Le projet est une entreprise temporaire, délimitée dans le temps.
Il est encadré par la phase d’initialisation d’une part et la phase de clôture d’autre part.
Commencer hâtivement le projet sans prendre le temps de l’initier correctement, constitue un risque pour le projet.
Voyons pour quelles raisons.
Qu’est-ce que l'initialisation de projet ?
L’initialisation de projet signe le lancement du projet.
C'est l'étape de conception de projet qui représente les fondations du projet sur lesquelles s’appuieront les étapes ultérieures que sont la planification, l’exécution, le contrôle et enfin la clôture.
Les objectifs de l'initialisation de projet
L'initialisation de projet doit répondre aux objectifs suivants :
- Justifier le projet
- Déléguer le projet à l’équipe de réalisation
- Élaborer la charte projet
- Lancer le projet
1) Justifier le projet
Avant d'être lancé, tout projet doit avoir un sens pour l’organisation.
Qu’il soit initié par un sponsor de projet, un bureau des projets (PMO) ou toute autre autorité légitime, le projet doit être justifié.
Cela signifie qu’il doit faire l’objet d’une étude préalable visant à valider le besoin, l’investissement nécessaire (humain et financier) et le bénéfice attendu.
Qu’il soit nommé, « Cas d’affaire », « Business case » ou « Étude d’opportunité », ce document constitue un prérequis essentiel au démarrage du projet.
Découvrez ici comment élaborer une étude d'opportunité de projet.
En effet, il s’agit du premier document sur lequel l’équipe et particulièrement le chef de projet pourra s’appuyer.
Il contient les hypothèses de base qui nourriront la charte projet.
2) Déléguer le projet
Le demandeur, avec l’autorité qui a autorisé le projet, va confier sa réalisation à un chef de projet et son équipe.
Découvrez ici les missions et qualités attendues du chef de projet.
À l’instar d’un contrat, les modalités de travail et d’échanges entre l’organisation et l’équipe projet doivent être formalisés et pourront couvrir les thématiques suivantes :
- Responsabilité du chef de projet
- Les conditions d’atteintes du projet (KPI)
- Tolérances de pouvoir confier à l'équipe (budget / périmètre / ressources)
- L'accompagnement au changement
- La gouvernance du projet
3) Élaborer la charte projet
Le livrable principal de la phase de conception d’un projet est la charte projet.
Celle-ci peut être rédigée par le sponsor ou le chef de projet avec l’aide du demandeur.
Ce document va concentrer l’ensemble des hypothèses de base pour le projet.
Nous allons donc y retrouver les éléments de justification du projet (issu de l’étude d’opportunité), ainsi que les rôles et missions de l’équipe projet, et en particulier le chef de projet à qui l’organisation délègue la réalisation.
Modèle de Charte de projet (+33 Modèles)
Confirmez l'existence d'un projet en décrivant ses objectifs et les résultats à atteindre.
Les enjeux de la charte projet sont multiples :
- Formaliser la demande
- Décrire les objectifs du projet et les bénéfices attendus
- Allouer un budget et des ressources
- Décrire les hypothèses de bases (périmètre, échéancier, etc.)
- Autoriser le lancement du projet
Lorsque ces étapes intermédiaires lors de l'initialisation de projet sont atteintes, le projet peut être lancé officiellement à travers une cérémonie de réunion de lancement (kick-off de projet).
4) Lancer le projet : réunion de lancement
Le lancement du projet est l’étape la plus importante et la plus excitante pour le chef de projet, car c’est à l’occasion de cette cérémonie d'initialisation de projet que sera donnée l’impulsion nécessaire, la motivation, l’envie aux partis prenantes de se lancer corps et âmes dans la réalisation du projet.
La charte projet prend ici tout son sens car elle va servir de base pour la préparation et l’animation de la réunion de lancement.
En effet, à partir de celle-ci, le chef de projet va présenter aux parties prenantes les grandes lignes du projet :
- Les exigences
- Le bénéfice attendu
- Un macro-planning prévisionnel
- Un budget, en distinguant notamment les dépenses d'investissement (CAPEX) et les coûts opérationnels (OPEX)
- Les risques identifiés
- Les ressources identifiées
L’objectif du kick off est donc principalement la fédération des partis prenantes et la présentation des informations de base du projet.
Découvrez ici les facteurs clés de succès d'un kick off de projet.
De l’initialisation à la planification
L'initialisation de projet, qui est la première étape du projet, permet donc de démarrer un projet sur des bases solides en formalisant la demande d’ouverture du projet, en décrivant les hypothèses de base, et en fédérant les parties prenantes nécessaires à l’impulsion du projet.
Maintenant que le projet est correctement initié, le travail de l’équipe projet va pouvoir commencer.
Découvrez sur cet article comment gérer efficacement votre équipe projet.
En effet, Il faut bien comprendre que les éléments présentés en phase d’initialisation sont basés sur des estimations.
Le projet par nature est dynamique et chaque dominante du projet, dont principalement le périmètre, l’échéancier, les coûts, vont devoir être définis précisément par l’équipe, avec l’aide des parties prenantes.
À ce titre, c’est maintenant à la phase de planification d’explorer les hypothèses de base contenues dans la charte projet, les vérifier, les développer.
La charte projet donnera alors naissance au plan de management de projet, livrable principal de la phase de planification.
Découvrez ici comment réussir la planification d'un projet.
