Dans un projet de transformation, le succès repose souvent sur la collaboration entre différentes fonctions de l'entreprise.
Il est évident qu'un pilote de la transformation, quels que soient son titre et son rang dans la hiérarchie de l’entreprise, ne peut mener cette transformation sans le concours et l’implication de la fonction Ressources Humaines de l’entreprise.
Cet article souligne l’importance de la relation de coopération entre les RH et la direction de la transformation, et vise à prendre en compte le point de vue de ces deux rôles importants dans la vie d’un projet de transformation.
Qu’est-ce qu’est un projet de transformation ?
Un projet de transformation est une initiative stratégique au sein d’une organisation visant à apporter de la valeur.
Il redéfinit en profondeur le fonctionnement de l’entreprise pour répondre à des enjeux économiques, organisationnels et stratégiques.
Selon Philippe Silberzahn, la transformation vient bousculer les modèles mentaux, ou croyances traditionnelles de l’entreprise.
Ce n’est pas uniquement ce que l’on fait qui va changer, mais également la manière dont nous le faisons.
Quels sont les enjeux de la fonction RH dans les projets de transformation ?
Voici les principaux défis auxquels la fonction RH est confrontée tout au long d’un projet de transformation.
1) Anticiper les besoins en compétences et accompagner les équipes
Imaginons par exemple que vous lancez un projet de refonte de votre ERP, et de l’ensemble des processus au cœur de l’entreprise.
C’est un exemple de projet de transformation digitale, qui impacte toutes les couches de l’entreprise, y compris vos partenaires externes comme vos clients et vos fournisseurs.
Conduire des projets impliquant un système d’information, n’est probablement pas votre cœur de métier.
Vous n'êtes sans doute pas non plus spécialiste dans ce domaine.
Vous allez, dans ce cas, avoir recours à un éditeur de logiciel et un prestataire qui va vous accompagner pour intégrer la solution au sein de votre écosystème.
Comment s’assurer qu’au lancement de ce projet, l’équipe projet interne est en place, qualifiée, et suffisamment compétente et dimensionnée, pour mener à bien ce projet ?
Un tel projet implique des impacts pour les métiers de l’entreprise.
Comment allez-vous vous assurer que les équipes projets sont bien sensibilisées à l’accompagnement au changement lié à la mise en place de ce logiciel ?
Un des objectifs de la fonction RH est d’aligner les compétences des équipes avec les besoins exigés par le projet.
Elle doit également mettre en place un cadre de travail permettant aux équipes projet de travailler sereinement.
Exemple :
Réajuster parfois des contrats de travail, recruter en interne ou en externe pour constituer l’équipe projet.
Monter une équipe projet de A à Z ne s’improvise pas.
C’est un des rôles de la fonction RH, de vous accompagner dans cette phase, de la description des rôles du projet à l’identification des besoins et compétences.
Cela inclut également le recrutement (interne ou externe) et l’“onboarding” de la nouvelle équipe projet.
2) Accompagner le changement pour favoriser l’adhésion des équipes
“Il faut penser le changement plutôt que changer le pansement” (Francis Blanche, humoriste).
Cela résume bien un des défis des projets de transformation et de la fonction RH.
À défaut d’accompagnement déployé en interne ou auprès de vos clients, vous risquez de faire face à des résistances importantes conduisant au rejet du projet.
Comment les équipes RH peuvent accompagner un projet de transformation ?
En collectant, par exemple, les besoins en formation spécifiques au projet, au bénéfice de l’équipe projet.
J’ai vécu un projet où, dès le début, chaque responsable de lots a bénéficié de plusieurs formations :
- Une formation en accompagnement au changement
- Une autre visant à développer et affirmer sa posture d’accompagnant du changement
- Une formation sur mesure au management de projet
- Et une dernière sur la boîte à outils méthodologique qui allait être utilisée sur le projet
Les responsables de lots, qui avaient un rôle managérial au sein du projet, ont également suivi un parcours de formation managérial.
Le but était de développer notamment leur leadership, essentiel au sein du projet.
Ensuite, il a fallu former plusieurs centaines de collaborateurs.
Et dans ce cadre, un plan de formation a été co-construit par l’équipe de pilotage du projet et par le service formation de l’organisation.
L’accompagnement par la fonction RH peut porter également sur le lot “communication” du projet, à travers les différents canaux de communication de l’entreprise.
3) S’assurer que les collaborateurs travaillent dans un cadre serein et productif pendant la transformation
C’est également un des autres enjeux de la fonction RH.
Comment nourrir l’engagement et la motivation des collaborateurs durant cette période de changement intense, drivée par le projet de transformation ?
Comment s’assurer que le changement culturel qui s’opère peut-être soit bien intégré par les équipes ?
Plusieurs sujets sont discutés entre l’équipe de direction du projet et la fonction RH de l’organisation, y compris :
- Les règles de prises de congés pendant la vie du projet
- La gestion de la rémunération et des augmentations salariales
- La gestion des jours exceptionnels de travail
- Les risques psychosociaux envisagés
Quels sont les enjeux des pilotes de la transformation ?
Prenons maintenant le point de vue des pilotes de la transformation.
Quels sont leurs enjeux ?
Leurs défis au quotidien durant la vie du projet ?
1) Aligner la transformation et les parties prenantes avec la stratégie globale de l’entreprise
Comment s’assurer que la transformation menée soutienne les objectifs business à long terme de l’entreprise ?
Comment s’assurer que le projet apporte continuellement de la valeur à l’entreprise, ses équipes et son écosystème externe ?
Cette recherche d’alignement et d’arbitrage est menée dans le comité de pilotage, et lors des rencontres entre le pilote du projet et le sponsor / commanditaire du projet de transformation.
Je recommande que la fonction RH soit impliquée dans les comités de pilotage, voire si nécessaire dans les comités projet plus opérationnels.
2) Piloter les indicateurs Qualité / Coût / Délais du projet de manière régulière et transparente.
La construction d’un tableau de bord partagé avec l’équipe projet et le comité de pilotage est essentielle.
Le pilote de la transformation est garant de la mise à jour régulière et des données de ce tableau de bord.
Il s’appuie sur son équipe projet pour l’alimenter régulièrement, et ce afin de prendre des décisions les plus éclairées possibles sur le projet.
Un management visuel de ce tableau de bord peut être mis en place.
Aux critères classiques QCD, il me paraît intéressant d’ajouter à ce tableau de bord une dimension humaine, relationnelle et une météo d’équipe.
Vous pouvez co-construire cet indicateur avec la fonction RH et vous en servir pour dialoguer.
3) Piloter le changement en minimisant les risques
Le pilote de la transformation, pilote le changement et s’adapte aux aléas du projet, en minimisant les risques.
Dans les risques analysés, on n’oublie pas d’évoquer et de traiter également les risques humains, en lien avec la fonction RH.
Par ailleurs, pour mesurer l’impact du changement et l’adhésion des utilisateurs, vous pouvez mettre en place des questionnaires permettant de recueillir du feedback tout au long du projet.
Vous pouvez :
- Organiser des entretiens
- Collecter de l’information à travers des échanges plus informels
- Et demander conseil également aux membres RH de votre équipe projet
Par exemple :
Donner leur avis sur le questionnaire de recueil de feedback que vous avez élaboré.
Quelles sont les frustrations de part et d’autre que nous pouvons entendre ?
1) Le manque de communication et de collaboration entre les services et l’équipe projet
“On nous implique souvent trop tard dans les décisions alors qu’on est un maillon clé du changement”.
Ce sont des propos que l’on peut entendre des fonctions support comme les RH, quand ils sont sollicités pour un projet, et qu’ils sont informés des besoins émis par l’équipe projet bien trop tard.
Ils alertent alors qu’ils n’arrivent pas à absorber la charge de travail qui arrive subitement.
Les inclure dès la phase de cadrage du projet de transformation est judicieux.
2) La pression des délais
“On nous demande de recruter une équipe entière en un temps record, sans prendre en compte notre réalité”.
Face aux tensions du marché du travail, recruter des collaborateurs aux compétences bien spécifiques peut représenter un véritable défi pour la fonction RH.
Il est nécessaire de prendre en compte les mutations du marché du travail et du travail dans sa globalité.
Il faut également considérer les contraintes de la fonction RH.
Par exemple :
En tant que directeur de projet, demander à avoir une équipe projet 100% en présentiel alors que l’hybridation et le télétravail deviennent un standard.
Cela peut relever de la “mission impossible” pour les recruteurs RH dans certains métiers (exemple : dans le digital actuellement).
3) La difficulté à concilier les objectifs business et humains
Pas toujours simple de concilier une réorganisation, liée à un projet de transformation, et les impacts humains sous-jacents.
Ce type de sujet est délicat à vivre à la fois pour l’équipe projet, son pilote, mais aussi pour les personnes qui travaillent à la fonction RH.
Cela touche parfois aux valeurs, à des sujets personnels, où l’affectif peut entrer en jeu.
Cela peut générer des tensions, des frustrations, qui sont à gérer au sein du projet et dans l’organisation.
Parfois, dans le projet, on peut aussi avoir du mal à mesurer correctement les impacts du changement sur les équipes.
Et si cette transformation impacte la dynamique de l’organisation et la performance ?
Si cela a des conséquences sur le climat social de l’entreprise ?
NB :
Pensez à impliquer, avec le support de la fonction RH, les instances représentatives du personnel au bon moment dans vos projets de transformation.
Il est également important de communiquer régulièrement auprès d’elles.
Enfin, le manque de ressources, le sous-dimensionnement des équipes pour piloter une transformation provoque des tiraillements dans les équipes.
Et cela touche aussi bien l’équipe de pilotage du projet que la fonction RH.
Malheureusement, je constate régulièrement que les équipes projet sont sous staffées ou dispersées sur trop de sujets opérationnels en parallèle de leur projet.
C’est une réalité avec laquelle, bien souvent, nous devons tous composer.
Conclusion
“Tout seul, on va plus vite, ensemble, on va plus loin” Proverbe africain.
En résumé, il est essentiel que la fonction RH et la direction de la transformation travaillent ensemble avec transparence, communication et bienveillance, pour le bien du projet, de l’équipe et de l’organisation.
Une coopération anticipée et bien préparée avant le démarrage du projet de transformation, me paraît être un facteur de succès à ne pas sous-évaluer.
Elle permet de créer un cadre de référence commun qui apporte sérénité et autonomie à l’équipe.
Cela lui permet ainsi d’avancer de manière harmonieuse avec le soutien des RH et des autres fonctions support de l’entreprise.
