Gérer les coûts sans compromettre la qualité des projets (5 étapes clés)

Les coûts sont un aspect crucial, mais souvent sous-estimé, du triangle d’or de la gestion de projet.

Pourtant, une mauvaise gestion des coûts peut rapidement entraîner des compromis sur la qualité ou les délais.

On entend souvent des justifications telles que : "Le manque de temps et de budget a conduit à sacrifier la qualité."

Par exemple, un projet réalisé avec un budget serré peut finir avec une qualité inférieure. 

Mais en y regardant de plus près, on découvre fréquemment des gaspillages ou des dépenses évitables qui auraient pu faire toute la différence.

Optimiser les coûts ne signifie pas simplement réduire les dépenses, mais utiliser les ressources de manière plus stratégique pour garantir un bon équilibre entre qualité, coûts et délais.

Dans cet article, découvrez une méthode en 5 étapes pour gérer vos coûts efficacement tout en maintenant un niveau de qualité optimal.

Étape 1 : Prioriser les exigences

Cela peut sembler évident, mais si vous ne le faites pas assidûment en début de projet, cela compromet déjà la qualité. 

Identifier toutes les exigences ainsi que leur niveau de priorité est primordial au succès du projet. 

Cette identification et priorisation est essentielle pour que le niveau de qualité soit bien défini, évitant ainsi les dépenses inutiles et l’insatisfaction des parties prenantes. 

Il faudra consacrer du temps en début de projet pour établir cette liste, par exemple, en recueillant les exigences du client et des parties prenantes. 

Quand on parle de parties prenantes, il s’agit bien évidemment de :

• Client
• Utilisateur final
• Direction
• Départements de l’entreprise ou d'organismes externes par exemple de financement ou de régulation

1) Organisez des ateliers efficaces pour bien clarifier les exigences de chacun. 

2) Classez-les en fonction de leur impact :

• Les critères qui sont critiques : ils sont indispensables, s’ils ne sont pas respectés, ils mettent en péril le projet.
• Ceux qui sont secondaires : ils sont souhaitables et peuvent apporter de la valeur

Exemple : Construction d’un immeuble

• Le critère critique est la sécurité des matériaux utilisés
• Le critère secondaire est la réduction de coûts grâce à des éléments de design esthétique.

On a établi à la fin de cette étape une liste hiérarchisée de toutes les exigences. On peut alors concentrer les ressources sur ce qui est important. 

N’oubliez pas de la quantifier avec des critères de réussites et des seuils de qualité à ne pas dépasser, ils doivent être SMART. 

Exemple : seuil de plainte client de 5%

Étape 2 : Suivre et analyser vos dépenses

Il est indispensable d’avoir dans un projet, département ou une entreprise un suivi des dépenses mis à jour en temps réel ou à minima très régulièrement. 

Si ce suivi n’est pas fait, les écarts et dérives ne seront pas identifiés assez tôt et souvent, c'est le budget de la qualité qui sera sacrifié. 

Ces dérives, si non analysées, conduisent à des dépenses non indispensables, moins importantes que ce qui avait été identifié.  

Mieux connaître ses coûts permet de les optimiser et d’éviter des gaspillages !

Voici les pistes à vérifier pour vos dépenses : 

• Catégoriser les dépenses par postes
• Identifier les écarts entre prévisions et réel
• Voir quels sont les postes qui peuvent être optimisés ou négociés
• Analyser la pertinence des contrats

N’oubliez pas de cartographier vos processus et outils existants et prévus pour avoir la vue d’ensemble.

Étape 3 : Réduire les coûts intelligemment

Vous avez pu analyser et identifier lors de l’étape précédente les économies que vous pourriez réaliser. 

Vous avez pour cela plusieurs pistes pour faire des économies : 

• Négocier les prix des contrats et rechercher des alternatives le cas échéant
• Rationaliser vos ressources, outils et équipements pour éviter des doublons et doubler certains coûts
• Automatiser et utiliser des outils pour économiser temps et ressources
• Confiez certaines activités à des prestataires experts

On peut utiliser, par exemple, l’externalisation des processus administratifs, cela peut économiser sur les coûts opérationnels. 

Faire une veille de ce qui existe pour opter pour des solutions moins chères de même qualité. 

Garder des licences de logiciels très chères, alors que de nouvelles solutions moins chères ou gratuites ont été développées est un gaspillage. 

Dans certains cas, l’urgence peut forcer à réduire de manière brute et rapide le budget. 

Elle permet une réduction directe de certaines dépenses non essentielles. 

Sur le long terme, elle peut être négative.

Prévoir alors une solution sur le long terme, pour que cela n’affecte pas la qualité et le moral des équipes. 

On peut prendre à ce moment-là, la décision temporaire d’arrêter les formations.

Ce n’est pas une solution pérenne, mais elle peut répondre à une situation à un instant t.

Il faut alors bien prévoir la suite ! 

Étape 4 : Innover pour maintenir la qualité

Dans l’étape précédente, il a été discuté de ressources externes moins coûteuses qui peuvent réduire les coûts.

Mais, économiser pour assurer un meilleur coût peut engendrer des solutions novatrices. 

Vous pouvez encourager cela, ainsi que le partage d’information en créant des séances de brainstorming avec plusieurs équipes ou expertises. 

Cela permettra par exemple, d’identifier des alternatives durables, de baisser certains coûts, mais surtout d’augmenter le prix de prestations, services ou produits vendus. 

Un autre moyen d’innover dans certains secteurs est de réduire les coûts et les délais en s’appuyant sur des méthodes comme la méthode LEAN. 

Étape 5 : Mesurer et ajuster en continu

Finalement, comme dans tout processus de gestion de projet ou de qualité, après avoir pris des décisions dans les étapes précédentes, les suivre après leur implémentation est primordial. 

Cela permet de vérifier que cela n’a pas d’impact négatif sur le long terme, et que la solution continue à être maintenue. 

Pensez à bien remettre à jour votre tableau de bord et votre suivi de budget. 

Définir aussi des KPI importants pour les coûts, délais et la qualité à suivre, et ajuster si nécessaire. 

Bien évidemment, je préconise une démarche agile incrémentale. 

Imposer tout de suite tous les changements en même temps desservirait le but initial. 

Le faire de manière progressive et passer par toutes les étapes pour chaque changement permet une stabilisation. 

Assurez-vous que tout le monde maîtrise ce qui a été mis en place !

Conclusion

Tout au long de ces étapes, n’oubliez pas d’assurer une communication claire et transparente.

Toutes les parties prenantes doivent être au fait des mesures, changements et décisions. 

L’essentiel est qu’en contrôlant les coûts, vous pouvez les réduire et améliorer la qualité.

Il est judicieux de combiner les actions immédiates et urgentes avec d’autres plus stratégiques.

Cela permettra de pérenniser vos succès et de satisfaire toutes les parties prenantes. 

Arrêtons les excuses et concentrons nos ressources sur les bonnes actions et les bons postes de dépenses !

Ce n’est qu’en effectuant ces étapes et en allant au bout plusieurs fois, que l’on peut conclure que la qualité a été moindre due à des budgets ou des délais serrés.

Ce qui est observé, c'est que dans la plupart des cas, cette démarche n’a pas été mise en place engendrant des gaspillages et un manque d’optimisation.