Depuis la crise sanitaire et l’avènement du télétravail, la majorité des entreprises ont œuvré dans la modernisation de l’environnement professionnel collaboratif.
Cette transformation digitale a significativement changé les habitudes de travail à tous les niveaux de l’entreprise, et notamment dans le domaine de la gestion de projet.
Dans cet article, nous explorerons le Modern Workplace place sous le prisme du chef de projet, et j’essaierai de vous démontrer les bénéfices, au quotidien, de ce nouvel environnement et des solutions associées.
Pour cela je m’appuierai sur des exemples concrets basés sur des solutions du marché, et notamment la suite Microsoft.
Comment définir le Modern Workplace ?
Le Digital Workplace ou encore Modern Workplace, peut se traduire mot à mot par l’environnement de travail moderne.
Sa vocation est d’améliorer la flexibilité, la collaboration et la sécurité.
Il consiste à dématérialiser l’ensemble du contenu (documents) vers une solution Cloud et à fournir aux collaborateurs des solutions/logiciels de type web/app permettant d’exploiter le contenu.
Ce dernier est d’ailleurs exploitable sur différents dispositifs : ordinateur pro, perso, smartphone/tablette.
Concrètement, cela signifie que l’information est accessible n’importe quand et n’importe où.
1) Flexibilité et collaboration
Au-delà de cette flexibilité, la collaboration est accrue, car il est désormais possible de co-éditer des documents simultanément de manière synchrone ou asynchrone.
2) Sécurité
Pour compléter les généralités du Modern Workplace, on peut citer le volet sécurité.
Même si cela peut sembler paradoxal au regard de l’accès « ouvert » de ces solutions, les documents dématérialisés sur le cloud sont désormais sécurisés.
Cette sécurisation est assurée à la fois par la duplication des données sur des serveurs de secours, et par les méthodes d’identifications et de partages qui ont été développées dans le cadre de ces solutions.
3) De l'ancien au nouveau mode de travail
Vous rappelez-vous de l’époque à laquelle il n’était pas possible d’avancer sur des projets autrement qu’en étant tous dans la même salle ?
Un brainstorming ne pouvait se faire que sur un paperboard et personne ne pouvait contribuer à la réflexion en dehors du temps de réunion en présentiel, à moins de partager une photo du tableau.
Cette époque où tous vos documents et l’ensemble des logiciels que vous utilisiez étaient exclusivement installés sur votre ordinateur.
Ces documents vous rendraient ainsi vulnérable à une quelconque défaillance de votre ordinateur.
Des solutions packagées pour offrir tout un panel de fonctionnalités
Les éditeurs de solutions de Modern Workplace, dont les deux plus grands sont Microsoft 365 et Google Workspace proposent aux entreprises des services similaires dont voici les principales fonctionnalités :
1) Gestion des emails / calendrier
MS Outlook et Gmail permettent de gérer les emails et le calendrier.
Au-delà de ces fonctionnalités basiques.
La force de ces applications réside dans la synchronisation avec les contacts de l’entreprise, la « to do list », le calendrier.
2) Stockage de documents sur le cloud
MS OneDrive et Google Drive proposent un espace de stockage de documents pour les utilisateurs.
Cela permet de sécuriser l’ensemble des documents de l’ordinateur, sur le cloud.
Généralement d’autres espaces, davantage collaboratifs sont réservés à la documentation partagée (par exemple la documentation projet).
L’expérience utilisateur est facilitée par le fait que la documentation reste visible sur l’ordinateur et que toute modification effectuée sur un document est automatiquement sauvegardée sur le Cloud.
Second bénéfice de ces solutions, les documents sont co-éditables s'ils sont partagés à d’autres utilisateurs.
3) Messagerie instantanée et collaboration en équipe
MS Teams et Google chat permettent les discussions instantanées avec les collègues.
Plus rapide et intuitif que l’e-mail, on peut créer des équipes de travail, des canaux de discussions, et superviser à travers ces outils toutes les discussions et les thématiques du moment.
On peut également annexer des documents, les coéditer et connecter différents plugins (sondages, workflow, tableau blanc).
4) Meeting/webinar
MS Teams et Google Meet, dans le prolongement de la messagerie, permettent d’initier des réunions, qu’elles soient instantanées ou programmées (synchronisation avec le calendrier).
Il est possible d’enregistrer les réunions pour ensuite les partager avec d’autres collaborateurs.
Teams permet notamment la transcription des dialogues et la traduction de ces derniers.
Les éditeurs ont agrémenté ces outils de différents plugins qui accentuent la collaboration (partage d’écran/co édition de document/fil de conversation etc).
5) Outils bureautiques
Que ce soit chez MS ou Google, on retrouve ici le triptyque éditeur de texte / tableau / diaporama.
Ces outils étaient déjà présents avant le Modern Workplace mais de nouvelles fonctionnalités sont apparues.
Ils sont désormais accessibles sur le web, sans application préinstallée.
Les fonctions de collaboration / co-édition sont apparues, tout comme l’intégration avec les solutions précitées.
6) Intranet / réseaux sociaux d’entreprises
MS SharePoint et Google sites permettent tous deux de construire un site intranet sur la base de template prédéfinis.
Chaque équipe/service peut donc proposer son propre contenu, que ce soit des événements, des newsletters, des liens utiles vers la documentation.
Encore une fois ces outils sont synchronisés avec les précédents et permettent donc une vraie synergie.
7) Autres fonctionnalités avancées
Ces deux éditeurs proposent également d’autres outils qui sont généralement accessibles avec une licence payante.
Citons par exemple MS power BI pour le reporting et Power Automate et Google App Engine pour le RPA/workflow.
8) L’IA pour sublimer toutes ces fonctionnalités
Plus récemment, l’émergence de l’intelligence artificielle a permis de franchir une étape au Modern Workplace.
L’intégration de Copilot Pro par Microsoft (option payante) apporte son lot de fonctionnalités dans chaque outil de solution.
Citons à titre d’exemple :
- La conception de diaporama sur la base d’un script
- Le résumé de réunion Teams à partir de la transcription
- La recherche de fichiers ou d’informations à partir de OneDrive / SharePoint.
Découvrez dans cet article une journée type chez un chef de projet utilisant l'IA.
Exemples d’application en gestion projet
Voyons ensemble comment l’équipe projet peut tirer profit du Modern Workplace.
Pour chaque rubrique, vous trouverez les bénéfices attendus, mais aussi les contraintes liées à la mise en place.
1) Créer une équipe
C’est à mon sens, la fondation du digital workplace notamment avec MS Teams qui a été créé comme un hub pour accéder à l’ensemble des fonctionnalités.
- Créer une équipe (nom du projet)
- Ajouter les membres de l'équipe interne
- Créer des canaux de discussions pour identifier les sujets (métier / IT etc)
Bénéfices | Contraintes |
|---|---|
Fédère l’équipe dans cet espace numérique | Nécessite l’adoption des parties prenantes |
Permet de structurer les échanges par canaux | Exige une licence pour accéder à la solution |
Offre une meilleure visibilité des différents sujets que dans un outil classique de messagerie | Nécessite d’administrer / modérer les canaux de discussions |
Avoir une réactivité accrue via les notifications (alertes, info/question urgente) |
2) Structurer les documents
La seconde étape consiste à préparer la documentation.
Si le projet démarre, il y a certainement peu de documents.
Cependant, il est important de commencer à structurer l'arborescence documentaire et partager la documentation avec l'ensemble des membres de l'équipe, en suivant un plan de communication.
Teams ou Chat incluent tous les deux un espace documentaire qui est en réalité un lien vers OneDrive /Google Drive.
Cela permet aux membres de l’équipe d’accéder rapidement à la documentation.
- Discuter avec l’équipe de la structure de la documentation : documents en vrac ou classés par dossier
- Importer la documentation existante
- Définir les droits (lecture/écriture)
- Maintenir la documentation tout au long du projet
Bénéfices | Contraintes |
|---|---|
Documents accessibles rapidement à l’équipe. | Risque de devenir une usine à gaz, si les droits sont complexes à gérer |
Paramétrage de partage hérité pour les nouveaux documents ajoutés | Nécessité de maintenir la structure (vérifier que les documents sont au bon endroit) |
Documentation centralisée, donc limite le risque de doublons | Nécessité d'une bonne gestion de la fin de projet et l’archivage documentaire |
Documents co-éditables par les membres de l'équipe |
3) Gérer la comitologie en ligne
Les réunions ont vocation à se tenir dans le Modern Workplace (Teams ou Meet).
Pour cela, le chef de projet doit organiser ses réunions projets (Copil - Coproj, etc.) en conséquence.
- Idéalement créer un calendrier d’équipe pour une meilleure visibilité des évènements du projet
- Vérifier les paramétrages de la réunion en ligne (salle d’attente, personnes autorisées, rappel de réunion)
- Envoyer les différentes invitations en vérifiant que les liens vers les outils de réunion en ligne soient bien indiqués
- Gérer les comptes rendus et le stockage des vidéos si les réunions sont enregistrées
Bénéfices | Contraintes |
|---|---|
Réunions interactives à distance | Parties prenantes devants jouer le jeu (caméra). |
Vue centralisée de la comitologie du projet | Paramétrage (calendrier / instances) |
Vidéos conservées et consultées tout au long du projet | Vidéos gérées / stockées au risque de les perdre. |
Possibilité d’ajouter des fonctionnalités additionnelles telles que les sondages et questions réponses |
Astuces pour maximiser l’utilisation du Modern Workplace
Au-delà des fonctionnalités « basiques » présentées ci-dessus, le chef de projet peut exploiter différents outils pour piloter son projet au sein du digital workplace.
Certains sont inclus dans les solutions Microsoft et Google.
D’autres, sont développées par des éditeurs alternatifs.
Exemples de fonctionnalités additionnelles dans la solution :
1) Ajouter le planning projet
Que le planning projet soit réalisé sous Excel, Project on line ou toute autre solution de planification, il est possible de l’ajouter au digital Workplace pour partager l’avancement avec l’équipe.
2) Gérer les tâches / plans d’actions
Les solutions de MS et Google intègrent toutes deux une application pour gérer les tâches.
Il peut donc être intéressant de bâtir une liste de tâches /actions pour le projet et l’inclure dans l’équipe.
Cette intégration permet d’affecter des tâches aux membres.
Ces derniers sont notifiés automatiquement par la solution en cas de nouvelles tâches ou modifications.
De son côté, le chef de projet bénéficie d’une vue centralisée et exhaustive de l’ensemble des tâches/ actions liées au projet.
3) Connecter un WIKI ou un bloc note pour enrichir la documentation
Au-delà de la documentation, il est possible d’ajouter un wiki ou un bloc note au projet.
L’équipe peut s’en servir pour noter les infos importantes liées au projet (liens rapides, identifiants de connexion) ou encore capturer les CR de réunions.
4) Utiliser un outil de reporting
Partager des indicateurs actualisés du projet au sein du Modern Workplace est également une manière pour le chef de projet de communiquer avec son équipe.
À titre d’exemple, dans l’écosystème Microsoft, il est possible d’ajouter un onglet Power BI sous Teams, afin de partager des tableaux de bord dynamiques.
5) Apporter de l’interactivité dans vos réunions
Plusieurs solutions permettent de sublimer les réunions en ligne et faire participer l’équipe, en intégrant les fonctionnalités suivantes :
- Sondage en live : Kahoot! / Wooclap
- Diaporama interactif : Genially / Prezi
- Outil de création en ligne : Miro, Klaxoon
6) Utiliser des plateformes de créations en ligne
Que ce soit pour un atelier de design, un simple brainstorming, gérer un backlog de produits, organiser un REX, les solutions telles que Miro ou Klaxoon, ont révolutionné la collaboration à distance.
Chacun peut se connecter à l’outil et apporter sa pierre à l’édifice, en ajoutant une note, un post-it d’un simple clic derrière son écran.
Ces outils sont très utiles pour la gestion de projet (notamment en agilité).
La force de ces plateformes réside dans le fait que chaque membre de l’équipe peut avancer de manière asynchrone.
Ce qui permet, par exemple, de contribuer à un atelier en dehors de la réunion prévue à cet effet pour avancer plus rapidement sur les livrables du projet.
7) Utiliser des outils de gestion de projet en ligne
Certains éditeurs ont développé des solutions pour suivre les projets en ligne.
Un acteur très connu est ATLASSIAN avec sa solution JIRA.
Orientée vers l'agilité, la plateforme permet, entre autres, de gérer les espaces projets, créer des backlogs, des epics, des story, des tickets et les présenter sous forme de kanban.
On peut également couvrir la partie déploiement (wave/release).
8) Se faire accompagner de l’IA dans les projets
Plus récemment, l’IA a trouvé sa place dans le Modern Workplace.
Loin d’être un simple gadget, elle peut réellement aider le chef de projet et son équipe.
Voici quelques usages issus de la solution copilote pro :
- Générer en quelques secondes un résumé de réunion Teams à partir de la vidéo /transcription.
- À partir d’une réunion, générer le plan d’action
- Générer un diaporama à partir d’une thématique ou d’un contenu
- Retrouver un document facilement dans One Drive
- Créer un Chatbot conversationnel
- Mise en forme de données sous tableur
- Mise en forme rapide de contenu texte
- Suggérer les mails importants, relancer les personnes pour les tâches en retard
- Rédiger un mail professionnel à partir d’un brief
En conclusion
Si le Modern Workplace a connu un développement rapide pendant la crise sanitaire, on remarque que les éditeurs continuent d’investir dans de nouvelles fonctionnalités.
C’est notamment le cas avec l’intégration de l’IA qui permet de franchir une nouvelle étape dans l’environnement numérique, boostant la productivité et la collaboration.
Et si certains ont vécu la migration du Workplace traditionnel vers le digital Workplace comme une contrainte, ce sont aujourd'hui des solutions incontournables.
C’est d'ailleurs le cas dans le domaine de la gestion de projet ou la communication, et la collaboration sont facteurs clé de succès.
Plus que le choix, c’est à mon sens, une obligation de migrer vers le chef de projet 3.0 en adoptant et exploitant toutes les fonctionnalités mises à disposition par ces solutions.
