Le vocable VUCA en anglais ou VICA en français, est de plus en plus familier dans le monde de l’entreprise notamment au niveau du top management, mais il est moins connu au niveau des équipes opérationnelles et des équipes projets.
Face à un monde en constante évolution, les chefs de projets et responsables de conduite de changement s'interrogent sur les stratégies à adopter pour minimiser les perturbations, ainsi que sur les compétences et l'état d'esprit à développer.
Cet article vise à expliquer de manière simple le concept VUCA et à discuter de son influence sur la gestion de projets et la conduite du changement.
Qu’est ce que VUCA ?
VUCA est l'acronyme de Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity.
En francais, on parle de VICA, pour Volatilité, Incertitude, Complexité, et Ambiguité.
VICA signifie un environnement caractérisé par la volatilité, l’incertitude, la complexité, et l’ambigüité.
Nous pouvons considérer que la méthode VUCA est une grille de lecture, un filtre ou un prisme qui nous aide pour analyser et comprendre notre environnement et appréhender les changements actuels et futurs.
En effet, tout le monde est dépassé sauf ceux qui ont compris et accepté déjà qu’une nouvelle normalité s’installe, même si ses contours ne sont pas encore clairement définis et visibles.
Nous étions habitués à prendre du temps pour étudier, analyser, discuter, comparer, échanger, expérimenter, décider avec une bonne dose de maitrise de l’environnement qui nous entoure.
Aujourd’hui, nous sommes obligés de décider et d’agir sans une bonne visibilité, sans une bonne maitrise des éléments, nous fonçons droit devant et nous apprenons chemin faisant.
C’est bien pour cela que les profils de personnalité qui sont à l’aise avec la prise de risques et l’esprit entrepreneurial s’en sortent mieux que les autres !
Le chef de projet devra développer aussi une âme d'entrepreneur.
Nous verrons plus loin des exemples d’impacts de ce phénomène sur la gestion de projet et la conduite du changement, ainsi que les attitudes et compétences à développer pour évoluer dans un monde VUCA.
D’où vient le concept VUCA ?
VUCA est né au sein des académies militaires avant d’être appliqué au domaine civil, notamment à l’entreprise et au domaine public.
On raconte qu’en 1991, lors de l’arrivée de l’armée US en Afghanistan, ils se sont rendu compte que tout ce qu’ils ont appris dans les académies militaires en termes de stratégie moderne n’étaient pas applicables sur le terrain.
Le profil et le comportement de leur « ennemi » ne correspondait à aucune hypothèse comportementale connue donc prévisible.
C’était complexe et ambiguë, donc impossible à analyser au regard des outils et techniques disponibles.
L’imprévisibilité du comportement de l’ennemi et de sa réponse sur le terrain ne répondait à aucune logique normale.
C’était incertain et très changeant donc très volatile.
Faire des scénarios d’attaques ou défenses réalisables sur le terrain devenait un vrai cauchemar pour l’armée US.
Le concept VUCA était donc né et est enseigné dans les académies militaires depuis cette époque, avant de passer au domaine civil.
Les facteurs VUCA
Nous venons de voir une définition du vocable VUCA ou VICA.
Je vous explique ici en deux points, les facteurs et l’impact de ce phénomène sur la gestion de projet et la conduite de changement.
1) Tendances lourdes et signaux faibles
Comme dans toute transformation globale, il est capital d’être à l’écoute et de sonder les tendances profondes ainsi que les signaux faibles dans un environnement VICA.
Les tendances lourdes ou profondes :
A ne pas confondre avec les effets de mode !
Ce sont des pratiques déjà ancrées dans le présent et qui prédisposent à des changements majeurs à venir.
Cela nous permet de naviguer sur les bonnes vagues et ne pas rater les virages importants.
Je vous partage au moins quatre :
- L’abondance et la sécurité de la DATA au centre de TOUT !
- Les modes et processus de management et de décision à tous les niveaux intègrent la complexité de la Data et la subjectivité de l’humain
- Les cycles de vie des produits, des projets intègrent aussi l’Humain et l’Agilité
- Le mode de pensée et la manière de faire les affaires en perpétuel changement
Les signaux faibles :
Ce sont des indicateurs de l’environnement qui servent à anticiper pour se laisser une marge de manœuvre et réagir à temps.
Ils ne sont perceptibles que par ceux qui pratiquent une veille permanente de leur environnement et qui scrutent le « ciel » pour déceler ce qui échappe au commun des mortels.
En voici quatre exemples :
- L’humain est dépassé par la technologie mais il ne le reconnait pas toujours
- Les règles de jeu socio-économiques en phase d’être chamboulés en profondeur
- Le fossé inter générationnel se creuse et constitue les prémisses des changements à venir
- La normalité du monde actuel traverse une phase d’inflexion pour donner vie à une nouvelle normalité basée sur de nouveaux paradigmes (les contractions précédents l’accouchement d’un nouveau monde sont en cours : "la maïeutique")
2) Impact VUCA sur la gestion des projets
L’impact VUCA concernera tous les aspects de la gestion de projet et des changements.
Cependant, il sera plus visible sur certains aspects tels que :
- Le volet temporel : Gestion des délais (planification)
- Le volet humain : Gestion des ressources humaines (équipes et parties prenantes)
Nous nous limiterons dans cet article à ces deux aspects :
2.1) Impact temporel - Gestion des délais (planification)
La gestion de projet est basée sur la planification qui est une projection dans le temps.
Mais VUCA ne permet plus cette projection à moyen ou long terme et impose des adaptations fréquentes.
Du coup, la planification à court terme gagne du terrain progressivement.
La planification étant liée à la taille des projets en terme de contenu et de périmètre, cela imposera de découper les grands projets en mini-projets de taille planifiables sur le court terme !
VICA impactera aussi le cycle de vie des projets : le cycle séquentiel est déjà dépassé aujourd’hui.
Beaucoup d’entreprises ont adopté un mix entre le modèle séquentiel et le modèle agile.
D’autres convergent vers Full-agile à mesure que des Frameworks se développèrent.
L’approche agile est plus adaptée à l’environnement VUCA car elle est basée sur un mode itératif permettant une adaptation continue aux contraintes et changements de l’environnement du projet.
De nouveaux modèles et méthodologies ne manqueront pas d’apparaitre dans les années à venir pour apporter des réponses à ces problématiques.
La dimension gestion de changement prendra plus de poids dans la gestion de projets de demain, pas seulement au niveau de la population cible, mais aussi au niveau des équipes projets elles-mêmes, car ces dernières seront aussi perturbées par le phénomène VICA.
2.2) Impact humain - Gestion humaine des ressources
Les défis de la gestion des ressources humaines (équipes projets, parties prenantes et populations cibles) sont immenses au regard des enjeux.
Les nouveaux modèles et méthodologies de gestion de projets et des changements devront intégrer la consolidation et la convergence de plusieurs métiers et disciplines notamment : coaching des équipes, les neurosciences, gestion de changement, développement personnel, socio-psychologie, etc.
Je vous partage une liste non exhaustive des défis et enjeux pour le chef de projet dans un monde VUCA :
- Flexibilité temps travail : temps partiel, home working, mobilité technologique et culturelle
- Apprentissage et formation permanente : réorienter vers le développement personnel
- L’esprit d’innovation est un prérequis obligatoire : un collaborateur non innovateur est contreproductif
- Recrutement non conventionnel : l’expérience avant le diplôme / adéquation poste versus talent (performance versus bien être) / on cherche des talents plus que des compétences !
- Organisation/processus : agilité et flexibilité sont les maitres mots
- Collaborateurs compétents mais fragilisés : coaching personnalisé
- Nouveaux métiers et disparitions d’autres : anticiper la reconversion et la transition
- Nouvelles générations X, Y, Gen-Z, Alpha : nouveaux comportements, nouveaux besoins,
- Dispersion géographique
- Digitalisation tous azimuts
Le nouveau chef de projet doit composer avec au moins 4 contraintes majeures :
- Changements majeurs et profonds (environnement socio-culturel, économique, technologique, etc)
- Pas le temps de s’adapter (changements rapides et fréquents)
- L’humain au centre des changements (équipes déstabilisées, perte de repères et de sens, etc)
- Livré à lui-même, seul face aux équipes et aux aléas !
Voici en infographie des exemples d’impact VICA en gestion de projet et en conduite de changement :
Découvrez ici les étapes d'une étude d'impact d'un projet.
Comment manager dans un monde VUCA ?
Un Management VUCA requiert les aptitudes, les qualités, et les leviers nécessaires pour évoluer dans un monde en perpétuel changement.
Il existe un outil bien connu qui pourra être utilisé : la matrice de la vision intégrale ou matrice de Ken WILBER.
Il permet de croiser les registres « subjectif versus objectif » d’une part, avec les registres « individuel versus collectif » d’autre part.
Nous pouvons donc agir sur deux types de leviers complémentaires :
- Leviers à l’échelle personnelle (individuelle et collective) : sortir de sa zone de confort et se préparer à changer profondément son état d’esprit, sa vision du monde, voire ses croyances ou ses valeurs, etc
- Leviers à l’échelle professionnelle (individuelle et collective) : s’approprier le subjectif dans le monde de la performance, même si cela nous paraît paradoxal ! Cela se fera en adoptant de nouvelles méthodes de travail, d’organisation, de prise de décisions, de style de management, de système de pilotage et de reporting, etc.
Evoluer dans un monde VUCA, signifie donc de questionner l’adéquation des styles de Management actuels pour les adapter à un contexte en constante évolution.
Voici des exemples d’attitudes et compétences à développer dans un monde VICA :
Qu’en est-il pour le chef de projet ?
Pour s’intégrer dans le monde VUCA, le chef de projet a besoin, en plus de ses compétences techniques, de développer de nouvelles attitudes, postures et compétences comportementales et managériales telles que :
- Manager coach : l’écoute, le feedback, la présence à soi et à l’autre, le questionnement puissant
- Manager empathique : la gestion des émotions s’invite dans la sphère professionnelle
- Manager intergénérationnel : la résilience, qui est d'ailleurs un des principes fondamentaux de la gestion de projet selon la version 7 du PMBOK®, et la sagesse de naviguer entre les cultures et modes de pensées hétérogènes
- Manager ouvert d’esprit et tolérant : savoir composer avec les divergences et les contradictions
- Manager agile et flexible : toujours prêt à se remettre en question pour s’adapter tout en préservant sa mission principale et ses valeurs fondamentales
- Manager apprenant : apprendre en permanence pour accepter de vivre dans un monde qui ne lui ressemble guère
N/B : Les modèles et méthodologies de gestion de projets évoluent pour ingérer le volet subjectif de l’humain.
D'après notre enquête sur la conduite de changement, les chefs de projet expérimentés ayant implémenté une méthode/modèle ont été séduits par le modèle ADKAR (18%).
Les profils juniors ont plus tendance à aller vers L'APPRECIATIVE INQUIRY (17%).
Conclusion
Vous l’aurez compris, la dimension humaine subjective prendra toute son importance dans le monde VUCA.
Cela peut être perçu comme paradoxal vu que l’environnement sera complétement noyé dans la technologie.
Justement, c’est pour cette raison que l’humain est obligé de revenir à ses sources pour retrouver du sens à sa mission de vivant.
Retenez bien que :
- L’ADN de la gestion de projets est en pleine mutation
- L’Humain est remis au centre de cette mutation
- Le nouveau défi : comment concilier performance et bien être (émotion)
- Le changement profond des mentalités est primordial
- L’enjeu majeur : accepter de nouveaux paradigmes et une nouvelle normalité
