’un projet. Sa responsabilité principale est de sécuriser les fonds du projet, d’assister au kickoff et de s’éclipser jusqu’à la cérémonie de clôture, le cas échéant.

Est-ce le cas pour ton vécu dans le domaine ?

Pour analyser toutes les facettes d’intervention d’un maître d’ouvrage et voir comment un sponsor peut faire la différence, je vous propose cette étude de cas qui représente le retour d’expérience d’Olivier, PMP, Pmg, directeur de projets d’infrastructure, Paris, France.     

Contexte

Olivier cumule plus de 25 ans d’expériences dans des projets d’infrastructure en France et dans tous les pays européens.

Durant sa longue et riche carrière, il a eu l’opportunité de gérer plusieurs projets de grandes envergures.

Missions d’un maître d’ouvrage

Le commanditaire est une personne ou un groupe qui fournit les ressources, soutient le projet et en facilite la réussite.

Olivier nous résume ci-dessous les principales responsabilités du sponsor :

Olivier insiste aussi sur l’implication effective du sponsor dans le traitement et la validation des demandes de modifications aux références de base de projet

Malgré l’importance stratégique du rôle, Olivier nous explique que, selon son expérience, plus de 2/3 de projets n’ont pas toujours un sponsor efficace.

Souvent, ils sont tout simplement trop occupés. « Les sponsors ont généralement aussi un travail opérationnel, toujours exigeant » déclare olivier, avant de rajouter aussi :

« Ne pas consacrer suffisamment de temps au projet est un constat fréquent dans la vraie vie des projets, mais cela pourrait être une erreur fatale »

« Le sponsor du projet a autant d’influence sur le résultat du projet que le chef de projet », complète Olivier.

Positionnement du maître d’ouvrage

Afin de réussir son rôle, le maître d’ouvrage, personne physique, doit être un cadre dirigent avec suffisamment d’autorité et de légitimité au niveau de l’organisation. 

Ces qualités permettent au donneur d’ordre de prendre en compte les intérêts des différentes parties prenantes et qui sont souvent en concurrence et négocier un terrain d’entente sur lequel toutes les parties prenantes peuvent s’entendre et collaborer pour concrétiser.

Veuillez-vous référer à l’article Gestion des parties prenantes du projet et Comment impliquer les parties prenantes de votre projet?

Le travail du sponsor projet exécutif est de le faire de manière à offrir une valeur maximale possible à l’organisation et de négocier l’option avec la meilleure analyse d’opportunité. 

Une fois que le sponsor projet trie les attentes et les demandes de chaque partie prenante, il ou elle doit alors communiquer au chef de projet ce qui doit être livré pour atteindre ces objectifs, puis laisser le chef de projet superviser les détails.

Chef de projet versus sponsor projet

Parce que le sponsor et le chef de projet travailleront idéalement en étroite collaboration du début à la fin, ils ont tous deux besoins de bien comprendre leurs rôles.

 « Ils doivent se considérer comme des membres complémentaires d’une équipe de projet», explique Olivier.

Attention : un sponsor qui se considère comme le patron du chef de projet, ne peut que semer la ruine dans le projet.

Sponsor projet vs Chef de projet

Ainsi, Olivier suggère aux sponsors et aux chefs de projet de mettre en place un « contrat moral » qui clarifie les points suivants:

  • C’est quoi le temps que chacun peut attendre de l’autre?
  • Quelle est la fréquence et la nature des rapports du chef de projet?
  • Quelle est la fréquence de leurs rencontres ?
  • Comment le sponsor s’attend à ce que le chef de projet gère les problèmes ?
  • Quand les problèmes doivent être escaladés au sponsor?

Une fois l’accord mis en place, il appartient au sponsor de faire la distinction entre être un investisseur et un micro-gestionnaire.

Olivier rappelle encore une fois que le sponsor n’est pas un gestionnaire ou chef de projet. Il doit laisser le chef de projet gérer le projet et créer l’environnement pour leur permettre de le faire.

De son côté, le chef de projet doit être autonome dans la gestion de son projet.

Attention: le rôle du chef de projet ne doit pas être réduit à la production des rapports et des informations au sponsor afin qu’il puisse prendre une décision que le chef de projet devrait prendre.

Chaque acteur a son propre rôle à jouer.

 « Un sponsor et un chef de projet ont des rôles différents: le sponsor autorise et soutient le projet, le chef de projet exécute le projet », explique Olivier

Conclusion

A la fin de cet article, j’espère que les termes de sponsor projet, donneur d’ordre, commanditaire ou maître d’ouvrage ne vous font plus peur.

Par ailleurs, et après être sensibilisé à la criticité du rôle de sponsor, toi en tant que chef de projet ou membre de l’équipe projet, es-tu maintenant prêt à mettre en place les bonnes pratiques recommandées par Olivier ?

N’hésitez pas à poser vos questions ou partager votre vécu sur le sujet !

La parole est à vous.

Mohammed Amellah

A propos de l'auteur

Mohammed Amellah, +13 ans d’expérience en gestion de projet, certifié PMP®, IPMA® et Scrum Master, et je suis toujours en perpétuel apprentissage. J’ambitionne de faire bénéficier la communauté des intéressés par la gestion de projet de mon expérience et de mes connaissances.

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