Lorsque l’on commence un projet, cela part souvent d’un besoin client, et le but du projet est de répondre à ce besoin tout en satisfaisant le client.
Avoir un client satisfait en fin de projet peut être l’un des critères de réussite.
Cela permettra entre autres de pouvoir pérenniser la relation en travaillant avec ce client sur plusieurs projets à l’avenir.
Pourtant, si ce n’est pas cadré, suivre toutes les envies du client au fil du projet peut provoquer l’effet contraire, menant à un échec du projet et des surcoûts supplémentaires.
Nous verrons dans cet article, les solutions utilisées dans les modèles Waterfall et hybrides pour gérer les exigences du client.
Le modèle Waterfall repose entièrement sur des exigences verrouillées en amont et où le moindre changement suit un processus clair et devient coûteux.
Le modèle hybride, incorporant certains processus de l’agilité, apporte plus de flexibilité et des ajustements progressifs.
Les exigences, un enjeu clé
Lorsque les exigences sont mal définies ou suivies, cela cause plusieurs problèmes :
- Livrables non conformes aux attentes et non acceptés
- Dépassement du budget et des délais
- Conflits entre le client et l’équipe projet
En étant rigoureux sur la définition des exigences, les risques sont diminués, la communication améliorée et l’alignement besoins/résultats livrés assuré.
- En méthodologie waterfall, on passe le temps en amont pour formaliser toutes les exigences en ayant des interactions régulières et poussées.
- En méthodologie hybride, on va décider de définir certaines exigences dès le début. Mais d’autres pourront être ajustées ou décidées progressivement avec des interactions régulières tout au long du projet.
Quelle que soit la méthodologie, les exigences doivent être claires, complètes et validées.
Exemple :
Dans le cadre d'un projet "déploiement d'un nouveau logiciel dans une grande entreprise" en mode waterfall :
Le cahier des charges a été établi en début de projet, mais les besoins des équipes ont évolué depuis.
À la fin du projet, le logiciel était déjà obsolète.
Un projet de refonte a alors été lancé et a généré des coûts en plus.
Comment, dès le départ, bien définir les exigences ?
Quel que soit le modèle, il est primordial de collecter ces exigences de manière la plus structurée et complète.
On peut le faire de manière différente, plusieurs peuvent se croiser, en voici les principales :
- Rencontrer les parties prenantes en Interview ou meeting à 2 ou 3.
- Brainstormer sur les fonctionnalités essentielles lors d’ateliers
- Revoir les contrats, cahiers des charges et documentations à disposition
- Comprendre en observant sur le terrain les processus
Pratiquer l’écoute active et la reformulation, car le vocabulaire et langage peuvent être compris différemment suivant les métiers.
Il faut bien s’assurer que l’on comprend bien ce que le client demande.
Voici un exemple d’étapes pour bien définir des exigences :
- Étape 1 : Organiser des ateliers de co-constructions avec les parties prenantes pour bien définir les fonctionnalités
- Étape 2 : Créer un cahier des charges clair et détaillé avec une liste complète
- Étape 3 : Utiliser des prototypes et des maquettes interactives pour éviter les incompréhensions et modifications tardives.
- Étape 4 : Se réunir régulièrement avec le client pour vérifier que le projet correspond toujours aux exigences listées, mettre à jour si nécessaire.
Les outils communs en début de projet
On peut utiliser des outils pratiques pour consigner ces exigences telles que :
- Le cahier des charges qui détaille toutes les fonctionnalités et contraintes
- Dans le cas de modèle hybride, utiliser les User Stories
- La matrice de traçabilité associant à chaque exigence le test et les critères d’acceptation
- Des Diagrammes ou prototypes permettant de représenter visuellement tous les concepts.
La matrice de traçabilité peut être implémentée lorsque la sécurité est importante, par exemple dans le milieu bancaire.
L’exigence “L’interface doit permettre une connexion à deux facteurs” est testé avec un scénario défini dès le début et qui sera validé en recette.
Lorsque vous choisirez où recenser les exigences, n’oubliez pas de faire valider et signer, car cela pourra servir de référence en cas de désaccord.
Donc être le plus clair, compréhensible et simple possible.
N’écrivez pas des exigences que vous seul comprenez, ou des exigences pas assez spécifiques.
Il est même recommandé pour chacune des exigences d’indiquer comment elle sera validée.
Comment le modèle Waterfall verrouille les exigences
Le modèle waterfall aussi appelé méthodologie traditionnelle, est la méthodologie de gestion de projet qui repose sur une planification détaillée et une rigueur tout au long du projet.
Il est pertinent pour des projets d’envergure dont le périmètre est connu dès le début !
Cela s’applique, par exemple, aux projets de construction.
Les exigences sont détaillées et validées dès le départ.
1) La gestion rigoureuse des exigences en Waterfall
La gestion repose sur un cadre structuré. Un document unique regroupe toutes les exigences.
Pour modifier, effectuer un changement, cela passe par un processus formel et document pour tracer et analyser.
Tout doit être tracé et testé.
On peut utiliser une matrice de traçabilité et des schémas pour avoir une meilleure compréhension !
Une fois le projet lancé, il sera difficile de faire un changement, et ce sera plus coûteux au fil de l’avancement.
Cela a l’avantage d’être sécurisé, mais peut paraître trop rigide.
2) L'équilibre apportée par l'approche hybride
La méthodologie Cycle en V est parfaite pour une maîtrise rigoureuse du périmètre, mais peut poser un problème en cas d’évolution.
C’est là qu’utiliser un mode hybride peut être pertinent.
Il allie la stabilité du waterfall à la flexibilité de l’agilité et permet une gestion plus adaptée des exigences.
Par exemple, lorsque l’on met en place un ERP dans une entreprise.
On peut utiliser la méthodologie hybride, au lieu du mode Waterfall avec des exigences rigides pouvant devenir rapidement obsolètes.
Les exigences clés comme l’infrastructure, l’architecture et la sécurité restent gérées en Waterfall.
Un backlog peut être mis en place avec des sprints et des démonstrations régulières pour les fonctionnalités métiers et les divers besoins.
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Définissez la valeur Business créée et la priorité
Modèle hybride : une alternative plus flexible
Ce modèle offre une plus grande flexibilité avec des validations intermédiaires.
On peut en début de projet, définir les grandes exigences en priorités comme en Waterfall.
Puis des exigences moins grandes hors priorités peuvent régulièrement être définies avec le client par période.
À chaque fin de période, on les valide par démonstration au client.
On valide de même les documents de suivi pour les exigences en début de projet commun à ceux du cycle en V.
On utilise pour les exigences déterminées en cours de projet le backlog produit, ou encore une roadmap ajustable.
Le changement est ici encouragé tout en gardant une structure.
Les priorités sont revues régulièrement, on a des validations intermédiaires et une flexibilité maîtrisée.
Toujours garder en ligne de mire les dérives et s’assurer que l’on n'ira pas hors budget.
Comparaison des deux modèles
Voici un petit tableau récapitulatif de la gestion des exigences pour les deux modèles :
Critères | Cycle en V | Hybride |
|---|---|---|
Définition | Au début | Certaines se font au début, d’autres tout du long |
Gestion | Rigide avec un processus | Les modifications peuvent être intégrées |
Implication du client | Forte au début | Tout au long du projet |
Effet tunnel | Risque élevé | Réduit par des livrables intermédiaires |
Adaptabilité | Faible et coûteuse | Forte |
Complexité | Moyenne | Élevée |
Avantages |
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Limites |
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Le choix de la méthodologie dépendra du contexte et de la maturité en gestion de projet, mais aussi de l’incertitude et à la rapidité du changement des données du marché.
Conclusion
Le client est toujours roi est une expression souvent utilisée.
Mais si on répond à ses moindres demandes sans cadre, cela peut rapidement dériver, nous amenant entre autres à l’effet tunnel ou au Scope Creep.
Il faut être en mesure de trouver le juste milieu pour satisfaire le client dans une interaction cadrée.
Les deux approches apportent leurs propres réponses.
Avec ces cadres et ces processus, les besoins clients seront satisfaits, le budget contrôlé et le projet réussi.
Choisissez bien votre modèle en fonction de votre contexte, de la disponibilité du client et de sa maturité en gestion de projet.
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