Méthode OKR : Mesurer avec précision l’atteinte des objectifs (+Template)

La méthode OKR (Objectives and Key Results) est une méthode de gestion qui permet de définir des objectifs et des résultats clés pour les atteindre.

Il s'agit des objectifs ambitieux définis à court terme et déclinés de manière claire auprès des équipes opérationnelles.

Nous verrons dans cet article les caractéristiques de cette méthode et comment l’appliquer dans votre gestion de projet ou stratégie d'entreprise pour un alignement organisationnel.

Définition de la méthode des OKR

La méthode des OKR, qui signifie "Objectives and Key Results" (Objectifs et Résultats Clés), est un cadre de gestion des objectifs utilisé pour définir et suivre des objectifs et leurs résultats.

Inspiré par les travaux de Peter Drucker dans les années 50 sur le management par objectifs (MPO), Andrew Grove, CEO d'INTEL, formalise les “Objectives and Key Results” dans les années 80. 

Ce système est mis en œuvre aujourd’hui par tous types d'entreprises, dont Google, Spotify, des startups aux grandes corporations…

Elles ont trouvé de la valeur à intégrer les OKR aussi bien en mode projet qu'en stratégie d'entreprise, pour assurer que leurs équipes restent concentrées sur les priorités stratégiques.

Les 3 composantes de la méthode OKR (+ Template)

Ci-après les trois composantes essentielles qui forment le socle de la méthode OKR, un cadre structuré favorisant l'atteinte d'objectifs stratégiques au sein des organisations.

1) Objectifs (O)

Un objectif est un but qualitatif à atteindre sur un horizon temporel déterminé.

• Il donne la direction que l'on souhaite prendre : « Où voulons-nous aller ? » 
• Il entraîne et concentre les efforts d'une équipe vers un but commun
• Il donne un sens aux actions qui sont menées : "nous faisons ceci, car nous voulons devenir…"

Utiliser des objectifs SMART, inspirants et mobilisateurs :

• S pour Spécifiques 
• M pour Mesurables
• A pour Atteignables
• R pour Réalistes
• T pour Temporellement définis 

2) Résultats Clés (KR)

Ce sont des indicateurs mesurables qui permettent de vérifier si l'objectif a été atteint ou non. Ils ne sont pas des tâches, mais des mesures de performance.

Par exemple, si l'objectif est d'augmenter la notoriété de la marque, un résultat clé pourrait être "Augmenter le trafic du site web de 20% en 3 mois".

La réussite d'un résultat clé contribue à l'atteinte de l'objectif auquel il est relié.

Il doit être mesurable : il est constitué d'une mesure et d'une valeur cible.

Ainsi, les résultats clés sont mesurables et contribuent à l’atteinte de l’objectif auquel ils sont reliés.

Attention :

Quelquefois les résultats clés sont souvent confondus avec les tâches, moyens/actions mis en œuvre.

Il est d'usage de définir 3 résultats clés par objectif.

L'important est de rester simple, efficace tout en utilisant suffisamment de mesures pour être pertinent.

Le bon nombre se situe généralement entre 2 et 5.

3) Initiatives

Les initiatives sont les actions ou projets spécifiques que l'on met en œuvre pour atteindre les résultats clés et, par conséquent, les objectifs.

Elles représentent la manière dont on prévoit d'atteindre les indicateurs de performance définis.

Par exemple, pour atteindre l'augmentation de 20% du trafic du site web, une initiative pourrait être "Lancer une campagne de publicité en ligne ciblée".

Voici une illustration de l'application de la méthode OKR, montrant comment elle structure les objectifs, les résultats clés et les initiatives :

Résultat clé OKR vs KPI

Le KPI :

• Mesure la performance d'un processus, d'une activité, d'un service, d'une campagne, etc.
• Peut être utilisé comme signal d'alerte, pour identifier les problèmes ainsi que les éventuelles améliorations
• Permet de surveiller et piloter une activité à travers un tableau de bord

Le résultat clé :

• Fixe une valeur à atteindre pour participer à la réussite de l'objectif
• Possède une forte dimension managériale en s'intégrant dans un système de pilotage complet et cohérent

Il est à noter que les métriques utilisées pour les Résultats Clés peuvent être similaires aux KPI.

Cependant, la clarté et la pertinence dans la formulation des objectifs sont cruciales pour assurer l'efficacité des OKR.

Exemples OKR 

Il est d’usage de définir 3 résultats clés par objectif.

Exemple 1 - Pour le lancement d'un nouveau produit :

Objectif : Réussir le lancement du produit X sur le marché

• Augmenter la notoriété du produit parmi la cible principale de 0% à 50% dans les 3 premiers mois
• Obtenir au moins 200 retours (feedbacks) de clients sur le produit dans le premier mois après le lancement
• Atteindre 5 000 ventes du produit ABC dans le premier trimestre

Exemple 2 - En gestion d'équipe projet :

Objectif : Améliorer la productivité et la satisfaction de l'équipe projet

• Réduire le nombre de réunions improductives de 10 par semaine à 3 par semaine
• Augmenter le score de satisfaction de l'équipe de 70% à 90% en fin de trimestre
• Diminuer le taux de turnover de l'équipe de 20% à 5% en 6 mois

Exemple 3 - Pour l'optimisation des coûts du projet :

Objectif : Réduire les dépenses tout en maintenant la qualité du projet

• Diminuer le budget alloué aux fournisseurs externes de 15% tout en conservant la même qualité de service
• Identifier et éliminer au moins 3 postes de coûts non essentiels d'ici la fin du trimestre
• Réduire le temps de livraison du projet de 2 semaines tout en conservant les critères de qualité initialement définis

Bénéfices des OKR

Les bénéfices sont nombreux. Ils contribuent à rendre l'organisation plus performante notamment par :

1) La réalisation des objectifs ambitieux : 

En positionnant l'entreprise durablement dans la recherche de la performance.

2) L'engagement des employés : 

Les OKR donnent un sens à l'activité des collaborateurs avec des priorités claires.

Ils savent que leurs efforts quotidiens participent à l'atteinte d'un but qu'ils connaissent. 

Leur activité est tout à fait connectée avec la stratégie de l'entreprise.

L'ensemble des collaborateurs vont dans la même direction. De même, les équipes sont responsables de leurs objectifs.

3) Une agilité renforcée :

L'entreprise gagne en agilité pour s'adapter aux nouvelles données de ses marchés et de son environnement concurrentiel.

4) L'alignement des objectifs :

La cohérence est assurée entre les différents niveaux d'entreprise renforçant sa capacité à atteindre ses objectifs supérieurs.

Facteurs clés de succès

Voici les principaux facteurs de réussite pour que ce système soit efficace :

1) Cycles courts :

Adoptez des cycles réguliers, de préférence trimestriels, pour définir et évaluer les OKR.

Cela permet de s'adapter rapidement aux changements et de rester agile.

2) Priorisation :

Ne vous dispersez pas avec trop d'OKR.

Concentrez-vous sur quelques objectifs essentiels pour garantir un focus et une clarté d'action.

3) Transparence :

Les OKR doivent être visibles par tous les acteurs impliqués au sein de l'entreprise.

Cette ouverture favorise la responsabilisation, l'alignement et la motivation des équipes.

4) Dissociation de l'évaluation :

Les OKR sont destinés à encourager la prise de risques et l'innovation.

Ne liez pas directement les OKR à l'évaluation des performances individuelles.

 Ceci pourrait encourager une attitude trop prudente.

5) Mesurabilité :

Assurez-vous que chaque Key Result (résultat clé) est quantifiable.

Cela permet d'évaluer clairement la progression et l'atteinte des objectifs.

6) Ambition :

Les OKR doivent être challengés et stimulants.

Ils ne doivent pas simplement refléter le statu quo, mais inciter à aller plus loin.

7) Revue régulière :

Effectuez des check-ins réguliers pour évaluer les progrès et ajuster le cap si nécessaire.

Ces révisions peuvent aider à repérer les obstacles et à réaligner les efforts.

8) Communication :

Favorisez un dialogue constant autour des OKR.

Que ce soit lors de réunions d'équipe, de briefings ou de sessions de feedback, la communication régulière renforce l'engagement.

9) Données diables :

Les OKR reposent sur des données. Assurez-vous donc que ces données sont précises, fiables et accessibles.

10) Formation et soutien :

Offrez aux équipes les ressources et la formation nécessaires pour comprendre et appliquer efficacement la méthode OKR.

11) Intégration du suivi budgétaire :

Un élément crucial pour le succès des OKR est l'alignement de ces derniers avec la réalité financière de l'entreprise.

Cela implique d'intégrer une perspective budgétaire dans la définition et le suivi des OKR. 

Il est essentiel de s'assurer que les objectifs et les résultats clés sont réalisables dans le cadre du budget disponible.

Cette intégration permet de renforcer la pertinence et la faisabilité des OKR, garantissant ainsi que les ressources financières sont allouées de manière stratégique et efficace pour soutenir les initiatives prioritaires.

La Méthode OKR en 8 étapes

Voici les étapes pour mettre en place la méthode OKR :

Étape 1 : Sensibilisation et formation

1. Sensibiliser les équipes et la direction : Avant de plonger dans les OKR, assurez-vous que tout le monde comprenne ce que sont les OKR et pourquoi ils sont importants
2. Définir un plan de formation : Organisez des sessions de formation pour les membres clés de l'équipe et les décideurs

Étape 2 : Analyse et préparation

1. Évaluer l'état actuel : Faites un bilan de la situation actuelle de votre organisation ou projet
2. Identifier les domaines clés : Quels sont les domaines qui nécessitent une amélioration ou une attention particulière

Étape 3 : Définir les objectifs (O)

1. Brainstorming : Rassemblez les parties prenantes pour un brainstorming sur les objectifs possibles
2. Sélectionner les objectifs : Choisissez 3 objectifs qui sont alignés avec la vision et la stratégie globales
3. Formuler les objectifs : Assurez-vous que chaque objectif est clair, ambitieux et inspirant

Étape 4 : Établir les Key Results (KR)

1. Identifier les résultats clés : Pour chaque objectif, identifiez 3 résultats clés qui sont mesurables
2. Prioriser : Assurez-vous que les résultats sont réalistes et alignés avec les ressources disponibles

Étape 5 : Communication et déploiement

1. Communiquer les OKR : Partagez les OKR avec toute l'organisation
2. Intégrer dans les outils de Suivi : Utilisez des outils de gestion de projet pour suivre les progrès

Étape 6 : Suivi et ajustement

1. Réunions de suivi : Organisez des réunions régulières pour suivre les progrès
2. Ajustements : Soyez prêt à ajuster les KRs ou même les Objectifs en fonction des retours et des résultats

Étape 7 : Revue et analyse

1. Évaluation des résultats : À la fin du cycle des OKR, évaluez les résultats et les leçons apprises
2. Célébrer les victoires : Prenez le temps de célébrer les succès, même les petits

Étape 8 : Planification du prochain cycle

1. Retour d'Expérience : Utilisez les leçons apprises pour améliorer le prochain cycle des OKR
2. Définir les Nouveaux OKR : En utilisant les données et les retours du dernier cycle, définissez les OKR pour le prochain cycle

Conclusion

Le management par les OKR est bien plus qu'une simple tendance managériale ; il s'agit d'une révolution dans la manière dont les entreprises, grandes ou petites, abordent la réalisation de leurs objectifs.

En mettant l'accent sur des objectifs ambitieux et mesurables, les OKR :

• Encouragent non seulement la transparence mais aussi une culture de la responsabilité et de l'innovation
• Ne sont pas une baguette magique. Leur mise en œuvre nécessite une réflexion stratégique, un engagement de la part des dirigeants et une communication ouverte à tous les niveaux de l'organisation
• Ne sont pas seulement un ensemble de KPIs mais un véritable système de gestion qui exige une adaptation et un apprentissage continus

Pour les managers de projet, les OKR peuvent :

• Etre un outil précieux pour aligner les équipes sur des objectifs communs et pour suivre les progrès de manière efficace
• Servir de base pour des formations en management de projet, en aidant à instaurer une culture où chaque membre de l'équipe comprend clairement ce qu'on attend de lui et comment sa contribution s'inscrit dans la vision globale de l'entreprise

En somme : 

Si vous cherchez à instaurer une culture de la performance, de l'engagement et de l'innovation au sein de votre organisation, les OKR pourraient bien être le cadre de gestion que vous attendiez.

Comme pour tout outil ou méthode, il y a des pour et des contre, et il est important de peser ces éléments en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.

Mais une chose est sûre : Quand ils sont bien utilisés, les OKR ont le potentiel de transformer votre manière de travailler et de vous propulser vers de nouveaux sommets.