Qui n’a jamais rencontré un client submergé par un flux d'informations, des besoins de validation en cascade, ou des réunions stratégiques impliquant ses directeurs et les équipes de production ?
Ces situations peuvent fréquemment mener à la saturation et ralentir les processus d'analyse et de validation des maîtres d’ouvrage.
Dans cet article, nous allons décrire ce qu'est l'Assistance à Maîtrise d'Ouvrage (AMOA) et les modalités de son intervention dans un projet.
Ensuite, les raisons et les moments opportuns pour recourir à une AMOA.
Nous allons décrire, à travers ces questions essentielles, l'intérêt majeur pour le maître d'ouvrage de s'entourer d'une AMOA.
Accompagnement vs délégation : trouver l’équilibre entre le maître d’ouvrage et son AMOA
Le pilotage de projets complexes requiert souvent la mise en place d’une équipe expérimentée, aux compétences diverses.
Celle-ci forme un dispositif d’assistants expérimentés autour du client, commanditaire du projet.
Elle se présente sous la forme d’une équipe resserrée ayant une vision globale à 360° sur les différentes composantes du projet.
Ce renfort se caractérise le plus souvent par la désignation d’un Assistant à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA).
Celui-ci intervient au quotidien auprès du maître d’ouvrage et de son équipe, sans pour autant se substituer à leur pouvoir de décision (Code de la commande publique).
Cela offre un regard extérieur qui permet de mettre en lumière les enjeux, de définir les priorités du projet et de fournir des conseils précieux au maître d'ouvrage.
1) Accompagner le maître d’ouvrage dans la prise de décision
En tant que conseiller du MOA, l'AMOA aide à préparer les décisions.
Elle éclaire le maître d'ouvrage sur les différentes conséquences possibles, qu’elles soient techniques, économiques ou calendaires.
Comme mentionné précédemment, l’AMOA ne se substitue pas au maître d’ouvrage.
Elle l’accompagne dans la conduite de son projet sans qu’il y ait transfert de responsabilité ou substitution au maître d’ouvrage.
Le contrat de l’AMOA est une prestation de services intellectuels, fournissant une « assistance générale à caractère administratif, financier et technique » sans opérer de transfert de responsabilité.
2) Servir d’interface entre le maître d’ouvrage et les parties prenantes
Le rôle de l’AMOA est également de servir d’interface entre le MOA et certaines parties prenantes du projet, et parfois de transmettre ou rappeler les directives formelles du MOA.
L'AMOA doit cependant opérer en toute indépendance par rapport aux prestataires ou concepteurs du projet.
Et elle ne doit pas être affiliée aux équipes de conception ou de contre-expertise.
Missions de l’AMOA pour sécuriser un projet complexe
Le périmètre et les domaines d'intervention de l'AMOA peuvent être relativement étendus.
L'AMOA peut intervenir ponctuellement ou régulièrement sur des thématiques spécifiques.
Cette intervention peut prendre la forme de propositions, de conseils, d'organisation, d'élaboration d'outils et de suivi.
De plus, sur un projet complexe, il est courant et même recommandé que le maître d'ouvrage fasse appel à une assistance générale.
Celle-ci est à caractère administratif, financier et technique à toutes les phases de l'opération :
1) Une mission d’assistance administrative
L'AMOA est avant tout polyvalente, apportant une expertise en gestion administrative et en marchés publics.
Elle participe activement :
- à la détermination du processus de réalisation du projet
- à la rédaction des cahiers des charges
- à la passation et à la notification des marchés
- au suivi contractuel des prestataires
La décision finale de désignation d’un candidat ainsi que la signature d’un marché reviennent au maître d’ouvrage.
L'AMOA a également pour rôle d’organiser et de coordonner les études de conception.
Ce qui permet d’alimenter les pièces contractuelles des marchés et de porter une appréciation qualitative sur les études.
Cela permet aussi de mettre en cohérence les différentes composantes du projet.
De plus, elle peut assurer, dans un tout autre registre, la gestion des documents et l’archivage des données.
Elle est aussi en charge du suivi administratif des ressources humaines et des prestataires, ainsi que de la préparation de processus administratifs internes au projet.
2) Une mission d’assistance financière
De manière générale, l'AMOA est chargée de préparer le budget nécessaire à la réalisation du projet.
Elle doit aussi assister le maître d'ouvrage dans l'exécution de toutes les opérations comptables indispensables au pilotage économique du projet.
Elle met en place et suit quotidiennement les fonds alloués, les dépenses prévisionnelles et réelles.
Et elle conseille le maître d'ouvrage sur l'engagement des dépenses futures.
Grâce à son expertise, elle peut prévoir des provisions pour aléas ou risques identifiés, en se basant sur l'analyse de risques du projet, afin de prévenir tout dérapage budgétaire.
L'AMOA est également amené à travailler sur :
- l'analyse du budget initial, le montage des dossiers de subventions
- le démarchage pour l'obtention de prêts
- et l'assistance dans la réalisation des opérations de paiement des différents prestataires impliqués dans le projet
3) Une mission d’assistance technique
Au stade de l'exécution du projet, elle supervise le projet, suit la progression des études, organise des points d’avancement réguliers et veille à la prise en compte des différents retours.
Enfin, elle assiste le maître d'ouvrage lors de la réception du projet.
C’est très souvent la mission la plus importante de l’AMOA.
L'AMOA doit principalement porter un regard critique sur les différents livrables et solutions techniques proposées par les concepteurs, sans pour autant réaliser les études elle-même.
Ses connaissances approfondies des méthodes appliquées au projet par les concepteurs lui permettent d'évaluer les risques des diverses solutions envisagées.
Elles vont aussi lui permettre de visualiser les avantages et inconvénients de chaque technique.
Grâce à son analyse et à son recul, l'AMOA peut conseiller de manière fiable le maître d'ouvrage sur les techniques à adopter pour le projet.
L'AMOA technique intervient à tout moment du projet :
- Au stade initial de la programmation du projet : elle conseille le maître d'ouvrage sur la faisabilité des solutions proposées et, si nécessaire, apporter des ajustements au programme.
- Au stade de la désignation des prestataires : elle évalue la robustesse des techniques décrites dans les offres et conseille le maître d'ouvrage.
Des AMOA spécialisées pour renforcer le pilotage et la planification
Il existe également plusieurs autres types d'assistances à maîtrise d'ouvrage qui peuvent coexister dans un même projet.
Le maître d'ouvrage peut choisir, en fonction de ses enjeux et de son budget, de s'entourer d'AMOA spécialisées dans divers domaines tels que l'environnement, le juridique ou la communication.
Une analyse stratégique rapide est menée par le maître d'ouvrage afin d'identifier ses besoins et de sélectionner les expertises nécessaires pour renforcer le projet.
Enfin, on retrouve souvent une mission d’assistance à la planification.
Il est primordial de définir une planification optimisée, basée sur les objectifs de calendrier fixés par la maîtrise d’ouvrage ainsi que sur les contraintes administratives et techniques.
L’AMOA mettra en place les outils de planification permettant de suivre et de piloter l’avancement du projet.
Ceux-ci devront aussi permettre d'identifier et traiter les interfaces temporelles internes et externes, ainsi que les potentiels conflits.
Une planification efficace conduit également à la coordination des parties prenantes et à la challenger.
Sur la base de tout ce travail de planification, l’AMOA proposera des mesures adaptatives ou correctives aux contraintes de planning et les intégrera aux risques identifiés.
L’AMOA suivra au fil de l’eau la bonne tenue des jalons du projet et alertera le maître d’ouvrage de tout dérapage et de ses impacts sur les objectifs.
Quand solliciter une AMOA et maximiser l’impact ?
Il est bénéfique de s'entourer d'une AMOA, mais il est encore plus essentiel de savoir à quel moment solliciter ses services.
La mission d'AMOA peut débuter dès l'élaboration du programme initial du projet qui se traduit par la mise en place de l'esquisse ou de la feuille de route du projet.
Cela permet d’obtenir une estimation macro de l'enveloppe financière prévisionnelle et du macro-planning.
Cela permet aussi de disposer d’une vision claire sur les enjeux et priorités du projet.
Il est souvent fortement conseillé de désigner une AMOA très en amont du projet, dès l'expression du besoin du maître d'ouvrage et la validation du lancement de la mission.
Cela permettra de construire et d'affiner le programme sur les aspects techniques et financiers et de consolider les étapes suivantes dans la réalisation du projet.
Le maître d'ouvrage bénéficiera d'un accompagnement unique et cohérent tout au long de la vie du projet.
Et ce, en s'appuyant sur une AMOA ayant une fine connaissance de l'historique et des enjeux du projet.
L'AMOA intervient idéalement dans les bureaux du maître d'ouvrage afin de faciliter les échanges et fluidifier la communication.
Cette présence rapprochée permet de renforcer la collaboration et d'assurer une réactivité optimale tout au long du projet.
L'AMOA suit avec rigueur et copilote le projet, et termine sa mission en accompagnant le MOA dans la réception finale du projet.
Conclusion
Concrètement, dans le cadre d’un projet complexe, le rôle de l'AMOA peut être métaphoriquement comparé à celui d'un copilote d'avion.
Tout au long de la vie du projet, elle accompagne le maître d'ouvrage en assurant une trajectoire précise et sécurisée.
Elle est là pour seconder le maître d'ouvrage, lui apportant un soutien précieux et des conseils avisés.
Ses objectifs : définir les besoins et les moyens à mettre en œuvre afin de mener le projet dans les meilleures conditions possibles.
Grâce à son expertise et à son analyse des situations, l'AMOA anticipe les éventuels problèmes et propose des solutions adaptées.
Avec son rôle central, elle veille à ce que chaque étape soit franchie avec succès et que les objectifs fixés soient respectés.
Cette approche permet au maître d'ouvrage d'aborder le projet avec sérénité et confiance, en s'appuyant sur un accompagnement constant et opérationnel.
