Définition de la gestion de projets et facteurs clés de succès

La gestion de projet consiste à planifier, organiser, et gérer les ressources pour atteindre des objectifs spécifiques dans un projet.

Elle constitue une discipline essentielle dans la conduite d'un projet de complexité variable, dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique.

Nous verrons dans cet article, la définition de la gestion de projet ainsi que les caractéristiques essentielles d'un projet.

Qu'est ce qu'un projet ?

Un projet est un effort temporaire entrepris pour créer un produit, un service ou un résultat unique.

Chaque projet débute avec une étude de faisabilité pour identifier l'opportunité à saisir ou le problème spécifique à résoudre.

Bien qu'il puisse consister en la livraison de produits ou services, sa véritable finalité se situe dans la création de valeur.

Le succès d'un projet pour une entreprise réside dans sa capacité à générer de la valeur en faisant évoluer l'organisation d'un état actuel vers un état futur souhaité.

Pourquoi gérer des projets ?

Gérer des projets fait partie intégrante de notre vie quotidienne, qu'ils soient personnels comme l'organisation d'un déménagement, la planification d'un mariage ou la préparation d'un voyage à l'étranger.

Il arrive aussi que certains d'entre nous doivent gérer des projets plus complexes dans un contexte professionnel, parfois même sans nous en rendre compte.

Pour illustrer, voici diverses instances de projets :

• La mise en place d'une mission humanitaire d'un an au Vietnam.
• L'élaboration d'une maison destinée à l'accueil des personnes sans-abri.
• L'intégration d'un nouveau logiciel de gestion comptable dans une banque.
• Le développement d'un nouveau biscuit bio aux propriétés diététiques pour une grande entreprise agroalimentaire.
• La production d'un nouveau médicament pour soigner l'arthrite par une entreprise pharmaceutique de renom.

Bien que distincts, tous ces projets ont en commun certaines caractéristiques, notamment des contraintes liées au temps, au coût et aux ressources.

Définition de la gestion de projet 

La gestion de projet est l’ensemble des moyens humains et matériels pour atteindre un objectif dans un temps défini.

Pour réussir la gestion d’un projet, il faut le découper en plusieurs phases et placer ces phases dans le temps.

C’est-à-dire apposer une date de début et de fin à chaque phase, c’est ce qu’on appelle la planification du projet, et dans le cas de certains projets dont les délais sont serrés, certaines phases se chevauchent dans le temps.

Pour chaque phase du projet, on affecte des ressources humaines, c’est-à-dire les personnes ayant les compétences requises pour répondre aux objectifs de la phase projet.

On doit aussi définir puis suivre les coûts matériels et humains.

Quand on doit gérer un projet, on doit se poser la question de la méthode de structuration du projet, de la nature du découpage du projet en sous-projets emboîtés, de la planification des tâches.

Sans oublier l’anticipation des besoins en ressources, la nature et du contrôle de ces ressources et enfin le suivi des coûts et des délais.

Vidéo : Simplification de la gestion de projet standardisée

Cette vidéo présente un résumé des aspects essentiels d'une méthode de gestion de projet normalisée, tout en offrant des conseils pratiques pour impliquer votre équipe dirigeante :

Qui est le chef de projet ?

Le chef de projet a pour rôle de guider le projet vers son objectif, tout en veillant à ce que chaque nouvelle équipe collabore efficacement et harmonieusement.

Il est chargé de gérer les contraintes du triangle d’or, à savoir : la qualité, les coûts, et les délais.

Et ce, en veillant à ce que les résultats soient conformes aux livrables, dans le respect du budget alloué et des délais prévus.

Ses principales missions sont : 

• Définition du périmètre du projet
• Découpage du projet (WBS - Work Breakdown Structure) 
• Planification des ressources
• Estimation des délais et élaboration de l'échéancier
• Estimation des coûts et budgétisation
• Gestion des risques et problèmes
• Suivi et reporting de projet 
• Gestion d'équipe 
• Gestion des parties prenantes 
• Assurance qualité
• Documentation des expériences projet

Caractéristiques essentielles d'un projet

Un projet se définit comme un ensemble d'activités coordonnées et contrôlées, ayant des dates de début et de fin définies, entrepris pour atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de temps, de coût et de ressources.

Voici quelques caractéristiques essentielles d'un projet : 

• Objectif clair et défini : Chaque projet est entrepris pour atteindre un but spécifique. Cela peut être la création d'un nouveau produit, la mise en œuvre d'un nouveau système d'information ou l'amélioration d'un processus existant
• Temporalité : Un projet a un début et une fin clairement définis. Il est entrepris pour réaliser les objectifs dans un certain délai
• Unicité : Chaque projet est unique. Il peut y avoir des similitudes avec d'autres projets, mais chaque projet a son propre ensemble de conditions et de circonstances
• Création de valeur : Un projet vise à créer de la valeur. Cela peut être sous forme de bénéfices financiers, d'améliorations opérationnelles, de satisfaction des clients ou de gains sociaux. L'analyse de la valeur est un outil précieux dans ce contexte, car elle permet d'optimiser l'équilibre entre les coûts du projet, la qualité des résultats obtenus et les bénéfices attendus
• Avoir du sens : Les projets impliquent souvent des changements et ces changements doivent avoir un sens pour toutes les parties prenantes. Le projet doit avoir un but clair qui est compréhensible et acceptable pour toutes les parties concernées
• Ressources spécifiques : Un projet nécessite des ressources spécifiques pour atteindre les objectifs. Cela peut inclure des personnes, des équipements, des matériaux et des finances
• Risque et incertitude : Les projets comportent des risques et des incertitudes. La gestion des risques fait partie intégrante de la gestion de projet
• Résultats mesurables : Les projets sont conçus pour produire des résultats spécifiques qui peuvent être mesurés de manière objective
• Conception progressive : Les projets progressent souvent par étapes, chaque étape construisant sur les résultats de la précédente

Ces caractéristiques soulignent l'importance de la planification, de l'organisation, de la gestion des ressources et du leadership efficace dans la réalisation d'un projet.

Facteurs clé de réussite d’un projet

Voici donc quelques facteurs clés de réussite d’un projet :

1) Un chef de projet compétent

La personne en charge de la gestion du projet doit avoir les compétences techniques et managériales nécessaires pour coordonner les efforts de l'équipe, gérer les ressources et communiquer efficacement avec toutes les parties prenantes. 

2) L'adéquation des compétences et des tâches

Il est important que chaque membre de l'équipe soit affecté à des tâches en adéquation avec ses compétences et intérêts. 

Cette harmonisation favorise la productivité et la satisfaction au sein de l'équipe.

4) Un budget réaliste

Le projet doit bénéficier d'un financement approprié pour couvrir tous les coûts prévus.

Une estimation précise et réaliste des coûts est indispensable pour éviter les dépassements de budget qui pourraient compromettre le succès du projet.

5) L'engagement de l'équipe projet

La motivation de l'équipe est cruciale pour maintenir un haut niveau d'engagement et de performance tout au long du projet.

Un environnement de travail positif, des incitations appropriées et une reconnaissance du travail bien fait peuvent aider à maintenir la motivation de l'équipe.

6) Une communication efficace

Il est crucial de maintenir une communication ouverte et transparente au sein de l'équipe et avec les autres parties prenantes.

Cela permet d'aligner les attentes, de résoudre les problèmes rapidement et de favoriser une culture de collaboration.

7) Une planification et une organisation rigoureuses

La clarté des objectifs, l'élaboration d'un plan de travail détaillé et la gestion efficace du temps et des ressources sont indispensables pour le bon déroulement du projet.

Une gestion efficace aide à éviter l'effet tunnel, un phénomène où l'équipe de projet se concentre tellement sur les tâches immédiates et perd la vue d'ensemble, ce qui peut mener à des erreurs de jugement et des omissions critiques. 

8) Gestion des risques

L'identification, l'évaluation et la gestion proactive des risques permettent de prévenir les obstacles imprévus et de s'assurer que le projet reste sur les rails.

De plus, une communication efficace sur les risques est essentielle.

Informer toutes les parties prenantes des risques potentiels et des mesures prises pour les gérer renforce la confiance et assure une meilleure collaboration. 

Cela implique également de réviser et d'adapter régulièrement les plans de gestion des risques pour tenir compte des changements dans l'environnement du projet ou dans les objectifs du projet.

9) Qualité et satisfaction des parties prenantes

La réussite d'un projet ne se mesure pas seulement à l'achèvement des tâches mais aussi à la qualité du résultat final et au degré de satisfaction des parties prenantes.

Il est crucial de travailler en continu pour répondre à leurs attentes et besoins.

Une bonne collecte des besoins implique une communication approfondie avec toutes les parties prenantes.

Une gestion flexible et réactive des demandes de changements est également nécessaire pour s'assurer que le projet reste aligné avec les besoins évolutifs des parties prenantes.

Conclusion

Maintenant que nous avons abordé la définition de la gestion de projet, nous aborderons chaque aspect avec de plus amples détails et je vous montrerai bien entendu des exemples de projets réussis grâce à des témoignages de chefs de projet.