Comment gérer un projet événementiel ? Quelques bases de travail…

Comment gérer un projet événementiel

Définition : le projet événementiel a pour particularité qu’il doit respecter à tout prix une date d’échéance, une date butoir. Ce projet ne peut pas avoir du retard.
Il fonctionne donc sur le mode du rétro-planning.

Lors des réunions de démarrage d’un projet événementiel, il faut se poser les bonnes questions :

A qui s’adresse-t-on ? A qui cet événement est-il destiné ?
Posez-vous les bonnes questions, à qui s’adresse votre événement ? Ne vous trompez pas de cible !

Où aura lieu l’événement ?
Trouver un lieu adapté aux objectifs de l’événement : salle de réunion, salle de concert, gymnase, stade, cabaret, théâtre, musée, grand jardin, grand parc, Cité d’artistes, etc

Quand aura lieu l’événement ?
La date choisie est définitive car elle implique de nombreux protagonistes et une réservation de lieu.
Dès qu’on a la date de l’événement, un retro-planning peut alors être lancé.

La journée événementielle en elle-même nécessite aussi un planning avec le déroulé de la journée et un ordonnancement des intervenants. 

Combien cela va coûter : BUDGÉTEZ votre projet

Avant d’établir le tarif des places à l’entrée, il faut établir une liste des coûts du projet (humains, matériels, assurances …)
Pour les tarifs à l’entrée, il faut réfléchir à la possibilité d’avoir plusieurs tarifs : par exemple la gratuité pour les enfants, un tarif réduit pour les étudiants et les demandeurs d’emploi, ceux qui ont accès aux minima sociaux comme le RSA et un plein tarif pour les autres.

COMMENT SUIVRE LE PROJET ?

Établir un comité de pilotage du projet avec un/une chef de projet. Le comité doit se réunir régulièrement et fixer des objectifs à chaque réunion.  Des tâches doivent être définies et un responsable pour chaque tâche. Un compte-rendu doit être rédigé et envoyé aux autres membres du Comité de Pilotage.

PRESTATAIRES

Bien établir la liste des prestataires nécessaires de votre projet.

J’ai eu l’opportunité de suivre pendant quelques mois un projet événementiel. Les domaines de prestations établis furent : vidéo, sonorisation, sécurité, alimentation sur place (sandwichs, salades, boissons), librairie, imprimeurs, structure d’animation pour les enfants …

De plus, un ensemble de bénévoles furent aussi recrutés pour assurer certaines tâches : accueil des participants, billetterie, placement des participants dans les gradins…

LA COMMUNICATION

A qui s’adresse votre événement ? Selon les cibles, les modes et les vecteurs de communication diffèrent.
Voici des exemples de vecteurs de communication : emailings, publicité sur Youtube, réseaux sociaux (Facbook, Instagram, Twitter, Snapchat,…), applications qui permettent l’affichage de publicités, tracts, radios, magazines, télévision, plate-forme de crowdfunding, campagnes d’affichages dans le métro si le budget le permet, webzines, contact de blogueurs spécialisés , influenceurs…

Important : Mettre en place un site internet pour présenter votre événement, prévoir des visuels pour votre communication (affiches, tracts, marque-pages, cartes de visite, …)

L’ORGANISATION

Etablir un organigramme des responsables pour le projet et pour le jour de l’événement
Responsable financier, Responsable logistique, Responsable communication et site internet, Responsable coordination des bénévoles, Responsable billetterie et accueil des participants, etc…

ETABLIR UN PROGRAMME

Selon la nature de votre événement, séminaire, concert, etc … établissez un programme listant et ordonnançant les intervenants, les concerts, etc…

Ordonnancer le passage de ces intervenants en fonction de leurs contraintes

Piste intéressante à creuser : Faire venir au moins un ou une intervenante connu(e) pour attirer le public

Pour le projet événementiel dont je vous ai parlé plus haut, l’intervenante phare est la championne de tennis Mary Pierce.

QUEL(S) RESULTAT(S) ?

Vous souhaitez vous lancer dans la gestion de projet événementielle ?

Mon conseil : avant de vous lancer dans la gestion de projet événementiel, assistez à différents événements pour vous poser les bonnes questions, pour vous rendre compte des contraintes organisationnelles, interrogez-vous sur les forces et les faiblesses de l’événement, qu’est ce qui a été réussi, qu’est ce qui aurait pu être amélioré ?

Vous pouvez aussi faire cet exercice en groupe si vous avez été plusieurs à participer à l’événement.

Claire

A propos de l'auteur

Claire Cornic est certifiée Prince2® et Agile PM®. Elle a travaillé comme MOA et comme gestionnaire de projets informatiques pour différents secteurs d'activité (constructeur informatique, secteur bancaire, gestion de patrimoine...)

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