Projet en difficulté : Identification et redressement en 4 étapes + Modèle

Le redressement de projet consiste à mettre en place une stratégie pour remettre sur les rails, un projet qui dérape.

Un projet qui dérape est un projet qui risque de ne pas atteindre les résultats escomptés. Personne ne souhaite que son projet échoue mais cela arrive bien plus souvent qu’on ne le pense.

Si vous êtes dans cette situation, alors vous êtes au bon endroit.

Dans cet article, nous vous donnons quelques astuces pour reconnaitre un projet est en difficulté et savoir comment le redresser ?

Comment reconnaitre un projet en difficulté ?

Vous vous posez des questions sur votre projet ?

Vous ne savez pas s’il faut donner l’alerte que votre projet a besoin d’être redressé ? 

Je vous l’accorde, il est parfois difficile de reconnaitre les signaux si l’on ne se base que sur les méthodes classiques de contrôle et de suivi de projets telles que la triple contrainte, sans prendre en compte le facteur humain.

En effet, un budget dépassé ou un jalon manqué ne sont pas des signes évidents de mauvaise santé d’un projet.

Même les projets les mieux gérés peuvent être confrontés à ces problèmes.

En revanche, des demandes répétées d’extension de budget et du planning, des risques en augmentation, des relations tendues avec les parties prenantes, une dérive de périmètre, etc. sont quelques signes annonciateurs du dérapage d’un projet.

Guide du chef de projet efficace DB
Guide du chef de projet efficace Mobile

Exemple :

Un projet peut déraper de bien des façons.

Par exemple, si vous n’avez pas le pouvoir en début de projet, de définir votre équipe et d’obtenir vos besoins en ressources, votre projet risque de déraper.

En tant que chef de projet, vous avez la responsabilité de mener à bien vos projets. 

Cependant, dans certaines organisations, cette responsabilité est découplée de l’autorité qui vous permet d’avoir tous les éléments en main, pour atteindre sans stress, les objectifs de vos projets.

Un projet qui échoue est un projet qui présente d’importants écarts en termes de planning, de budget et/ou de qualité, mais pas seulement.

Redressement de projet en difficulté en 4 étapes

Je vous propose ci-après 4 étapes pour sauver votre projet de la dérive.

étapes pour sauver un projet de la dérive

Etape 1 : Identifier les problèmes

L’objectif de cette étape de redressement de projet est de déterminer l’état dans lequel se trouve votre projet et d’identifier par la même occasion, les causes du besoin de redressement.

L’évaluation de l’état dans lequel se trouve votre projet peut se faire en 3 phases :

déterminer les problèmes

1.1) Recueillir le maximum d’information

Pour redresser un projet en difficulté, il faut obtenir les éléments sur le déroulement du projet, rien de mieux que l’entretien individuel pour y parvenir.

Précisément, il s’agit lors de cette première étape de définir un protocole d’entretien et de l’évaluer avant de le mettre en œuvre avec les différentes personnes incluses dans l’exécution du projet.

Contrairement à des tests utilisateurs ou entretiens classiques, ces entretiens ne doivent pas être enregistrés car vous risquez d’avoir moins d’informations.

En effet, les participants feront beaucoup plus attention aux informations qu’ils vont partager si vous enregistrez l’entretien.

Le caractère privé et non nominatif des entretiens doit être clairement spécifié dans le protocole et communiqué aux participants.

Vous devez ruser pour avoir les bonnes informations.

Par conséquents, faites en sorte que l’entretien soit une discussion avec des questions ouvertes plutôt qu’une interrogation.

N’oubliez pas, votre but est de recueillir le maximum d’information pour pouvoir redresser le projet en difficulté, sans vous mettre à dos des personnes qui ont, dans la plus part des cas, travaillé dur sur ce projet.

Bien préparer votre entretien en amont vous permettra de poser les bonnes questions, au bon moment pour découvrir pourquoi le projet est en difficulté et définir le plan de redressement adapté.

Réussir cette étape est indispensable pour redresser le projet.

Kit management de projet
Kit Management Projet

1.2) Comprendre l’état réel du projet

Pour comprendre l’état réel du projet, il faut analyser les données issues des entretiens et les informations contenues dans les documents du projet.

L’analyse doit se baser sur les données réelles et non sur vos hypothèses.

Tout d’abord, vous devez mettre au propre et réorganiser les réponses des entretiens sans aucune déformation de votre part.

Ensuite, vous devez analyser tous les documents (la charte de projet, le plan de projet, le plan de communication, etc.) pour coupler les informations avec les résultats des entretiens.

Globalement, cette analyse permettra de sortir les éléments factuels relatifs aux problèmes, aux risques, aux opportunités et à l’environnement, auxquels le projet est confronté. 

Comprenez l'état réel de votre projet avec l'analyse SWOT adaptée à la gestion de projet.

1.3) Présenter les résultats

Les résultats de votre évaluation peuvent être présentés de différentes façons.

Cependant, il est souvent fort apprécié d’avoir un visuel cohérent, hiérarchisé pour faciliter les prises de décisions. 

Le diagramme d’Ishikawa ou de fishborn personnalisé peut être un bon outil pour présenter les résultats de votre analyse.

Ce diagramme a la particularité de mettre en évidence les liaisons entre les causes et les effets, et apporte ainsi une aide considérable lors de l’identification des problèmes dans un système, en entreprise ou dans un projet.

Etape 2 : Faire un état des lieux

La revue du projet consiste à connaitre les objectifs et les motivations qui ont conduit au projet, à redéfinir la charte du projet en faisant un état des lieux des travaux restants à faire pour atteindre les objectifs définis.

Il faudra réaliser les revues pour les aspects suivants :

2.1) Travaux réalisés et leur qualité

Cette phase est très importante car si les travaux réalisés ne respectent pas les qualités/ exigences définies et/ou attendues, ils doivent être réintégrés dans le périmètre restant à faire lors du redressement  du projet.

Vous devez identifier et isolez le périmètre livré.

Vous devez également documenter les problèmes remontés sur le périmètre livré et le reste à faire.

2.2) Technologies utilisées

En informatique, le choix de la technologie est une étape très importante pour la réussite du projet.

Votre revue ne doit pas laisser en marge la technologie utilisée pour exécuter le projet.

Vous devez comprendre pourquoi cette technologie a été choisie et si c’est la meilleure pour le projet.

2.3) Gouvernance du projet

La mise en place d’une bonne gouvernance est un facteur important de la réussite de tout projet.

Si les bonnes personnes ne sont pas impliquées dans les différentes instances de gouvernance, soyez-en sûr, le projet aura besoin d’être redressé.

Malheureusement, dans certaines organisations, on remarque que les instances de gouvernance de projet sont constituées de parties prenantes trop occupées, pas assez motivées et peu affectées par le projet.

Matrice des parties prenantes

Modèle de registre des parties prenantes

Utilisez ce registrer pour maitriser les engagements des parties prenantes

Il faut s’assurer que les décisions autour du projet ont été prises de façon efficace, que les parties prenantes ont été impliquées au bon niveau et ont les informations adéquates.

Etape 3 : Définir une stratégie de redressement

A partir de tous les éléments recueillis lors des deux précédentes étapes du redressement de projet, nous vous proposons de définir une stratégie en 3 phases :

stratégie de redressement

3.1) Etablir un rapport de leçons apprises (Lesson Learned)

Etablir ce rapport en 3 catégories :

  • « Ce qui a fonctionné »
  • « Ce qui n’a pas fonctionné »
  • et « ce qui peut être amélioré »

Ce rapport doit être partagé avec l’équipe.

Télécharger ce modèle de rapport des leçons apprises


3.2) Remonter le moral des équipes et les faire retrouver la confiance

Même si le projet doit être redressé, mettez l’accent sur les victoires car les victoires même les plus petites aideront l’équipe projet à retrouver le moral et la motivation nécessaire pour poursuivre le projet et assurer sa réussite.

Le rapport de leçons apprises devra vous y aider.

Cependant, lors de la présentation de ce rapport, soyez sans reproche et mettez l’accent sur l’objectif qui est l’amélioration continue.

Une fois moral et confiance retrouvés, ils doivent être conservés durant tout le long du projet.

Pour cela, soyez un « Servant Leader ».

Votre le rôle sera donc de fournir à votre équipe, ce dont elle a besoin pour exécuter le projet et d’éliminer tout obstacle dans l’atteinte des objectifs.

En plus de votre équipe, ne laissez pas en marge les autres parties prenantes.

Elles ont également besoin d’être rassurées.

3.3) Mettre en place les processus de gestion de projet adéquats

Dans cette partie, il s’agit de s’assurer que le projet en difficulté sera maintenant géré avec les normes et standards recommandées tels que PMP®, Prince2®, Scrum, etc. Globalement, il s’agit à cet effet de :

Etape 4 : Mettre en œuvre la stratégie de redressement de projet

Lors de l’exécution de votre stratégie de redressement vous devez être plus attentif aux détails, aux problèmes et alerter/ réagir très vite.

Voici quelques conseils pour réussir à redresser votre projet :

Conclusion

Les techniques de gestions de projets ne sont pas les seules causes des projets en difficulté, il en existe plusieurs.

Chaque projet en crise à son lot de problèmes qu’il faut absolument identifier pour mettre en place la stratégie adéquate de redressement de projet.

Kit management de projet
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Olga Rodier

A propos de l'auteur

Certifiée PMP, PSPO et PSM, Olga est chef de projets/programme dans le domaine des IT lequel est pour elle, une véritable passion. Aujourd'hui, elle s'est donnée pour mission d'accompagner les chefs de projet dans la gestion efficace de leurs projets avec des outils adaptés leur permettant d'avoir une meilleure assurance de la réussite de leurs projets.
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