Un plan de contingence, parfois appelé plan d'urgence, est un élément fondamental en gestion de projet.
Souvent sous-estimé, il s'avère crucial pour la réussite et la résilience de tout projet.
Démarrer un projet d'ampleur, potentiellement chiffré en millions d'euros, exige une anticipation méticuleuse de tous les risques.
Il est également essentiel d'étudier et de préparer les stratégies appropriées à mettre en œuvre en cas de réalisation de ces risques. C'est ce que vous propose cet article.
Qu’est ce qu’un plan de contingence ?
Un plan de contingence, ou plan d'urgence, est un ensemble de mesures correctives, conçu pour être mis en œuvre une fois qu'un risque identifié se matérialise dans un projet.
Ce n'est pas seulement un plan de rechange, mais une stratégie spécifiquement conçue pour gérer les risques qui se sont concrétisés malgré les efforts d'élimination ou d'atténuation.
Il permet d'aborder un projet avec une assurance accrue en cas de difficulté.
Cette assurance repose sur des mesures préétablies pour gérer les conséquences des risques réalisés, plutôt que sur la garantie de récupérer l'intégralité des fonds investis.
Comment intégrer le plan de contingence dans le cycle de vie d'un projet ?
L'intégration du plan d'urgence dans chaque phase du cycle de vie d'un projet est essentielle pour une gestion proactive des risques.
Cela permet une meilleure préparation et réactivité face aux situations imprévues.
Examinons comment ce plan s'insère et évolue au sein des différentes phases, allant de la planification à la clôture du projet :
1) Phase de planification
Dès la phase de planification, le chef de projet commence à intégrer dans le plan de projet les scénarios de risques et à élaborer un plan de contingence.
Pour réussir au mieux la planification et la prévention, il faut commencer par l'identification des risques potentiels dans le cadre du plan de projet.
Ensuite, il est essentiel de faire l'évaluation de leur impact possible, pour enfin déterminer les mesures à prendre si ces risques venaient à se produire.
2) Phase d'exécution
Au cours de la phase d’exécution, le plan d'urgence ne doit être utilisé que s’il y a un des risques qui se produit.
L'équipe de projet n'est ainsi pas prise au dépourvu et peut réagir de manière efficace et efficiente.
3) Phase de surveillance et de contrôle
Comme tout durant le projet, il faut constamment le réévaluer et ajuster en fonction des nouvelles informations et des changements dans l'environnement du projet.
Il est clair que ce plan peut devenir obsolète à n'importe quel stade du projet, nécessitant ainsi une réévaluation et une mise à jour régulières afin de maintenir sa pertinence tout au long du projet.
4) Phase de clôture
Comme toute phase de clôture, il est indispensable de faire le retour d’expérience sur le plan de contingence, bien déterminer si le plan était pertinent, s’il a bien été étudié.
Les leçons apprises de la mise en œuvre du plan de contingence sont analysées et documentées pour améliorer les futures pratiques de gestion de projet.
Pourquoi un plan de contingence est-il indispensable ?
Les projets comportent des facteurs de contingence qui rendent leur issue incertaine, comme un changement soudain dans la réglementation ou la législation qui affecte le projet.
En réponse à cette incertitude, le plan de contingence permet de préparer l'équipe à agir de manière rapide et efficace, réduisant ainsi les perturbations éventuelles.
Bien qu'il ne soit pas toujours possible d'éliminer tous les risques, un plan d'urgence aide à réduire leur impact potentiel.
Savoir qu'il existe un plan d'urgence pour gérer les imprévus renforce la confiance des parties prenantes dans la gestion du projet.
Le plan de contingence facilite une réaction immédiate en cas de crises, contribuant ainsi à préserver l'équilibre entre les trois contraintes fondamentales du triangle d'or, à savoir le périmètre, le budget et les échéances.
Avantages du plan de contingence
On dit souvent que "le diable est dans les détails," et c'est particulièrement vrai pour les projets.
Qu'il s'agisse de problèmes techniques, de retards imprévus ou de changements dans les priorités de l'entreprise, les surprises sont quasi inévitables.
Et le plan d'urgence peut sembler être un détail, mais dans des projets importants, s’en passer est vraiment un risque très élevé qui peut faire perdre beaucoup.
1) Gestion de crise efficace
Le plan de contingence représente la boussole dans les moments de crise, en fournissant des directives claires et des actions préétablies.
Exemple :
Imaginons un projet de construction d'un pont.
Un retard dans la livraison d'un matériel clé peut entraîner un effet domino sur les activités suivantes, impactant les délais et les coûts.
Un plan d'urgence efficace pourrait prévoir une liste de fournisseurs alternatifs et même une stratégie de travail en parallèle sur d'autres composants du projet.
2) Maintien de la confiance des parties prenantes
Le plan de contingence peut inclure des protocoles de sauvegarde automatique et des réplications de bases de données pour éviter toute perte.
Ceci non seulement protège l'intégrité du projet mais renforce également la confiance des investisseurs et des clients dans votre gestion de projet.
Exemple :
Dans le cadre d'un projet informatique visant à développer une nouvelle application, un risque potentiel identifié pourrait être la perte de données essentielles.
Un plan de sauvegarde est alors indispensable.
3) Réputation et image de marque
Ne pas avoir un plan d'urgence peut vraiment tout faire perdre à une entreprise car cela attaque directement son image de marque.
Et si elle perd son image de marque, cela peut lui faire perdre beaucoup de croissance.
Exemple :
Considérons une entreprise de distribution qui doit livrer des produits périssables.
En cas de défaillance de leur système de chaîne du froid, la perte financière directe pourrait être aggravée par des conséquences sur la réputation de l'entreprise.
Un plan de contingence qui prévoit des unités de réfrigération d'urgence et des routes de distribution alternatives peut limiter les dégâts.
4) Agilité et réactivité
Le plan de contingence est un outil essentiel qui offre un cadre structuré pour prendre des décisions rapides et informées en cas d'imprévus.
Il permet de :
- Gérer les crises de manière plus efficace
- Maintenir la confiance des parties prenantes
- Protéger la réputation de l'entreprise
- Garantir une plus grande agilité et réactivité du projet
Exemple :
Dans le domaine du marketing, pour une campagne ne répondant pas aux attentes, un plan d'urgence pourrait comporter :
- Le passage à un autre canal de marketing
- L'ajustement du message publicitaire
Complémentarité avec le plan de mitigation
Avant de rédiger un plan de contingence, il est important de le différencier du plan de mitigation.
Le premier (plan d'urgence) est une réaction à un problème déjà survenu, tandis que le second est une série d'actions visant à réduire la probabilité ou l'impact d'un risque.
Dans le contexte d’une analyse de risque dans un domaine à forts risques, les réponses à un risque peuvent être multiples et complémentaires.
Exemple :
Dans le cadre d'un projet d'installation de panneaux solaires, un plan de mitigation incluant des mesures préventives telles que des études météorologiques est essentiel.
Ces mesures pourraient être renforcées par un plan d'urgence, qui envisage des solutions de production d'énergie alternative pour pallier les éventualités de mauvais temps prolongé.
Comment élaborer un plan de contingence efficace ?
Pour élaborer un plan d'urgence efficace, vous pouvez suivre ces étapes enrichies :
Etape 1 : Identification et hiérarchisation des risques
Commencez par une session de brainstorming, en invitant des experts de divers départements pour obtenir une vision complète des risques potentiels.
Après avoir identifié ces risques, il est important de les classer par ordre d'importance et d'impact.
Cela implique d'évaluer chaque risque en termes de fréquence et d'impact potentiel, en utilisant des critères prédéfinis pour mesurer leur gravité.
Etape 2 : Élaboration du plan
Pour chaque risque identifié, développez un plan d'action détaillé.
Cela comprend :
- La désignation des responsables pour chaque action
- La définition des étapes à suivre
- Les délais et les lieux pour la mise en œuvre des actions
Vous devez également déterminer les niveaux de réponse appropriés au risque, comme :
- Accepter
- Atténuer
- Eliminer
- Transférer
Etape 3 : Communication et reporting
Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont bien informées du plan de contingence.
Établissez des procédures claires pour le reporting et la communication, surtout en cas d'activation du plan.
Cela garantit une réaction rapide et coordonnée en cas de survenance de l'un des risques identifiés.
Etape 4 : Révision et mise à jour
Un plan d'urgence doit être dynamique.
Il est essentiel de le revoir et de le mettre à jour régulièrement pour s'assurer qu'il reste adapté aux changements dans l'environnement de l'entreprise et aux nouveaux risques émergents.
La révision peut impliquer l'ajustement des plans d'action, la réévaluation des risques, ou l'ajout de nouveaux risques et mesures de réponse.
Etape 5 : Surveillance et évaluation de l'efficacité
Mettez en place des méthodes de surveillance pour suivre les risques et l'efficacité des plans d'action.
Cela peut inclure des indicateurs de performance ou des checklists régulières.
L'évaluation de l'efficacité des actions entreprises est cruciale pour s'assurer que le plan fonctionne comme prévu et pour apporter des ajustements si nécessaire.
Etape 6 : Intégration des observations et retours
Prenez en compte les commentaires et observations recueillis lors des différentes étapes.
Cela peut inclure des retours d'expérience post-crise ou des observations faites lors des exercices de simulation.
Ces informations sont précieuses pour améliorer continuellement le plan de contingence.
Modèle d’un plan de contingence : deuxième variante matrice des risques à utiliser ici (protéger par mot de passe)
Défis courants
L'élaboration d'un plan de contingence n'est pas sans obstacles.
En voici quelques uns :
- Souvent, les équipes négligent ce plan en raison de l'optimisme ou du sentiment que "ça n'arrivera pas ici"
- Certains membres de l'équipe peuvent être trop centrés sur le plan initial ("plan A") pour se soucier d'un plan B
- Rater l'identification d'un risque peut non seulement rendre le plan d'urgence inutile, mais aussi mettre en péril l'ensemble du projet
Conclusion
Un plan de contingence bien conçu n'est pas un luxe, mais une nécessité en gestion de projet :
- Il permet non seulement de réagir efficacement en cas d'urgence, mais aussi d'instaurer un sentiment de confiance et de préparation au sein de l'équipe
- Il offre la capacité à l'équipe de gérer l'inattendu, en transformant l'incertitude en un ensemble de scénarios gérables
- Il permet de maintenir le cap, même lorsque le projet semble dévier de sa trajectoire initiale
C'est une approche qui reconnaît que le coût de la préparation est bien moindre que celui des retards, des erreurs, ou des échecs potentiels.
Il faut prendre ce temps, vraiment , et cela doit être une habitude, car sur 10 projets, si on utilise une seule fois ce plan d'urgence, cela signifie que l’entreprise fonctionne bien.
En outre, cela démontre un engagement envers la qualité et la fiabilité, non seulement aux yeux de l'équipe de projet, mais aussi pour les clients et les autres parties prenantes.
Enfin, le plan de contingence est un outil d'apprentissage précieux.
Chaque projet offre une opportunité :
- D'affiner ces plans
- D'apprendre de nouvelles stratégies de gestion des risques
- D'améliorer les processus pour les futurs projets
Par conséquent, le plan d'urgence n'est jamais statique puisqu'il évolue avec chaque défi rencontré et surmonté.
