Plan de charge projet : 6 étapes et astuces pour le réaliser (+Modèle et vidéo)

Le plan de charge vous aide à piloter efficacement votre projet. Il peut être réalisé par collaborateur, par projet ou par tâche.

Ce planning de charge permet au chef de projet de contrôler l’avancement du travail et anticiper les besoins de montée en charge des ressources assignées.

Dans cet article, je vous propose de comprendre pourquoi est-il important en entreprise, et comment le réaliser en 6 étapes, avec l'appui, un modèle sur Excel.

Plan de charge : Définition

Il permet de visualiser la charge planifiée par rapport au temps réellement consommé, d’anticiper les déséquilibres, et de garantir une allocation optimale des ressources humaines.

La saisie et la valorisation du temps passé sont essentielles pour affiner cette anticipation et assurer l'alignement avec les objectifs du projet.

Pourquoi faire un plan de charge ?

Le planning de charge sert à piloter efficacement le projet et à optimiser les ressources en comparant les temps passés aux temps planifiés.

Il aide le chef de projet à répartir les tâches, suivre l’avancement et anticiper la charge de travail.

Il permet ainsi de :

• Optimiser l’utilisation des ressources et la gestion des délais, notamment avec des équipes externes ou partagées 
• Maîtriser les délais et identifier les risques de surcharge 
• Analyser les écarts entre le planifié et le réalisé
• Repérer les besoins en renforts ou en ressources additionnelles
• Corriger les blocages avant qu’ils n’affectent le déroulement du projet.

Dans de nombreuses organisations, la facturation se fait au temps passé : une meilleure optimisation des ressources représente alors un gain budgétaire direct et une meilleure rentabilité du projet.

Les erreurs fréquentes dans un plan de charge ?

Le plan de charge est un outil puissant, mais sa valeur dépend de la façon dont il est construit et maintenu.
Certaines erreurs récurrentes peuvent vite fausser la planification et réduire son efficacité.

Voici les principales à éviter :

Erreur #1 - Ignorer les imprévus et les absences

Les congés, arrêts maladie, formations ou urgences opérationnelles modifient la capacité réelle des ressources. Un plan figé devient vite obsolète s’il ne prend pas en compte ces variables.

Erreur #2 - Sous-estimer la complexité du multiprojets

Lorsqu’une même ressource intervient sur plusieurs projets, les conflits d’agenda et la surcharge sont fréquents. Sans vision transverse, la planification perd toute fiabilité.

Erreur #3 - Ne pas mettre à jour régulièrement le plan

Un plan de charge efficace repose sur des ajustements fréquents. La réalité du terrain évolue chaque semaine ; le document doit donc rester vivant et refléter ces changements.

Erreur #4 - Construire une “usine à gaz”

Trop de détails, trop d’onglets ou trop de formules rendent le plan inutilisable. La simplicité reste un gage d’efficacité : un tableau clair vaut mieux qu’un modèle rigide.

Erreur #5 - Travailler sans communication avec les équipes

L’absence de dialogue avec les ressources et leurs managers conduit à des estimations faussées. Les points réguliers permettent de détecter tôt les tensions et d’ajuster les priorités.

Erreur #6 - Manquer d’agilité dans le suivi

Un bon plan de charge s’adapte en continu. Il doit permettre de visualiser les déséquilibres, d’arbitrer rapidement et de maintenir une gestion fluide de la charge de travail.

Avant de construire ou d’ajuster votre plan de charge, il est utile de garder en tête ses principaux avantages et limites, qui constituent autant de contraintes à anticiper pour un pilotage réaliste et efficace :

Quand faire un Plan de Charge?

Le plan de charge intervient dès la phase de planification du projet, une fois les objectifs et les livrables clairement définis. 

Il sert ensuite de fil conducteur tout au long du cycle de vie du projet, pour suivre et ajuster la charge de travail des équipes.

Nous avons, lors de la création du cahier des charges, défini tous les livrables et les ressources nécessaires au projet.

Nous avons aussi défini les délais du projet, phase par phase. Ceci nous permet de créer le Gantt du projet.

Nous allons maintenant, pour chaque livrable, détailler les activités et tâches afin d’assigner les ressources du projet à chaque tâche.

Nous réalisons donc le plan de charge dans la phase de planification mais il nous accompagne tout au long du cycle de vie du projet.

Pour que ces assignations soient le plus correctes et optimales que possible, faites ce travail avec l’aide de vos équipes projet.

La qualité du document n’en sera que meilleure. Ne dit-on pas qu’il y a plus dans deux têtes que dans une ?

Cela fait, nous pouvons maintenant calculer la charge de travail de chaque ressource impliquée dans le projet.

Template d'un Plan de Charge Excel

Nous mettons à votre disposition un Template de plan de charge Excel que vous pouvez adapter à vos besoins :

Comment créer un Plan de Charge ?

Pour créer un plan de charge sur Excel appelé aussi capacity planning, voici 6 étapes à suivre :

1. Lister les ressources projet sur un tableau Excel
2. Renseigner les disponibilités des ressources
3. Lister les tâches
4. Affecter et estimer les tâches
5. Calculer la charge de travail
6. Créer le planning Gantt

Étape 1 : Lister les ressources projet

La première étape du plan de charge de projet consiste à lister vos ressources projet. Un outil qui permet de bien cartographier les rôles et responsabilités des acteurs est la matrice RACI.

Commencez par lister les informations relatives aux membres de l’équipe, notamment leurs noms et prénoms, et leurs coordonnées.

Lister ces ressources vous donnera une vision claire des atouts dont vous disposez pour la réalisation de votre projet.

C'est la première étape pour optimiser leur utilisation et pour anticiper les éventuelles insuffisances ou surcharges. 

Chaque ressource doit être considérée non comme une simple ligne de tableau, mais comme un acteur avec ses contraintes, son rythme et ses priorités.

Une bonne planification des ressources commence par une cartographie claire : qui est mobilisable, sur quels sujets et avec quel niveau de disponibilité réelle.

Étape 2 : Renseigner les disponibilités des ressources

Dans une deuxième étape, il est crucial de déterminer, pour chaque ressource, sa disponibilité pour travailler sur votre projet. Ceci vous permettra ensuite de calculer leur charge de travail réelle de manière précise.

La disponibilité en jours prendra en compte la date de début et de fin d'affectation de la ressources, son pourcentage de disponibilité, ainsi que ses jours de congés.

Idéalement chacun est disponible à 100%.

Dans la réalité, certaines personnes peuvent tomber malades, d’autres prendre des congés, d’autres encore être appelés d’urgence à résoudre un problème opérationnel.

Mettez la date à partir de laquelle votre ressource a été affectée au projet, ainsi que la date de fin de son affectation au projet.

Il y a aussi les ressources qui ne peuvent être assignées qu’à 50% car elles ne peuvent être remplacées dans leurs services.

Une erreur fréquente consiste à planifier à 100 % comme si la ressource pouvait produire en continu.

En réalité, un taux de charge optimal se situe entre 70 % et 80 % pour préserver la marge d’adaptation et éviter la sur-sollicitation.

Prendre en compte ces limites permet d’anticiper les déséquilibres de charge, de limiter la fatigue des profils clés et d’assurer une meilleure stabilité dans la durée.

Bref, tout cela va influencer le plan jusque-là théorique.

Étape 3 : Lister les tâches

Nommez ici les différentes tâches liées à votre projet.

Chacune des tâches est liée à une phase du cycle de vie du projet (initialisation, planification, réalisation, contrôle et suivi, clôture). Il est donc essentiel de bien comprendre chaque phase et d'y associer les tâches adéquates.

Associer les tâches aux bonnes phases permet aussi de mieux équilibrer la charge : certaines périodes concentrent plus d’efforts (ex. : recette, déploiement), tandis que d’autres nécessitent davantage de coordination ou d’analyse.

Étape 4 : Affecter et estimer les tâches

Dans l’étape suivante de la construction de votre plan de charge vous allez affecter et estimer les tâches.

Assignez les membres de l’équipe pour chaque tâche, et estimez les dates de début de chaque tâche.

Ensuite, connaissant les dates de début des tâches affectées, déterminez la durée de chaque tâche, puis la deadline à partir de la date de début et la durée.

En fonction de la progression des tâches, notez le pourcentage de progression.

Pour fiabiliser ces estimations, impliquez les ressources concernées : elles connaissent mieux les contraintes opérationnelles et peuvent ajuster les durées selon la complexité réelle.

Cette co-construction évite les plannings irréalistes et favorise l’adhésion de l’équipe, car chacun s’engage sur des délais qu’il juge atteignables.

Lors de cette phase, il est fréquent que des conflits de priorités apparaissent, notamment pour les ressources impliquées dans plusieurs projets ou activités transverses.

Certaines tâches peuvent se chevaucher ou solliciter les mêmes profils au même moment.

Ces situations doivent être identifiées dès l’estimation initiale afin d’ajuster les séquences, de prioriser les livrables ou de prévoir des arbitrages avec les managers concernés.

Ainsi, les jours planifiés correspondent à la somme des jours affectés pour chaque personne, tout en tenant compte de ses disponibilités réelles et des priorités déjà engagées.

Étape 5 : Calculer la charge de travail

La 5ème étape consiste à calculer la charge de travail pour chaque personne. 

Voici la formule à retenir : La charge de travail = Jours planifiés / Disponibilités en jours

Ce calcul permet de vérifier si la charge attribuée à chaque ressource reste réaliste par rapport à sa capacité effective.

Sachez qu'aucune ressource n’est disponible à 100 %.

Même les profils dédiés à temps plein sur un projet consacrent une partie de leur temps à d’autres activités : réunions, coordination, reporting, gestion d’imprévus, support ou communication interne.

C’est pourquoi il est recommandé de planifier sur une base de 70 à 80 % de la capacité réelle, afin de préserver une marge d’adaptation et éviter la surcharge.

Il est également conseillé de :

• Ajouter une marge de sécurité (en général 10 à 15 %) pour absorber les imprévus ou les retards 
• Vérifier la cohérence globale du plan : une ressource planifiée à 120 % sur une période donnée doit alerter immédiatement 
• Croiser les données entre projets si la ressource est partagée, notamment via un tableau de charge consolidé comme celui affiché ci-après :

Enfin, validez vos calculs avec les personnes concernées, identifiez les points bloquants et ajustez si besoin.

Étape 6 : Créer le Gantt

Voici donc la dernière étape, qui consiste à visualiser le résultat de votre planification.

Le planning Gantt permet de représenter les tâches, leurs durées, leurs dépendances et la charge de travail associée à chaque ressource.

Il ne s’agit pas seulement d’un outil de suivi des dates, mais d’un véritable support d’analyse et d’aide à la décision.

À chaque mise à jour du plan de charge, le Gantt doit évoluer pour refléter la progression réelle du projet.

Cette visualisation facilite la détection des retards, des points de tension et des déséquilibres de charge.

Pour qu’il soit pleinement utile, il faut associer la lecture du Gantt à celle des charges : cela permet de comprendre non seulement l’avancement des tâches, mais aussi l’intensité du travail répartie sur chaque ressource.

Une observation régulière du Gantt aide ainsi à :

• Repérer les périodes où certaines ressources approchent leur capacité maximale
• Réaffecter ou lisser les tâches avant que la surcharge ne perturbe le déroulement global
• Sécuriser le chemin critique et maintenir la cohérence entre délais, charge et disponibilité.

Vidéo tutorielle de création du planning de charge

Voici une vidéo tutorielle qui récapitule la démarche pour construire un plan de charge :

Que faire en cas de surcharge de l'équipe ?

Une surcharge de travail n’est pas seulement un problème d’organisation : c’est un signal d’alerte sur l’équilibre global du projet.

Elle traduit souvent une planification trop théorique, une mauvaise répartition des efforts ou une absence de visibilité sur la capacité réelle des ressources.

Lorsqu’une équipe dépasse sa capacité, le risque est double : la qualité des livrables se dégrade et la motivation des membres s’effrite.

Pour éviter cet effet domino, il est essentiel d’adopter une démarche proactive et humaine de pilotage de la charge.

1. Identifier rapidement les profils critiques

Certaines ressources sont plus sollicitées que d’autres. Il s’agit souvent d’experts, de référents techniques ou de profils transverses engagés sur plusieurs projets.

Avant d’ajouter de nouvelles tâches ou d’avancer des jalons, vérifiez leur niveau de charge global.

Une simple visualisation par carte de chaleur (heatmap) dans un outil comme ProjectChef.io permet de repérer immédiatement les surcharges ou les périodes de tension.

2. Rééquilibrer la charge au bon moment

Lorsque des pics d’activité apparaissent, plusieurs leviers existent :

• Redistribuer les tâches en transférant certaines activités à des profils disponibles ou à des ressources de renfort
• Ajuster la durée ou le périmètre des tâches non critiques pour réduire la pression sur les profils clés
• Décaler les livrables secondaires afin de préserver les priorités essentielles au projet.

Le plus important est d’intervenir avant que la surcharge ne devienne structurelle.

Une planification réaliste s’appuie sur la capacité effective (souvent 70 à 80 % de la disponibilité totale), et non sur la capacité théorique.

3. Préserver les ressources humaines

Les personnes impliquées dans un projet ne sont pas des chiffres dans un tableur.

Elles ont un rythme, une énergie et des contraintes qu’il faut prendre en compte pour éviter la sur-sollicitation.

Une équipe surchargée finit toujours par perdre en lucidité, en créativité et en engagement.

Mettre en place des moments de dialogue autour du plan de charge, écouter les signaux faibles et protéger les temps de concentration sont autant de pratiques qui garantissent la performance durable d’un projet.

4. Anticiper les absences et les imprévus

Les absences planifiées (congés, formations) ou non planifiées (maladies, urgences opérationnelles) influencent directement la charge réelle.

Une gestion des absences intégrée dans un outil de pilotage devrait permettre d’être alerté dès l’affectation d’une tâche sur une période où la ressource n’est pas disponible :

Cette vigilance évite les affectations incohérentes et les retards en cascade.

5. Prendre du recul pour éviter la répétition des surcharges

Chaque surcharge est une opportunité d’apprentissage.
Lors des revues de charge ou des bilans de projet, analysez les causes :

• Mauvaise estimation initiale ?
• Tâches mal séquencées ?
• Ressource sous-dimensionnée ?

Formaliser ces enseignements dans une fiche de retour d’expérience permet d’améliorer les futurs plans de charge et d’anticiper les déséquilibres.

Dans tous les cas, au plus tôt nous serons alertés d’une possible influence sur le projet, au plus tôt pourrons-nous prendre les mesures correctives nécessaires.

Quels sont les outils en ligne disponibles ?

Les outils de plans de charge d'équipes, tels que MS-Project, simplifient grandement cette tâche.

Il y a aussi nombre d’outils – dont certains avec des versions gratuites, comme Bitrix24, Freedcamp, ou ProjectChef pour un pilotage plus complet.

Vous pouvez bien sûr utiliser également Excel pour les projets simples.

Ces outils vous permettent de définir toutes vos ressources, humaines comme matérielles, en spécifiant les dates de disponibilité, le taux éventuel de disponibilité, les congés etc…

Il arrive que certains membres de l’équipe ne soient assignés à votre projet que partiellement car ils doivent aussi s’occuper de tâches opérationnelles.

ProjectChef va encore plus loin dans cette logique de pilotage visuel.

Le plan de charge y prend la forme d’une carte de chaleur qui met en évidence, en un coup d’œil, les surcharges, sous-charges et disponibilités, projet par projet ou de manière transverse.

L’outil offre plusieurs fonctionnalités clés :

• Visualisation de la charge de chaque membre, jour par jour et en mode multi-projets 
• Affectation des tâches avec un taux d’effort précis (en % ou en heures/jour) 
• Repérage immédiat des déséquilibres 
• Réduction de l'effort ou lissage des tâches pour chacun des membres
• Consultation de la capacité restante de chaque ressource.

ProjectChef intègre également une gestion des absences depuis les paramètres de l’organisation : Les congés ou indisponibilités sont signalés lors de l’affectation, ce qui évite les erreurs de planification et garantit une meilleure continuité opérationnelle.

En conclusion

Le plan de charge est un outil important du chef de projet.

Il permet de visualiser l’assignation des ressources du projet aux différentes activités et tâches à accomplir pour délivrer le résultat attendu, de résumer la charge de travail, ressource par ressource, en les comparant aux disponibilités de chacun.

Pour être plus efficace, il est préférable de l’établir avec l’aide des experts assignés au projet.

Vous pouvez ainsi contrôler l’état d’avancement de votre projet, identifier les retards possibles, les surcharges de travail et/ou manque de ressources.

Vous pouvez anticiper les problèmes et les corriger sans attendre que ces problèmes n’impactent votre projet.

Enfin, cet outil d'évaluation de la charge de travail vous aidera dans les phases de réalisation et de contrôle de votre projet.

Il doit être consulté et mis à jour en permanence et vous accompagnera jusqu’à la livraison finale.

Il vous apporte donc un gain en terme de rentabilité, de qualité, d’efficacité et de transparence.