Dans la plupart des cas, une partie des activités d’un projet consiste à acheter des biens et services.
Le chef de projet doit donc accompagner un processus d’achat, en interface avec les services des achats et le département finance.
Le processus en question est souvent appelé « Procure-to-Pay ».
Voyons en détail en quoi cela consiste et comment ce cycle d’achats peut être intégré de manière optimale dans la gestion financière et le planning d’un projet.
Dans cet article, nous allons décrire en détail le processus, confirmer les liens avec les projets, et voir des bonnes pratiques que vous pourrez utiliser.
Procure-to-Pay ou comment acheter un bien ou un service ?
Nous avons tous entendu parler de devis, demande d’achat, bon de commande.
Pour un chef de projet, il est important de comprendre ces étapes, car elles impactent directement le budget, les délais et la gestion des ressources du projet.
Voyons maintenant en détail à quoi cela correspond, pour mieux en comprendre le fonctionnement, la dynamique et les parties prenantes associées.
Étapes | Description | Parties prenantes associées |
|---|---|---|
Identification des besoins | Identification des biens (équipement, matériel, logiciel) ou services | Chefs de projet, Équipes techniques |
Demande de devis | Demande d’estimation des coûts au(x) fournisseur(s) potentiel(s). Détail des produits ou services proposés, des quantités, des prix unitaires et des conditions de vente. Nous aurons ici les RFI (Request For Information), RFQ (Request For Quotation) | Fournisseurs, Équipe d'achat |
Demande d’achat | Document interne utilisé pour demander l'approvisionnement de biens ou services. On l’appelle très souvent PR = Purchase Request OU Requisition. Dans le cas de services, c’est également le moment de l’émission du Scope Of Work | Département demandeur, Chefs de projet |
Bon de commande | Document envoyé au fournisseur pour confirmer les détails de la commande, y compris les quantités, les prix et les conditions. Très souvent appelé PO = Purchase Order | Équipe d'achat, Fournisseurs |
Approvisionnement | Le fournisseur prépare et expédie les biens ou fournit les services conformément au bon de commande. Cette étape inclut la gestion de la logistique et la livraison des articles commandés. | Fournisseurs, Équipe logistique |
Validation de la réception | À la réception des biens ou services, une vérification est effectuée pour s'assurer que tout est conforme au bon de commande. Cette étape inclut l'inspection des articles et la confirmation de leur réception. | Équipe de réception, Département demandeur, Chef de projet |
Facturation | Le fournisseur envoie une facture pour les biens ou services fournis. La facture doit correspondre aux termes du bon de commande et être validée par l'organisation avant le paiement. | Fournisseurs, Équipe comptable |
Paiement | Le paiement est effectué au fournisseur selon les termes convenus. Cette étape peut inclure des vérifications supplémentaires pour s'assurer de la conformité et de l'exactitude des paiements. | Équipe comptable, Direction financière |
Archivage et suivi | Tous les documents doivent être archivés pour référence future et pour les audits. | Équipe d'achat, Équipe comptable, Auditeurs internes |
Aujourd’hui, dans la majorité des cas, le processus de Procure-to-Pay est totalement géré, car informatisé et automatisé ; idéalement dans un seul système, l’ERP.
Cependant, il est encore courant que ce processus soit réparti entre plusieurs systèmes, la gestion des achats et la gestion financière étant souvent distinctes.
Comment s’intègre le Procure-To-Pay dans la gestion de projet ?
Il est clair que l’équipe projet et le chef de projet sont impliqués à plusieurs étapes du cycle d’achat.
En fait, on peut même dire que le chef de projet est un « client interne » et un utilisateur important de ce processus.
Voyons à suivre, les différentes étapes associées aux activités du projet :
1) Définition des besoins et confirmation du budget
En amont, dans l’avant-projet, le Business Case du projet comporte une partie d’estimation des coûts.
Ces coûts ont été estimés en utilisant des données historiques lorsqu’elles sont présentes, mais également par la demande de devis aux potentiels fournisseurs.
Dans certains cas, il existe des processus de RFI (Request For Information) ou de RFQ (Request for Quotation) permettant d’avoir une idée plus précise des services ou des biens que l’on veut acquérir.
RFI vs. RFQ :
I comme Information, Q comme Quotation
I : Obtenir des informations générales sur les produits, services ou capacités des fournisseurs potentiels
Q : Obtenir des devis précis pour des biens ou services spécifiques
En conclusion, la RFQ fournit déjà une estimation des coûts, alors que la RFI permet de mieux décrire les besoins.
Ces deux documents sont en général une base pour la rédaction d’une RFP (Request For Proposal).
2) Demande d’achat et bon de commande
Une fois le projet approuvé, l’une des premières activités du chef de projet est de « lancer les demandes d’achat ».
Dans le cas de services, le document lié à la demande d’achat est le fameux Contrat, encore souvent appelé Scope Of Work en anglais.
Lorsqu’une partie du projet est réalisée par un partenaire externe, la signature du contrat de prestations de services est un jalon CRITIQUE.
Le projet ne pourra pas commencer sans cette signature !
Les autres demandes d’achat de biens se feront également.
Le point critique ici étant les flux d’approbation, qui en fonction de la taille et de la complexité des organisations, peuvent prendre du temps.
À prendre en compte également, les délais d’approvisionnement et les inclure dans le planning du projet.
3) Approvisionnement et validation de la réception
Reprenant le triangle Qualité, Coûts, Délais de la gestion de projet, nous avons ici deux composantes clés :
- Les délais liés à la durée d’approvisionnement des biens,
- Et la vérification de la réception liée à la qualité.
Très souvent, les délais de livraison de certains biens se trouvent sur le chemin critique du projet.
Validation de la réception des biens et Inspection :
Recevoir un ordinateur, un serveur ou un switch est une activité qui peut demander au maximum quelques heures.
En revanche, dans l’industrie, l’inspection de certains équipements, particulièrement ceux construits sur mesure, peut prendre plusieurs jours.
Il peut même y avoir des personnes dédiées à cette activité : un inspecteur de réception.
Celui-ci sera responsable de la :
- Vérification des livraisons : S'assurer que les équipements reçus correspondent aux spécifications du bon de commande (Purchase Order - PO).
- Inspection de la qualité : Examiner les équipements pour détecter tout dommage ou défaut.
- Documentation : Enregistrer les détails de la réception, y compris les quantités reçues, les numéros de série, et les conditions des équipements.
- Communication : Informer les parties prenantes, comme le service des achats ou le chef de projet, de toute anomalie ou non-conformité.
- Validation : Signer les documents de réception pour confirmer que les équipements ont été reçus en bon état et sont conformes aux spécifications.
4) Facturation et paiement
La facturation sera une conséquence de la réception des biens et services.
Même dans les cas les plus simples, un client ne peut accepter une facture qu’après confirmation de la bonne réception des biens et services.
La facture est émise par le fournisseur et est associée à des conditions de paiement, déjà définies antérieurement.
La facture est généralement reçue par le département achat, qui demande une validation à l’équipe projet.
Le département financier s’occupe ensuite de payer la facture.
Gestion des flux de trésorerie :
La gestion des flux de trésorerie, c’est-à-dire la prise en compte des conditions de paiement dans le planning du projet, est-elle indispensable au niveau projet ?
Ceci est un point qui doit être défini dès le début du projet en accord avec le département financier.
Dans les grandes entreprises, c’est en général le département financier qui « absorbe » les conditions de paiement (à 30, 45 ou 90 jours), le projet considérant que le jalon financier est la validation de la facture.
Dans les petites entreprises, où la trésorerie est un point stratégique, on peut inclure les conditions de paiement dans le planning du projet, le chef de projet étant alors responsable de ce flux.
5) Archivage et suivi
On pourrait se dire que c’est terminé : les biens et services ont été validés, et inclus au projet.
Mais non, il faut maintenant archiver les documents associés au processus d’achat.
D’une part pour constituer une base de données historique, fondamentale pour l’estimation de projets futurs ou pour pouvoir comparer des coûts et des fournisseurs.
D’autre part, pour préparer le transfert aux opérations du résultat du projet en question, de nombreuses clauses de support et maintenance, de garantie faisant partie de cette documentation.
Quelques bonnes pratiques
Une fois que le processus Procure-To-Pay est mieux compris, il est possible de mieux comprendre comment optimiser les activités de gestion de projets associées.
D’une manière générale, un point important est d’avoir des relations de partenariat avec les départements des Achats et Finances, en créant une relation de confiance et une communication fluide.
1) Estimation des coûts
Il est conseillé d’avoir au moins TROIS devis de plusieurs fournisseurs pour avoir une meilleure idée d’un bien ou d’un service.
C’est d’ailleurs très souvent une obligation venant du département des achats.
Ajouter une marge, une réserve, lors de l’élaboration du budget, afin de ne pas être pris au dépourvu.
D’un autre côté, penser au fait que l’un des rôles des Achats est de négocier les prix, et en conséquence de les diminuer.
2) Demande d’achats et bon de commande
Les propositions venant des fournisseurs devraient être évaluées sous trois angles, de manière indépendante, pour ensuite faire une synthèse :
- Aspect technique : contenu technique de la proposition, description des biens et services
- Aspect commercial : prix, conditions de paiement
- Aspect projet : délai d’approvisionnement, paiement par livrable
Une fois le bon de commande confirmé, tous les éléments doivent être intégrés dans le projet :
- Principaux livrables et jalons associés
- Échelonnement des paiements
- Mise à jour de la liste des risques associés aux achats : fournisseurs, délais de livraison, etc. …
3) Approvisionnement et validation de la réception
Pendant la phase d’expédition, surtout pour des délais de livraison longs, il est important de suivre les expéditions en temps réel.
Il faut également maintenir une communication régulière avec les fournisseurs afin de mieux anticiper les risques logistiques.
Concernant les services, prévoir dès le début de projet suffisamment de temps pour la signature des Scope Of Work.
Certains projets ne pourront pas commencer sans les ressources associées.
Et pour de nombreux fournisseurs, la réservation des ressources ne se fera que par la signature du contrat.
À la réception des biens, prendre l’habitude d’effectuer des inspections rigoureuses, en documentant les réceptions et les écarts.
Approbation des demandes d’achat et des bons de commande :
Plus l’organisation est grande et complexe, plus le flux d’approbation peut prendre du temps.
C’est à prendre en compte dans l’élaboration initiale du planning du projet.
De plus, quand c’est possible, il faut anticiper au maximum, préparant les demandes dans les systèmes, confirmant les chaînes d’approbation et informant les approbateurs du besoin.
4) Facturation et paiement
Suivant les organisations, le chef de projet devra ou pas gérer le flux de trésorerie.
Ceci est à définir au début du projet.
En conséquence, à la réception des factures, il met à jour le planning financier du projet.
Il est plus simple pour le chef de projet de ne s’intéresser qu’aux événements de facturation, laissant au département Finance le soin de s’occuper des paiements.
Néanmoins, il est toujours bon d’en connaître les mécanismes, le chef de projet étant souvent le point de contact avec les fournisseurs.
5) Archivage et suivi
Les documents liés à ce processus devront être archivés du côté Achat et Finances, mais également dans la documentation du projet.
Pendant, et à la fin du projet, tout commentaire important devra être inclus dans le registre des leçons apprises.
Conclusion
Un projet comporte une part non négligeable d’achats, que cela soit des biens ou des services.
Dans le cas de services, l’approbation du bon de commande et du contrat associé est souvent un jalon marquant le début du projet, tout retard impactant la livraison finale du projet.
Il est essentiel pour le chef de projet d’avoir une bonne maîtrise des concepts liés aux achats, à leur facturation et à leur paiement.
Plus important encore est de maintenir une bonne relation avec les parties prenantes telles que le service Achat, la Comptabilité, et bien sûr les principaux fournisseurs et partenaires.
