La note de cadrage est l’un des éléments clés à définir lors de la mise en place d’un projet. Elle donne aux différentes parties prenantes une vue d’ensemble sur les activités et les objectifs du projet.
Elle permet d’expliquer pourquoi le projet est initié, quels sont les acteurs qui y sont impliqués, quels sont les prérequis, et les résultats attendus : c'est-à-dire le ou les problèmes que le projet cherche à résoudre, etc.
Dans cet article, je vous donne les fondamentaux à connaitre, et je vous donne les astuces pour réussir votre note de lancement de projet.
Qu’est-ce qu’une note de cadrage ?
Appelé également charte de projet, ou encore note de lancement, la note de cadrage est un document de cadrage projet qui va décrire le contexte du projet, délimiter son périmètre, fixer les objectifs, expliquer ses enjeux, justifier l’alignement des besoins à la stratégie de l’entreprise, et mettre l’accent sur le retour sur investissement attendu, tout en tenant compte des risques.
Au-delà de ces points essentiels que doit inclure la note de projet, sa structure peut varier en fonction de la complexité du projet et de l’entreprise.
Comment bien cadrer un projet dès le début
Découvrez dans cette vidéo comment bien cadrer un projet au démarrage et les erreurs que tout chef de projet doit éviter :
Quand la rédiger ?
La fiche de cadrage projet doit être rédigée en début de projet.
Elle décrit, la plupart du temps, la raison d’être du projet, le périmètre que doit couvrir le projet, les parties prenantes, les grands jalons, les ressources, le budget, les risques, ainsi que les livrables.
Modèle de la note de cadrage
Il faut savoir qu'il n'existe pas un modèle unique à copier.
Cependant, tous s’accordent sur le fait que ce document doit être clair et sans ambigüité.
En effet, elle permet de s’assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde et qu’il y a une compréhension claire de ce qui doit être fait.
Donner de la clarté à toutes les parties prenantes, s’assurer du succès du projet, réduire les risques, tels sont les objectifs d’une bonne lettre de cadrage.
Retrouvez ci-après un exemple de la trame d'une fiche de cadrage à adapter à votre projet :
Télécharger ce modèle de note de cadrage
Découvrez ici comment rédiger une note de cadrage projet.
Pourquoi la note de cadrage est-elle si importante ?
Vous recherchez du financement pour votre projet ?
Vous voulez montrer que vous maîtrisez bien le sujet et vous assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde ?
Faites une note de cadrage de qualité.
En effet, c’est l’élément le plus important à réaliser pour mener les projets à bien, et ce, dans des conditions optimales.
Elle permet de démontrer la valeur ajoutée du projet (par exemple, faire comprendre qu’il est crucial de résoudre les problèmes décrits), et de démontrer une maîtrise de l’enjeu, du contexte et des objectifs du projet.
Quels sont ses outputs ?
La charte de projet est un document central de cadrage sur lequel s’appuient d’autres livrables essentiels pour la gestion de projet :
1) Le cahier des charges
La fiche de cadrage projet constitue une bonne base pour la réalisation du cahier de charges.
Elle fournit le contexte et les éléments essentiels à prendre en compte pour la réussite du projet qui aident à la rédaction du cahier de charges.
Modèles Note de cadrage & Cahier des Charges
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2) Le plan de management de projet (PMP)
Outre les activités indispensables pour la gestion de projet, le plan de projet contient les informations sur les coûts, délais et objectifs à atteindre, tant d’éléments issus de la note de lancement.
3) Work Breakdown Structure (WBS)
Les informations concernant l’organisation du travail contenues dans la charte de projet sont affinées pour donner naissance à une décomposition hiérarchique, la plupart du temps en livrables, des tâches à réaliser pour atteindre les objectifs du projet : c’est le WBS.
Cette décomposition permet d’affiner le budget prévisionnel, d'améliorer la planification, et d’affecter les ressources identifiées aux activités qui les concernent.
4) Resource Breakdown Structure (RBS)
La note de cadrage projet donne une vision éclairée des besoins en ressources.
Avec ces éléments, le chef de projet peut définir la RBS en discutant avec les différents responsables d’unité ou de service.
Cela lui permet d’identifier les bonnes ressources et de confirmer leur utilisation au bon moment.
5) Le plan de communication
La définition du plan de communication se base sur la connaissance des parties prenantes ainsi que sur les différents éléments de projet contenus dans la note de cadrage.
En résumé, l’utilité de ce livrable n’est plus à prouver, même s'il existe encore des organisations qui taillent peu d’importance à la mise en place de ce document, surtout si le financement est déjà en place.
Cependant, sachez que la charte de projet offre des avantages considérables.
Quels sont les avantages d’une bonne note de cadrage ?
Le cadrage d’un projet et la rédaction d’une note de cadrage comporte 5 avantages majeurs qui augmenteront les probabilités de succès de votre projet :
1) La clarté
Initiée dès le début du projet, la charte définit et explique la portée du projet à toutes les parties prenantes au projet.
Claire, concise et sans ambiguïté, elle ne laisse pas place à la confusion.
2) La communication
La définition claire dans la charte des parties prenantes et de leurs implications offre la possibilité de mettre en place un bon plan de communication.
Avant même la rédaction de la note de cadrage, les parties prenantes aux projets sont impliquées à différents niveaux pour déterminer la portée et l'objectif du projet.
Lorsque le plan de communication est bien élaboré et exécuté, le projet se déroule beaucoup mieux.
3) La collaboration
La note de lancement décrit toutes les parties prenantes et est partagée avec ces dernières.
Elle permet de faciliter et d’encourager la collaboration entre les membres de l'équipe de gestion de projet et les parties prenantes.
Cette bonne collaboration permet de maintenir un bon rythme lors de l’exécution du projet, ce qui permet d'améliorer considérablement la qualité du travail et du produit final.
4) La cohérence
La charte de projet permet de mettre en exergue la cohérence entre la planification et l'exécution du projet.
Son approche globale est cohérente et bien définie.
5) La continuité
Étant donné que ce document décrit le périmètre, les différentes parties et les grands jalons du projet, la continuité dans l’exécution du projet est assurée, car le macro-planning est défini à l’avance.
En effet, on sait lorsqu’une phase/étape/lot est achevé(e), quel nouveau lot faut-il lancer.
On prépare ainsi les membres de l'équipe à s'intégrer sans problème au nouveau lot puisque tout a été bien défini.
Maintenant que vous connaissez les avantages d'une note de projet, découvrez comment la rédiger.
Checklist pour rédiger une note de cadrage de qualité
Il existe des étapes clés qui vous guident dans la rédaction d’une bonne note de projet, mais malgré tout, vous vous demandez si votre document est complet.
Voici 7 conditions pour réussir sa préparation :
- Les besoins doivent être alignés avec la stratégie globale : identifier les 20% de projet qui génèrent 80% de valeur
- Vos objectifs doivent être spécifiques, mesurables et atteignables
- Votre périmètre doit être bien délimité
- Les contraintes internes et externes doivent être bien définies ainsi que les risques
- Les acteurs doivent être bien identifiés ainsi que leurs rôles
- Les grands jalons du projet doivent être bien déterminés
- Toutes les informations pour la mise en place de la communication doivent être disponibles
Conclusion
Retenez que la note de cadrage doit inclure les informations clés sur le projet, donnant ainsi suffisamment d’éléments aux parties prenantes pour comprendre les objectifs et la portée du projet.
C’est un outil incontournable pour la réussite, pour une planification et une gestion réussie de votre projet, car il met l’accent sur le contexte, l’enjeu, les objectifs et les risques auxquels le projet peut être confronté.
De plus, elle permet d’identifier la valeur ajoutée du projet et de démontrer son alignement avec la stratégie de l’entreprise.
