Gestion de projet événementiel : étapes et astuces + Modèles

Le projet événementiel est une initiative qui permet aux entreprises et aux particuliers de mettre en valeur des produits et services ou de réunir un public donné pour atteindre un objectif précis.

La particularité de ce type de projet est qu'il doit respecter à tout prix une date d’échéance. Il ne peut avoir du retard, car il fonctionne sur le mode du rétroplanning. 

Lors des réunions de démarrage d’un projet événementiel, vous devez vous poser les bonnes questions. Découvrez ici tous les détails sur l’organisation et la gestion de projet événementiel.

Qu’est-ce que la gestion de projet événementiel ?

La gestion de projet événementiel est l’ensemble des activités qui visent à organiser le déroulement d’un événement en respectant les contraintes de ce dernier, en termes de délai, de coûts, et de qualité.

Les étapes de gestion de projet événementiel

Dans ce qui suit, je vous propose 11 étapes pour gérer un projet événementiel :

  • L’objectif de l’événement et la cible
  • Le lieu de l’événement
  • La date de l’événement
  • Le budget
  • La tarification d’entrée
  • Le suivi du projet
  • Les prestataires
  • La communication
  • L’organisation
  • Le programme
  • Le bilan de l’événement

1) L'objectif de l'évènement et la cible

Un projet événementiel bien conçu doit être orienté vers une cible convenable. Il s’agit du public qui est concerné par votre événement.

En réalité, ce type de projet n’est pas adressé à tout le monde à la fois. Vous devez alors cibler de façon exacte les personnes qui pourraient être intéressées.

Une bonne détermination de la cible participe à l’atteinte de l’objectif de gestion de projet événementiel.

Le choix de la cible de votre projet est donc étroitement lié à votre objectif

Si vous souhaitez par exemple mettre en avant un produit ou un service de votre entreprise, vous devez déterminer votre persona.

Tenez compte des critères tels que :

  • le sexe,
  • l’âge,
  • la situation géographique (pour choisir le lieu de l’événement),
  • le pouvoir d’achat,
  • les centres d’intérêts,
  • les préférences alimentaires et musicaux,
  • les personnalités et / ou influenceurs qu’ils suivent (pour les inviter à participer).

Cela vous permettra de connaître avec précision les besoins et les attentes de vos participants.

C’est indispensable pour mettre en place un planning adapté avec des activités et des programmes pertinents.

2) Lieu de l’événement

Trouver un lieu adapté aux objectifs de l’événement est aussi un facteur très important.

Plusieurs options peuvent être prises en compte. Il peut s’agir d’une salle de réunion, une salle de concert, un gymnase, un stade, etc.

Certains projets événementiels sont bien réussis lorsqu’ils sont réalisés dans un cabaret, une salle de théâtre, un musée, un grand jardin ou un grand parc. 

Ne commettez pas l'erreur de choisir le lieu de l’événement au hasard. Votre choix doit obéir à plusieurs critères. Lesquels ?

  • Le cadre adapté pour l'événement 
  • Le public cible 
  • Le ou les objectifs à atteindre

S’il s’agit d’un événement destiné aux professionnels, par exemple, vous pouvez opter pour une salle de réunion ou de conférence.

Tout cela est pris en compte dans la gestion de votre projet événementiel.

3) Date de l’événement

Le 3ᵉ étape de gestion de projet événementiel consiste à déterminer la date de l'événement. 

Elle est définitive parce qu’elle implique de nombreux protagonistes et une réservation de lieu. Il ne faut donc pas décider d’une date sans avoir établi une programmation des activités.

Dès qu’on a la date de l’événement, un rétroplanning peut alors être lancé. La journée événementielle en elle-même, nécessite aussi un planning avec le déroulé de la journée et un ordonnancement des intervenants.

Vous devez notamment établir l’ordre chronologique des activités de la journée du début à la fin.

Télécharger ce modèle de planning événementiel sur Gantt


Concernant la date, elle est choisie en fonction de la disponibilité du public cible et des objectifs fixés.

Astuce : Généralement, les spécialistes conseillent de le définir entre 6 et 3 mois avant l’événement. 

Vous disposerez de passer du temps nécessaire pour penser à tous les détails (le nombre de convives, le budget et tout ce qu’il faut).

4) Le budget du projet

Il est important, dès le départ, d'estimer le coût de votre projet événementiel.

En effet, l’acquisition des ressources humaines, matérielles et d’assurances demande un investissement financier.

Le budget convenu doit alors couvrir toutes ces charges. Notez qu’il ne s’agit pas simplement des finances. Vous devez établir un plan pour vos dépenses et pour toutes les charges à régler. La portée du projet ou de l’événement impacte directement les coûts.

Pour un événement de grande envergure, il faudra dépenser une forte somme. Cela n’est pas pareil pour un petit événement destiné à un nombre restreint de publics.

Prenez donc le soin de dresser la liste des ressources afin d’avoir une idée plus claire sur le budget à prévoir.

Généralement, les ressources matérielles engloutissent une bonne partie du budget lorsque vous ne disposez pas des équipements nécessaires.

La location d’une salle pour l’événement et l’achat d’un équipement de sonorisation constituent des exemples de charges à inclure dans le budget.

étapes de gestion d’un projet événementiel

5) La tarification d’entrée

Pour les tarifs à l’entrée, il faut penser à une catégorisation afin de faciliter l’accès au public cible. 

Par exemple, vous pouvez accorder :

  • Une entrée gratuite pour les enfants
  • Et un tarif réduit pour les étudiants et les demandeurs d’emploi

En effet, la fixation du prix dépend de la nature sociale et économique du public cible ; un événement destiné aux élèves ou aux étudiants ne peut pas être fixé à un tarif élevé.

6) Suivi du projet

Pour atteindre ses objectifs, la gestion de projet événementiel exige un excellent suivi.

Cependant, certaines entreprises ne parviennent pas à bien appliquer cette étape. Deux stratégies sont favorables pour y parvenir : 

  1. Il faut l’établissement d’un comité de pilotage du projet 
  2. Ou la mise en place d’une grille d’évaluation

6.1) Le comité de pilotage (COPIL)

Le comité de pilotage doit être dirigé par un/une chef(e) de projet en étroite collaboration avec toute l’équipe de pilotage. 

Elle doit se réunir régulièrement et fixer des objectifs clairs et précis à chaque réunion.

Ainsi, les tâches à réaliser doivent être définies, et un responsable devra être désigné pour le suivi de chaque opération.

À la fin d’une étape, un compte rendu doit être rédigé. Il s’agit d’un document professionnel qui présente toutes les activités réalisées ainsi que les résultats obtenus.

C’est une solution permettant aux autres membres du Comité de Pilotage de suivre le projet et de s’assurer de l’effectivité de son déroulement.

Modèle d'un support de comité de pilotage

Avec une étude de cas.

copil projet

6.2) La grille d’évaluation 

L’usage d’une grille d’évaluation peut aussi vous aider à bien suivre le projet et savoir comment gérer l’organisation d’un événement.

En effet, vous pouvez l’exploiter pendant la mise en œuvre du projet et à la fin pour une évaluation globale.

La grille d’évaluation comporte essentiellement trois rubriques :

  • Les activités menées 
  • Les résultats obtenus 
  • Les points à améliorer

Au fur et à mesure du déroulement de l’événement, la grille vous donne un aperçu de son efficacité.

Vous pouvez alors vérifier à chaque fois si les objectifs fixés sont en cours d’atteinte par rapport aux résultats obtenus.

7) Les prestataires

Bien établir la liste des prestataires de votre projet est nécessaire pour l’atteinte des objectifs et aussi pour la budgétisation.

J’ai eu l’opportunité de suivre pendant quelques mois un projet événementiel. Les domaines de prestations établis furent : vidéo, sonorisation, sécurité, alimentation sur place (sandwichs, salades, boissons), librairie, imprimeurs, structure d’animation pour les enfants, etc.

D’autres prestataires ont été recrutés pour assurer l’accueil des participants, la billetterie, le placement des participants dans les gradins, etc.

Il faut dire qu'on distingue deux types de prestataires dans un projet événementiel. Ce sont les prestataires rémunérés et les prestataires bénévoles.

7.1) Les prestataires rémunérés 

Ce sont les intervenants qui rendent un service à but lucratif pour le bon déroulement du projet.

Si vous recrutez un spécialiste pour l’installation des équipements de sonorisation, vous devez payer cette prestation.

Le coût de ces prestataires doit alors être déterminé dans le budget de l’organisation du projet.

Il s’agit donc d’un partenariat établi spécialement dans le cadre de l’événement.

7.2) Les prestataires bénévoles 

Ceux-ci se rendent disponibles pour participer au bon déroulement des activités sans obtenir un paiement. Ils fournissent ainsi des services non lucratifs pour l’entreprise ou l’association.

Dans l’exemple précédent, les personnes qui s’occupent de l’accueil et de la billetterie ne recevront pas de paiement.

Elles font du bénévolat pour le compte de la société organisatrice de l’événement. Souvent, ce service est rendu par le personnel de l’entreprise.

8) La communication

La communication, une des plus importantes étapes de gestion de projet évènementiel. 

Les modes et les vecteurs de communication diffèrent selon les cibles choisies.

Il existe de nos jours plusieurs canaux par lesquels vous pouvez communiquer votre événement à un grand public.

Les professionnels optent pour les e-mailings et la publicité sur YouTube. Dans ces deux cas, il est possible de recruter des prestataires spécialisés dans le marketing digital.

Cependant, vous pouvez aussi utiliser les réseaux sociaux pour mieux communiquer et mettre en lumière l'événement.

En dehors de ces canaux, vous pouvez aussi exploiter les tracts, les radios, les magazines ou la télévision. Par ailleurs, il y a aussi des blogueurs spécialisés et les influenceurs qui peuvent bien vous aider à faire la publicité de l’événement sur leurs sites web. Il suffit de les contacter et de leur proposer une collaboration.

Toutefois, il peut être vraiment utile de mettre en place votre propre site internet ou une page Web dédiée à la présentation et la communication sur l'événement.

N'oubliez pas les moyens de communication traditionnels tels que les affiches, les tracts, les marque-pages, cartes de visite, …. Ce sont des dispositifs qui aident également à toucher un public large.

9) L'organisation

Bon nombre de particuliers cherchent à savoir comment gérer l’organisation d’un événement.

En effet, il est primordial d’établir une matrice d'affectation des responsables du projet pour le jour de l’événement. 

Chargés de s'assurer de la bonne marche de l'événement, ils s'attelèrent à la bonne exécution de chaque activité.

Par exemple, le responsable financier se charge de la gestion financière du projet. Il joue un rôle important dans la budgétisation de votre projet.

Pour le bon fonctionnement des matériels, vous aurez certainement besoin d’un responsable logistique.

Le responsable communication et du site internet se penchera sur toutes les activités liées à la publicité.

Une cohérence dans l'exécution des tâches est donc indispensable pour réussir l'organisation de l'événement.

Pour une bonne gestion de projet événementiel, il faut la collaboration de plusieurs responsables. Ils travaillent tous en synergie d’action pour atteindre les objectifs fixés.

10) Programme de l’événement

Selon la nature de votre événement, séminaire ou concert, établissez un programme listant les intervenants.

Chacun d’eux doit savoir exactement à quel moment il intervient pendant l’événement. Ordonnez le passage de ces intervenants en fonction de leurs contraintes.

Pour intéresser le public, il faut faire venir au moins un(e) intervenant(e) connu(e).

Concernant l’événementiel dont je vous ai parlé plus haut, l’intervenante phare était la championne de tennis Mary Pierce. Son invitation a suscité l’attention et l’intérêt de plusieurs participants.

Ci-après un exemple d'un programme d'évènement :

programme de l'évènement

11) Bilan de l’événement

À la clôture d’un projet événementiel, il ne faut pas se concentrer uniquement sur les points positifs.

Les résultats de ce type de projet sont à analyser pour déterminer les failles et les réussites.

Faites un retour sur expérience en vous interrogeant sur les forces et les faiblesses de l’événement, ce qui a été réussi et ce qui aurait pu être amélioré. Ce travail doit être fait avec tous les responsables délégués pour la gestion du projet événementiel.

Lorsqu'il est bien exécuté, vous aurez une vue d’ensemble plus précise sur les résultats.

Souvent, il est possible de noter un écart entre les résultats attendus et les résultats obtenus.

Si cet écart est très large, vous pouvez donc conclure que les objectifs ne sont pas atteints.

Cependant, un projet événementiel qui suit les étapes présentées doit apporter une réelle satisfaction aux organisateurs.

Conclusion

Avant de vous lancer dans la gestion de projet événementiel, mon conseil serait d'assister à différents événements pour :

  • Vous poser les bonnes questions
  • Vous rendre compte des contraintes organisationnelles
  • Vous interroger sur les forces et les faiblesses de l’événement : qu’est ce qui a été réussi, qu’est ce qui aurait pu être amélioré

Vous pouvez aussi faire cet exercice en groupe si vous avez été plusieurs à participer à l’événement.

Suivez bien les 11 étapes que je vous ai décrites et lancez votre projet en toute confiance !

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François Tchiakpe

A propos de l'auteur

Toujours plus haut, toujours plus loin ! Voilà une approche qui me définit bien.
Guidé par ma passion de l'apprentissage, du développement et mon désir d'aider les autres, je me fais un plaisir d'apprendre et de vous informer.

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