Les projets sont toujours en retard.
Nous avons livré le projet en retard, car il pleuvait, a-t-on prétexté lorsque la livraison d’un projet immobilier a dépassé la date prévue !
Vous avez déjà dû entendre cela, comme une fatalité, car des causes extérieures ont retardé le projet.
Si on étudie de plus près, avec nos connaissances en gestion de projet, on est tenté de ne pas y croire.
On va donc analyser dans cet article les causes de retard projet les plus courantes et trouver des solutions.
Tout d’abord, je tiens à préciser que quelle que soit la cause du délai, c’est très souvent une problématique qui peut être résolue par la gestion de projet.
La gestion de projet existe depuis longtemps.
De nombreux experts se sont penchés sur les problématiques de projet et ont trouvé des solutions, désormais intégrées dans les méthodes modernes de gestion de projet.
Nous allons aborder plusieurs de ces causes et énoncer une solution apportée par la gestion de projet
Des objectifs mal définis
Dans beaucoup de cas, c’est tout simplement une problématique de leadership et de définition ou communication insuffisante des objectifs.
Imaginez-vous dans un bateau sans savoir quelle est la destination finale .
Vous allez errer quelque temps jusqu’à aller vers une destination déterminée en cours de route.
Ou pire, vous vous arrêtez, car vous n’avez plus de munitions !
Vous avez dépensé beaucoup d’énergie et d’effort dans des actions qui n’ont pas été utiles à la destination
Et en gestion de projet, c'est pareil !
Ce manque de clarté sur les objectifs au début du projet est source de confusion et de malentendu.
L’équipe se disperse et avance à l’aveugle.
L’achèvement des tâches est alors plus long et compliqué.
Cela entraîne des modifications non prévues qui vont causer les retards observés sur le projet.
Exemple :
Prenons l’exemple du développement d’une application mobile pour les services finances d’une entreprise.
Le projet est établi pour durer 6 mois, cependant l’équipe démarre sans spécifications claires ni priorités.
À mi-parcours, les désaccords surgissent, les ajustements sont fréquents, on clarifie les fonctionnalités au fil de l’eau.
Résultat, à la date butoir des 6 mois, il n’y a que la version Test qui ait pu être développée.
La solution est donc de définir dès le départ des objectifs clairs qui répondent aux critères SMART !
Cela aurait garanti que chaque membre de l’équipe comprenne les attentes et puisse travailler en restant concentré sur les objectifs bien définis.
Une mauvaise planification
Le dépassement de délai peut découler d’une mauvaise planification.
La planification étant le processus durant lequel l'on définit toutes les durées et tous les jalons ainsi que les dépendances entre les différentes tâches.
Il peut s’agir ici d'une planification non réaliste ou d’une planification non terminée et non suffisamment détaillée.
Dans le cas d’une planification non réaliste :
Cela découle d’avoir confirmé une livraison ou des jalons, sans avoir bien analysé ou bien défini toute l’étendue des actions à mener pour le projet.
Dans le cas d’une planification insuffisante :
Il peut s’agir de ne pas avoir fait correctement, en amont de l’exécution, la décomposition du projet.
Il peut s’agir par exemple d’estimations vagues et d’échéances estimées au doigt mouillé.
Les délais trop serrés ou des dépendances non prises en compte peuvent se matérialiser en un projet qui dépasse les délais.
Pour pallier cette insuffisance au niveau du planning, respectez bien les processus de la gestion de projet et établissez un planning robuste lors de la période de planification.
Appuyez-vous sur le diagramme de réseau et reposez-vous sur un outil comme GANTT pour anticiper et gérer les écarts tout au long du projet.
Modèle de planning de Gantt
Suivez l'avancement des activités projet
Exemple :
Prenons l’exemple de l’ouverture d’un nouveau magasin.
Il est possible qu’elle soit retardée à cause d'une mauvaise coordination des différents sous-traitants : plombier, électricien et décorateur d’intérieur.
L’outil de planification aurait pu éviter ce retard.
Changement intempestif de périmètre ou scope creep
Les ajustements constants des exigences, surtout dans un projet prédictif, peuvent être fatals pour le budget et les délais.
S'ils ne sont pas contrôlés et analysés, ils peuvent disperser les équipes et les ralentir dans ce qui a été prévu.
En effet, au lieu d’avancer sur une tâche du périmètre, ils en traitent une autre.
Ils retardent ainsi les tâches du projet et le projet en lui-même.
Il est ainsi important d’avoir un processus de contrôle du changement avec un CCB.
Le Chef de projet est chargé d’analyser l’ajustement ou le changement et de présenter tous les impacts au CCB.
Ensuite, ce sera le CCB qui prendra la décision en ayant conscience de tous les impacts.
Et s'il s’agit d’un retard, il est préférable de le communiquer en amont et de prendre les mesures nécessaires.
Les mesures peuvent être :
- D’accepter ce changement et le délai que cela ajoute
- D’accepter, mais de faire en sorte que les délais soient respectés, soit en enlevant une autre fonctionnalité ou en ajoutant des ressources
- De refuser pour éviter de prendre du retard
Exemple :
Dans une entreprise du secteur pharmaceutique, les régulateurs ont demandé plusieurs fois des nouveaux tests de sécurité.
Cela a ainsi rallongé la durée des essais.
Une communication proactive et un processus de contrôle du changement auraient permis d’anticiper les révisions réglementaires en amont.
Découvrez dans cet article comment contrôler un scope creep (et comment l'éviter)
Une gestion des risques négligée
Il n’y a pas de projet qui ne rencontre pas d’imprévu !
Et la gestion des risques permettrait de développer une réponse à chaque risque qui pourrait arriver.
En début de projet, on brainstorm sur tout ce qui pourrait retarder, exploser le budget ou impacter le projet.
On détermine ensuite l’impact et le type de réponse apporté.
Lorsque le risque survient, si cette analyse n’est pas faite, du temps sera perdu à qualifier le problème et à chercher la réponse adéquate, entraînant un retard dans le projet.
Peut-être que cela n’aura pas d’impact dès le premier imprévu, mais s’il y en a plusieurs, le cumul peut provoquer des retards plus ou moins conséquents.
Exemple :
Si l’un de vos fournisseurs annule à la dernière minute, cela pourrait retarder considérablement une des phases du projet et donc le projet.
Une gestion des risques, incluant comme réponse des fournisseurs alternatifs et des clauses de pénalité dans le contrat ainsi que des buffers de temps prévus à la livraison, aurait permis de gérer cet imprévu.
Le retard des fournisseurs
En parlant des fournisseurs, l’une des causes fréquentes est le retard de livraison de leurs services ou produits.
Cela peut être la sous-traitance de certains modules, ou encore une pénurie de matières premières qui retarde cette livraison.
Ces retards peuvent avoir des conséquences graves sur le projet et sont des contraintes.
Une clause de pénalité, une marge dans le calendrier ou encore une liste de fournisseurs alternatifs sont autant de moyens de réduire cet impact.
Les demandes tardives du client
Inversement, le projet peut prendre du retard, si le client demande des ajustements pendant l’exécution du projet.
Au-delà du scope creep, il ne devrait pas y avoir de demande de modification la veille de la livraison.
Tous les membres de l’équipe doivent bien avoir en tête qu’un périmètre a été validé en début de projet, et que toute demande extérieure doit faire l’objet d’une analyse.
C’est une bonne gestion des modifications ainsi que des dates limites de demande de changement qui auraient pu prévenir les retards dus aux demandes du client.
Ne pas oublier de poser, même contractuellement, des limites temporelles de prise en compte des demandes.
Prévoir un délai minimal de prise en compte est primordial.
Exemple :
le client s’aperçoit qu’une fonctionnalité n’a pas été incluse pour l’application. Il la veut à tout prix.
La première chose à faire est de vérifier dans le contrat, par exemple, la durée de prise en compte des demandes.
Il ne peut pas s’attendre à ce que sa demande soit prise en compte pour le lendemain.
Suite à sa demande, une estimation des ressources et une analyse de l’impact sur le projet doivent être faites avant de revenir vers le client et de lancer le développement de cette fonctionnalité.
Ce développement prendra alors un temps qui ne pourra pas être compressible.
Des absences imprévues dans l’équipe
Une autre cause qui peut impacter le calendrier, ce sont les absences des équipes ou des sous-traitants.
Celles-ci peuvent créer des retards dans certaines livraisons ou étapes.
C’est là que la planification des ressources et la gestion des plannings est importante, elle permet d’être plus serein dans la gestion de ces absences.
Un élément important à prendre en compte est l’environnement et les conditions de travail.
Une absence trop importante peut être révélatrice de cet environnement de travail.
Ne négligez pas cet aspect qui peut provoquer des retards indirectement.
Conclusion
Ne négligez aucun processus de la gestion de projet, surtout ceux exposés ici, pour éviter des retards.
Il y a bien sûr, d’autres causes possibles, mais celles-ci sont les plus représentatives des causes de retard.
Les retards peuvent affecter le projet en ajoutant des coûts supplémentaires, en rendant votre client non satisfait ou en perdant des opportunités.
Pensez à utiliser un des outils de planification qui existent sur le marché.
Ils sont de plus intelligents, et vous permettront de maîtriser vos délais et les imprévus pouvant impacter votre projet.
Vous ne pouvez plus livrer en retard !
Recevez GRATUITEMENT le Guide Pratique du Chef de Projet Performant
👉 Suivez une méthodologie claire pour gérer vos projets de bout en bout
👉 Améliorez votre efficacité opérationnelle en utilisant les bons livrables au bon moment
👉 Suivez 25 conseils d'expert et arrêtez de subir les dérives
Vous recevrez régulièrement des contenus intéressants. Vos données seront en lieu sûr, nous détestons le spam sans doute autant que vous, et vous pouvez vous désinscrire à tout moment. Voir notre politique de confidentialité.
