PMO Agile : son rôle dans les projets de changement (+ idées reçues)

Dans le paysage dynamique du management de projet, les méthodologies traditionnelles cèdent progressivement la place à des approches plus flexibles et adaptatives.

Le PMO (Bureau de Gestion de Projets) n'est pas en reste face à cette évolution.

Ainsi est née la notion de PMO Agile : une fusion entre la structure et la gouvernance offertes par un PMO classique et la souplesse de l'agilité.

Dans cet article, nous explorerons en détail le rôle fondamental du PMO Agile dans les projets Agile et sa contribution significative aux projets de transformation organisationnelle.

De plus, nous aborderons certaines idées reçues courantes et les démystifierons.

Qu’est ce qu’un PMO Agile ?

Le PMO Agile peut assurer une mise en œuvre à grande échelle d’un projet dans toute l’entreprise afin de générer des avantages considérables.

Guide pratique du pmo 0923
Guide Pratique Roadmap PMO

Quelles sont ses responsabilités ?

Ses principales responsabilités comprennent :

1) Gouvernance agile

Dans le contexte Agile, le rôle du PMO évolue de la planification stricte vers une approche plus souple et collaborative. 

Le PMO Agile établit des directives pour les équipes, tout en encourageant la responsabilisation des acteurs et la transparence.

Il définit des cadres de travail adaptés à l'Agilité, tels que Scrum, Kanban ou SAFe (Scaled Agile Framework), tout en veillant à ce que les pratiques soient adaptées aux besoins spécifiques de l'organisation.

2) Soutien à l'agilité

Le PMO Agile joue le rôle d'un centre d'excellence en fournissant des ressources, des formations et un coaching aux équipes pour les aider à adopter et à mettre en œuvre efficacement les méthodes Agiles

Il aide les équipes à développer les compétences nécessaires pour collaborer efficacement, à comprendre les principes fondamentaux de l'Agilité et à résoudre les problèmes qui se posent.

Comme dans la méthodologie traditionnelle, en agilité, le PMO est la référence et est une entité auxquelles tous se référent pour des conseils et expertises.

3) Coordination et collaboration

Le PMO Agile facilite la collaboration entre les équipes, encourage l'échange de bonnes pratiques et assure une coordination harmonieuse entre les différentes parties prenantes du projet.

L'Agilité met l'accent sur la collaboration interdisciplinaire.

Ainsi, en s'appuyant sur une solide éthique PMO, le PMO Agile facilite cette collaboration en créant des mécanismes de communication fluides entre les équipes, en encourageant les échanges de bonnes pratiques et en évitant les silos d'information.

4) Gestion de portefeuille agile

Le PMO Agile aide à prioriser les projets en fonction des objectifs stratégiques de l'organisation et de la valeur commerciale attendue, favorisant ainsi une utilisation optimale des ressources.

5) Mesure de la valeur

Le PMO Agile mesure la valeur selon des critères pertinents.

Contrairement à l'approche traditionnelle où les décisions sont prises en fonction de plans rigides, la gestion de portefeuille Agile adopte une approche itérative, adaptative et axée sur la création de valeur continue. 

Missions du PMO agile

Le PMO Agile joue un rôle central dans ce processus, en facilitant la sélection, la priorisation et l'exécution des projets de transformation.

Voici quelques missions du PMO Agile :

1) Sélection des projets basée sur la valeur

Plutôt que de se concentrer uniquement sur la faisabilité technique, le PMO Agile met l'accent sur la valeur commerciale et stratégique de chaque projet.

2) Priorisation dynamique

Il établit des mécanismes permettant de réévaluer et de réajuster régulièrement les priorités en fonction des nouvelles informations et des retours d'expérience.

3) Gestion du flux de travail

Il supervise la capacité globale de l'organisation à exécuter des projets, identifie les goulets d'étranglement potentiels et travaille sur des solutions pour les résoudre.

Missions PMO Agile

4) Suivi de la performance

Cela implique la définition d'indicateurs clés de performance (KPI) pertinents pour mesurer les progrès, la qualité et la valeur générée par chaque projet.

La mise en place de ces KPI permet non seulement de suivre la progression d'un projet mais également d'identifier rapidement les déviations par rapport au plan initial.

Le suivi des écarts de délais et budgets est essentiel pour garantir que les ressources sont utilisées efficacement et que les objectifs du projet seront atteints dans les conditions prévues.

5) Adaptation Continue

Il organise des revues régulières pour évaluer la pertinence des projets dans le contexte changeant de l'entreprise.

En s'appuyant sur les principes de l'Agilité, il aide l'organisation à tirer parti des opportunités tout en restant réactive face aux défis changeants.

Une gestion de portefeuille Agile bien mise en œuvre permet à l'organisation de maximiser les avantages de ses projets de transformation tout en créant une culture d'adaptabilité et d'innovation.

Contribution du PMO Agile aux projets de transformation

Les projets de transformation organisationnelle requièrent un niveau élevé de flexibilité et d'adaptabilité, ce qui en fait un terrain propice à l'agilité.

Dans ce contexte, le PMO Agile offre plusieurs avantages pour la réussite de ces projets :

1) Alignement Stratégique

Les projets de transformation organisationnelle visent à remodeler l'entreprise pour répondre aux défis changeants du marché.

Le PMO Agile occupe une place cruciale :

  • En mettant l'accent sur la valeur commerciale et la flexibilité, il garantit que les initiatives de transformation sont en phase avec les besoins changeants de l'organisation
  • En garantissant que ces projets de transformation sont alignés sur la stratégie globale de l'entreprise
  • En veillant à ce que les initiatives de transformation soient en phase avec les objectifs stratégiques à long terme, tout en orientant les efforts vers les résultats commerciaux escomptés

2) Pilotage de Changement

Les projets de transformation sont souvent accompagnés de changements majeurs dans la culture, les processus et les mentalités.

Il facilite le changement et adopte une approche itérative et collaborative :

  • En favorisant l'acceptation des parties prenantes en incluant leur feedback régulier et en ajustant les initiatives en conséquence
  • en impliquant les parties prenantes dès le début et intègre leur feedback tout au long du projet, ce qui facilite l'acceptation et la prise de responsabilité des changements nécessaires

3) Amélioration Continue

Le PMO Agile promeut une culture d'amélioration continue dans les projets de transformation :

  • En encourageant les équipes à apprendre de leurs expériences, à identifier les obstacles qui entravent la transformation et à travailler ensemble pour les surmonter rapidement 
  • En fournissant des outils et des méthodologies pour suivre et évaluer les progrès, et ainsi faire respecter les délais, tout en identifiant les domaines nécessitant des ajustements.

Idées Reçues sur le PMO Agile

Malgré son efficacité prouvée, des idées reçues subsistent autour de ce profil.

Ces préjugés peuvent entraver sa mise en œuvre efficace et sa compréhension au sein des entreprises. 

Examinons quelques-unes d'entre elles :

Idée reçue 1  : "L'Agilité dévalorise le rôle du PMO."

Les méthodes traditionnelles sont souvent basées sur des processus rigides et des plans détaillés, tandis que l’agilité est plus flexible et axée sur l’adaptation aux changements.

Alors que certaines personnes peuvent penser que l’agilité dévalorise le PMO, ce dernier joue un rôle crucial dans la mise en œuvre de l’agilité au sein des entreprises. 

En réalité, l'Agilité transforme le rôle du PMO en un soutien et un facilitateur essentiel du processus :

  • En contribuant à la réalisation des buts et objectifs stratégiques de l’entreprise
  • En apportant de la valeur
  • En favorisant l'apprentissage, l'adaptation et la responsabilisation des équipes

Idée reçue 2  : "Le PMO Agile est un ajout coûteux et inutile."

Le PMO Agile est considéré comme un ajout coûteux et inutile par certains, car il est souvent mal compris.

En principe, le PMO Agile est capable de tirer parti de l’agilité dans l’ensemble de l’entreprise pour :

  • Contribuer à la réalisation des buts et objectifs stratégiques de l’entreprise
  • Être en phase avec les attentes des clients
  • Stimuler l’innovation
  • Optimiser la valeur et réduire les risques pour l’entreprise
  • Améliorer l’exécution des activités
  • Gérer efficacement les équipes
  • Réduire les délais de commercialisation
  • Optimiser les retours sur investissement
  • Éliminer les contraintes

Bien que la transition vers l'Agilité nécessite des investissements initiaux, elle génère un retour sur investissement important à long terme.

En soutenant l'agilité, les projets deviennent plus réactifs, plus efficaces et plus en phase avec les besoins du marché.

Idée reçue 3  : "Le PMO n'est pas adapté à l'agilité, surtout pour les projets d'envergure."

Au sein de nombreuses organisations, le Bureau de Gestion de Projet est souvent associé à des méthodologies plus traditionnelles, axées sur le processus.

L'agilité, quant à elle, a souvent été limitée à des équipes plus petites, notamment à cause de la recommandation courante de limiter la taille des équipes Scrum à moins de 10 personnes pour maximiser la communication et la collaboration.

Cependant, l'agilité à l'échelle montre que même dans un contexte de PMO, plusieurs équipes agiles peuvent travailler en synergie. Le défi réside alors dans la coordination et la vision globale.

Un PMO Agile adopte une approche dans laquelle chaque équipe puisse opérer comme une unité agile, tout en mettant en place une structure pour synchroniser, coordonner et aligner ces équipes vers des objectifs communs.

Idée reçue 4 : "l’Agilité ce n’est que pour le développement logiciel."

À ses débuts, l'Agilité a en effet été adoptée principalement dans le domaine du développement logiciel, et les exemples concrets d'Agilité étaient souvent liés à des méthodes telles que Scrum et Extreme Programming (XP) dans ce contexte.

Cette focalisation initiale sur le développement de logiciels a limité notre perception de l'Agilité.

Cependant, on en voit utilisé sur des projets industriels, hardware ou encore dans l’éducation.

L'Agilité en tant qu'approche transversale, peut donc être appliquée à de nombreux aspects de l'entreprise pour :

  • Améliorer la collaboration
  • Accroître la flexibilité
  • Créer de la valeur
  • Transformer les opérations
  • Stimuler l'innovation
  • Réussir les projets de transformation à grande échelle

Conclusion

Le PMO Agile est un acteur clé dans le succès des projets de transformation dans un monde en perpétuel changement.

En adoptant une approche proactive, collaborative et orientée valeur, le PMO Agile contribue à :

  • Créer une culture d'agilité et d'innovation au sein des organisations
  • Mettre de l’ordre dans le chao en centralisant l’identification, la priorisation, l’autorisation et la gestion des projets au sein d’un portefeuille

En déconstruisant les idées reçues et en reconnaissant pleinement le potentiel du PMO Agile, les entreprises peuvent renforcer leur agilité et leur compétitivité sur le marché.

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Mirvet Mtimet

A propos de l'auteur

Chef de Projet et PMO certifiée PMP®, a une expérience solide en gestion de projet, en tant que manager ensuite responsable de département dans diverses industries telles que les transports, l’informatique, la banque, le luxe ou les télécom. Elle n’hésite pas à faire part de son expérience et de son recul autant pour les professionnels débutants ou expérimentés que les entreprises.
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