Qu’est-ce que le rétroplanning en gestion de projet?

Le rétroplanning

Le rétroplanning, qu’est-ce que c’est et quelles sont les différences par rapport au planning classique ? Prenons un exemple.

Qu'est-ce que le rétroplanning?

La plupart des projets construisent leur planning à partir de la date de début du projet.

Cette date est connue, elle suit l’approbation de la charte du projet.

En savoir plus sur la charte de projet.

Dans certains cas pourtant, un projet peut avoir une contrainte de date de livraison.

C’est le cas par exemple de modifications légales, valable au premier janvier de l’année suivante.

Ou de l’organisation d’une foire ou d’un salon, dont les dates sont fixées à l’avance.

Pour ce type de projet, on procédera à un planning inverse, en partant de la date de livraison puis de la tâche qui la précède et ainsi de suite.

Cette méthode est appelée rétro-planning ou « backward planning » en anglais.

Elle est très utilisée dans l’évènementiel.

kit management de projet

Quelles sont les différences entre rétro-planning et macro-planning ?

Il y a peu de différence dans les grands principes : le planning reprend tous les livrables et les jalons nécessaires.

Il nous faudra aussi construire un diagramme de réseau logique, comprendre le chemin critique et les dépendances.

La différence majeure – et non des moindres – est que le rétroplanning a une contrainte non négociable de date de livraison.

C’est pourquoi, une fois que le réseau logique et le chemin critique seront connus, nous procéderons à un montage des tâches en sens inverse, en partant de cette date fixe.

Le résultat visuel, le Gantt, sera similaire à un planning classique.

Il n’y aura toutefois plus de place pour les à-peu-près.

Si une activité du chemin critique prend du retard, le projet court un énorme risque de ne pouvoir délivrer dans les temps.

Soit on aura prévu des coussins de sécurité, soit on devra augmenter les ressources, qu’elles soient humaines ou le travail supplémentaire voire les deux pour un travail 24 heures sur 24.

Quels sont les avantages et les inconvénients du rétroplanning ?

  • Avantages
  • On connait la date de livraison dès le début du projet;
  • On peut calculer les ressources en fonction du temps imparti;
  • Le budget peut se calculer sur des éléments fixes;
  • On peut calculer la date de départ en fonction du chemin critique.
  • Inconvénients
  • Il n’y aura plus de place pour les à-peu-près;
  • Si une activité du chemin critique prend du retard, le projet court un énorme risque de ne pouvoir délivrer dans les temps;
  • Soit on aura prévu des coussins de sécurité, soit on devra augmenter les ressources, qu’elles soient humaines ou le travail supplémentaire voire les deux pour un travail 24 heures sur 24;
  • Les problèmes éventuels doivent être réglés sans délai.

Il nous faudra aussi construire un diagramme de réseau logique, comprendre le chemin critique et les dépendances.

Prenons un exemple:

Dans notre article sur le macro-planning, nous avons pris l’exemple de la construction d’un petit chalet de vacances.

Cet exemple convient parfaitement à cet exercice.

Nous commençons par établir une liste des grandes tâches à accomplir.

Nous allons ensuite estimer la durée de chacune de ces tâches.

Et ensuite construire le réseau logique (network diagram).

Réseau logique

Network Diagram

Ensuite, nous allons estimer le délai maximum en trouvant le chemin critique de notre projet :

Chemin critique

Critical Path

kit management de projet

Selon ce chemin critique, le projet sera réalisable en 30 jours (addition des tâches du chemin critique en bleu).

Etablissons comme contrainte que nous souhaitons profiter de nos premières vacances dans le chalet le 1er août 2021.

Si on considère que nous allons travailler 7 jours sur 7, il nous faut donc commencer au plus tard le 2 juillet 2021 (1er août moins «30 jours).

Cette estimation est très optimiste.

Dans la réalité, les ouvriers travaillerons 5 jours par semaine, soit un total de 6 semaines – et non quatre.

Nous allons donc décider de commencer les travaux le 14 juin 2021.

Cela nous donne la possibilité de certains travaux en fin de semaine au cas où un problème surviendrait.

Pour vérifier, je compte les jours à l’envers.

Je peux ainsi vérifier le résultat par rapport au diagramme réseau et au chemin critique.

Le résultat sera donc celui-ci :

Rétroplannning

Nous savons maintenant quand commencer les travaux afin de jouir du chalet lors de nos prochaines vacances.

Les semaines ont 5 jours dans notre exemple.

Nous avons grâce à cela intégré une certaine sécurité en permettant des travaux le week-end si des problèmes surviennent.

Avec un planning « classique » j’ai pu déterminer combien de temps il me faudrait pour les travaux de construction.

Grâce au rétroplanning, j’ai pu maintenant calculer quand je devrai commencer ces travaux pour avoir terminé pour mes prochaines vacances.

Ni trop tôt, ni trop tard.

Que se passe-t-il si le chemin critique est trop long ?

C’est bien sûr le scénario catastrophe : en travaillant le planning à l’envers au travers du chemin critique, on s’aperçoit que la date de démarrage du projet est dépassée.

Pour sauver le projet, il faudra faire preuve de créativité et se poser quelques questions:

  • Où avons-nous des coussins de sécurité ?
  • Certaines activités peuvent-elles être réduites ?
  • Pouvons-nous ajouter des ressources ?
  • Pouvons-nous travailler en équipes soit 16 heures soit 24 heures ?
  • Pouvons-nous travailler le week-end et dans quelles conditions ?
  • Quel sera l’impact sur le budget ?
  • Pouvons-nous augmenter le budget ?
  • Pouvons-nous réduire le périmètre ?

Toutes ces questions seront posées et des solutions sont proposées dans le registre des risques.

En savoir plus sur le registre des risques.

Si ce cas de figure est relativement rare, le prévoir dès le départ vous permettra de faire face aux problèmes de manière plus sereine.

Dans le pire des cas, il faudra admettre que le projet était voué à l'échec car décidé trop tardivement.

Conclusion

Le rétro-planning permet de partir d’une contrainte de date de livraison.

En partant de cette date et en planifiant à l’envers, on peut créer un Gantt similaire à un planning classique.

On intègre les jalons et les livrables ou tâches ainsi que les estimations de temps et de ressources.

Ce type de planning est très utilisé pour préparer des foires, des concerts ou des évènements dont les dates ont été décidées bien avant la création du projet.

Il a l’avantage de permettre une meilleure estimation des budgets et des ressources car la date de livraison est ferme.

On pourra aussi, quand il faudra, commencer pour terminer dans les temps,(au plus tard le …).

Pour tout cela il est conseillé de commencer par une liste des tâches (dans l’ordre séquentiel ou dans l’ordre inverse) et de constituer un diagramme de réseau.

Grâce à l’estimation de chaque tâche, on pourra alors documenter le chemin critique et créer le diagramme de Gantt.

Certains outils vous permettent de créer un Gantt à partir de dates de livraison.

Un désavantage de ce type de planning est qu’il est à la merci du chemin critique.

Si un événement vient perturber une activité essentielle, le projet est en danger.

Pour éviter cela, il est fortement recommandé d’ajouter des « coussins » de sécurité: des jours ou ressources supplémentaires vous permettant de faire face à des événement impromptus.

Mais ceci est déjà de la gestion des risques ….

kit management de projet

Daniel

A propos de l'auteur

J'aime échanger, apprendre en permanence mais aussi partager mes expériences. Je suis certifié PMP depuis pas mal d'années, et j'ai mené à bien de nombreux projets majeurs. J'ai aussi accompagné de nombreux collègues jusqu'à la certification.

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