Le schéma directeur a toujours été perçu comme ayant une dimension stratégique, tout en ayant de nombreux impacts opérationnels sur le travail quotidien et la productivité dans une organisation.
Dans cet article, nous aborderons la nature d'un schéma directeur et la manière de le mettre en œuvre.
Qu’est-ce qu’un schéma directeur ?
Un schéma directeur IT, également connu sous le nom de plan directeur informatique, regroupe l'ensemble des programmes et des projets que la Direction des systèmes d'information (DSI) envisage de mettre en œuvre sur une période de 3 à 5 ans.
Il fournit des estimations détaillées en termes de planning, de budget, de ressources et autres éléments essentiels à la réussite de ces portefeuilles de projets.
Pourquoi faire un schéma directeur ?
En général, les DSI sont souvent débordées par les activités opérationnelles, qu'il s'agisse de l'évolution des systèmes existants ou du support fonctionnel et technique.
De ce fait, l'élaboration d'un schéma directeur est nécessaire pour réaliser un état des lieux de l'existant, afin d'avoir une vision claire et stratégique.
Cela permet alors de proposer les programmes et projets indispensables à l'actualisation et à la mise à niveau des systèmes d'information de l'entreprise.
Les intervenants du schéma directeur
L'élaboration de la roadmap IT est un projet d'entreprise qui nécessite l'implication de toutes les parties prenantes, aussi bien les équipes IT que les équipes métiers.
Cette collaboration est indispensable pour garantir l'adhésion de tous et faciliter la mise en œuvre du schéma directeur élaboré.
Démarche de l’élaboration du schéma directeur IT
L’élaboration du schéma directeur IT est un projet en lui-même qui se déroule en plusieurs phases :
1. Définition des périmètres/ métiers concernés
Les DSI sont organisées par métier afin de mieux servir l’entreprise et aussi d’assurer la bonne marche des systèmes d’information.
En général, les DSI sont composées de :
- Équipe de projet: Elle est responsable de la gestion des projets informatiques
- Équipe de support: Assurer le support des utilisateurs finaux
- Équipe de production: Gestion des infrastructures, le déploiement et l’exploitation
- Équipe de sécurité: Veille et bonnes pratiques de la sécurité
- Équipe parc et réseaux: Gestion du parc et réseaux de l’entreprise
- D'autres équipes sont envisageables selon l’activité de l’entreprise
2. Étude de l’existant
Organisation des séances de collecte de données avec tous les responsables de domaines cités en haut (Projets, Support, etc.)
- Recensement de tous les éléments nécessaires pour faire l’état des lieux
- Recensement des constats et des problèmes/ manquements rencontrés
- Recensement des attentes des différentes entités IT en termes de contraintes rencontrées, de nouveaux besoins exprimés, etc.
- Organisation des ateliers avec les différentes parties prenantes hors IT (métier) pour recenser leurs besoins
Pour illustrer, considérons l'exemple des équipes IT qui insistent sur la nécessité urgente d'une mise à jour technologique, que ce soit en adoptant un nouveau CRM, en intégrant des API ou en actualisant des systèmes devenus obsolètes.
Cette problématique a été recensée lors des ateliers avec les différents acteurs concernés.
Découvrez ici un use case complet sur l'élaboration d'un schéma directeur dans le contexte d'une refonte SI.
3. Analyse et priorisation
Une fois le recensement des attentes et besoins des différentes parties prenantes, que ce soit IT ou autres, un travail de revue et de priorisation des informations collectées doit être fait.
3.1 Traduction des besoins et contraintes recensés en projets
3.2 Organisation des projets par domaine
3.3 Notation des projets selon les critères définis (Exemples de critères: Priorisation, Budget estimé…)
3.4 Priorisation des projets en croisant les différents éléments, afin de classer les projets par domaine et par niveau de priorité suivant la méthode Moscow :
- Must have : Les projets de priorité 0 et qui devront être lancés ASAP, même si le budget est important
- Should have : Les projets à forte valeur ajoutée et qui sont de priorité 1
- Could have : Les projets avec un impact modéré et qui sont de priorité 2
- Nice to have : Les projets à faible impact et qui sont de priorité 3
- Quick win : Les projets à faible impact et facile à mettre en place.
En savoir plus sur les étapes d'analyse et de priorisation des projets (+Template).
4. Étude des projets
Étudier minutieusement les projets et élaborer des fiches par projet contenant plusieurs éléments, ci-après quelques exemples:
- Une description du projet.
- Budget estimé
- Durée/ Planning
- Ressources estimés (interne/ externe)
5. Vision macro
Élaboration d’une vision macro sur la durée du schéma directeur (3 à 5 ans):
- Rétroplanning regroupant tous les projets par domaine
- Situation du budget estimé
Astuce Planning:
En général, il est recommandé de débuter avec des projets "Quick Win" afin de promouvoir le projet et montrer son impact positif rapidement, notamment à travers l'élaboration du schéma directeur.
En parallèle aux projets Quick Win, il est essentiel de lancer un projet "Must Have" pour commencer à aborder les sujets critiques le plus tôt possible.
Cela permet de traiter les problèmes urgents et de mettre en place des solutions indispensables pour l'organisation.
Implémentation du schéma directeur IT
Une fois le schéma directeur finalisé, sa validation doit être effectuée par le comité de la DSI, sous la présidence du DSI lui-même.
Naturellement, avant cette validation, plusieurs sessions de révision du document doivent être tenues pour incorporer les commentaires des différentes parties prenantes.
Cela permet d'obtenir l'approbation finale et de signer le procès-verbal de validation de la feuille de route informatique de l'entreprise, qui sera mise en œuvre sans tarder.
1. Lancement des projets
Après la validation du schéma directeur, la vision sur les projets à venir est actée et il ne reste qu'à démarrer les projets.
Exemples de projets à lancer :
1.1 Réorganisation de la DSI
Les systèmes d'information classiques sont structurés autour du support aux directions métiers, qui sont les utilisateurs des services IT, en s'appuyant sur une gestion de projet traditionnelle.
Une réorganisation de l'IT peut suggérer l'adoption de méthodes agiles et la mise en place d'une Digital Factory, qui peut transformer radicalement l'activité IT de l'entreprise.
1.2 Refonte des systèmes d’information
Chaque entreprise utilise une panoplie de systèmes d’informations historiques qui permettent aux utilisateurs de gérer l’activité, de manier les données, de suivre les indicateurs et aider à prendre les décisions.
Toutefois, la vétusté exige de lancer l’upgrade des SI surtout dans un contexte qui bouge tout le temps, ce qui rend la refonte des SI un must have.
1.3 Refonte des outils de travail
La principale mission des DSI est d'assurer le support des utilisateurs finaux.
Les outils de gestion des services informatiques (ITSM) nécessitent une réévaluation constante, car ils sont le reflet de la qualité des services fournis.
Ils offrent des indicateurs de suivi quotidien pour le traitement des demandes, facilitant ainsi la prise de décisions.
Dans le schéma directeur, chaque projet est décrit et détaillé avec tous les éléments nécessaires à son lancement, comme le rétroplanning, l'estimation du budget, l'évaluation des ressources, etc., tout en s'assurant de la conformité avec les standards ITIL.
2. Suivi des projets
Afin de mieux gérer l’avancement des programmes et projets, des instances de gouvernance sont organisées et permettent de suivre les différents plans d’action selon le niveau stratégique de l’instance.
Dans un comité directeur, les acteurs sont en général les différents directeurs ainsi que l’équipe de la direction des projets qui diffère d’un organisme à l’autre.
3. Outils de gestion de projet
Actuellement, de nombreux outils de gestion de projet sont disponibles sur le marché IT.
Chaque entreprise doit sélectionner les outils qui correspondent le mieux à ses besoins, en fonction de la méthodologie adoptée.
Si l'entreprise a choisi de mettre en place une "Digital Factory" et d'utiliser des méthodes agiles, basées sur des cadres tels que le cadre Scrum et Kanban, alors les outils utilisés doivent être agiles et permettre un suivi par sprints, comme Jira, Trello, Zoho Sprint, etc.
D'autre part, si le contexte de l'entreprise nécessite l'adoption de la méthode de gestion de projet en cascade, divers outils sont disponibles, tels que MS Project, Zoho Projects, Smartsheet, etc.
Conclusion
L'élaboration du schéma directeur est une étape indispensable pour toute DSI, car elle lui permet de définir sa trajectoire et de lancer des projets stratégiques à forte valeur ajoutée qui contribuent à l'atteinte des objectifs de l'entreprise.
Cette élaboration peut prendre plusieurs mois, en fonction de la taille de l'entreprise et de la complexité de son activité.
Il est préférable qu'elle soit réalisée avec l'accompagnement de cabinets spécialisés et l'implication active des équipes internes de la DSI ainsi que des représentants des différentes directions métiers.
