Business Case (étude d’opportunité) en 9 étapes (+Modèle et exemple)

Le Business Case, ou étude d'opportunité en Français, est un document business du projet utilisé tout au long du cycle de vie du projet.

Ce document est utilisé avant le lancement du projet pour aboutir à une décision d’acceptation ou de rejet du projet. Elle permet de mesurer le succès du projet par rapport à ses objectifs, lorsque celui-ci est arrivé à son terme.

Je vous propose dans cet article la meilleure structuration d’un rapport d'opportunité ainsi qu’un modèle prêt à l’emploi que vous pouvez adapter à votre projet. 

Mais, avant de détailler ses composantes, je vais vous parler du contexte général d’une analyse d'opportunité.

Business case : Définition

Le business case, ou étude d'opportunité, également appelée note d'opportunité, constitue une analyse approfondie destinée à évaluer la faisabilité et la pertinence d'un projet envisagé, ainsi qu'à confirmer la viabilité d'un investissement.

Répondant à une opportunité de marché, il sert à valider ou non le bien-fondé de votre projet.

Il est souvent élaboré ou mené par le commanditaire du projet en phase d'avant projet, dans le but de d'autoriser le projet et évaluer l’atteinte de ses objectifs.

L'étude d'opportunité est en réalité un processus qui comprend la définition des besoins de l'organisation, l'analyse de la situation actuelle, la formulation de recommandations, ainsi que la définition des critères d'évaluation.

Elle prend comme inputs :

1. Une étude de faisabilité préalable qui permet de connaitre la complexité du projet et d'en évaluer les coûts
2. Une étude d'impact, qui elle, sert à anticiper les effets positifs et négatifs du projet sur son environnement et en évaluer la criticité

Pourquoi faire un business case ?

Un projet est entrepris pour saisir une opportunité ou régler un problème.

Sa réussite permet de créer de la valeur pour l’entreprise en la faisant passer d’un état actuel à un état futur désiré.

Cependant, un projet requiert l’engagement des ressources (humaines, financières, matérielles).

D’où la nécessité de prendre le temps de mener l’étude d’opportunité avant de prendre la décision d’aller de l’avant avec un projet.

Ainsi, l'étude d'opportunité permettra à votre direction de valider si le projet doit bien être lancé, grâce à une analyse préalable et une évaluation des bénéfices futurs du projet, de ses coûts et des risques éventuels. 

Le fait de négliger cette étude, est une des erreurs fréquentes en gestion des coûts qui peuvent compromettre le bon déroulement de votre projet.

Avantages et limites 

Si le business case a beaucoup d’avantages, il a aussi des limites :

1) Avantages 

L'étude fournit :

• Une fusion des faits, questions et analyses complexes nécessaires pour prendre des décisions concernant le projet
• Une analyse financière détaillée des coûts et des bénéfices
• Des conseils pratiques et une planification stratégique visant à maximiser la valeur du projet tout au long de son cycle de vie.

2) Limites

En revanche, il peut être :

• Subjectif et influencé par les domaines d'intérêts des acteurs
• Souvent non mis à jour une fois le financement du projet est approuvé
• Basé sur des hypothèses concernant les coûts et les avantages qui peuvent s'avérer imprécis

Business case : Template

Voici un modèle gratuit à télécharger d'une étude d'opportunité :

Comment rédiger un Business Case ?

Le Business Case peut être rédigé en 9 étapes :

Etape 1 : Identifier le besoin de l’organisation

Le business case est souvent précédé d’une évaluation des besoins dont le but est de comprendre les objectifs, les points à traiter et les opportunités à saisir.

Cette rubrique doit porter au minimum sur les 4 points suivants : 

1. Déterminer les raisons qui poussent à l’action :

Par exemple, une nouvelle contrainte réglementaire, un changement dans les comportements de consommation des clients, ou une initiative concurrentielle nécessitant de ne pas se laisser distancer, peuvent être des facteurs déclencheurs.

D'autres éléments comme un changement dans le climat économique, l'adoption d'une nouvelle orientation stratégique par votre société, ou les recommandations issues d'un audit interne ou externe, peuvent également jouer un rôle crucial.

2. Documenter le problème à traiter ou l’opportunité à saisir :

Comme par exemple le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle offre commerciale, une évolution de système d’information ou de produit existant, le re-engineering d’un processus organisationnel existant, des changements dans les caractéristiques d’un canal de distribution, le lancement d’une nouvelle version de site Internet, le lancement d’une application Smartphone, etc

3. Identifier les parties prenantes : 

Il s'agit d'identifier les services et les équipes à impliquer dans ce projet.

Précisez ici s’il faut faire appel à des ressources externes et si oui lesquelles, précisez pour les ressources internes à quels services de l’entreprise elles appartiennent

4. Identifier le périmètre : 

Ici on décrit précisément le périmètre de l’étude d’opportunité en termes de marché, de structures, d’équipes impliquées, des processus impliqués et des fonctions touchées

Attention :

En plus du périmètre identifié, il est fortement conseillé de rajouter aussi les exclusions du projet.

Etape 2 : Analyser la situation

Après avoir identifié le besoin de votre étude d'opportunité, je vous invite à faire une analyse plus globale de la situation.

Cette analyse doit porter, mais sans s’y limiter, aux axes suivants :

1. Identifier les stratégies et les objectifs de l’organisation
2. Identifier la ou les causes originales du problème ou les principaux aspects de l’opportunité 
3. Évaluer la capacité de l’organisation à supporter le projet 
4. Identifier les risques : Penser à couvrir aussi bien les aspects organisationnels, fonctionnels, techniques qu’humains et à évaluer comment les contourner ou les mitiger 
5. Identifier les facteurs clés de succès  
6. Identifier les critères d’évaluation utilisés pour analyser les différentes options et scénarios

Exemples de catégories de critères utilisées pour analyser une situation : 

1. Requis : Ce critère doit être obligatoirement satisfait pour traiter le problème ou l’opportunité
2. Souhaité : Il est souhaité de remplir ce critère pour traiter le problème ou l’opportunité
3. Facultatif : Ce critère n’est pas essentiel. Lorsqu’il est rempli, il devient un élément qui permet de faire la différence entre les autres plans d’action

Pour l’analyse de la situation, et en fonction du contexte, plusieurs outils et modèles peuvent être utilisés à savoir : 

• La matrice SWOT 
• L'analyse PESTEL
• Le diagramme d‘Ishikawa

Etape 3 : Connaitre l'état désiré de l'étude d'opportunité

L’état désiré par l’organisation décrit l’état qui devrait résulter si le besoin est satisfait à la fin du projet. 

Il doit inclure des résultats mesurables qui peuvent être utilisés pour évaluer la pertinence de l’étude d’opportunité et ou de la solution proposée.

Astuce :

Il faut toujours vérifier que vos objectifs sont pilotés par des indicateurs SMART (Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste, Temporel)

Afin de s’assurer de l’alignement des livrables du projet avec les objectifs attendus, les résultats souhaités devraient être réexaminés à des étapes définies dans le plan de gestion des bénéfices ainsi qu’à la fin du projet.

Etape 4 : Faire une analyse des scénarios

La note d'opportunité projet doit identifier d’un ensemble d’options ou scénarios à prendre en compte pour traiter le problème ou l’opportunité. 

Les options représentent tous les choix qui s’offrent à l’organisation pour gérer la situation.

À titre d’exemple, la note d’opportunité peut présenter les 3 options suivantes : 

1. Statu quo ou accepter de maintenir la situation courante, en choisissant cette option, le projet n’est pas autorisé
2. Faire le minimum pour traiter le problème ou l’opportunité
3. Faire plus que le minimum pour traiter le problème ou l’opportunité. Cette option répond à l’ensemble minimal des critères ainsi qu’à d’autres critères documentés.

Pour chaque scénario :

• On décrit dans les grandes lignes les ressources nécessaires (humaines, techniques  et financières) et les coûts
• On précise comment les objectifs du projet peuvent être atteints en termes d’organisation, de ressources techniques et humaines
• On développe ses impacts organisationnels, ses risques afférents et les moyens de les éviter. 
• On décrit ses impacts sur l’organisation, les équipes et les risques.
• On décrit également dans quelle mesure il permet d’atteindre les objectifs du projet et on identifie ses aspects positifs et négatifs

Etape 5 : Rédiger des recommandations

Il s'agit à ce stade d'énoncer l’option recommandée par l’auteur de l'étude d'opportunité pour autoriser et suivre le projet. 

Cet énoncé doit inclure au minimum les points suivants : 

1. Résultats d’analyse de l’option recommandée 
2. Contraintes, hypothèses et risques liées à cette option 
3. Indicateurs de mesures de réussite 
4. Plan de mise en œuvre a haut niveau (délais, acteurs, rôles les responsabilités)

Il est aussi souhaitable d’inclure les critères pour lancer le projet, où on liste ici les prérequis au démarrage du projet.

Des exemples peuvent être :

• La disponibilité des ressources nécessaires à la phase de démarrage
• Les dépenses à engager au démarrage du projet
• Les besoins spécifiques en terme d’expertise (interne ou externe)
• Le développement fonctionnel et/ou technique à planifier (prototype, expérimentation …).

Etape 6 : Définir les livrables attendus

En se posant les questions suivantes :

1. Quels sont les livrables clés que le projet doit fournir?
2. Comment ces livrables s'alignent-ils sur les objectifs du projet et les besoins de l'entreprise?
3. Pourquoi ces livrables sont-ils cruciaux pour le succès du projet?

Etape 7 : Recenser les besoins en ressources

Une fois que nous savons exactement ce que nous espérons produire ou réaliser, nous pouvons mieux évaluer quelles ressources seront nécessaires pour y parvenir.

Pour le besoin en ressources, il est essentiel d'aborder plusieurs aspects :

1. Nous devons déterminer quelles équipes et quels services seront impliqués dans le projet
2. Il sera crucial d'établir un budget prévisionnel pour estimer les coûts associés à la mise en œuvre du projet.
3. La viabilité du projet doit également être évaluée, notamment en termes de faisabilité financière et opérationnelle.
4. Il est primordial d'identifier toutes les parties prenantes, qu'elles soient internes ou externes, ayant un intérêt dans le projet.
5. Il convient de se poser la question de la nécessité de faire appel à des consultants, d'outils ou de technologies externes et, si tel est le cas, de préciser lesquels.

Etape 8 :  Evaluer les risques

Dans cette phase, plusieurs aspects sont à considérer :

1. Il est crucial d'examiner les risques liés au rejet du projet. Il s'agit d'analyser les conséquences potentielles si le projet n'est pas approuvé. Cela peut se traduire par une augmentation des coûts ou un impact négatif sur l'image de l'entreprise
2. Il est important d'évaluer le "Status Quo", c'est-à-dire ce que l'entreprise risque de perdre en ne procédant à aucun changement et en conservant la situation actuelle
3. Une fois que les risques ont été clairement identifiés, il est essentiel de définir des stratégies d'atténuation

Ces stratégies ont pour objectif de minimiser ou de gérer ces risques.

Par exemple :

Face au risque d'un manque de support pour le projet, une stratégie de communication bien élaborée peut servir à atténuer ce risque, en informant et en ralliant les parties prenantes au projet.

Etape 9 : Définir les critères de mesure de succès

En phase d'évaluation, il est question d'énoncer le plan de mesure des bénéfices offerts par le projet.

Il devrait inclure tous les aspects opérationnels, le coût d'opportunité associé aux différentes alternatives, et les indicateurs de mesure de la réussite de l’option recommandée après sa mise en œuvre.

Voici des exemples d’indicateurs de mesure des bénéfices :

• Réduction des dépenses (personnel, fournitures, …) 
• Augmentation de la part de marché 
• Augmentation du périmètre fonctionnel de compétences d’un service 
• Image de marque plus respectueuse de l’environnement
• Image de marque plus innovante 
• Meilleur taux de satisfaction des clients 
• Réduction du nombre de tâches opérationnelles pour un même processus 

Je vous recommande de proposer des indicateurs concrets pour mesurer le retour sur investissement de votre projet, comme :

• Évolution de la part de marché ou part de marché si nouveau produit ou service
• Chiffre d’affaires 
• Montant des frais généraux de la société 
• Évolution du trafic sur le site internet
• Évolution du nombre d’inscrits sur le site 
• Évolution du nombre de clients 
• Nombre d’utilisateurs pour une application interne

Business case : Exemple

Voici un exemple de trame d'une note d'opportunité suivant les étapes mentionnées ci-haut :

1) Sommaire exécutif

Le résumé synthétise l'analyse de rentabilité, y compris votre recommandation.

Il est souvent préférable de le rédiger en dernier lieu, lorsque vous avez une idée claire de la ligne de conduite recommandée et des raisons de celle-ci.

N'oubliez pas que certains décideurs peuvent ne lire que le résumé, vous devez donc vous assurer que vous avez bien inclus tout ce qui est pertinent

Exemple :

Les actuels systèmes informatiques du Centre de Montage Régional Lillois ne répondent plus aux besoins croissants de l'entreprise et présentent des risques d'erreurs et de pénalités potentielles.

Avec le récent succès de l'installation du système SAP par d'autres entités du groupe, bénéficiant d'une optimisation des coûts et des performances, nous préconisons d'adopter ce même système pour le CMRL. 

Cette mise à niveau, dont l'investissement sera récupéré en un an, alignera le CMRL à la stratégie de croissance approuvée sur trois ans.

2) État du problème ou de l’opportunité

Rédiger un bref paragraphe exposant le problème.

Il doit se rapporter à la stratégie ou à la vision de l'organisation afin de démontrer en quoi la résolution du problème est importante pour l'organisation.

Exemple :

Le Centre de Montage Régional Lillois (CMRL) est le seul à ne pas être sur le système SAP de l'entreprise, occasionnant des coûts élevés et des soucis de cohérence des données.

Deux employés corrigent manuellement ces données, et des erreurs financières récurrentes sont observées.

Un audit pourrait exposer l'entreprise à des sanctions du Ministère des Finances. 

Les systèmes actuels, hétérogènes, limitent également l'expansion. Il est impératif de rectifier cette situation.

3) Objectifs et bénéfices

Cette section fournit un compte rendu plus détaillé du problème et des raisons pour lesquelles il est important de le traiter. 

Elle doit inclure toute analyse effectuée pour déterminer l'impact du problème et les bénéfices espérés s’il est traité.

Des preuves tangibles sont toujours utiles : le nombre de personnes touchées ou le coût pour l'entreprise ou ses clients. Il est aussi important d’identifier clairement les objectifs du projet.

4) Analyse des options

Vous devez identifier et discuter de toutes les options possibles pour résoudre le problème, y compris ne rien faire.

Pour chacune d’elles, vous devez discuter les bénéfices, le coût, et les risques.

5) Recommandations

Vous devez faire une recommandation pour l’option que vous jugez la meilleure, en évaluant les coûts et les avantages.

Exemple :

L’option 2 est non seulement la moins chère, c’est aussi la plus sûre et la plus durable.

Nous recommandons donc le passage dès que possible aux systèmes SAP du Siège.

Le service informatique assignera madame Dupont comme chef de projet, un sponsor et un chef de projet CMRL sont fortement souhaités dès l’approbation de ce projet.

6) Livrables attendus

Inclure et détailler les livrables que le projet doit fournir tout en décrivant leur alignement avec les objectifs attendus.

Exemple :

Le projet vise à mettre en place un système intégré au siège et aux autres entités du groupe, englobant la Finance, les Ventes, les Achats, la Logistique et le support de la Production. 

Ce système est en phase avec la stratégie d'expansion et sera compatible avec le Plan à 3 ans.

Une équipe dédiée veillera à la standardisation des données pour éliminer les incohérences antérieures.

Grâce à ce système, les ressources consacrées aux corrections seront redirigées vers le support client, en anticipation d'une hausse de la production et des ventes.

7) Besoin en ressources

Détailler les ressources qui seront nécessaires au projet, le budget prévisionnel et la viabilité du projet.

Identifier également les parties prenantes : Quels sont les services et les équipes à impliquer dans ce projet ?

Préciser ici s’il faut faire appel à des ressources externes et si oui lesquelles, précisez pour les ressources internes à quels services de l’entreprise elles appartiennent.

8) Evaluation des risques 

Analyser et évaluer les risques en cas de non approbation du projet.

Exemple :

• Garder le Status Quo : risque catastrophique et coûts actuels hors de proportion
• Contrôle/Audit négatif : risque grave car les pénalités viendraient s’ajouter au coût de correction
• Manque de support ou d’intérêt : risque majeur. Il est en effet très courant (et humain) que des changements de cette ampleur rencontrent de l’hostilité. Une bonne approche de la communication est la réponse à ce risque.

Ensuite, il s'agit de décrire le « status quo » et ce que l’entreprise perd si elle ne met pas en place ce projet.

9) Critères de mesure du succès du projet

Énoncer le plan de mesure des bénéfices offerts par le projet.

Ce plan devrait inclure tous les aspects opérationnels et indicateurs de mesure de la réussite de l’option recommandée après sa mise en œuvre.

Exemple :

L'entreprise Alpha envisage d'implémenter un nouveau système de gestion des commandes pour optimiser les processus et s'adapter aux besoins changeants du marché.

L'ancien système, bien qu'efficace par le passé, est devenu une source d'erreurs et de retards, entravant la croissance et la satisfaction client.

1) Analyse du coût d'opportunité :

En n'optant pas pour la mise à niveau du système, l'entreprise continuerait à supporter un coût opérationnel élevé, estimé à 898.000 euros par an.

De plus, elle raterait l'opportunité d'expansion souhaitée et continuerait à voir sa réputation dégradée à cause des erreurs récurrentes.

2) Indicateurs de performance du nouveau système :

• Investissement initial: 515.000 euros
• Coût opérationnel annuel : 310.000 euros
• Suppression des erreurs : grâce à la suppression des 2 unités dédiées aux corrections.
• Mise en opérationnel: en seulement 6 mois.
• Délai de récupération (Payback) : en seulement 1 an, l'entreprise aura récupéré son investissement initial. Ceci est calculé comme suit : 515.000 euros d'investissement + 310.000 euros de maintenance annuelle = 825.000 euros. Ce montant sera couvert par les économies générées par la réduction des coûts informatiques, qui sont actuellement de 898.000 euros.
• Satisfaction clients internes : 90%, ce qui traduit une nette amélioration par rapport à la situation actuelle.
• Satisfaction clients externes: 100%, montrant que les commandes sont désormais traitées sans erreurs ni retards.

Analyse financière :

Chaque année, après l'implémentation du nouveau système, l'entreprise réduira ses coûts informatiques de 588.000 euros (898.000 - 310.000 euros).

Le Retour sur Investissement (ROI) de ce projet est impressionnant : 114% !

(ROI = économies réalisées / coût de l'investissement initial, soit 588.000/515.000 = 114%).

Cet exemple illustre parfaitement comment le coût d'opportunité et les indicateurs de performance peuvent être utilisés pour évaluer l'efficacité et le ROI d'un projet.

Conclusion

Enfin, je tiens à réitérer ma forte recommandation d’avoir le réflexe de préparer une étude d’opportunité avant de mettre en place un projet et d’assurer sa mise à jour régulière.

Cette analyse d'opportunité aidera à prendre une décision éclairée et de s’assurer de l’atteinte des résultats attendus.

Merci d’avoir pris le temps de finir cet article, maintenant à vous la parole.

Avez-vous déjà élaboré ou revu des business case ?

J’ai hâte de lire vos commentaires, vos questions et votre vécu sur le sujet !