Les 10 rapports de gestion de projet qu’un bon chef de projet se doit d’avoir

Dans la gestion de projet, l'accès à des données claires et structurées est essentiel pour assurer le suivi et la performance des projets. 

Quel que soit votre secteur, ou votre expertise, ces 10 rapports couvrent à la fois la gestion quotidienne et les stratégies à long terme de vos projets. 

Il existe beaucoup de types de documents pour les projets à disposition du chef de projet !

Mais quels sont les plus importants à connaître pour être le plus efficace et le plus pertinent ?

Un projet sans suivi ni structure, c'est comme naviguer sans boussole. 

Vous appuyer sur des rapports peut avoir des avantages comme l’anticipation des risques, l’optimisation des ressources et la garantie de la rentabilité.

Bien évidemment, suivant la spécificité du projet, il faudra en apporter d’autres. Rien que dans ceux décrits par le PMBOK, il y en a une quarantaine.

Nous verrons ici les 10 qui vous permettront de bien gérer votre projet de A à Z.  

Cette liste n'est pas exhaustive, mais elle rassemble les rapports les plus essentiels pour réussir vos projets.

#10. Rapport des risques

Aucun projet ne peut se passer d’un bon suivi des risques ! 

Faire face à tous les imprévus et savoir comment y répondre est ce qui peut déterminer la réussite d’un projet.

Il permet d'identifier et d’analyser les risques qui pourraient impacter le projet ainsi que les actions à mettre en place.

Ne sous-estimez pas l’importance d’un bon registre des risques mis à jour et documenté. 

Bonnes pratiques :

• Mettre à jour régulièrement. 
• Identifier les impacts et assigner à chaque risque un responsable.
• Planifier des réunions périodiques de stratégie de gestion des risques.

#9. Rapport de suivi des parties prenantes

Un chef de projet passe 80 % du projet à gérer les parties prenantes et à adapter le niveau de communication de chacune à son besoin. 

Il mène également plusieurs actions pour qu’elles s’impliquent efficacement dans le projet sans en devenir un frein. 

C'est le rapport de suivi des parties prenantes.

Il apporte une cartographie des acteurs du projet avec leur niveau d’influence et d’engagement. 

Bonnes pratiques :

• Cartographier toutes les parties prenantes
• Segmenter les acteurs
• Établir une stratégie de communication.

#8. Rapport d’analyse de la valeur acquise (EVM)

Pour s’assurer que notre projet suive bien le budget et les délais impartis.

C’est un outil qui permet d’évaluer la performance en temps réel. 

En découpant dès le départ, on peut suivre les ressources et la consommation ainsi que la progression.

Bonnes pratiques :

• Définissez les indicateurs dès le départ
• Réalisez les points de contrôle réguliers
• Automatisez la collecte de données

#7. Rapport d’affectation et de charge des ressources

Une des principales raisons pour les entreprises d’utiliser un système de gestion de projets est de s’attaquer au manque de visibilité en matière de personnel.

Avoir accès à des rapports fournissant une vue d’ensemble de la répartition du travail.

Le rapport d’utilisation des ressources est un élément clé pour une stratégie effective de planification des ressources, regroupant toutes les charges de travail sur l’ensemble des plans.

Ce rapport apporte la visibilité nécessaire pour prendre des décisions éclairées et maximiser les ressources. Et ce, tout en répartissant équitablement le travail sur les différents plans du projet.

Cette approche permet d’obtenir des résultats optimaux et de s’assurer la livraison de projets réussis.

Ce rapport fera non seulement gagner du temps au chef de projet, mais il peut aussi prévenir les pertes financières engendrées par un projet manquant d’effectifs et laissant à désirer.

Bonnes pratiques 

• Assurez-vous la bonne affectation des ressources 
• Suivez et ajustez les disponibilités des équipes
• Automatisez le suivi

#6. Rapport de gestion des changements

Dans un projet, il y a toujours des imprévus, mais ce sont des imprévus qu’il faut bien tracer et en analyser les impacts. 

Le versioning est important et le suivi aussi.

Ce rapport y détaille toutes les demandes de changement, leur impact sur le projet et les décisions.

Ce rapport permet d’éviter les dérives. 

Bonnes pratiques :

• Documentez toutes les demandes
• Obtenez une validation pour chaque changement
• Assurez un suivi rigoureux des modifications et de leur impact

#5. Rapport de suivi des délais et jalons clés

Le chef de projet a besoin d’une visibilité transversale sur les projets entre le planifié et le réalisé tout en étant capable d’identifier les retards.

Ce rapport est crucial pour identifier le plus tôt possible les décalages dans la portée du projet et les goulets d’étranglement de ressources.

Sans cette visibilité, il est pratiquement impossible de respecter les délais impartis.

Le tableau de Gantt est probablement la méthode la plus répandue de surveiller les plannings et de suivre les progrès.

Avoir une vue d’ensemble des plannings et des statuts de projets et de portefeuilles sur une seule vue Gantt est sûrement la manière la plus efficace de partager les détails de projet avec les parties prenantes, équipes et clients.

C’est de loin le rapport de portefeuille le plus populaire qu’une entreprise organisée projets puisse posséder dans son arsenal.

Bonnes pratiques

• Utilisez Gantt
• Anticipez les retards
• Mettez à jour les dates de livraison et l’évolution du projet

#4. Rapport de performance et d’indicateurs clés (KPI)

Suivre son projet est primordial.

Pour s’assurer que le projet suive bien ses objectifs, il est important de suivre les KPI via ce rapport !

Ce rapport regroupe tous les indicateurs et repose sur une mesure efficace des résultats. 

Le mettre à jour régulièrement permet de vérifier que le projet délivre toujours de la valeur et que l’on garde la vision du projet et la stratégie. 

Bonnes pratiques :

• Définissez-les en fonction des objectifs
• Automatisez la collecte des KPI
• Ajustez les actions en fonction des tendances

#3. Rapport de gestion des fournisseurs et sous-traitants

Suivre l’état des livraisons ainsi que le respect des engagements contractuels permet de gérer les risques liés aux prestataires externes.

Avoir un suivi des fournisseurs est primordial pour s’y référer dans ce projet et dans les suivants. 

Bonnes pratiques

• Assurez un suivi rigoureux
• Documentez tous les problèmes rencontrés
• Établissez une relation de confiance avec les prestataires

#2. Rapport de suivi financier et contrôle des coûts

Le suivi détaillé des coûts permet au chef de projet de jauger les montants dépensés par rapport aux montants planifiés pour n’importe quel projet.

Qu’il s’agisse de main d’œuvre, de coûts fixes et/ou de coûts de matières premières, ce rapport lui permet de rendre des comptes et d’avoir une visibilité optimale.

Il peut ainsi s’attaquer aux dépassements de coûts pour respecter les budgets planifiés.

Un des rapports budget/coûts le plus fréquemment exigé dans les entreprises organisées par projets concerne la capacité à suivre les coûts réels par rapport aux coûts budgétisés au niveau du portefeuille.

Cette vue d’ensemble permet aux entreprises de juger des performances des projets dans les différents portefeuilles.

Elle permet aussi de fournir les données nécessaires pour attribuer les priorités aux projets et aligner les coûts aux objectifs globaux de recettes.

Bonnes pratiques 

• Comparez les dépenses réelles
• Mettez en place des alertes
• Automatisez le suivi des finances

#1. Tableau de bord exécutif du projet

Pour les chefs de projets, les réunions hebdomadaires de situation sont vitales.

Le premier top 1 des rapports de gestion de projet est le tableau de bord.

Les rapports et tableaux de bord globaux sont cruciaux dans ces réunions.

Ils déterminent l’état des lieux ainsi que les étapes suivantes requises pour garder le cap et assurer le succès du projet.

Quelle que soit la taille du projet, c’est le principal rapport dont le chef de projet a besoin pour faire avancer son projet.

Bonnes pratiques 

• Rassemblez les informations les plus critiques
• Utilisez des visualisations claires
• Mettez à jour le tableau régulièrement

Conclusion

La maîtrise de ces rapports permet à un chef de projet d'optimiser la gestion, d'anticiper les problèmes et d'assurer la réussite des projets.

Bien sûr, il en existe d’autres que vous pouvez utiliser quand la situation semble bien s’y prête.

Mais maîtriser et mettre à jour ces rapports en ayant à minima un jeu de template vous permettra de réussir. 

Beaucoup de chefs de projet passent du temps à remplir manuellement ces rapports.

Les automatiser et utiliser des outils modernes serait un gain de temps.