Suivi des fournisseurs : démarche et bonnes pratiques

En effet, la relation fournisseur est un levier de croissance pour toute entreprise qui sait mettre en place un suivi efficace de ses fournisseurs.

Pour vous aider à tirer le meilleur de votre relation partenariale au quotidien, découvrons comment une entreprise peut établir efficacement un suivi des fournisseurs pour assurer ses performances.

Qu’est-ce que le suivi des fournisseurs ?

Commençons par définir le suivi des fournisseurs.

Il s’agit d’un processus qui vise globalement à analyser et suivre les performances de vos fournisseurs.

Le suivi fournisseur se concentre essentiellement sur des aspects tangibles tels que la qualité des produits et services, le respect des délais et le rapport qualité/prix. 

Il inclut également l'évaluation de la qualité des relations, en particulier la communication sur tous les aspects du projet.

Pourquoi faut-il mettre en place un suivi des fournisseurs ?

Dans un marché où l’offre est de plus en plus étoffée, mettre en place une démarche de suivi des fournisseurs est un incontournable.

Selon une enquête OnePoll, depuis 2020, les supply chains ont subi un temps d’arrêt équivalent à 35 jours, causant aux entreprises françaises une perte moyenne de 934.463 euros. 

Plus d'un tiers (33%) des entreprises ont vu leur production ralentie par des retards de livraison des composants, et 32% ont dû faire appel à de nouveaux fournisseurs en raison des difficultés rencontrées avec les partenaires habituels.

Ainsi, le suivi des fournisseurs devient un élément crucial.

Voici quelques raisons qui justifient son importance :

1) Assurer les performances de votre entreprise

En effet, la gestion de vos fournisseurs va impacter directement les performances de votre entreprise.

Voici quelques raisons qui peuvent avoir des conséquences financières et/ou organisationnelles néfastes sur votre entreprise :

Si votre fournisseur :

• Ne respecte pas ses engagements de livraison
• Ne gère pas correctement l’approvisionnement des matières premières
• Ne rend pas le service contractuel sur lequel il s’est engagé

2) Instaurer un climat de travail positif

Une gestion de la relation fournisseur efficace permettra d’instaurer un climat de travail positif, à la fois pour vos équipes mais également pour votre fournisseur.

C’est un investissement qui rejaillira sur le bien être des équipes et donc sur la réussite du projet.

Par ailleurs, vous aurez toujours tendance à blâmer tel ou tel fournisseur pour les dysfonctionnements que vous pouvez rencontrer.

C’est humain …mais il ne faut pas hésiter à vous remettre en question.

La relation fournisseur client ne peut pas et ne doit pas être unilatérale, elle implique des efforts constants des deux côtés.

Par exemple, vous devrez être très vigilant au paiement des factures dans les termes échus.

Des retards de paiement peuvent mettre votre fournisseur en difficulté et dégrader votre relation. 

3) Gagner en efficacité

Investir du temps et de l’argent dans la gestion de vos fournisseurs n’est pas une perte de temps.

Grâce à un suivi quotidien mais aussi à la mise en place d’outils partagés avec votre fournisseur vous gagnerez en efficacité et serez donc plus productif.

Cela vous laissera plus de temps pour traiter d’autres questions importantes.

Quelle démarche pour suivre vos fournisseurs ?

Maintenant qu’on a vu l’importance de mettre en place un suivi fournisseur, voici à présent quelques étapes clés à mettre en place dans la démarche de suivi de la relation fournisseur :

1) La qualification

Avant toute chose il est primordial de bien sélectionner votre fournisseur.

En effet, une entreprise qui fait appel à un fournisseur s’expose à des risques et ils peuvent être démultipliés en fonction du nombre de fournisseurs intervenant dans vos projets.

Pour contenir ses risques, vous devrez alors adopter une routine de qualification rigoureuse.

Pour vous y aider, nous avons élaboré des critères de choix qui vont vous permettre sélectionner le fournisseur qui correspondra à vos besoins.

Ainsi, parmi les critères pertinents que vous pourrez appliquer à votre sélection vous pouvez retenir par exemple :

• Le rapport qualité/prix
• Les délais
• Les conditions de réalisation de la prestation
• Les conditions de paiement et les références des fournisseurs

La qualification aboutira à la constitution d’un vivier de fournisseurs.

Cette base de fournisseurs qualifiés sera consultable :

• Soit pour des besoins d’achat récurrents
• Soit pour les besoins d‘achats ponctuels comme la réalisation de projets importants (construction, déploiement d’une solution d’encaissement, projet de mise en place de systèmes d’information, etc…)

2) La contractualisation de la relation fournisseur/client

Une fois que vous avez sélectionné votre fournisseur parmi vos fournisseurs qualifiés, vous allez devoir vous engager avec.

Cet engagement prendra la forme d’un contrat de projet.

Ce document formalise et encadre l’accord par lequel un fournisseur et son client sont liés.

Elaborer un contrat clair et complet qui définit les termes et conditions de la relation fournisseur-client est primordial.

Bien souvent, les contrats sont très axés sur les aspects tangibles tels que les normes de qualités attendues, les délais de livraison, les prix…

C’est normal, mais n’oubliez pas que le diable se cache dans les détails…

Alors n’hésitez pas à préciser des détails qui peuvent vous sembler anodins, mais qui pourraient avoir de l’importance lors du démarrage du projet.

Par exemple, vous pouvez spécifier le délai de réponse acceptable à vos demandes.

En cas de désaccord, c’est le contrat qui sera utilisé comme référence de base.

3) Le suivi opérationnel

Le suivi des réalisations de vos fournisseurs doit mobiliser toute votre attention.

En effet, c’est lors des opérations que vous aurez les preuves les plus tangibles de l’engagement de votre fournisseur.

Voici, par exemple, quelques points de vigilance dont vous pourrez tenir compte avec votre fournisseur :

• Son respect des délais de livraison
• Sa capacité à coopérer avec d’autres intervenants sur le projet
• Les feedbacks qu’il vous donne de ses actions sur le terrain
• Son délai de réponse à vos demandes
• Sa capacité à gérer les crises
• Son expertise et sa posture de facilitateur
• Son respect des process
• Etc.

Le suivi opérationnel sera alimenté par des résultats tangibles que vous pourrez constater sur le terrain. 

Par ailleurs, il sera complété au cours de points réguliers pendant lesquels vous pourrez mesurer la capacité de votre fournisseur à répondre à vos attentes.

A l’ère de la communication à distance, il convient aussi de planifier des rencontres sur le terrain.

Ces temps d’échange sont primordiaux, car ils permettent une communication plus franche, plus sincère.

4) L’élaboration de KPI fournisseur

Définir des critères de performance clairs va vous permettre de mesurer la qualité de la prestation fournie à posteriori.

En termes de KPI fournisseur, vous pourrez utiliser :

• Le taux de marge commerciale
• Le pourcentage de conformité et de non-conformité du fournisseur
• Le taux de livraisons en retard vs le planning de base
• Taux de suivi des litiges et des réclamations SAV (Services Après-Vente)…

Cette liste n’est pas exhaustive, elle sera enrichie de vos retours d’expérience et de vos besoins. 

5) La recherche de pistes d’amélioration en continue

Cette démarche se fait tout au long du projet.

Pour conclure sur la démarche, la gestion des fournisseurs mise en place doit favoriser une communication ouverte et transparente.

Cela permet de résoudre rapidement les problèmes et de maintenir une relation de confiance.

Vous avez choisi votre fournisseur parce qu’il est expert en son domaine.

Votre approche doit également motiver vos fournisseurs à rechercher sans cesse des façons d'améliorer les performances du projet.

Et ce, en se focalisant sur les contraintes essentielles du projet telles que le coût, le délai et le périmètre.

Quelles sont les bonnes pratiques ?

1) En cas de retard de livraison

La première chose à faire est d’organiser un point avec votre fournisseur afin de comprendre les causes de ce retard.

L’objectif est de trouver des pistes de résolution ensemble.

Si le retard vient d'un sous-traitant du fournisseur : 

• Demandez à votre fournisseur d'explorer d'autres options ou de changer de sous-traitant.

Si le fournisseur manque de ressources :

• Encouragez votre fournisseur à optimiser son planning
• Proposez des techniques comme : le nivellement des ressources ou la parallélisation des tâches
• Considérez la réduction du périmètre du projet pour un Minimum Viable Product
• Adoptez une approche constructive en cas de retard : évitez de blâmer et privilégiez la recherche de solutions collaboratives

2) En cas de désengagement de votre fournisseur

Il se peut que votre fournisseur se désengage du projet.

Imaginez si l’un de vous fournisseurs ne remporte pas un marché dans votre entreprise.

Il peut en résulter comme effet de bord un désengagement de sa part sur votre projet.

Conséquences potentielles :

Ce désengagement peut entraîner un risque majeur : votre fournisseur pourrait se limiter à fournir le strict minimum.

Si votre contrat n’est pas suffisamment détaillé, vous pourriez faire face à des déconvenues.

Bonnes Pratiques :

En amont, il est crucial de bien définir vos attentes concrètes et de les inscrire clairement dans le contrat dès le début du projet.

Soyez proactif pour maintenir l'engagement du fournisseur tout au long du projet.

Conclusion

Cette relation rejaillira sur l’équipe projet mais aussi sur les performances de votre entreprise.

Afin de fiabiliser votre vivier de fournisseurs qualifiés, n’hésitez pas à opérer un retour d’expérience à la fin du projet.

Ceci vous permettra d’optimiser vos KPI et donc vos futures décisions.