Comment gérer un budget dans le cadre d’un projet complexe ?

Dans plusieurs secteurs, les projets peuvent être très complexes.

Cela est dû au nombre de leurs variables interconnectées, à une diversité de parties prenantes, ou encore l'implication de disciplines différentes. 

Quelques exemples dans la construction, l’aéronautique ou encore l’automobile, mais pas exclusivement bien sûr. 

Ces complexités rendent difficile le suivi de tous les coûts et leur impact sur le budget. 

Cela apporte beaucoup de fluctuation des coûts et d’imprévisibilité, car il y a beaucoup de variables impliquées. 

Cela ne veut pas dire que le projet est inintéressant ou à haut risque. 

Il faudra juste être plus rigoureux dans la gestion des coûts.

Il est alors essentiel d’utiliser des outils et des pratiques qui peuvent rapidement alerter sur les écarts et prévoir toutes les implications et conséquences.

Comment, à chaque étape du cycle de vie du projet, peut-on limiter les dépassements budgétaires et contrôler en temps réel les coûts et le prévisionnel ? 

C’est ce à quoi nous allons répondre dans cet article.

Planifiez et budgétez stratégiquement dès le départ

Vous vous apprêtez à commencer un projet complexe. 

C’est le moment où votre bonne gestion du budget va se définir. 

1) Fixez des objectifs budgétaires dès le début

Il est important dès le départ de préciser au maximum les objectifs budgétaires et l’enveloppe totale. 

C’est au moment du découpage du projet par un WBS bien structuré et détaillé, qu’il faut déterminer les premiers centres de coûts. 

Souvent, il y aura besoin de plusieurs experts.

Le chef de projet accordera du temps à passer avec chaque expert pour bien comprendre l’exhaustivité des activités qu’il y aura à faire dans un premier temps. 

Ensuite, dans un second temps, il devra voir le coût de chacune des activités.

Ce coût comprend en général les ressources humaines et matérielles. 

2) Structurez et organisez votre budget avec un WBS

Dans l’exemple de la construction d’un bâtiment, le chef de projet se tournera vers l’électricien pour définir l’ensemble des activités nécessaires à l’installation de l’électricité.

Il s’assurera que ces activités respectent les normes en vigueur et garantissent la sécurité. 

Il adoptera la même démarche pour la climatisation, l’eau, la peinture, ainsi que pour toutes les autres composantes indispensables à la construction de votre maison.

Il sollicitera alors l'électricien pour estimer les coûts et choisir les meilleurs sous-traitants. 

Aussi, il faudra compiler tout cela dans le tableau de bord de suivi de budget. 

Celui-ci aura une vue synthétique et des vues par centre de coût. 

Dans la vue synthétique, on pourra avoir les dépenses totales et la progression ainsi que le décalage par rapport au budget prévu.

Je pense par exemple à l’initialisation de l’EVA, avec ici la ligne de référence du budget. 

On peut compléter par les dernières dépenses effectuées et les prochaines dépenses prévues. 

Pour la construction d’un bâtiment, cela peut être : 

• Étude et conception 
• Permis et conformité réglementaire
• Construction
• Gestion de Projet
• Logistique et transport

L’électricité peut entrer dans le centre de coût "Construction" avec les matériaux ou la main d’œuvre. 

Réfléchissez bien à ce découpage :

Il peut être :

• Par phase du projet : conception, construction par exemple
• Par composant WBS : électricité, plomberie…
• Par type de ressource : main d’œuvre, équipement, locaux…
• Par type de budget : OPEX (dépenses opérationnelles)  ou CAPEX (dépenses d’investissement)
• Par zone géographique dans le cas d’une entreprise qui a ce découpage
• Par fournisseurs ou types de fournisseurs

Cette liste est non exhaustive.

Et dans les projets bien complexes, bien qu'Excel puisse bien le faire, des outils plus adaptés seraient aussi intéressants à utiliser.

On peut citer : Power BI, Primavera ou encore MS Project. 

3) Affinez vos estimations pour chaque étape

Dès le début, on évalue et on prévoit pour chaque ligne une estimation.

Celle-ci sera affinée au fil du temps, suite notamment aux discussions aux contrats et appels d'offres. 

Cette estimation repose sur l’expertise, la connaissance du marché, les fluctuations ou encore la similarité avec d’autres projets. 

Warnings : 

• Comme pour la planification et le découpage des activités dans le WBS, il est important de bien avoir en tête l’exhaustivité des coûts prévus pour le projet. 
• Toujours ajouter bien évidemment une réserve et des contingences qui permettent d’avoir une marge. 
• Il faut ensuite bien identifier les coûts qui sont susceptibles de fluctuer. Aussi, prévoir des mesures comme la mise en place d’assurances ou de contrat encadrant les fluctuations des prix.
• Dans certains cas très critiques ou sensibles, des méthodes plus poussées comme des scénarios alternatifs et leurs budgets peuvent être pensés pour parer à toute éventualité.

On peut aussi utiliser dans ce cadre des méthodes comme la simulation de Monte Carlo.

On pourra alors quantifier l’impact des risques et avoir une vue globale. 

Contrôlez, ajustez et suivez le budget en temps réel

Dès que le projet est lancé, laisser votre budget et ne pas le consulter est une mauvaise idée.

Mettez en place des points de contrôle ! 

Mais surtout, assurez-vous régulièrement d’avoir renseigné les évènements et leur impact sur le budget. 

Suivez l’évolution de la comparaison entre le budget prévu et le budget réel.

Vous pourrez alors recourir à des méthodes comme l’EVA (Earned Value Analysis).

Cela vous permettra de détecter au plus tôt tout écart et de réagir le cas échéant. 

Faites en sorte de pouvoir fournir un rapport régulier de ce qui a été dépensé du budget et de son évolution. 

L’argent étant le nerf de la guerre, dans le cadre de projet complexe, les dépenses sont suivies avec plus d’attention.  

Votre projet peut rapidement être arrêté si cela ne convient pas aux différents intérêts et objectifs des décideurs de l’entreprise. 

Anticipez et gérez les écarts pour éviter les blocages

Soyez proactifs, d’une part grâce aux réserves que vous aurez prévues et d’autre part dans la détection des écarts. 

Bien évidemment, lorsque vous détectez un écart, prévenez et prenez des mesures rapidement.

Avant de remonter et de communiquer le dépassement sur le centre de coût, il peut être lissé par une réduction de dépenses sur un autre centre de coût. 

Au chef de projet de jauger et de jongler, si cela n’est pas suffisant et qu’il faut tout de même une extension de budget. 

1) Communiquez efficacement avec les parties prenantes

Pour éviter de braquer les parties prenantes, la communication est la clé : 

• Des reportings réguliers, transparents, démontreront votre maîtrise du budget et aux décideurs d’être réactifs. Il peut s’agir dans ce reporting de la synthèse du suivi de budget par exemple. 
• Il faut avoir un processus formel de changement. Être transparent et justifier les écarts est indispensable. Cela facilitera les échanges et la prise de décision.
• La négociation et renégociation avec les fournisseurs sont alors nécessaires. Cela dépend des clauses des contrats (retard, fluctuation des prix, ou non disponibilité/épuisement de stock).

2) Adoptez un plan d’action structuré pour les ajustements budgétaires

Voici deux exemples qui peuvent susciter la demande de budget et un plan d’action transposable pour ces deux exemples et bien d’autres.

Exemple 1 :

À mi-parcours d’un projet d’application, le client demande de nouvelles fonctionnalités non prévues dans le périmètre principal. 

Exemple 2 :

Lors de l’intégration avec le CRM, l’équipe rencontre des problèmes de compatibilité.

Ces difficultés entraînent un retard de 7 semaines et nécessitent des ressources supplémentaires dans les équipes d’ingénierie.

Évitez de vous lancer directement dans le développement de ces fonctionnalités ou de prendre une décision précipitée !

Voici un plan d’action pas à pas qui fonctionne dans les deux cas même si différents :

1. Identifiez et analysez la situation ainsi que l’impact financier pour en déduire le montant du nouveau budget. 
2. Préparez le dossier argumenté en proposant toutes les alternatives. Pour chaque alternative, proposer les arguments pour aiguiller le choix
3. Organisez une réunion avec les décideurs pour présenter la demande
4. Validez la décision et continuez le projet en conséquence. 

Conclusion

Ne vous laissez pas submerger : décomposez la montagne en petits morceaux.

Cela demandera plus de rigueur, mais le défi en vaut la peine.

Vous acquerrez des compétences et des soft skills précieuses pour votre carrière.

Considérez cela comme une véritable chance !

Quand vous maîtrisez les processus de gestion de projet et que vous savez par quel bout commencer, vous démontrez votre expertise, votre habilité et l’étendue de vos compétences.

Vous serez reconnu et pourrez relever de nouveaux défis ou viser des promotions vers des postes de direction !

N’hésitez pas à intégrer des outils de prévision ou de simulations pour pouvoir dès le début anticiper les écarts, limiter les impacts.

Ainsi, vous pourrez réussir le projet sans y perdre trop de plumes.