Pour contrôler les demandes de changement dans un projet, il est important de mettre en place un processus clair et structuré.
Un Change Control Board (CCB) peut être créé dans le but de simplifier et de rationaliser le processus de gestion des modifications apportées aux contrôles dans une entreprise ou une organisation. Cela peut éviter des erreurs communes de la gestion de projet comme le gold plating ou le scope creep.
En effet, il est rare qu'un projet se termine exactement comme il a été planifié au début, que ce soit en termes de périmètre, de coût ou de délai. Cette situation peut être due à plusieurs facteurs internes et externes, tels que les avancées technologiques, les évolutions du marché et de la stratégie, les changements réglementaires ou les demandes des clients.
Nous approfondirons ici le concept d'un comité de changement, son rôle, ses fonctions, ses avantages et les meilleures pratiques pour son fonctionnement efficace.
Qu’est-ce qu’un Change Control Board ?
Un Change Control Board (CCB), en français "Comission de contrôle des modifications" ou comité de changement, également connu sous le nom de comité de contrôle des demandes de changements, est un comité formalisé au sein d'une organisation qui est chargé d'examiner, d'évaluer et d'approuver les demandes de modifications proposées aux processus, aux systèmes ou aux politiques.
Il sert d'organe décisionnel qui supervise et régit les demandes de changements pour s'assurer qu'ils sont alignés sur les objectifs stratégiques, les besoins opérationnels et les politiques et procédures établies de l'organisation.
Il peut être propre à chaque projet et est déterminé dès le début du projet ou être centralisé au niveau de l’entreprise. Il est en tout cas indispensable pour la bonne gestion des projets, mais pas que.
Pourquoi un CCB ?
Avoir un comité de contrôle des changements sert à plusieurs objectifs :
- S'assurer que les demandes de modifications/changements sont conformes à la stratégie, aux buts et aux objectifs généraux de l'organisation. Il permet de s'assurer que les changements sont alignés sur la vision et la mission de l'organisation et qu'ils sont mis en œuvre de manière coordonnée et contrôlée
- Gérer les risques et les perturbations potentielles introduits par les changements. Un comité de contrôle des demandes évalue et gère ces risques, en s'assurant que des mesures d'atténuation des risques appropriées sont en place
- Prendre les décisions liées aux changements. Il examine et approuve les demandes proposées, évalue leurs impacts potentiels et prend des décisions éclairées sur la base des informations disponibles. Cela permet de s'assurer que les changements sont mûrement réfléchis et que les décisions sont prises de manière collaborative et éclairée
- Faciliter la coordination et la communication entre les parties prenantes, qui peuvent être de plusieurs départements ou sociétés. La commission de contrôle des modifications veille à ce que les changements soient mis en œuvre de manière cohérente et que les informations pertinentes soient partagées efficacement
- S'assurer que les ressources (budget, personnel ou matériel) soient allouées de manière appropriée et alignées sur les priorités et les objectifs stratégiques de l'organisation.
- S'assurer que les modifications sont communiquées efficacement aux parties prenantes concernées et que des pratiques de gestion des modifications appropriées sont en place pour soutenir les employés tout au long de la transition. Cela peut améliorer la probabilité d'une mise en œuvre réussie du changement et ainsi minimiser une éventuelle résistance.
En somme, un Control Change Board fournit une structure, une surveillance et des conseils pour garantir que les changements au sein d'une organisation sont gérés efficacement, alignés sur les objectifs stratégiques et atteignent les résultats escomptés.
Il permet de mieux contrôler les évolutions du périmètre de projet, des coûts et du planning du projet, évitant ainsi par exemple le scope creep ou du gold plating. En effet dans ces pratiques, l’équipe projet effectue des changements ne suivant pas les processus qui peuvent avoir un impact conséquent sur les projets.
Quels sont les impacts de l’absence d’un CCB ?
Si une organisation ne dispose pas d'un comité de contrôle des changements, cela peut entraîner divers défis et risques.
Certaines conséquences potentielles peuvent être :
1) Gestion incohérente des demandes
Une absence de standardisation qui peut entraîner des pratiques de gestion des demandes de modifications incohérentes dans différents projets ou départements, entraînant confusion, erreurs et inefficacités.
2) Décisions non alignées
Sans processus de prise de décision structuré et transparent, cela peut entraîner une prise de décision subjective, du favoritisme ou des décisions qui ne sont pas alignées sur les objectifs stratégiques de l'organisation.
3) Difficulté du suivi des modifications
La visibilité sur les changements apportés à l'organisation peut être limitée, rendant difficile le suivi des changements, l'évaluation de leur impact et la responsabilisation des individus ou des équipes pour leurs actions.
4) Risque accru de scope creep
Il y a plus de risque de scope creep car des modifications peuvent être apportées sans une évaluation, une approbation ou une prise en compte appropriée de leurs impacts sur le projet.
5) Engagement réduit des parties prenantes
Cela entraine à son tour une résistance aux changements et une diminution de l'alignement organisationnel global.
Qui sont les acteurs d'un CCB ?
La composition d'un comité de changement diffère suivant la taille, la structure, le secteur d'activité de l'organisation et de la nature spécifique des changements gérés.
En règle générale, un comité de changement peut inclure les acteurs ou parties prenantes suivants :
1) Les cadres supérieurs de l'organisation
Le directeur de l'exploitation à titre d'exemple, ou d'autres cadres supérieurs, peuvent faire partie du conseil d'administration du comité de changement.
Ils fournissent une orientation stratégique et s'assurent que les changements s'alignent sur la vision et la mission globales de l'organisation.
2) Les représentants de différents domaines ou départements fonctionnels
Ces représentants fournissent une expertise et des commentaires sur la façon dont les changements peuvent avoir un impact sur leurs domaines respectifs.
3) Le chef de projet
En tant que responsable du projet, le chef de projet fournit des mises à jour sur l'avancement des initiatives de changement en s’assurant que les principes de gestion de projet sont respectés.
Il est important de s'assurer que le comité comprend des parties prenantes pertinentes qui peuvent fournir l'expertise, la contribution et le pouvoir décisionnel nécessaires pour gérer efficacement les changements entrepris.
Quel est le rôle du chef de projet dans le contrôle des demandes de modification ?
Le rôle d'un chef de projet dans le contrôle des demandes de modification est essentiel pour garantir que les modifications apportées aux projets sont gérées efficacement et n'ont pas d'impact négatif sur les contraintes du projet, à savoir : la portée, le calendrier, le budget et la qualité du projet.
Les responsabilités du chef de projet dans le contrôle de ces demandes incluent généralement les éléments suivants :
- Réception et évaluation des demandes de modification de diverses parties prenantes, telles que les membres de l'équipe, les sponsors de projet ou les clients
- Examen des demandes de modification avec l'équipe de projet
- Hiérarchisation des demandes de changement
- Évaluation des impacts du changement
- Communication de l'état des modifications
- Surveillance de la mise en œuvre des modifications
- Documentation des modifications
En gérant efficacement les demandes de changement, le chef de projet permet de s'assurer que les changements sont contrôlés, coordonnés et alignés sur les objectifs du projet, ce qui se traduit par des résultats de projet réussis.
Quand se réunit le CCB ?
Les entreprises mettent souvent en place un créneau régulier pour le Control Change Board, car il est difficile de réunir et d’agencer les calendriers de tous.
Garder un créneau et un planning de mise en place des modifications régulier est une pratique courante dans les entreprises. Cette planification garantit également que les changements conflictuels ne se superposent pas.
Par exemple, si un projet met à jour la liste des catégories disponibles dans une partie du système, et qu'une autre équipe met également à jour cette partie du système, mais supprime la fonctionnalité de catégories, alors ces changements contradictoires peuvent être discutés et supervisés de manière appropriée.
Cela peut impliquer de les mettre en ligne dans un ordre particulier ou de hiérarchiser les modifications afin qu'une pièce apparaisse cette fois-ci et que la modification supplémentaire soit apportée la prochaine fois.
Il faut également une procédure de changement d'urgence pour tout ce qui ne peut pas attendre la prochaine réunion de la comission de contrôle des modifications..
Sur les projets SAP, par exemple, la plupart des tâches peuvent être planifiées dans un lot et les modifications apportées tous les quinze jours.
Mais parfois, il était important de résoudre un problème immédiatement sans attendre la prochaine version. Par exemple :
- Les corrections de bogues
- Les problèmes qui ont affecté les clients
- Les changements qui sont entrés et qui n'ont pas fonctionné comme prévu.
Comment déployer les décisions du comité ?
Voici quelques étapes générales que le chef de projet doit suivre à la suite d’une décision de changement par le CCB :
- Élaborer un plan de mise en œuvre du changement : le chef de projet, en collaboration avec les parties prenantes concernées, doit élaborer un plan de mise en œuvre du changement complet.
- Communiquer les modifications aux parties prenantes
- Allouer des ressources
- Coordonner les activités de changement
- Surveiller la progression et s’assurer que les changements sont mis en œuvre comme prévu
- Résoudre les problèmes et les risques
- Examiner et mettre à jour périodiquement le plan de mise en œuvre
- Surveiller l'adoption des changements et fournir un soutien si nécessaire
- Évaluer les résultats et identifier les leçons apprises et les axes d’amélioration
Modèle de registre des demandes de changement
La mise en place d'un registre pour chaque demande de changement permet d'éviter toute omission ou négligence de demandes potentiellement intéressantes, de s'assurer que les demandes ne sont pas ignorées sans être étudiées, et de prévenir la perte de celles-ci.
Téléchargez le modèle ci-après et adaptez-le à votre projet :
Télécharger ce modèle de registre des demandes de changement
Quels sont les best practice du CCB ?
Voici quelques pratiques clés pour le fonctionnement d'un comité de d’approbation des demandes de changement :
- Définir clairement les rôles et responsabilités
- Avoir au sein du CCB une composition et une expertise pertinente
- Formaliser le processus de demande de changement
- Établir des critères de prise de décision clairs pour évaluer les changements proposés
- Maintenir un registre de gestion des demandes de changement et des décisions prises
- Assurer une communication transparente avec les parties prenantes concernées
Quels sont les critères d’une bonne demande de modification ?
Voici les critères pour qualifier une bonne demande de modification :
- L'alignement sur les objectifs organisationnels
- L'importance stratégique
- La faisabilité
- Les risques
- Les avantages
Ces critères doivent être appliqués de manière cohérente au cours du processus d'évaluation pour garantir une prise de décision juste et objective.
Conclusion
Dans un contexte où le changement et la transformation des entreprises sont devenus des éléments cruciaux de notre société moderne, la mise en place d'un comité de contrôle du changement permet de s'assurer que les modifications apportées restent alignées sur la stratégie de l'entreprise et que les ressources nécessaires sont disponibles pour les effectuer.
Ne voyons plus dans nos projets le changement comme des demandes qui viennent modifier le cours d’un projet. Il existe maintenant de grands projets de transformations qui sont prévus en amont. Ils sont alors discutés dans un autre comité appelé le Change Advisory Board (CAB).
Ce comité consultatif sur le changement (CAB) peut également faire partie de plusieurs méthodes de gestion du changement, bien qu'il diffère à certains égards avec le CCB. C'est une équipe de personnes extérieures au projet qui est chargée d'examiner les changements proposés et leurs impacts avant leur mise en œuvre.
L'objectif du CAB est de fournir un examen objectif et impartial qui peut aider à garantir que les modifications sont apportées de manière contrôlée et coordonnée.
Il est important de noter qu'un CAB est également souvent utilisé pour examiner les modifications précédentes et auditer le processus du CCB. Il s'agit de garantir que les changements sont apportés de manière contrôlée et coordonnée, tout en créant des contingences qui peuvent aider à éviter de commettre les mêmes erreurs.
