Qu’est ce que la gouvernance de projet et comment la mettre en place (+Modèle)

La gouvernance de projet est le cadre qui guide la gestion de projet.

Bien souvent, quand on en parle, on met l’accent uniquement sur les rôles et responsabilités au sein du projet. Or cela est insuffisant pour assurer un bon pilotage de projet.

Dans cet article, vous allez connaitre les fondamentaux de la gouvernance projet et comment la mettre en place dans une organisation.

Qu’est-ce que la gouvernance de projet ?

La gouvernance de projet fait référence aux cadres, aux fonctions et aux processus qui guident la gestion de projet.

C’est un ensemble de règles précises qui permettent de s’assurer du bon déroulement des projets avec le respect du budget ainsi que le le respect des délais ainsi que l’obtention de la satisfaction du client.

Elle fournit un cadre décisionnel logique et robuste dans lequel les décisions relatives au projet sont prises.

Ce cadre régit la gestion et le contrôle des projets, programmes et portefeuilles.

C’est un mode de management qui comprend :

• La politique de l’organisation : nature des relations de l’organisation avec les principaux acteurs internes (personnels et leurs représentants) et externes (fournisseurs, clients, actionnaires, etc.)  
• Les règlements internes : les règles de conduite au sein de l’entreprise
• Les fonctions : le rappel de toutes les fonctions des parties prenantes au projet
• Le cycle de vie du projet : C'est le cadre qui guide le déroulement du projet depuis son initiation jusqu'à sa clôture. Il permet de structurer le projet en différentes phases, ce qui facilite le suivi, le contrôle et la gestion du projet
• Les processus de l’entreprise, par exemple, les processus opérationnels (de réalisation), les processus de pilotage (management et décisionnels), de support, d’évaluation, etc.
• Les procédures : le mode de fonctionnement / de management permettant d’assurer le succès du projet
• Les rôles et responsabilités des intervenants au sein de chaque processus et activité.

Selon le PMI®, les Nations unies suggèrent qu'il existe huit caractéristiques de la bonne gouvernance :

• Participative : La participation étant primordiale dans un processus de pilotage, encore faut-il qu'elle soit organisée est informée
• Orientée vers le consensus : Une médiation est nécessaire pour tenter de faire converger les différents intérêts des différentes parties prenantes
• Responsable : En général, une organisation doit rendre des comptes à ceux qui seront affectés par ses décisions ou ses actions
• Transparente : Cela signifie que les décisions prises et leur application se font dans le respect des règles et des règlements
• Réactive : Les institutions et les processus doivent servir toutes les parties prenantes dans un délai raisonnable
• Efficace et efficiente : Les résultats produits doivent répondre aux besoins des parties prenantes avec le meilleur usage des ressources disponibles
• Équitable et inclusif : Tous les groupes, et surtout les plus "vulnérables" doivent avoir la possibilité d'améliorer ou de maintenir leur bien-être au sein de l'organisation
• Respecte la règle de droit : Il doit y avoir des cadres juridiques équitables et appliqués de manière impartiale

Pourquoi mettre en place une gouvernance de projet ?

Aviez-vous déjà entendu qu’un projet s’est déroulé sans aucun risque, aucun aléa ?

Moi non, car même si nous lançons nos projets avec un grand soin et avec les meilleures ressources, tous les projets comportent une certaine part d’incertitudes et donc de risques. 

Lorsque les incertitudes surviennent et les risques augmentent, l'équipe de projet aura besoin de directives de la part de la direction ou de l’organe directeur.

S'il y a une ambiguïté quant à savoir qui est responsable des décisions ou qui a le droit de les prendre ou encore quel est le processus à mettre en œuvre, le projet risque de stagner : d’où l’importance de la présence d'une structure de gouvernance de projet.   

L’objectif de cette structure ou schéma de gouvernance est de permettre une surveillance efficace et une amélioration continue du contrôle du projet, de faciliter la communication autour du projet, d’arbitrer les points clés et d’aider à la prise de décision rapide.

La réussite de cette structure permet de garantir une participation soutenue des sponsors exécutifs et des parties prenantes.

Quelle est la différence entre gouvernance de projet et gestion de projet ?

Dans certaines organisations, la mise en place de la gouvernance de projet est qualifiée de « sur-pilotage de projet ».

Cela est dû au fait que cette dernière ainsi que la gestion de projet, ont un but commun : gérer le projet.

La gouvernance est l’action de gouverner, diriger, guider, contrôler, réguler et influencer.

La gestion de projet quant à elle, est l’action de gérer, être en charge, diriger, superviser et contrôler.

On retrouve donc les mêmes synonymes dans leur définition.

Cependant, piloter, orienter et influencer n'est pas la même chose que gérer et superviser.

Exemple :

Clarifions cette différence avec l’exemple du gouvernement d’un pays dirigé par un président et d’une entreprise dirigée par un chef d’entreprise.

Le chef d’entreprise utilisera un ensemble de règles et règlements, les expériences et connaissances de ses collaborateurs pour atteindre l’objectif fixé, c’est ce qu’on qualifie de gestion d’entreprise.

Le président quant à lui, utilisera son gouvernement composé de différents ministres pour gérer efficacement les affaires du pays (y compris celles qui concernent les entreprises) en faveur du peuple, de la nation, en s’appuyant également sur des règles et des principes bien établis.

C’est ce qu’on appelle la gouvernance.

Notons bien que cette pratique se déroule en grande partie en dehors du quotidien d'un projet.

En effet, le gouvernement ne connait pas le quotidien des chefs d’entreprise. Cependant, il surveille les entreprises, et ses décisions impactent et orientent fortement la gestion de ces dernières.

Quels sont les instances de gouvernance de projet ?

En fonction du type de projet, la gouvernance de projet est régie par plusieurs comités.

On parle aussi de comitologie projet. Il s'agit de l'ensemble des instances qui régissent le fonctionnement des comités dédiés à la conduite des projets

Dans les projets IT par exemple, on distingue les 5 principales instances que nous décrirons ci-après.

1) Le comité stratégique (COSTRA)

Pour bien gérer un projet, il est essentiel de mettre en place un plan d’action visant à coordonner les activités des parties prenantes, c’est le rôle du comité stratégique de projet.

Ce comité examine, approuve et synchronise les plans stratégiques de l’ensemble des intervenants.

Il formule des recommandations et fournit des conseils au sponsor pour lui faciliter les prises de décision rapide.

Sa vision panoramique du projet, de la stratégie des différentes directions et de la stratégie globale de l’entreprise, lui permet d’établir des tableaux de bord à différents stades de l’avancement du projet, pour renforcer l'engagement des parties prenantes.

2) Le comité de pilotage (COPIL)

Le COPIL est l’une des instances de pilotage les plus répandues.

Son objectif principal est de fournir des conseils permettant d’assurer la livraison de projets de qualité dans les délais et le budget impartis.

Voici quelques-unes de ses missions :

• Définir l’orientation stratégique du projet et contribuer à son élaboration
• Déterminer les priorités du projet et les arbitrer
• Surveiller les risques et les challenger
• Surveiller les délais et suivre le budget
• Contrôler la qualité du projet au fur et à mesure de son développement
• Fournir des conseils sur les changements à apporter au projet au fur et à mesure de son développement
• Contrôler le processus du projet

4) Le comité technique (COTECH)

Le COTECH comme son nom l’indique se concentre vraiment sur les questions techniques relatives au projet.

Son objectif principal est d'aider les autres instances à s’affranchir du suivi de ces questions, qui généralement dépassent la portée ou l'expertise de personnes non techniques qui font parties des COPIL et COPROJ.

Il analyse les risques techniques et les remontent en COPROJ.

5) Le comité de RUN (CORUN)

Presque systématiquement créé dans les projets IT, le CORUN est le comité de suivi des activités de maintenance.

Ce comité est garant de la maintenance de l’ensemble des versions (releases) du projet. 

Il soutient et oriente l’équipe projet sur les choix techniques et stratégiques pour l’adaptation des évolutions, le déploiement et la migration des livrables exécutables.

La représentation de ces différents comités à travers un framework rigoureux est indispensable pour la mise en place d’une bonne gouvernance de projet.

Modèle de gouvernance de projet

L'objectif principal de la gouvernance de projet est de garantir de bons résultats en suivant un framework sur lesquelles s’appuient les instances de gouvernance.

Ce framework permet de mettre clairement en évidence les rôles et les responsabilités ainsi que les liens entre les acteurs du projet.

La gouvernance organisationnelle requiert quasi-systématiquement un comité de pilotage (COPIL).

Le schéma que je vous présente ici illustre les instances de pilotage les plus utilisées :

Utilisez ce modèle de framework et adaptez-le à votre projet

Conseils clés pour réussir sa mise en place

Une bonne gouvernance de projet s’appuie sur trois piliers : la structure, une équipe représentative et la communication.

1) Mettre en place une structure adéquate

La structure de l'organisation et l'environnement commercial doivent être favorables et doivent accompagner la mise en œuvre du projet afin d’assurer sa réussite. 

En fonction de la taille de l’entreprise, la structure peut être plus ou moins formelle. 

Dans les grandes entreprises par exemple, la structure peut se composer de conseils d'administration et/ou de différents comités de haut niveau (comité directeur, Project Management Office, etc.).

La structure des petites entreprises, quant à elle, peut se limiter à des organes de direction.

2) Constituer les différentes instances

D’autre part, un bon pilotage implique qu’une équipe soit disponible et représentative (constituée des bonnes personnes).

Les personnes qui dirigent les comités de haut et le/les chefs de projet sont indispensables.

Les différentes instances, surtout les principales, doivent être représentées.

3) Canaliser l'information

Enfin, la mise en place d’une communication adaptée permettant le partage de l’information à la bonne personne et au bon moment est cruciale dans un modèle de pilotage efficace.

Les informations doivent être clairement exprimées et disponibles pour être compréhensibles par les parties prenantes.

4) Utiliser un schéma (framework)

Concrètement, lorsque je mets en place une gouvernance de projet, voici comment je procède :

• Je commence par analyser les différentes parties prenantes aux projets (les acteurs internes et externes)
• Puis j’identifie les politiques de l’entreprise applicables à ces acteurs identifiés, par exemple, les circulaires relatives à l’intégration de nouveaux clients, les notes de services spécifiques à des collaborations à l'international en cas de déplacement ainsi que la charte du projet.

Le plus simple quand on veut mettre en place un plan de gouvernance, c'est de se baser sur un framework qui comprend les différentes instances et dans lequel les rôles et responsabilités des acteurs du projet bien définis.

• Ensuite, je constitue les différentes instances de gouvernance de mon projet en me basant sur les deux points précédents et sur la structure de mon organisation. Je mets en place un RACI de gouvernance (pour les grandes organisations) et j'établis clairement les liens entre les différentes instances. 
• Enfin, j'établis un modèle de communication adapté en me basant sur le premier point 

Conclusion

La gouvernance de projet englobe l'ensemble du cycle de vie du projet et doit être mise en place au plus tôt.

La réussite de votre projet dépend fortement de la mise en place d’une bonne gouvernance.

Il existe plusieurs instances sur lesquels les chefs de projet peuvent s’appuyer pour garantir la gestion efficace de leur projet.

Il est indispensable d’intégrer ces instances dans un Framework permettant de les cartographier. 

Ayez à l’esprit que la seule définition d’un schéma ne suffit pas.

Il faut absolument connaître le degré d'influence de chaque rôle et comment faire circuler l’information pour des prises de décisions rapides.